Ο σκοπός και τα περιεχόμενα ενός αρχείου μισθοδοσίας υπαλλήλων

Το αρχείο μισθοδοσίας των εργαζομένων είναι το αποθετήριο για όλα όσα έχουν να κάνουν με το μισθό ενός μισθωτού. Ο κύριος λόγος για να δημιουργήσετε ένα αρχείο μισθοδοσίας είναι να περιορίσετε την πρόσβαση στις υπόλοιπες εμπιστευτικές πληροφορίες που βρίσκονται στο αρχείο προσωπικού.

Ο σκοπός ενός αρχείου μισθοδοσίας υπαλλήλων

Ο φάκελος μισθοδοσίας επιτρέπει στο λογιστικό προσωπικό να πληρώνει τον εργαζόμενο χωρίς να έχει πρόσβαση σε εμπιστευτικές πληροφορίες των εργαζομένων. Το λογιστικό προσωπικό μπορεί να διατηρεί αρχεία μισθοδοσίας όπου είναι λογικό να πληρώνει ο εργαζόμενος. Σε περιπτώσεις όπου η μισθοδοσία και η λογιστική είναι εξωτερικά, αυτή είναι μια ακόμη πιο συνιστώμενη πρακτική για τα αρχεία μισθοδοσίας του εργαζομένου.

Το αρχείο μισθοδοσίας περιορίζει την προσβασιμότητα σε εμπιστευτικές πληροφορίες των εργαζομένων. Ο φάκελος μισθοδοσίας των εργαζομένων επιτρέπει στο λογιστικό και χρηματοοικονομικό προσωπικό να έχει τις πληροφορίες που χρειάζονται για να πληρώσει τον εργαζόμενο σε μια εύχρηστη θέση. Η τοποθεσία πρέπει να είναι ασφαλής και να μην είναι προσβάσιμη σε άλλους υπαλλήλους.

Χρειάζεται να εντυπωσιάσετε το λογιστικό προσωπικό για το γεγονός ότι οι πληροφορίες που περιέχονται στα αρχεία μισθοδοσίας είναι εμπιστευτικές και δεν πρέπει να μοιράζονται χωρίς την άδεια και να υπογράφουν από το προσωπικό του προσωπικού. Ομοίως, το λογιστικό προσωπικό δεν πρέπει να μοιράζεται καμία πληροφορία σχετικά με τις αυξήσεις των εργαζομένων, τις προσφορές, τα μπόνους και άλλες πληροφορίες που είναι εμπιστευτικές σχετικά με τους υπαλλήλους.

Το ανθρώπινο δυναμικό δεν χρειάζεται να παρακολουθεί την πρόσβαση της λογιστικής στα αρχεία μισθοδοσίας των εργαζομένων. Όπως συνιστάται για τα σχετικά αρχεία υπαλλήλων, όπως το προσωπικό και τα ιατρικά αρχεία, θα πρέπει να περιορίσετε την πρόσβαση στο αρχείο μισθοδοσίας. Μόνο τα άτομα που χρειάζονται τις πληροφορίες για να κάνουν τη δουλειά τους πρέπει να δουν το περιεχόμενο.

Περιεχόμενο ενός αρχείου μισθοδοσίας υπαλλήλου

Πρόκειται για μια προτεινόμενη λίστα με ό, τι ανήκει σε ένα αρχείο μισθοδοσίας των εργαζομένων.

• Προσφορά επιστολή υπογεγραμμένη από τον διαχειριστή προσλήψεων, Ανθρώπινο δυναμικό και υπάλληλο
• Εξουσιοδότηση πληρωμής υπογεγραμμένη από το ανθρώπινο δυναμικό και τον διαχειριστή μίσθωσης όταν υπάρχει σύμβαση εργασίας
• W-4 μορφή
• Έγγραφα και εξουσιοδότηση που σχετίζονται με οποιεσδήποτε παροχές σε εργαζόμενους που συνεπάγονται έκπτωση μισθοδοσίας
• Έντυπο έγκρισης άμεσης κατάθεσης
• Υποχρεωτικά έντυπα πληρωμής χρόνου
• Ωριαία εβδομαδιαία φύλλα χρόνου
• Τα αρχεία χρονομέτρου, όπου χρησιμοποιούνται
• Αρχεία συμμετοχής
• Αίτηση επιστροφής εξόδων, συμπεριλαμβανομένης της τεκμηρίωσης και των αποδείξεων για τις μετακινήσεις και άλλες εξουσιοδοτημένες δαπάνες

• Δελτία επιστροφής χρημάτων και αποδείξεις πληρωμής, βιβλία κ.ο.κ.
• Πληρώστε εκ των προτέρων έντυπα αιτήσεων
• Εταιρικά έγγραφα δανείων και χρονοδιάγραμμα πληρωμών
• Διαταγές και αρχεία καταθέσεων
• Εξουσιοδότηση για την απελευθέρωση ιδιωτικών πληροφοριών
• Τα έγγραφα που αφορούν κάθε εργαζόμενο αυξάνουν
• Γραφική εργασία σχετικά με οποιοδήποτε μπόνους, συμμετοχή στα κέρδη ή βραβείο αναγνώρισης
• W-2 μορφές
• Εξουσιοδότηση για οποιαδήποτε άλλη ενέργεια μισθοδοσίας που επιτρέπει η εταιρεία σας

Γνωστός και ωςαρχεία υπαλλήλων, αρχεία υπαλλήλων, αρχεία ανθρώπινων πόρων, τεκμηρίωση

Σημείωση: Η Susan Heathfield καταβάλλει κάθε δυνατή προσπάθεια για να προσφέρει ακριβή, κοινή λογική, ηθική διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού, εργοδότη και συμβουλές στο χώρο εργασίας σε αυτή την ιστοσελίδα, αλλά δεν είναι δικηγόρος. Το περιεχόμενο στον ιστότοπο δεν πρέπει να εκλαμβάνεται ως νομική συμβουλή. Ο δικτυακός τόπος έχει παγκόσμιο ακροατήριο και οι νόμοι και οι κανονισμοί για την απασχόληση διαφέρουν από κράτος σε κράτος και χώρα σε χώρα, επομένως τα άρθρα δεν μπορούν να είναι οριστικά σε όλους τους για το χώρο εργασίας σας. Σε περίπτωση αμφιβολίας, αναζητήστε πάντα νομική συμβουλή. Οι πληροφορίες στον ιστότοπο παρέχονται μόνο για οδηγίες.