Η σημασία της τεκμηρίωσης στο ανθρώπινο δυναμικό

Η τεκμηρίωση είναι το γραπτό και διατηρημένο αρχείο των εκδηλώσεων απασχόλησης. Αυτά τα αρχεία αποτελούνται από κυβερνητικά και νομικά απαιτούμενα στοιχεία, έγγραφα που απαιτούνται από την πολιτική και την πρακτική της εταιρείας, έγγραφα που υποδεικνύονται από τις καλύτερες πρακτικές ανθρώπινου δυναμικού και επίσημη και άτυπη τήρηση αρχείων σχετικά με τις εκδηλώσεις απασχόλησης.

Τεκμηρίωση σχετικά με ένα αρχείο απασχόλησης

Το αρχείο των εγγράφων ενός υπαλλήλου είναι ένας γραπτός απολογισμός των ενεργειών του, των συζητήσεων, των συμβάντων προπόνησης επίδοσης, των παραβιάσεων πολιτικής, των πειθαρχικών μέτρων, των θετικών συμβολών, της ανταμοιβής και της αναγνώρισης, των ερευνών, της μη εκπλήρωσης των απαιτήσεων και των στόχων,

Η διατήρηση αυτών των αρχείων επιτρέπει στον εργοδότη και τον υπάλληλο να διατηρεί ένα γραπτό ιστορικό των γεγονότων και των συζητήσεων που συνέβησαν γύρω από ένα συγκεκριμένο γεγονός. Η τεκμηρίωση της εργασιακής σχέσης παρέχει ένα γραπτό αρχείο που μπορεί να είναι απαραίτητο για τη στήριξη τέτοιων ενεργειών, όπως η προώθηση των εργαζομένων, οι μισθολογικές αυξήσεις των εργαζομένων και η πειθαρχική ενέργεια, συμπεριλαμβανομένου του τερματισμού της απασχόλησης.

Η τεκμηρίωση σχετικά με τους υπαλλήλους, όταν είναι απαραίτητο, είναι γενικά θετική και αρνητική. Είναι πραγματικό, όχι κρίσιμο. Περιγράφει τα γεγονότα όπως συμβαίνουν, όχι με βάση τις απόψεις και τις σκέψεις του θεατή σχετικά με το γεγονός. Η τεκμηρίωση περιγράφει επίσης τις ενέργειες που έγιναν σε αξιοσημείωτες περιπτώσεις, όπως η επίσημη αναγνώριση των εργαζομένων ή η λήψη πειθαρχικών μέτρων.

Θυμηθείτε, πρέπει να δημιουργήσετε τεκμηρίωση όσο το δυνατόν πλησιέστερα σε περίπτωση που το περιστατικό συμβαίνει όσο το δυνατόν, ώστε τα αρχεία να είναι έγκαιρα, λεπτομερή και ακριβή.

Σε μια νομική διαδικασία, η τεκμηρίωση σχετικά με την προηγούμενη απόδοση ενός υπαλλήλου είναι συχνά κρίσιμη για το αποτέλεσμα που ο εργοδότης βιώνει από την εκδήλωση. Η επίτευξη μιας δίκαιης εικόνας της απόδοσης του εργαζόμενου χωρίς να επικεντρώνεται αποκλειστικά στα αρνητικά συμβάντα είναι ο στόχος.

Τύποι τεκμηρίωσης

Οι πολιτικές, οι διαδικασίες, το εγχειρίδιο των εργαζομένων και τα σχέδια ανάπτυξης επιδόσεων αποτελούν επίσης μορφές τεκμηρίωσης που καταγράφουν τις αναμενόμενες συμπεριφορές των εργαζομένων και τις απαιτήσεις του χώρου εργασίας για να διατηρήσουν έναν εύρυθμο και δίκαιο χώρο εργασίας, στον οποίο οι εργαζόμενοι γνωρίζουν τι αναμένεται από αυτούς.

Τα αρχεία είναι επίσης οι γραπτές δηλώσεις του κατηγορούμενου, του κατηγορουμένου και μάρτυρες των εχθρικών εκδηλώσεων στο χώρο εργασίας που περιλαμβάνουν κακή συμπεριφορά των εργαζομένων όπως η σεξουαλική παρενόχληση.

