Πώς να δημιουργήσετε ένα μήνυμα μη εξουσιοδοτημένης άδειας μητρότητας

Η δημιουργία της σωστής απάντησης εκτός γραφείου είναι σημαντική, ειδικά όταν βρίσκεστε σε άδεια μητρότητας. Το μήνυμα δημιουργεί ένα προσωπικό όριο που ειδοποιεί τον αποστολέα ότι δεν θα είναι διαθέσιμο κατά τη διάρκεια της άδειάς σας και τους ενημερώνει για το ποιος μπορεί να επικοινωνήσει κατά τη διάρκεια της απουσίας σας. Η ρύθμιση αυτή νωρίς μπορεί να σας επιτρέψει να δημιουργήσετε μια σκόπιμη σημείωση. Με αυτόν τον τρόπο, θα αισθάνεστε σίγουροι στο μήνυμά σας και οι συνάδελφοί σας και οι πελάτες σας θα αισθάνονται τη φροντίδα.

Ακολουθεί μια εξήγηση που σας βοηθά να κατανοήσετε τη σημασία του μηνύματός σας και γιατί πρέπει να προγραμματίσετε χρόνο για να εργαστείτε σε αυτό.

Καθορίζει προσδοκίες για όλους

Η άδεια μητρότητας που λαμβάνετε μετά τη γέννηση του μωρού σας είναι ιδιωτική και πολύ ιδιαίτερη. Οι στιγμές με το νεογέννητο σας δεν μπορούν ποτέ να ανακτηθούν. Ως εκ τούτου, είναι σημαντικό να προστατεύσετε αυτήν την περίοδο στη ζωή σας.

Ξέρεις πώς αισθάνεσαι να παίρνεις ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο εργασίας ενώ βρίσκεσαι σε διακοπές, σωστά; Αισθάνεστε υποχρεωμένοι να στείλετε μια γρήγορη απάντηση. Αλλά ενώ βρίσκεστε σε άδεια, δεν έχετε πραγματικά χρόνο για αυτό. Επίσης, η γρήγορη απάντηση μπορεί να κάνει μπαλόνι σε ένα μεγαλύτερο θέμα για την αντιμετώπιση.

Καλωσορίζετε ένα νέο μέλος στην οικογένειά σας. Αυτή η περίοδος συγκόλλησης θα γεμίσει με άγρυπνες νύχτες, απρόβλεπτο χρονοδιάγραμμα, ανάκτηση, ιατρικά ραντεβού, επισκέπτες και πολλά άλλα. Επίσης, θα υπάρξει μια καλή ποσότητα αλλαγής που θα θέλετε να διαχειριστείτε. Η σύνταξη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου υπό αυτές τις συνθήκες δεν παράγει την καλύτερη δουλειά σας.

Το μήνυμα "εκτός γραφείου" θα σας προστατεύσει από τις διακοπές εργασίας καθώς και από ανεπαίσθητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Ο καθορισμός ορίων είναι σημαντικό κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου. Για να βοηθήσετε να θέσετε την εργασία σας σε αναμονή, βεβαιωθείτε ότι το νεογέννητο και όλα όσα έρχονται με τη δέσμη χαράς είναι η πρώτη προτεραιότητα. Όταν δημιουργείτε το σωστό μήνυμα εκτός γραφείου, οι άνθρωποι θα καταλάβουν τι είναι η τρέχουσα προτεραιότητά σας και θα σέβονται τα όρια που θέτει.

Λοιπόν, πώς δημιουργείτε ένα εκπληκτικό μήνυμα για να προστατεύσετε έναν τόσο ξεχωριστό χρόνο;

Δώστε το μήνυμα σας εκτός γραφείου μερικές σκέψεις

Όταν είστε έγκυος περίπου 26 εβδομάδες, αρχίστε να εργάζεστε με το μήνυμα εκτός γραφείου. Αν δοθεί η επιλογή να αποθηκεύσετε έναν τίτλο γι 'αυτό, ο τίτλος "Αδεια μητρότητας - εκτός γραφείου".

Προετοιμάζοντας το μήνυμα μπροστά από το χρόνο σας δίνεται περισσότερος έλεγχος για το τι θα πει το μήνυμά σας.

