Αποκτήστε εκτεταμένη υποστήριξη ηγεσίας στη διαχείριση έργων

Οι Διευθυντές Έργων έχουν μια δύσκολη δουλειά. Από τη φύση του ρόλου τους, αναλαμβάνουν την ευθύνη για τη διαμόρφωση μιας αποτελεσματικής ομάδας που θα επιδιώξει και θα επιτύχει με νέες πρωτοβουλίες. Επειδή τα έργα καλύπτουν όλο το έργο που επιτελείται σε μια επιχείρηση, συμπεριλαμβανομένων των προσωρινών και μοναδικών πρωτοβουλιών καθώς και η καθημερινή λειτουργία, κάθε έργο είναι μια νέα περιπέτεια.

Προσθέστε στην πραγματικότητα ότι τα έργα είναι ο τρόπος με τον οποίο καινοτομούμε. πώς εκτελούμε τη στρατηγική και πώς αναπτύσσουμε την υποδομή και τις δυνατότητες του οργανισμού μας, είναι προφανές ότι οι ανώτεροι ηγέτες πρέπει να κάνουν ό, τι είναι δυνατόν για να υποστηρίξουν τους διαχειριστές έργων της επιχείρησής τους.

Ένας από τους σημαντικότερους παράγοντες προώθησης της επιτυχίας του έργου είναι η παρουσία ενός αποτελεσματικού, δεσμευμένου εκτελεστικού χορηγού. Η θέση αυτή έχει από καιρό συνδεθεί με την επιτυχία των έργων στις μελέτες της βιομηχανίας, αλλά μια ανασκόπηση της βιβλιογραφίας που περιγράφει τις πρακτικές πρακτικής γύρω από τη χορηγία υποδηλώνει ότι έχουμε πολύ δρόμο να θεσμοθετήσουμε την παρουσία και τις πρακτικές του ρόλου των χορηγών στις οργανώσεις μας. Ένα μικρό πλαίσιο είναι κατάλληλο. Πρώτον, ας αναθεωρήσουμε τις πρωταρχικές ευθύνες του χορηγού.

Πρωταρχικές αρμοδιότητες του εκτελεστικού χορηγού ενός έργου

• Αναλάβετε την ευθύνη για το αποτέλεσμα ενός έργου. (Αυτό το σημείο συχνά περιγράφεται ως κοινή ευθύνη με τον υπεύθυνο του έργου.)
• Να καταρτίσει το έργο και να αναθέσει την εξουσία στον υπεύθυνο του έργου και στα μέλη της ομάδας.
• Υποστηρίξτε την ομάδα του έργου για πόρους και προβολή.
• Εξασφάλιση της παρουσίας και της υποστήριξης αποτελεσματικών αξιών της ομάδας, συμπεριλαμβανομένης της λογοδοσίας και της διαφάνειας.
• Υποστηρίξτε την ομάδα ενόψει εξαιρετικών δυσκολιών.
• Προπονήστε τον υπεύθυνο του έργου.
• Υπερασπίστε την ομάδα του έργου ενάντια στην οργανωτική παρέμβαση.

Τι συμβαίνει όταν ο Εκτελεστικός Χορηγός είναι εκτός εικόνας

Ελλείψει υποστηρικτικού εκτελεστικού χορηγού, όλες οι παραπάνω αρμοδιότητες εμπίπτουν στον ήδη υπερφορτωμένο διαχειριστή του έργου, ο οποίος συνήθως στερείται του εύρους ζώνης και της πολιτικής ικανότητας να εκπληρώσει αυτά τα καθήκοντα. Η έλλειψη αποτελεσματικού χορηγού αυξάνει τον κίνδυνο προβλημάτων έργου, μεταξύ των οποίων είναι η αποτυχία, η μη βέλτιστη απόδοση σε σχέση με το χρόνο, οι στόχοι κόστους και ποιότητας και η αυξημένη αναταραχή στην ομάδα.

Με απλά λόγια, η παρουσία ενός αποτελεσματικού εκτελεστικού χορηγού είναι ένας θετικός παράγοντας διαφοράς για το πολύπλοκο έργο της επιτυχίας των πιο σημαντικών προσωρινών και μοναδικών μας πρωτοβουλιών. Δεδομένης της προφανούς σημασίας του ρόλου, μπορεί να είναι λογικό να υποθέσουμε ότι οι περισσότερες οργανώσεις παίρνουν σοβαρά τη δουλειά τους με εκτελεστικούς χορηγούς. Δυστυχώς, λίγος χρόνος που ξοδεύεται στον πραγματικό κόσμο υποδηλώνει διαφορετικά.

