Ο ρόλος και ο σκοπός ενός Χάρτη Έργων

Τα έργα υπάρχουν τυπικά σε έναν οργανισμό λόγω του καταστατικού του έργου. Είναι ένα έγγραφο που εξουσιοδοτεί το έργο να λάβει χώρα και διορίζει τον υπεύθυνο του έργου. Σας δίνει, ως διαχειριστή έργου, την εντολή να εκτελέσετε το έργο που περιγράφεται σε αυτό.

Ο σημαντικότερος ρόλος ενός χάρτου έργου είναι να καθορίσει ακριβώς τι θα επιτύχει το έργο. Ας δούμε τι υπάρχει σε αυτό το βασικό έγγραφο του έργου.

Τι εντάσσεται σε ένα Χάρτη Έργων;

Το πρώτο τμήμα του καταστατικού έργου θα αναφέρει το όνομα του έργου, τα ονόματα του χορηγού και του διαχειριστή του έργου και την ημερομηνία προετοιμασίας του εγγράφου. Τότε μπαίνετε στο κρέας του εγγράφου.

Τα κύρια τμήματα μιας χάρτας έργου έχουν ως εξής.

• Σκοπός του έργου: Αυτό εξηγεί γιατί το έργο είναι επιθυμητό. Μπορείτε να ανατρέξετε σε μια επιχειρηματική περίπτωση ή στη σύμβαση που οδηγεί αυτό το έργο ή απλά να διευκρινίσετε γιατί είναι σημαντικό να κάνετε αυτό το έργο.
• Περιγραφή έργου: Εξηγήστε σε αυτό το κεφάλαιο τι πρόκειται να επιτύχει το έργο. Θα πρέπει να συμπεριλάβετε λεπτομέρειες σχετικά με τα στοιχεία που πρόκειται να κατασκευαστούν ή τις υπηρεσίες που πρόκειται να παραδοθούν.
• Προϋπολογισμός: Σε αυτό το σημείο ίσως να μην έχετε όλες τις λεπτομέρειες σχετικά με τις εργασίες του έργου, έτσι ώστε να μην μπορείτε να βάλετε μαζί έναν πλήρη και λεπτομερή προϋπολογισμό του έργου. Σημειώστε τους περιορισμούς του προϋπολογισμού ή το αρχικό εύρος δαπανών υψηλού επιπέδου που περιμένετε.

• Κίνδυνοι: Όλα τα έργα έχουν κινδύνους. Αυτή η ενότητα του καταστατικού έργου αποτελεί την αρχική έκδοση του αρχείου καταγραφής κινδύνου έργου. Καταγράψτε τους κινδύνους για τους οποίους γνωρίζετε σε αυτό το σημείο, έτσι ώστε η ομάδα διαχείρισης να μπορεί να δει τι μπορεί να επηρεάσει το έργο προς τα εμπρός.
• Ορόσημα: Εάν γνωρίζετε τα ορόσημα υψηλού επιπέδου, τα συμπεριλάβετε στο χρονοναύλωμα έργου αυτής της ενότητας. Μπορείτε να τα μεταφέρετε στο γράφημα Gantt αργότερα, όταν θα έρθετε να βάζετε μαζί ένα πιο λεπτομερές σχέδιο. Προς το παρόν ψάχνετε μόνο ημερομηνίες που έχουν πεθάνει ή οτιδήποτε ορίζεται στις συμβάσεις στις οποίες εργάζεστε.

• Στόχοι του έργου: Είναι ένα πολύ σημαντικό τμήμα, αλλά μπορεί να είναι δύσκολο να το βάλουμε μαζί. Προσπαθείτε να απαντήσετε στην ερώτηση: "Πώς θα μάθουμε πότε θα τελειώσουμε;" Γράψτε τι περιμένετε να παραδώσει το έργο και πώς θα ξέρετε αν έχετε φτάσει εκεί. Για παράδειγμα, σε ένα σχέδιο για την εκκίνηση ενός συστήματος καταγραφής χρόνου για όλα τα τμήματα, ο στόχος θα μπορούσε να είναι: "Όλες οι ομάδες θα χρησιμοποιούν το σύστημα φύλλου χρόνου μέχρι το τέλος του έτους." Επίσης, σημειώστε ποιος πρόκειται να γίνει υπεύθυνη για τη συμφωνία ότι έχετε επιτύχει αυτό το στόχο. Αποφεύγει οποιαδήποτε προβλήματα στο τέλος του έργου, όπου ξαφνικά κανείς δεν είναι διατεθειμένος να υπογράψει την εργασία ως ολοκληρωμένη.

• Επίπεδα αρχής διαχειριστή έργου: Εκτός αν είναι σαφής και τεκμηριωμένη κάπου αλλού, αξίζει να περιληφθεί μια ενότητα στο χάρτη για το τι μπορείτε να κάνετε χωρίς να έχετε περαιτέρω υπογραφή από κάποιον ανώτερο. Αναφέρεται γενικά σε ποια επίπεδα ανοχής έχουν τεθεί ο προϋπολογισμός και τα χρονοδιαγράμματα και θα εκφραστεί ως εξής: "Ο διαχειριστής έργου έχει 10% ανοχή στον προϋπολογισμό και 5% ανοχή στο χρονοδιάγραμμα. Οποιαδήποτε απόκλιση πάνω από αυτά τα εγκεκριμένα όρια πρέπει να υπογραφεί από τον ανάδοχο του έργου. "Μπορείτε να επεκτείνετε αυτό το τμήμα για να διευκρινίσετε ποια είναι η εξουσιοδότηση που έχει ο διαχειριστής του σχεδίου σχετικά με την πρόσληψη και την εκτόξευση προσωπικού από την ομάδα του έργου.

Έγκριση του Χάρτη Έργων

Το τελικό τμήμα της χάρτας έργου είναι το τμήμα εγκρίσεων. Ο υπεύθυνος του έργου και ο ανάδοχος του έργου (ή το άτομο που ξεκίνησε το έργο, εάν δεν έχει ακόμη διοριστεί χορηγός) πρέπει να υπογράψει και να δώσει ημερομηνία στο έγγραφο. Σήμερα, αυτό είναι πιθανό να είναι μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οπότε φυλάξτε ένα αντίγραφο της εξουσιοδότησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα αρχεία του έργου σας σε περίπτωση που πρέπει να ανατρέξετε σε αυτό.