Χρησιμοποιώντας ορόσημα στη διαχείριση έργων

Ένα από τα καθοριστικά χαρακτηριστικά ενός έργου είναι ότι διαρκεί για ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Αυτό θα μπορούσε να είναι οτιδήποτε από μερικές εβδομάδες έως αρκετά χρόνια, και σε ορισμένες περιπτώσεις, για μεγάλα έργα κατασκευών ή δημόσια έργα, δεκαετίες.

Για να παρακολουθήσετε την πρόοδο κατά μήκος της πορείας και να διασφαλίσετε ότι επιτυγχάνονται τα βασικά παραδοτέα σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα, οι διαχειριστές έργων χρησιμοποιούν ορόσημα.

Ένα ορόσημο του έργου είναι ένα έργο με μηδενική διάρκεια που σηματοδοτεί την επίτευξη του έργου. Χρησιμοποιούνται ως ένας τρόπος να δείξουμε την κίνηση και την πρόοδο προς τα εμπρός και να δείξουμε στους ανθρώπους τι συμβαίνει, ακόμη και αν δεν έχουν λεπτομερή γνώση των καθηκόντων που εμπλέκονται για να φτάσουν εκεί. Από αυτή την άποψη, είναι πολύ χρήσιμες για την επικοινωνία των ενδιαφερομένων μερών και τον καθορισμό προσδοκιών.

Πότε να χρησιμοποιήσετε τα ορόσημα του έργου

Τα ορόσημα στη διαχείριση του έργου χρησιμοποιούνται για την επισήμανση:

• Η έναρξη σημαντικών φάσεων εργασίας
• Το τέλος των σημαντικών φάσεων της εργασίας
• Προθεσμίες
• Όταν λαμβάνεται σημαντική απόφαση
• Άλλα σταθερά σημεία στο χρόνο που χρειάζονται συγκεκριμένη κλήση

Πόσο συχνά τοποθετείτε ορόσημα στο σχέδιό σας

Ένα εκπαιδευτικό μάθημα μπορεί να σας προτείνει να τοποθετήσετε ορόσημα στο σχέδιό σας περίπου μία φορά το μήνα.Αυτό είναι μια χαρά και ένας καλός κανόνας, αλλά πρέπει να χρησιμοποιήσετε την επαγγελματική σας κρίση. Μερικοί μήνες μπορεί να έχουν μεγάλη δραστηριότητα, με σημαντικές συναντήσεις να χαρακτηρίζονται ως ορόσημα, αποφάσεις που λαμβάνονται και το κλείσιμο μιας φάσης και την έναρξη ενός άλλου.

Σε άλλους μήνες μπορεί να εστιάσετε στην εκτέλεση, με πολύ λίγα, αν μη τι άλλο, να κρεμάσετε ένα ορόσημο.

Για σκοπούς υποβολής εκθέσεων, είναι χρήσιμο να δημιουργηθεί ένας λόγος να έχετε ένα ορόσημο τουλάχιστον μία φορά σε κάθε κύκλο αναφορών.

Πώς παρουσιάζονται τα ορόσημα στον χάρτη Gantt

Τα ορόσημα αποτελούν ένα από τα συστατικά ενός διαγράμματος Gantt και εμφανίζονται στο διάγραμμα ως διαμάντι. Δεν εμφανίζονται ως συνήθης εργασία διότι έχουν μηδενική διάρκεια: με άλλα λόγια, δεν παίρνουν καθόλου χρόνο. Για τους σκοπούς του σχεδιασμού σε ένα διάγραμμα Gantt, συμβαίνουν ακριβώς.

Αν δεν χρησιμοποιείτε διαγράμματα Gantt, μπορείτε ακόμα να χρησιμοποιήσετε ορόσημα. Εδώ είναι 5 εναλλακτικές λύσεις στα διαγράμματα Gantt: μπορείτε ακόμα να ενσωματώσετε ορόσημα στο σχέδιό σας χρησιμοποιώντας αυτά.

Εάν θέλετε να παραμείνετε προσωπικά οργανωμένοι και το λογισμικό διαχείρισης έργου σας δεν είναι πλήρως ενσωματωμένο στο ημερολόγιό σας, μπορείτε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε τις ημερομηνίες-κλειδιά στο ημερολόγιό σας. Ανάλογα με το πώς επιθυμείτε να εργαστείτε, αυτό μπορεί να σας υπενθυμίσει για το τι πρέπει να έρχεται.

Πώς να ονομάσετε ορόσημα

Τα ορόσημα πρέπει να έχουν μια σαφή περιγραφή στο χρονοδιάγραμμα του έργου σας, αλλά όχι ένα που υπονοεί ότι είναι ένα καθήκον. Επομένως, δεν πρέπει να ονομάζονται "Συμφωνώ να μεταβείτε στη φάση 2", αλλά η "φάση 2 ξεκινά". Εάν θέλετε να αντικατοπτρίσετε την προσπάθεια να επιτευχθεί συμφωνία για την μετάβαση στη Φάση 2, προσθέστε ένα έργο λίγο πριν το ορόσημο για να το καλύψετε.

