Σχέδιο διαχείρισης ενδιαφερομένων μερών στη διαχείριση έργων

Στη διαχείριση έργων, ένα σχέδιο διαχείρισης των ενδιαφερομένων είναι ένα επίσημο έγγραφο που περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο τα ενδιαφερόμενα μέρη θα συμμετάσχουν στο έργο. Ένας ενδιαφερόμενος είναι ένα πρόσωπο ή μια ομάδα που έχει συμφέροντα στο έργο. Μελετώντας το πότε και πώς θα συμμετάσχουν οι ενδιαφερόμενοι, μια ομάδα έργου μπορεί να μεγιστοποιήσει τη θετική επίδραση των ενδιαφερομένων στο έργο.

Ποια είναι τα ενδιαφερόμενα μέρη;

Τα ενδιαφερόμενα μέρη μπορούν να είναι εσωτερικά και εξωτερικά του οργανισμού. Παραδείγματα εσωτερικών ενδιαφερομένων περιλαμβάνουν στελέχη και επιχειρηματικές μονάδες όπως η λογιστική και η πληροφορική.Οι επιχειρηματικές μονάδες έχουν συνήθως αντιπροσώπους στην ομάδα του έργου. Οι εξωτερικοί ενδιαφερόμενοι μπορούν να είναι ομάδες συμφερόντων, επιχειρήσεις και οργανώσεις πολιτών. Είναι σπάνιο να εκπροσωπούνται οι εξωτερικοί φορείς στην ομάδα του έργου. Για τους οργανισμούς με ρυθμιστική αρχή, οι βιομηχανίες που ρυθμίζουν είναι συνήθως η πιο σημαντική εξωτερική ομάδα ενδιαφερομένων για κάθε έργο.

Εάν ένας εταίρος εντοπιστεί από την ομάδα του έργου, ο ενδιαφερόμενος πρέπει να εξεταστεί στο σχέδιο διαχείρισης των ενδιαφερομένων.

Δεν είναι πρακτικό να συνίσταται μια ομάδα έργου από μέλη που εκπροσωπούν κάθε ομάδα ενδιαφερομένων. Σε πολλές περιπτώσεις, είναι αδύνατο. Ωστόσο, η ομάδα του έργου χρειάζεται εισροή και αγορά από τα ενδιαφερόμενα μέρη για να επιτύχει το έργο. Για παράδειγμα, μια κυβερνητική οργάνωση θέλει να ανανεώσει πλήρως και να εκσυγχρονίσει το πιο ευρέως χρησιμοποιούμενο πρόγραμμα ιδιοκτησίας λογισμικού. Σχεδόν όλοι οι οργανισμοί χρησιμοποιούν το πρόγραμμα με κάποιο τρόπο. Όλοι οι χρήστες δεν μπορούν να εκπροσωπούνται άμεσα στην ομάδα του έργου, έτσι ώστε η ομάδα να σχεδιάζει τρόπους για να συλλέξει πληροφορίες από τα ενδιαφερόμενα μέρη και να αποφασίζει για τρόπους ενημέρωσης των ενδιαφερομένων για το καθεστώς του έργου.

Αυτές οι μέθοδοι συγκέντρωσης στρατηγικών επικοινωνίας και επικοινωνίας τεκμηριώνονται στο σχέδιο διαχείρισης των ενδιαφερομένων μερών.

Σχέδιο ενδιαφερομένου έναντι επικοινωνίας

Μπορεί να υπάρχει σημαντική ποσότητα αιμορραγίας μεταξύ του σχεδίου διαχείρισης των ενδιαφερομένων μερών ενός σχεδίου και του σχεδίου επικοινωνίας. Οι λειτουργίες τους είναι πολύ παρόμοιες. Το σχέδιο διαχείρισης των ενδιαφερομένων είναι ευρύτερο δεδομένου ότι διευκολύνει τις εισροές στο έργο καθώς και περιγράφει τα αποτελέσματα. Το σχέδιο διαχείρισης των ενδιαφερομένων είναι στενότερο, καθώς αφορά μόνο τα άτομα με αποκλειστικά συμφέροντα, ενώ ένα σχέδιο επικοινωνίας μπορεί να περιλαμβάνει ευρύτερο κοινό.

Εξέλιξη

Το σχέδιο διαχείρισης των ενδιαφερομένων παραμένει συνήθως από τον διαχειριστή του έργου. Καθώς προχωρεί ένα έργο, ο διαχειριστής του έργου εξετάζει το σχέδιο διαχείρισης των ενδιαφερομένων μερών και επανειλημμένα επιστρέφει στην ομάδα του έργου για να εξετάσει τις ενημερώσεις. Ένα έργο μπορεί να φανεί πολύ διαφορετικό στη μέση του χρονοδιαγράμματος του από ό, τι έκανε στα στάδια του σχεδιασμού, οπότε είναι σημαντικό να διασφαλιστεί ότι τα έγγραφα καθοδήγησης ενός έργου θα αλλάξουν εάν το απαιτούν οι περιστάσεις.

Παράδειγμα

Ακολουθεί ένα παράδειγμα του τρόπου με τον οποίο ένα σχέδιο διαχείρισης των ενδιαφερομένων μπορεί να αλλάξει κατά τη διάρκεια ενός έργου. Μια κρατική υπηρεσία προχωρά σε ένα πρόγραμμα θέσπισης κανόνων. Καθώς αρχίζει, ο ανάδοχος του έργου και ο υπεύθυνος του έργου καταθέτουν έναν κατάλογο με τους ενδιαφερόμενους που θα συμπεριληφθούν στο σχέδιο διαχείρισης των ενδιαφερομένων μερών. Ένα από τα πρώτα καθήκοντα της ομάδας έργου είναι να επεξεργαστεί το σχέδιο. Μετά από λίγους μήνες, ένα μέλος της ομάδας του έργου προσδιορίζει έναν παράγοντα που κανείς δεν σκέφτηκε στην αρχή του έργου. Ο διαχειριστής του έργου προσθέτει το νέο ενδιαφερόμενο στο σχέδιο και καλεί σε συνεδρίαση ομάδας έργου να συζητήσει πώς να εμπλακεί ο νέος ενδιαφερόμενος.

Μόλις η ομάδα αποφασίσει τι πρέπει να κάνει, ο υπεύθυνος του έργου θα ενημερώσει τον ανάδοχο του έργου.

Το σχέδιο διαχείρισης των ενδιαφερομένων είναι ένα ζωντανό έγγραφο. Καθώς το έργο αλλάζει, το σχέδιο διαχείρισης των ενδιαφερομένων μπορεί να αλλάξει μαζί του για να εξυπηρετήσει καλύτερα τις ανάγκες του έργου. Με ένα ευέλικτο σχέδιο διαχείρισης ενδιαφερομένων, μια ομάδα έργου μπορεί να συγκεντρώσει κατάλληλα στοιχεία και σχόλια από τα ενδιαφερόμενα μέρη, καθώς και να ενημερώσει τους ενδιαφερόμενους.