Πώς μπορείτε να επωφεληθείτε από τον Έλεγχο Έργου

Κάθε έργο μπορεί να επωφεληθεί από έναν έλεγχο από καιρό σε καιρό. Αλλά μην ανησυχείτε, δεν είναι τόσο τρομακτικό όσο ακούγεται. Ένας έλεγχος έργου είναι όπου ένα αμερόληπτο άτομο εξετάζει το σχέδιό σας και παρέχει οδηγίες για το τι θα μπορούσε να γίνει διαφορετικά για να βελτιώσει τις πιθανότητες επιτυχίας του. Αυτό το άρθρο εξηγεί τα πάντα και σας οδηγεί στο πώς να προετοιμαστείτε για έναν έλεγχο του έργου.

Πόσο τυπικός είναι ο Έλεγχος Έργου

Ένας έλεγχος έργου είναι συνήθως επίσημη άσκηση. Το άτυπο ισοδύναμο συνήθως ονομάζεται επισκόπηση από ομοτίμους. Αυτό είναι όπου ένας συνάδελφος κοιτάζει το σχέδιό σας και την σχετική τεκμηρίωση και σας δίνει ανατροφοδότηση σχετικά με το πού πρέπει να ξοδεύετε λίγο περισσότερο χρόνο.

Οι έλεγχοι των σχεδίων είναι επίσημοι δεδομένου ότι συνήθως έχουν μια καθορισμένη σειρά ερωτήσεων και διεξάγονται από κάποιον που κάνει τέτοιου είδους πράγματα τακτικά.

Ποιος διεξάγει ελέγχους έργων

Το άτομο που διενεργεί τον έλεγχο του έργου σας μπορεί να είναι ένας άλλος υπεύθυνος έργου (πιθανώς κάποιος με μεγάλη εμπειρία στην εκτέλεση έργων), αλλά είναι πιο πιθανό να είναι κάποιος από το γραφείο του έργου που διενεργεί συχνά ελέγχους.

Πρόκειται να είναι κάποιος που μπορεί να θεωρεί τον εαυτό του αμερόληπτο, ώστε να μην είναι ο διευθυντής γραμμής ή ο χορηγός του έργου. Θα μπορούσε ακόμη και να είναι μια ομάδα ανθρώπων, ανάλογα με το μέγεθος του έργου.

Πώς να προετοιμαστείτε για Έλεγχο Έργου

Το πρώτο και κύριο πράγμα που πρέπει να οργανωθείτε είναι να έχετε αντίγραφα της τεκμηρίωσης του έργου σας για να ελέγξετε τον ελεγκτή. Αν έχετε συντονιστή έργου, ζητήστε από αυτούς να βγάλουν μαζί ένα πακέτο εγγράφων (κατά προτίμηση ηλεκτρονικό). Θα πρέπει να έχετε όλες τις πληροφορίες σας εύκολα προσβάσιμες αλλά ακόμα και αν το κάνετε, αυτό το βήμα μπορεί ακόμα να διαρκέσει λίγο. Πρέπει τουλάχιστον να έχετε διαθέσιμο για τον ελεγκτή το σχέδιο έργου, το αρχείο καταγραφής κινδύνων, το ημερολόγιο προβλημάτων, τον προϋπολογισμό και το χρονοδιάγραμμα.

Ποιος χρειάζεται να συμμετάσχει

Αυτό εξαρτάται από το είδος των πράξεων που ο ελεγκτής θέλει να εξετάσει. Εσείς, ως διαχειριστής έργου, θα πρέπει να περάσετε λίγο χρόνο μαζί τους. Αναμείνετε επίσης ότι τα μέλη της ομάδας σας καλούνται επίσης να συνομιλήσουν με τον ελεγκτή.

Λάβετε υπόψη ότι όσο περισσότερο δουλεύουν σε εργασίες που σχετίζονται με το λογιστικό έλεγχο, τόσο λιγότερος χρόνος χρειάζονται για την εκτέλεση έργων, επομένως μπορεί να χρειαστεί να αναπρογραμματίσουν κάποιες δραστηριότητες και να εργαστούν πιο αργά κατά τη διάρκεια της περιόδου ελέγχου.

Πόσο διαρκεί ο Έλεγχος Έργου

Δεν υπάρχει καθορισμένη χρονική περίοδος για τον έλεγχο ενός έργου. Σε μεγάλα έργα, θα βρείτε ότι διαρκεί πολύ περισσότερο. Σε μικρά έργα, ο ελεγκτής θα μπορούσε να γίνει μέσα σε λίγες ώρες. Μόλις γνωρίζετε ότι το σχέδιό σας πρόκειται να ελεγχθεί, ρωτήστε την ομάδα ελέγχου σας για πόσο καιρό θα προβλέπουν την ανάληψη εργασίας τους.

Τι φαίνεται ο έλεγχος

Εάν ο έλεγχος ζητήθηκε λόγω ιδιαίτερης ανησυχίας, όπως η αποτυχία επίτευξης ποιοτικών στόχων, τότε αναμένεται να διερευνηθεί βαθιά αυτή η περιοχή. Ένας έλεγχος ρουτίνας θα εξεταστεί ευρέως στους διάφορους τομείς της διαχείρισης του έργου και των παραδοτέων που επεξεργάζεται το έργο. Θα καλύψει το χρόνο, το κόστος και την ποιότητα του έργου σας, καθώς και την εμπλοκή των ενδιαφερομένων μερών.

Ο στόχος του ελέγχου είναι να διαπιστωθεί εάν το έργο θα εκπληρώσει τους στόχους του ή όχι. Εάν ο ελεγκτής αισθάνεται ότι βάσει των σημερινών επιδόσεων το έργο δεν θα επιτύχει αυτούς τους στόχους, θα υποβάλει συστάσεις για δράση.

Συστάσεις Εξαρτάται από το τι έχει βρεθεί

Οι συστάσεις στην έκθεση του ελεγκτή θα εξαρτηθούν από το τι έχουν βρει. Αναμείνετε να είναι θετικοί και να διατυπώνονται με τρόπο που θα σας επιτρέψει να τα υιοθετήσετε εύκολα. Θα πρέπει να είναι πρακτικές.

Στο ένα άκρο, ο ελεγκτής μπορεί να συστήσει να κλείσει το σχέδιό σας, παρόλο που αυτό θα συνέβαινε μόνο αν αισθανόταν ότι δεν υπήρχε καμία πιθανότητα ότι κάποιο έργο από το σημείο αυτό προς τα εμπρός θα αποδώσει κάθε αξία για τον οργανισμό.

Ανατρέξτε στον έλεγχο του έργου σας ως θετική εμπειρία. Πρέπει να σας ενημερώνει έγκαιρα για τυχόν ενδείξεις ότι το σχέδιό σας είναι προβληματικό και είναι μια ευκαιρία να συνεργαστείτε με έναν έμπειρο επαγγελματία του έργου. Η εφαρμογή των συστάσεών σας θα πρέπει να κάνει την ομάδα σας και το έργο σας πιο επιτυχημένη και αυτό μπορεί να είναι μόνο καλό.