Τρόποι για να ενοχλήσετε τους ενδιαφερόμενους φορείς του έργου σας

Ως υπεύθυνος έργου, μέρος της δουλειάς σας είναι να βεβαιωθείτε ότι οι ενδιαφερόμενοι - αυτή είναι η ομάδα του έργου σας και βασικοί πελάτες και προμηθευτές - παίρνουν αυτό που χρειάζονται από το έργο. Οι ενδιαφερόμενοι πρέπει να είναι οι πρωταγωνιστές σας. Θα πρέπει να σας στηρίζουν, βοηθώντας σας να επιτύχετε τους στόχους του έργου και να βεβαιωθείτε ότι όλοι τραβούν προς την ίδια κατεύθυνση.

Αλλά είναι εύκολο να τους ενοχλήσεις. Και όταν συμβεί αυτό, μπορούν να μετατραπούν σε ανθρώπους που δεν θέλουν να έχουν καμία σχέση με το σχέδιό σας πλέον. Αυτός είναι ένας τεράστιος κίνδυνος για έναν διαχειριστή έργου, επειδή χρειάζεστε τη βοήθεια και την υποστήριξή του για να είστε επιτυχείς. Χωρίς τη συμβολή τους, μπορεί να μην είστε σε θέση να παραδώσετε το έργο σας. Ακολουθούν τρόποι να ενοχλήσετε τους συμμετέχοντες στο έργο σας και τι πρέπει να κάνετε αντ 'αυτού.

Αποτυχία επικοινωνίας

Η επικοινωνία πρέπει να είναι περίπου το 80% αυτού που κάνετε ως διαχειριστής έργου. Όταν δεν ενημερώνετε την ομάδα, τους προμηθευτές ή τους πελάτες σας τι συμβαίνει, τότε θα ενοχλούνται γρήγορα. Ακόμη χειρότερα, τείνουν να γεμίζουν τα κενά με την εξήγησή τους για το τι συμβαίνει, το οποίο πιθανότατα δεν είναι ακριβές και θα μπορούσε να καταστρέψει εντελώς τη φήμη του έργου.

Αντ 'αυτού, να συγκεντρώσει σαφείς αναφορές σχεδίων. Γνωρίστε τους μεμονωμένα και σε ομάδες και ενημερώστε τους σε κάθε βήμα του τρόπου. Συγκεντρώστε ένα σχέδιο επικοινωνίας έργου και πραγματοποιήστε ανάλυση των ενδιαφερομένων μερών έτσι ώστε να μπορείτε να εξακριβώσετε ποιος πρέπει να ακούσει τι και πότε πρέπει να το ακούσει.

Αν δεν υποβάλουν τη γνώμη τους

Η επικοινωνία είναι ένα πράγμα, αλλά αυτό τείνει να αφορά ενημερώσεις κατάστασης και παρακολούθηση έργων. Θα πρέπει να κάνετε περισσότερα από αυτά για να τους εμπλακείτε στο έργο. Αυτό μπορεί να ενοχλήσει τους ανθρώπους όταν είναι οι ειδικοί σε μια συγκεκριμένη περιοχή και δεν ζητάτε την εισήγησή τους σε κάτι που έχουν υψηλά προσόντα για να σχολιάσουν. Οι υπεύθυνοι του έργου μπορούν να πέσουν στην παγίδα του να πιστεύουν ότι πρέπει να κάνουν τα πάντα και να κάνουν όλες τις αποφάσεις τους, αλλά αυτό δεν συμβαίνει καθόλου.

Αντ 'αυτού, ζητήστε τη γνώμη τους για το πώς να χειριστούν τα ζητήματα των έργων που προκύπτουν. Πάρτε τις απόψεις τους υπόψη. Δεν χρειάζεται να κάνετε αυτό που προτείνουν, αλλά βοηθά στην οικοδόμηση σχέσεων αν ακούτε. Μπορείτε να το κάνετε αυτό μέσω συναντήσεων του έργου και να είστε διαθέσιμοι για να ακούσετε όταν έρχονται σε σας με προτάσεις. Εάν είναι η ομάδα σας, βεβαιωθείτε ότι έχουν την κατάλληλη ευκαιρία να εκφράσουν τις απόψεις τους.

Πιστεύοντας τα προσόντα σας σας δίνουν υπερδυνάμεις

Η ιδιότητα του PMP® δεν σας κάνει τον καλύτερο διαχειριστή του κόσμου (αν και μπορεί να βοηθήσει ένα μικρό κομμάτι). Η κατοχή ενός πιστοποιητικού PRINCE2® Practitioner ή ενός APMP ή οποιουδήποτε άλλου προσδιορισμού διαχείρισης έργου δεν σας κάνει να ξεπερνάτε την καταδίκη.

Μιλώντας για τα προσόντα σας όλη την ώρα και πώς τα βιβλία κάνουν τα πράγματα είναι ένας σίγουρος τρόπος για να ενοχλήσετε τους ενδιαφερόμενους. Δεν θέλουν να ακούσουν για τις σπουδαίες βαθμολογίες σας στην εξέταση ή για το πώς εφαρμόζετε τη μεθοδολογία στο έργο τους. Στην πραγματικότητα, το μόνο που θέλουν είναι ότι το έργο πηγαίνει καλά. Δεν ενδιαφέρονται πολύ για το πώς φτάνεις εκεί, τις περισσότερες φορές.