Στην τεκμηρίωση αυτή περιλαμβάνονται επίσης μόνιμα αρχεία όπως η υπογεγραμμένη αίτηση απασχόλησης, οι γραπτές αναφορές απασχόλησης, τα έγγραφα υποψηφιότητας όπως τα βιογραφικά σημειώματα και τα συνοδευτικά έγγραφα και οι έλεγχοι ιστορικού. Παραμένοντας εκτός από το φάκελο του προσωπικού των εργαζομένων, διατηρούνται επίσης και άλλα έγγραφα, όπως το έντυπο I-9 (το οποίο επαληθεύει την επιλεξιμότητα του εργαζομένου να εργαστεί στις Η.Π.Α.), όπως τα ιατρικά αρχεία, τα αρχεία FMLA κ.ο.κ.

Η τεκμηρίωση μπορεί επίσης να είναι άτυπη όπως και στο αρχείο του διαχειριστή για τις συζητήσεις του με έναν υπάλληλο κατά τη διάρκεια ενός έτους. Είναι σημαντικό οι διαχειριστές να διατηρούν αυτή την τεκμηρίωση σε όλα τα μέλη του προσωπικού που τους αναφέρουν. Κανένας υπάλληλος δεν πρέπει να ξεχωρίζει εξαιτίας της απόδοσης. Αυτό θα μπορούσε να ερμηνευθεί ως διάκριση αργότερα.

Η τεκμηρίωση μπορεί να είναι επίσημη και να φυλάσσεται στο αρχείο προσωπικού του υπαλλήλου. Οι εργαζόμενοι αναμένεται να υπογράψουν αυτήν την τεκμηρίωση για να αναγνωρίσουν ότι έχουν λάβει ένα αντίγραφο και έχουν επανεξετάσει τα περιεχόμενα στο σύνολό τους. Σημείωση: Η υπογραφή δεν σημαίνει συμφωνία με τις δηλώσεις στην τεκμηρίωση.

Χρήση τεκμηρίωσης

Η τεκμηρίωση των κρίσιμων περιστατικών, είτε θετικών είτε αρνητικών, συνιστάται επίσης, ώστε οι διαχειριστές να καταγράφουν τις επιδόσεις των εργαζομένων για ένα χρονικό διάστημα.

Οι οργανισμοί μπορούν να χρησιμοποιήσουν την τεκμηρίωση που διατηρούν με άλλους τρόπους. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν διαδικασίες, οδηγίες εργασίας και οδηγίες λογισμικού υπολογιστή για να αναφέρουμε μερικές, αλλά για τους σκοπούς της λειτουργίας ανθρώπινου δυναμικού, αυτές είναι οι κοινές χρήσεις της τεκμηρίωσης. Η επόμενη ενότητα περιγράφει οδηγίες σχετικά με τον κατάλληλο τρόπο τεκμηρίωσης.

Δείγματα τεκμηρίωσης απόδοσης

Η τεκμηρίωση σχετικά με την απόδοση ενός υπαλλήλου θα σας επιτρέψει να πειθαρχήσετε, να τερματίσετε ή να προωθήσετε, να ανταμείψετε και να αναγνωρίσετε δίκαια τους υπαλλήλους. Χωρίς τεκμηρίωση, η υπόθεση για οποιαδήποτε από αυτές τις πράξεις είναι δύσκολη και ενδεχομένως επικίνδυνη για τον εργοδότη.

Ο εργοδότης πρέπει να αποφύγει κάθε πιθανή κατηγορία για διακριτική μεταχείριση των εργαζομένων. Όλοι οι νόμοι, οι καλοί εργοδότες θέλουν να δημιουργήσουν ένα περιβάλλον εργασίας που να είναι δίκαιο, συνεκτικό και να υποστηρίζει τους στόχους των εργαζομένων και τα σχέδια σταδιοδρομίας.

