Βασικά στοιχεία διαχείρισης και ο ρόλος εργασίας του διαχειριστή

Τι είναι η διαχείριση; Τι κάνουν οι διαχειριστές; Πώς μπορώ να διαχειριστώ; Πρόκειται για τυποποιημένες ερωτήσεις που οι περισσότεροι από εμάς στο επάγγελμα της διοίκησης έχουν ερωτηθεί περισσότερες από μία φορές και είναι ερωτήσεις που ζήσαμε κάποτε και στην καριέρα μας. Εδώ είναι μια βασική ματιά στη διαχείριση - ένα εικονικό Management 101.

Τέχνη και Επιστήμη

Η διαχείριση είναι μια τέχνη και μια επιστήμη. Είναι η τέχνη να κάνεις τους ανθρώπους πιο αποτελεσματικούς απ 'ότι θα ήταν χωρίς σου και υπάρχει μια επιστήμη για το πώς το κάνεις αυτό. Υπάρχουν τέσσερις βασικοί πυλώνες του ρόλου του διαχειριστή: το σχέδιο, την οργάνωση, την άμεση και την παρακολούθηση.

Μεγιστοποιήστε την αποτελεσματικότητα

Για να παρουσιάσετε τα οφέλη ενός αποτελεσματικού διαχειριστή, εξετάστε αυτό το σενάριο: Τέσσερις εργαζόμενοι μπορούν να κάνουν 6 μονάδες σε οκταώρητη μετατόπιση χωρίς διαχειριστή. Εάν έχετε προσληφθεί για να τα διαχειριστείτε και εξακολουθούν να κάνουν 6 μονάδες την ημέρα, ποιο είναι το όφελος για την επιχείρηση; Από την άλλη πλευρά, εάν κάνουν τώρα 8 μονάδες την ημέρα, εσείς -όπως ο διαχειριστής- έχουν αξία.

Η ίδια αναλογία ισχύει για τις υπηρεσίες, το λιανικό εμπόριο, τη διδασκαλία ή οποιαδήποτε άλλη εργασία. Μπορεί η ομάδα σας να χειριστεί περισσότερες κλήσεις πελατών μαζί σας από ό, τι χωρίς; Πουλήστε προϊόντα υψηλότερης αξίας; Γνωρίστε αποτελεσματικότερα τις γνώσεις; Αυτή είναι η αξία της διαχείρισης που κάνει μια ομάδα μεμονωμένων εργαζομένων πιο αποτελεσματική.

Σχέδιο

Εάν η διαχείριση ξεκινά με το σχεδιασμό, η καλή διαχείριση ξεκινά με καλό προγραμματισμό. Χωρίς σχέδιο, ποτέ δεν θα πετύχετε. Εάν συμβεί να φτάσετε στο στόχο, θα έχει τύχη ή τύχη και δεν είναι επαναληπτικό. Μπορείτε να το φτιάξετε σαν φλας στο μυαλό σας - μια αίσθηση μιας ημέρας - αλλά ποτέ δεν θα έχετε το ιστορικό επιτυχιών των οποίων επιτυγχάνεται η επιτυχία.

Καταλάβετε ποιος είναι ο στόχος σας ή ακούστε όταν σας λέει το αφεντικό σας, τότε υπολογίστε τον καλύτερο τρόπο να φτάσετε εκεί. Ποιους πόρους διαθέτετε; Τι μπορείτε να πάρετε; Συγκρίνετε τις δυνάμεις και τις αδυναμίες των ατόμων και άλλων πόρων. Κοιτάξτε όλα τα πιθανά σενάρια και αναπτύξτε ένα σχέδιο για αυτούς. Κατανοήστε το χειρότερο δυνατό σενάριο και σχεδιάστε και αυτό.Αξιολογήστε τα διαφορετικά σας σχέδια και αναπτύξτε τι, κατά την κρίση σας, θα δουλέψει το καλύτερο και τι θα κάνετε αν δεν το κάνει.

ΥΠΟΔΕΙΞΗ: Ένα από τα πιο συχνά παραβλέπεται εργαλεία διαχείρισης του σχεδιασμού είναι το πιο αποτελεσματικό. Ζητήστε από τους ανθρώπους να κάνουν τη δουλειά για την εισήγησή τους.