Μια ματιά στο πώς οι οργανώσεις μας αντιμετωπίζουν τον ρόλο του εκτελεστικού χορηγού

Ως εκπαιδευτικός διοίκησης μεταπτυχιακών σπουδών στη διαχείριση έργων, έχω την καλή τύχη να μάθω τακτικά τις πρακτικές διαχείρισης έργων των εργοδοτών των φοιτητών μου σε μια μεγάλη μητροπολιτική περιοχή. Από τις εταιρείες Fortune 100 έως τις μικρές επιχειρήσεις, τις νεοσύστατες επιχειρήσεις και τα μη κερδοσκοπικά ιδρύματα, οι αντιπροσωπευτικές οργανώσεις είναι μια διατομή της οικονομίας μας.

Ενώ θα ήταν λογικό να αναμένουμε σε αυτή την εποχή όπου οι πρακτικές διαχείρισης έργων είναι καλά εδραιωμένες ώστε οι περισσότερες επιχειρήσεις να εμφανίζουν ώριμες πρακτικές γύρω από το ρόλο του εκτελεστικού χορηγού, στην πραγματικότητα η κατάσταση είναι ακριβώς το αντίθετο. Μερικά μη επιστημονικά ευρήματα από την ετήσια άτυπη έρευνα μου για τους σπουδαστές MBA σχετικά με το ρόλο του εκτελεστικού χορηγού στις επιχειρήσεις τους:

• Κατά μέσο όρο, πάνω από το πενήντα τοις εκατό των σπουδαστών περιγράφουν την επιχείρησή τους ότι δεν έχουν επίσημες πρακτικές γύρω από την εκτελεστική χορηγία.
• Λίγες επιχειρήσεις έχουν τυποποιημένη κατάρτιση ή τυποποιημένη περιγραφή για τον ρόλο και τις ευθύνες του χορηγού.
• Δεν έχω ακόμα μία αναφορά φοιτητών ότι η εταιρία του παρέχει εκπαίδευση στους εκτελεστικούς χορηγούς τους.
• Υπάρχει ελάχιστη συνεπής συμφωνία σχετικά με τη λογοδοσία του χορηγού για την επιτυχία του έργου.
• Όταν οι μαθητές συνεντεύουν τους διαχειριστές έργων στις επιχειρήσεις τους για την ικανοποίησή τους από την απόδοση και την υποστήριξη των χορηγών τους, η πλειοψηφία των ερωτηθέντων εξέφρασε απογοήτευση.

Μια ανασκόπηση των πιο επισημοποιημένων ερευνών από τις βιομηχανικές ενώσεις και τις ιδιωτικές συμβουλευτικές εταιρείες ενισχύει τη γενική εγκυρότητα των εισροών των φοιτητών μου. Και ενώ η τρέχουσα κατάσταση της πρακτικής της εκτελεστικής χορηγίας μπορεί να αφήνει περιθώρια βελτίωσης, οι διαχειριστές έργων δεν έχουν άλλη επιλογή παρά να συνεχίσουν να κινούνται προς τα εμπρός με τις πρωτοβουλίες τους. Ωστόσο, υπάρχουν ορισμένα βήματα που μπορούν να λάβουν οι διαχειριστές έργων για να προσλάβουν την αναγκαία εκτελεστική υποστήριξη.

Πώς να αποκτήσετε εκτελεστική υποστήριξη για το έργο σας

1. Προσλάβετε έναν χορηγό. Εάν το σχέδιό σας έχει στρατηγικές επιπτώσεις για την επιχείρησή σας, είτε άμεσα για τους πελάτες είτε έμμεσα, επιτρέποντας αποτελεσματικότερες και αποτελεσματικότερες εσωτερικές δραστηριότητες για την υποστήριξη πελατών, θα πρέπει να προσλάβετε έναν χορηγό. Εργαστείτε άμεσα με τον υπεύθυνο αναφοράς σας ή με τον επικεφαλής του Γραφείου Διαχείρισης Έργων για να ενισχύσετε τη σημασία του έργου και να ζητήσετε βοήθεια. Τονίστε τον ρόλο και τις ευθύνες του χορηγού, όπως προσδιορίστηκαν παραπάνω, και υποδείξτε τη βιομηχανική έρευνα που συσχετίζει την επιτυχία του έργου και την αποτελεσματική χορηγία.

