Συμβουλές για την παύση ενός αιτήματος αναφοράς

Τι μπορείτε να κάνετε εάν σας ζητηθεί να γράψετε μια επιστολή σύστασης ή να δώσετε μια αναφορά για κάποιον που δεν θέλετε να συστήσετε; Ίσως να έχετε εντυπωσιάσει με τις δεξιότητες εργασίας του ατόμου, την ομαδική εργασία ή την ηθική της εργασίας. Ίσως απλά δεν τους γνωρίζετε αρκετά καλά για να περιγράψετε αποτελεσματικά τις δουλειές τους. Σε κάθε περίπτωση, είναι καλύτερο να απενεργοποιήσετε το αίτημα από ό, τι είναι να υποστηρίξετε κάποιον που δεν είστε άνετοι παρέχοντας μια σύσταση.

Ποτέ δεν υπάρχει υποχρέωση να δοθεί κάποιος αναφορά. Αν δεν μπορείτε να πιστοποιήσετε με ειλικρίνεια τα προσόντα και τις δεξιότητες του ατόμου με θετικό και ενθουσιώδη τρόπο, είναι προτιμότερο να εξαιρεθείτε από την αναφορά τους.

Υπάρχουν τρόποι να απορριφθεί ευγενικά και διπλωματικά η αίτηση χωρίς να παραβιάσετε το άτομο που σας ζήτησε. Το τέχνασμα είναι να το κάνετε χωρίς να κάνετε την άρνησή σας να ακούγεται σαν προσωπική κριτική ή επαγγελματική απόρριψη.

Πώς να απορρίψετε ένα αίτημα αναφοράς

Αν σας ζητηθεί να γράψετε ή να δώσετε μια σύσταση και δεν αισθάνεστε άνετα να κάνετε κάτι τέτοιο, εδώ είναι μερικοί τρόποι ευγένειας, αλλά απλά λέτε όχι.

Τι να πείτε όταν δεν γνωρίζετε καλά το άτομο

Αν κάποιος ζητήσει μια αναφορά και δεν γνωρίζετε πολύ καλά το άτομο ή δεν αισθάνεστε άνετα να τα συστήσετε, μπορείτε απλά να πείτε: "Λυπάμαι, αλλά δεν αισθάνομαι ότι σας γνωρίζω αρκετά καλά (ή εγώ δεν έχουν συνεργαστεί μαζί σας αρκετά καιρό) για να σας παράσχουμε μια ακριβή και λεπτομερή σύσταση."

Εάν το άτομο επιδιώκει το θέμα, απλά εξηγήστε ότι η ακεραιότητά σας και το επαγγελματικό εμπορικό σήμα είναι στη γραμμή με κάθε σύσταση που κάνετε και απλά δεν αισθάνεστε άνετα να γράψετε τη σύσταση.

Τι να πείτε όταν δεν θέλετε να δώσετε μια αναφορά

Αν γνωρίζετε καλά το άτομο, αλλά δεν αισθάνεστε ότι μπορείτε να τους δώσετε μια θετική σύσταση, μπορείτε απλά να πείτε: "Δεν αισθάνομαι ότι θα ήταν το καλύτερο άτομο να σας γράψω μια σύσταση" και ίσως να δώσετε μια πρόταση για ένα άλλο πρόσωπο θα μπορούσαν να ρωτήσουν.

Μην αισθάνεστε άσχημα για να μην πείτε όχι. Μερικές φορές είναι δύσκολο να βρούμε έναν τρόπο να απορρίψουμε ευγενικά το αίτημα, αλλά θα εκτιμούσατε την ειλικρίνεια εάν κάποιος που ζητήσατε μια σύσταση θα μειωνόταν. Είναι προτιμότερο να μην δοθεί μια σύσταση καθόλου παρά μια ευσεβής ή μάλιστα αρνητική αναφορά, την οποία κάνουν μερικοί άνθρωποι χωρίς να εξετάζουν πώς θα επηρεάσουν το άτομο, επαγγελματικά ή ψυχολογικά, που τους ζήτησε.

Τι να κάνετε όταν οι πολιτικές ανθρωπίνων πόρων απαγορεύουν τις επιστολές αναφοράς

Είναι λυπηρό το γεγονός ότι υπάρχει διαρκώς αυξανόμενη τάση στην εταιρία μας να δημιουργήσει πολιτικές που απαγορεύουν τη χορήγηση αναφορών και συστάσεων στο προσωπικό. Αυτές οι πολιτικές μη αναφοράς έχουν αναπτυχθεί λόγω των πολλών περιπτώσεων κατά τις οποίες οι εργαζόμενοι έχουν ασκήσει αγωγή εναντίον εργοδότη για να τους παράσχει αρνητική αναφορά.

Συμβουλευτείτε το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού του οργανισμού σας για να δείτε εάν τέθηκε σε ισχύ μια τέτοια πολιτική. Αν ναι, μπορείτε να εξηγήσετε στο άτομο που ζητάει τη σύσταση ότι οι μόνες πληροφορίες που θα σας επιτρέψουν να δώσετε θα είναι η επιβεβαίωση του τίτλου εργασίας, των ημερομηνιών απασχόλησης και του ιστορικού μισθών. Έτσι, θα ήταν προς το συμφέρον τους αν μπορούσαν να βρουν κάποιον άλλο για να τους παράσχει μια αναφορά.

Δείγματα επιστολών που απορρίπτουν αίτημα συστάσεως

Εδώ είναι δείγματα επιστολών και μηνυμάτων email που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ως μοντέλα για να απορρίψετε το αίτημα.

Όπως πάντα, όταν χρησιμοποιείτε αυτά τα δείγματα επιστολών δειγμάτων, φροντίστε να προσαρμόσετε το γράμμα ώστε να αντικατοπτρίζει τις δικές σας συνθήκες και τον τόνο της έκφρασης. Θυμηθείτε, επίσης, να είστε προσεκτικοί και μετρημένοι στη γλώσσα που χρησιμοποιείτε όταν αρνείστε μια αναφορά - δεν πρέπει με κανένα τρόπο να επικρίνει κανείς τον αιτούντα.

Πάντοτε να χρησιμοποιείτε δηλώσεις "Ι" και όχι "εσείς δηλώσεις": "Αισθάνομαι ότι δεν σε γνωρίζω αρκετά καλά" και όχι "Δεν έκανες μεγάλη εντύπωση σε μένα." Η διατήρηση ενός σεβασμού και ώριμου διαλόγου θα πάει πολύ δρόμο για να καταστεί η δύσκολη άρνηση αναφοράς λιγότερο οδυνηρή.