Οργανώνω

Τώρα που έχετε ένα σχέδιο, θα πρέπει να συμβεί αυτό. Είναι όλα έτοιμα μπροστά από την ομάδα σας, ώστε τα σωστά πράγματα να φτάσουν στην ομάδα σας την κατάλληλη στιγμή; Είναι η ομάδα σας έτοιμη να κάνει το δικό της μέρος του σχεδίου; Είναι η οργάνωση κατάντη έτοιμη για το τι θα παραδώσει η ομάδα σας και πότε θα φτάσει;

Μάθετε εάν οι εργαζόμενοι σας εκπαιδεύουν και παρακινούνται και εάν διαθέτουν τον απαραίτητο εξοπλισμό για την παρακολούθηση του σχεδίου σας. Το σχέδιό σας θα πρέπει να περιλαμβάνει λύσεις για κάθε πιθανότητα, ώστε να προετοιμαστείτε να έχετε τα απαραίτητα ανταλλακτικά για τον εξοπλισμό. Βεβαιωθείτε ότι η αγορά έχει παραγγείλει το υλικό και είναι το σωστό και θα φτάσει εγκαίρως για να κρατήσει το σχέδιό σας στο χρονοδιάγραμμα.

Κάνετε το legwork για να βεβαιωθείτε ότι όλα τα απαραίτητα για την εκτέλεση του σχεδίου είναι έτοιμα να πάνε ή θα είναι όταν χρειαστεί. Ελέγξτε ξανά για να βεβαιωθείτε ότι όλοι καταλαβαίνουν το ρόλο τους και τη σημασία του ρόλου τους στη συνολική επιτυχία.

Απευθείας

Τα πάντα είναι στη θέση τους και τώρα είναι καιρός να γυρίσουμε τον διακόπτη "ON", να πούμε στους ανθρώπους τι πρέπει να κάνουν. Μας αρέσει να σκέφτομαι αυτό το κομμάτι όπως τη διεξαγωγή μιας ορχήστρας: Όλοι στην ορχήστρα έχουν τη μουσική μπροστά τους και ξέρουν ποιο τμήμα παίζει ποιο κομμάτι και πότε. Ξέρουν πότε πρέπει να έρθουν, τι να παίξουν και πότε να σταματήσουν ξανά. Ο αγωγός συνειδητοποιεί κάθε τμήμα για να κάνει τη μουσική να συμβεί - αυτή είναι η δουλειά σας εδώ. Έχετε δώσεις σε όλους τους μουσικούς (εργαζόμενους) τη μουσική (το σχέδιο), έχετε τον σωστό αριθμό μουσικών (εργαζομένων) σε κάθε τμήμα (τμήμα) και έχετε κανονίσει τα τμήματα στη σκηνή, ώστε η μουσική να ακούγεται καλύτερα (έχετε οργανώσει την εργασία).

Τώρα χρειάζεται μόνο να αγγίξετε το βάθρο ελαφρά με τη σκυτάλη σας για να τραβήξετε την προσοχή τους και να δώσετε το χτύπημα.

Οθόνη

Τώρα που έχετε τα πάντα κινούνται, πρέπει να προσέξετε τα πράγματα. Βεβαιωθείτε ότι όλα πηγαίνουν σύμφωνα με το σχέδιο και, όταν δεν πρόκειται να ακολουθήσετε το σχέδιο, εισάγετε και προσαρμόστε το σχέδιο.

Προβλήματα θα προκύψουν - κάποιος θα αρρωστήσει. ένα μέρος δεν θα παραδοθεί έγκαιρα. ένας βασικός πελάτης θα χρεοκοπήσει - αλλά γι 'αυτό αναπτύξατε ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης στην πρώτη θέση. Εσείς, ως διευθυντής, πρέπει πάντα να γνωρίζετε τι συμβαίνει, ώστε να μπορείτε να κάνετε τις απαραίτητες προσαρμογές. Η παρακολούθηση είναι μια επαναληπτική διαδικασία - όταν κάτι είναι εκτός συγχρονισμού, πρέπει να σχεδιάσετε μια λύση, να οργανώσετε τους πόρους για να την λειτουργήσετε, να κατευθύνετε τους ανθρώπους που θα το κάνουν και να συνεχίσετε να παρακολουθείτε την επίδραση της αλλαγής.

Μια ανταμείβοντας εμπειρία

Η διαχείριση των ανθρώπων δεν είναι εύκολη. Ωστόσο, μπορεί να γίνει με επιτυχία και μπορεί να είναι μια πολύ ικανοποιητική εμπειρία. Θυμηθείτε ότι η διαχείριση, όπως κάθε άλλη δεξιότητα, είναι κάτι που μπορείτε να βελτιώσετε με μελέτη και πρακτική.