Είστε αυτός που ξέρει πώς να κάνει τη δουλειά σας, ποιος θα αναλάβει τις ευθύνες σας και πότε μπορεί να επιστρέψετε στο γραφείο. Αποφασίστε αν θέλετε να συμπεριλάβετε μια συγκεκριμένη ημερομηνία ή εβδομάδα επιστροφής στην εργασία ή να μη αναφέρετε ημερομηνία αν δεν είστε σίγουροι. Αν δεν καταχωρίσετε ένα συγκεκριμένο άτομο που μπορεί να επικοινωνήσει ο αποστολέας, αποφασίστε εάν θέλετε να δώσετε το email ή / και τον αριθμό τηλεφώνου του διευθυντή σας.

Η δημιουργία του μηνύματος έγκαιρα σας εξοικονομεί, τον εργοδότη σας και την ώρα των επαφών σας. Μπορεί να χρειαστεί να αφήσετε το γραφείο απροσδόκητα (για να παραδώσει το μωρό σας). ως αποτέλεσμα, έχοντας ένα προετοιμασμένο μήνυμα δίνει στο διαχειριστή IT ή στον διαχειριστή σας ένα μήνυμα που θα χρησιμοποιηθεί. Θέλετε ο ΙΤ ή ο διαχειριστής σας να ρυθμίσουν τον τόνο αυτού του μηνύματος; Δεν υπάρχει περίπτωση! Επιπλέον, το μήνυμα που δημιουργήθηκε από τον εργοδότη σας ενδέχεται να μην αντικατοπτρίζει τη γλώσσα ή το μήνυμα που θέλετε να μεταφέρετε στις επαφές σας. Μπορεί επίσης να προκαλέσει σύγχυση ή παρεξηγήσεις με τους πελάτες, ειδικά όταν βγαίνουν για παρατεταμένο χρονικό διάστημα.

Ενημερώστε τον διαχειριστή σας όταν ολοκληρωθεί το μήνυμά σας. Θα χαρούν να ακούσουν ότι είστε έτοιμοι για την έξοδό σας και υπάρχει ένα μικρότερο πράγμα που θα πρέπει να κάνουν για να σας υποστηρίξουν.

Πράγματα που πρέπει να συμπεριληφθούν στο μήνυμά σας

Παρακάτω είναι ένα δείγμα μηνύματος out-of-office που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε. Μόλις ενεργοποιήσετε το μήνυμα στο λογισμικό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, αυτό θα απαντήσει αυτόματα σε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σας αποστέλλονται κατά τη διάρκεια συγκεκριμένης ώρας.

Εναπόκειται σε εσάς εάν θέλετε να ενημερώσετε τους παραλήπτες όπου βρίσκεστε. Μπορείτε απλά να πείτε ότι είστε εκτός γραφείου ή μπορείτε να ανακοινώσετε ότι είστε στην άδεια μητρότητας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια παραλλαγή αυτού του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για εκτεταμένες διακοπές ή επαγγελματικά ταξίδια.

Όταν βλέπετε (παρενθέσεις), εισαγάγετε τις κατάλληλες λέξεις ή φράσεις για τις περιστάσεις σας.

Απαλλαγή μητρότητας από το γραφείο Δείγμα μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (έκδοση κειμένου)

Σας ευχαριστώ για το email σας. Είμαι έξω από το γραφείο στην άδεια μητρότητας μέχρι (ημερομηνία που αναμένετε να επιστρέψετε).

Εάν χρειάζεστε άμεση βοήθεια, παρακαλώ επικοινωνήστε (το όνομα του συναδέλφου που καλύπτει για εσάς, με τα στοιχεία επικοινωνίας, το email του διευθυντή σας ή έναν αριθμό τηλεφώνου).

(Αν έχετε συγκεκριμένα έργα που καλύπτουν το όνομα του έργου και το άτομο που σας καλύπτει).

Αν το θέμα σας δεν είναι επείγον, θα απαντήσω στο email σας κατά την επιστροφή μου.

Θερμούς χαιρετισμούς, (Το όνομα σου)