1. Εκπαιδεύστε τον χορηγό σας. Τονίστε τον ρόλο ως στρατηγικό, όχι τακτικό ή ως φιγούρα. Τα περισσότερα στελέχη έρχονται στο ρόλο του χορηγού χωρίς επίσημη κατάρτιση ή ακόμα και πλαισίου για τις ευθύνες τους. Ενώ βρίσκεστε στον κάπως αμήχανο ρόλο της εκπαίδευσης ενός εκτελεστικού, τα περισσότερα από αυτά τα άτομα θα εκτιμήσουν το πλαίσιο και την καθοδήγησή σας. Τα ζητήματα της υπευθυνότητας, της ενίσχυσης των αξιών και της προστασίας της ομάδας θα πρέπει να είναι το κύριο μέλημά σας κατά την επιβίβαση στον εκτελεστικό σας χορηγό.
2. Ενεργοποιήστε ενεργά και εμπλέξτε τον υποστηρικτή σας. Οι καλύτερες σχέσεις μεταξύ του διαχειριστή του έργου και του εκτελεστικού χορηγού είναι εξαιρετικά διαδραστικές. Είναι σημαντικό τα δύο μέρη να καταρτίσουν ένα σαφές πρωτόκολλο επικοινωνίας για την ενημέρωση σχετικά με τις δραστηριότητες του έργου, καθώς και για την επισήμανση και την αντιμετώπιση καταστάσεων έκτακτης ανάγκης. Ο διαχειριστής του έργου πρέπει να ενθαρρύνει τον εκτελεστικό χορηγό να παρακολουθεί κατά καιρούς τις συναντήσεις ή τις συναντήσεις ομάδας για να δείξει γνήσιο ενδιαφέρον και να ενεργήσει ως ενεργός μαζορέτα στον οργανισμό για επιτυχίες της ομάδας.

1. Ζητήστε υποστήριξη από τον υποστηρικτή σας. Είναι πάντα χρήσιμο να έχετε κάποιον με περισσότερη εμπειρία από ό, τι παρατηρείτε και προσφέροντας εποικοδομητική και θετική ανατροφοδότηση και καθοδήγηση στην απόδοσή σας. Αφήστε τον υποστηρικτή σας να σας γνωρίσει ότι καλωσορίζετε αυτή την εισροή στη δική σας προσπάθεια βελτίωσης και όταν την παραλάβετε, την αποδεχτείτε χαριτωμένα.
2. Επωφεληθείτε προσεκτικά από τον ανάδοχο για τα μεγάλα ζητήματα. Προσέξτε να μην βλέπετε ή να αντιμετωπίζετε πάρα πολύ τον χορηγό σας σε τακτικά θέματα. Η υψηλότερη και καλύτερη χρήση του χορηγού σας είναι για τη βοήθεια ασφαλών πόρων. ενεργώντας ως εκπρόσωπος της ομάδας του έργου στην ευρύτερη ομάδα διαχείρισης και βοηθώντας σας να ενισχύσετε τις βασικές αξίες της ομάδας. Υπάρχει μια πράξη εξισορρόπησης που ο διαχειριστής του έργου πρέπει να σέβεται όταν σκέφτεται να σχεδιάσει τον υποστηρικτή σε δραστηριότητες ομάδας.

Η κατώτατη γραμμή

Ο ρόλος του εκτελεστικού χορηγού είναι ένα από τα σημαντικά κομμάτια του παζλ για την επιτυχία των πρωτοβουλιών του έργου. Οι επιτυχημένοι διευθυντές έργων κατανοούν πόσο σημαντικό είναι αυτός ο ρόλος και εργάζονται για να αποκτήσουν εκτελεστική υποστήριξη στο σωστό επίπεδο και ένταση. Αν ο ρόλος του χορηγού είναι απουσιάζει ή ασαφής, πάρτε τον εαυτό σας για να προσλάβετε και να εκπαιδεύσετε τους εκτελεστικούς χορηγούς σας για να στηρίξετε εσάς, την ομάδα σας και την επιχείρησή σας για επιτυχία.