Τα ορόσημα πρέπει να περιγράφουν το χρονικό σημείο που αντιπροσωπεύουν έτσι:

• Η φάση δοκιμής ολοκληρώθηκε
• Το PID εγκρίθηκε
• Η σύμβαση υπογράφηκε

Πολλοί διαχειριστές έργων επιλέγουν να ορίζουν τα ορόσημα τους για ευκολία αναφοράς. Εάν χρησιμοποιείτε μια δομή διακοπής εργασίας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αρίθμηση από αυτήν. Διαφορετικά, είναι καλό να χρησιμοποιήσετε M1, M2 και ούτω καθεξής για να καταστήσετε σαφές αυτό που αναφέρεστε. Μια σαφής δομή ονοματοδοσίας καθίσταται πιο σημαντική καθώς ο αριθμός των ορόσημων αυξάνεται, οπότε σκεφτείτε πώς θα το κάνετε αυτό αν το έργο σας διαρκεί αρκετούς μήνες.

Τρόπος λήψης των ορόσημων

Ορόσημα αποτελούν μέρος του χρονοδιαγράμματος του έργου σας, οπότε όταν το πρόγραμμά σας βασίζεται, θα πρέπει να λάβετε υπόψη σας τα ορόσημα που έχετε υπογράψει.

Εάν πρέπει να αλλάξετε τις ημερομηνίες των ορόσημων, τότε θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε την τυπική διαδικασία ελέγχου αλλαγών για να κάνετε προσαρμογές στο σχέδιό σας. Αυτό μπορεί να είναι τόσο εύκολο όσο η συνομιλία με τον υποστηρικτή του έργου και να τους ενημερώσετε για ποιο λόγο οι ημερομηνίες πρέπει να αλλάξουν ή να είναι τόσο επίσημες όσο να συνθέσετε ένα νέο συνιστώμενο χρονοδιάγραμμα και να το πάρετε σε μια επιτροπή σχεδιασμού που θα έχει επικυρώσει.

Είναι καλύτερα να υπολογίσετε ποια θα είναι η διαδικασία υπογραφής του ορόσημου, εάν υπάρχει, προτού να το χρησιμοποιήσετε, έτσι ώστε να μην σπαταλάτε χρόνο όταν πρέπει να κάνετε μια αλλαγή.

Χρησιμοποιώντας ορόσημα επικοινωνίας

Τα ορόσημα είναι χρήσιμα για την επικοινωνία και την αναφορά, επειδή αντιπροσωπεύουν τα ελάχιστα σημεία ελέγχου στο σχέδιο. Με άλλα λόγια, εάν βγάλατε όλες τις υπόλοιπες εργασίες, θα μπορούσατε ακόμα να δείτε τι συμβαίνει και να κρατήσετε το έργο να προχωράει χρησιμοποιώντας μόνο τα ορόσημα.

Θα πρέπει να είστε σε θέση να βγάζετε τα ορόσημα και να τα τοποθετείτε σε ένα ταμπλό ή αναφορά έργου. Θα πρέπει να αναφέρουν την ιστορία του έργου αρκετά λεπτομερώς για να ικανοποιήσουν τους ανθρώπους στους οποίους αναφέρεστε, συνήθως ο χορηγός του έργου ή άλλη εκτελεστική ομάδα όπως η ομάδα καθοδήγησης (ή το συμβούλιο έργου). Κάθε μήνα ή με τη συχνότητα αναφοράς που χρησιμοποιείτε, μπορείτε να δείτε ποια ορόσημα έχουν επιτευχθεί.

Η αναφορά σε ορόσημα είναι αρκετά απλή και γίνεται συχνά ως τραπέζι. Αναφέρατε την περιγραφή του ορόσημου, την ημερομηνία κατά την οποία οφείλεται και, στη συνέχεια, τη νέα προβλεπόμενη ημερομηνία. Όταν επιτευχθεί το ορόσημο και μπορεί να επισημανθεί ως πλήρης, προσθέτετε και αυτή την ημερομηνία. Ας ελπίσουμε ότι θα είναι η ίδια με την προβλεπόμενη ημερομηνία, αλλά τα έργα δεν λειτουργούν πάντα έτσι.

Ένας τέτοιος πίνακας καθιστά προφανές τι έχει ολοκληρωθεί και τι είναι εξαιρετικό. Θα μπορέσετε να σχεδιάσετε την απάντηση στην ερώτηση "Γιατί δεν χτυπήσαμε αυτό το ορόσημο;" πριν πάτε να συναντήσετε τον χορηγό σας ή να στείλετε την αναφορά.

Όταν το σχέδιό σας έργου είναι πολύ μακρύ και έχετε πολλά ορόσημα, θα είναι πιο εύκολο να εγκαταλείψετε τα ολοκληρωμένα ορόσημα κάθε κύκλου αναφοράς. Αναφέρετε μόνο τα ορόσημα που είναι επερχόμενα ή ολοκληρωμένα εκείνο το μήνα: τον επόμενο μήνα απογυμνώστε οτιδήποτε ολοκληρώθηκε τον περασμένο μήνα, έτσι ώστε να μην προσθέτετε συνεχώς στη διάρκεια της έκθεσης λέγοντας στους ανθρώπους για εργασία που ήδη γνωρίζουν έχει τελειώσει.

Τα ορόσημα αποτελούν ένα πραγματικά χρήσιμο εργαλείο διαχείρισης έργου για τον προγραμματισμό, τον προγραμματισμό και την αναφορά και είναι εύχρηστα. Τοποθετήστε μερικά στο επόμενο σχέδιο έργου σας, παρακολουθήστε εναντίον τους και θα βρεθείτε να μάθετε ποια συχνότητα λειτουργεί καλύτερα για εσάς.

Όπως και με τα πάντα στη διαχείριση έργων, χρησιμοποιήστε τα με ευελιξία για να παραδώσετε το αποτέλεσμα που θέλετε, χρησιμοποιώντας αυτές τις συμβουλές και οδηγίες για να ενημερώσετε τις δικές σας αποφάσεις.