Το περιβάλλον αυτό υποστηρίζεται από την επαγγελματική τεκμηρίωση του προσωπικού της απόδοσης των εργαζομένων-τόσο γοητευτική συμπεριφορά όσο και δράσεις που χρειάζονται διόρθωση ή βελτίωση. Ο τρόπος τεκμηρίωσης αυτών συζητήθηκε προηγουμένως λεπτομερώς. Οι παρακάτω περιπτώσεις σας δίνουν περισσότερα παραδείγματα κατάλληλης τεκμηρίωσης.

Τεκμηρίωση της καθυστέρησης και της απουσίας

Λανθασμένος:

Ο Mark συνήθως καθυστερεί για δουλειά. Ο Mark χάνει πολύ δουλειά.

σωστά:

1 Απριλίου: Ο Mark ονομάζεται άρρωστος και έχασε οκτώ ώρες εργασίας.

4 Απριλίου: Ο Mark επέστρεψε στην εργασία στις 10 π.μ., δύο ώρες αργότερα από την προγραμματισμένη ώρα έναρξης του.

6 Απριλίου: Ο Mark σημείωσε ραντεβού για ένα γιατρό και, έπειτα, έμεινε σπίτι για να εγκαταστήσει έναν νέο κλιβάνου.

12 Απριλίου: Ο Mark ονομάζεται άρρωστος και έχασε οκτώ ώρες εργασίας.

Παρουσίαση απόδοσης

Λανθασμένος:

Η Μαρία είναι αναξιόπιστη. Δυστυχώς δεν κάνει ποτέ αυτό που έχει δεσμευτεί να κάνει.

σωστά:

2 Μαΐου: Η Μαρία υποσχέθηκε ότι το πρώτο σχέδιο της πρότασης προϊόντος θα είναι διαθέσιμο για αναθεώρηση κατά τη σημερινή εβδομαδιαία συνάντηση. Η Μαρία δεν εκπόνησε σχέδιο εγγράφου όπως αναμενόταν. Είπε ότι ήταν πολύ απασχολημένος και ότι οι άνθρωποι που χρειάζονταν βοήθεια δεν είχαν πάρει πίσω μαζί της.

Ο διευθυντής απάντησε: Τι βοήθεια χρειάζεστε; Πληροφορίες? Ποιος δεν έχει επιστρέψει σε εσάς και τι χρειάζεστε από αυτούς;

Ο Carl και ο Michael χρειάστηκαν να ενημερώσουν τη Mary για την πρόοδό τους.

Τι σας κάνει τόσο απασχολημένους που δεν έχετε χρόνο να ακολουθήσετε τη δέσμευσή σας; Κάνει πάρα πολλές δεσμεύσεις με περιορισμένες ώρες για να τις εκπληρώσει.

Τι μπορώ να κάνω για να σας βοηθήσω;

Πότε θα διαθέσετε το σχέδιο εγγράφου για έλεγχο;

Αυτά τα δείγματα παρέχουν μια επισκόπηση του τι φαίνεται η αποτελεσματική τεκμηρίωση σε σχέση με την τεκμηρίωση που έχει γραφτεί λανθασμένα. Ακολουθήστε αυτή τη συμβουλή για να τεκμηριώσετε αποτελεσματικά και νομικά τις πολιτικές, τις επιδόσεις και τα συμβάντα στο χώρο εργασίας σας.

Αποποίηση ευθυνών

Οι πληροφορίες που παρέχονται, ενώ είναι έγκυρες, δεν είναι εγγυημένες για ακρίβεια και νομιμότητα. Ο ιστότοπος διαβάζεται από παγκόσμιο ακροατήριο και οι νόμοι και οι κανονισμοί για την απασχόληση διαφέρουν από κράτος σε κράτος και χώρα σε χώρα. Ζητήστε νομική βοήθεια ή βοήθεια από κρατικούς, ομοσπονδιακούς ή διεθνείς κυβερνητικούς πόρους για να βεβαιωθείτε ότι η νομική σας ερμηνεία και οι αποφάσεις σας είναι σωστές για την τοποθεσία σας. Αυτές οι πληροφορίες είναι για καθοδήγηση, ιδέες και βοήθεια.