Μην υποθέστε ότι, επειδή έχετε ένα προσόν και γνωρίζετε πώς να κάνετε τη διαχείριση κινδύνου, για παράδειγμα, ότι δεν θα σας πιαστεί από τον κίνδυνο ενός έργου. Συμβαίνει στον καλύτερο από εμάς. Έτσι είναι καλύτερο να είσαι ταπεινός και αφοσιωμένος, θέτοντας τις ικανότητές σας σε καλή χρήση με πρακτικό τρόπο, χωρίς να πιστεύετε ότι σας έβαλαν πάνω από τους συνομηλίκους σας.

Τα προσόντα σας θα πρέπει να σας χαρίζουν ήσυχα τη σιγουριά για να κάνετε την δουλειά σας με τον καλύτερο δυνατό τρόπο, αλλά θα διαπιστώσετε ότι πολλοί άνθρωποι που εργάζονται ως διαχειριστές έργων έχουν πιστοποιητικά. Στην πραγματικότητα, πολλοί άνθρωποι που εργάζονται σε εξειδικευμένες βιομηχανίες κατέχουν πιστοποιητικά και για πολλές εταιρείες τα διαπιστευτήρια στον τομέα της εμπειρογνωμοσύνης σας, είτε πρόκειται για αρχιτεκτονική, λογιστική είτε για διαχείριση έργων, είναι απλά ένας παράγοντας υγιεινής.

Μην περιμένετε να εντυπωσιαστούν οι ενδιαφερόμενοι και μην μιλάτε συνεχώς για αυτούς. Επιδεικνύετε τις ικανότητές σας παρέχοντας το έργο καλά και δείχνοντας πώς εφαρμόζετε τις γνώσεις που έχετε μάθει στην τάξη.

Αλλαγή της Προθεσμίας

Όταν όλοι έχουν εγγραφεί για να σχεδιάσουν τα ορόσημα και ξέρουν τι συμβαίνει όταν όλοι μπορείτε να εργαστείτε αρμονικά ως μία ομάδα. Όταν αλλάζετε τις προθεσμίες και δεν λέτε σε κανέναν, τότε οι άνθρωποι αρχίζουν να ενοχλούνται.

Η αλλαγή των ημερομηνιών έχει τεράστιο αντίκτυπο στο έργο των άλλων ανθρώπων. Μπορεί να έχουν κλείσει το χρόνο των διακοπών γύρω από την κριτική εργασία τους στο έργο. Μπορεί να χρειαζόταν να συμπληρώσουν τους πόρους σε άλλες ομάδες, επειδή κάποιος χρειάζεται για το έργο σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή. Εάν αλλάξετε τις ημερομηνίες χωρίς να καταλάβετε όλο αυτό το υπόβαθρο, τότε θα μπορούσατε να θέσετε το έργο σε κίνδυνο.

Ο χορηγός του έργου σας αντιλαμβάνεται αν δεν μπορείτε να πετύχετε τα συμφωνημένα ορόσημα. Τα πράγματα αλλάζουν. Υπάρχουν νέα στοιχεία που προστίθενται στο πεδίο εφαρμογής του έργου σας ή τα πράγματα που έχουν ληφθεί. Αλλά δεν είναι δική σας δουλειά να συμφωνείτε μόνο για τις αλλαγές στις προθεσμίες. Εργαστείτε με την ομάδα του έργου σας για να κατανοήσετε τον αντίκτυπο της αλλαγής. Στη συνέχεια, προτείνετε μια λύση στον χορηγό του έργου σας, εξηγώντας το σκεπτικό πίσω από την αλλαγή των ημερομηνιών.

Βεβαιωθείτε ότι όλοι οι ενδιαφερόμενοι γνωρίζουν την αλλαγή και πώς μπορεί να επηρεάσει τη δουλειά τους. Στη συνέχεια, με τη συμφωνία του καθενός, κάντε την αλλαγή και ενημερώστε την τεκμηρίωση του έργου σας. Δεν πρέπει ποτέ να κάνετε αλλαγές στις ημερομηνίες χωρίς να αφήσετε την υπόλοιπη ομάδα να γνωρίζει πρώτα.

Σπατάληση του χρόνου τους

Οι συνεδριάσεις θα πρέπει να είναι αποτελεσματικές, καλά διαχειριζόμενες και να κάνουν μεγάλη χρήση του χρόνου όλων. Αλλά αυτό δεν συμβαίνει πάντα. Πολλές φορές οι ενδιαφερόμενοι παραπονούνται ότι έχουν χάσει το χρόνο τους στις συναντήσεις. Δεν υπήρξε η ημερήσια διάταξη ή η απόφαση που αναμένεται να γίνει δεν έγινε επειδή οι λάθος άνθρωποι ήταν στο δωμάτιο.

Έχετε επίσης άλλες ευκαιρίες να χάσετε το χρόνο τους - δεν είναι μόνο συναντήσεις. Μην γεμίζετε τα εισερχόμενά τους τοποθετώντας τα σε ένα αντίγραφο μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν δεν χρειάζεται να είναι. Αντ 'αυτού, τα ενδιαφερόμενα μέρη για τα σχέδια έχουν επίσης μια άλλη δουλειά να κάνουν, έτσι πρέπει να χρησιμοποιούν τον χρόνο τους με σύνεση. Βεβαιωθείτε ότι οι συναντήσεις σας έχουν ημερήσια διάταξη. Σχεδιάστε τα, καλέστε τους σωστούς ανθρώπους και βεβαιωθείτε ότι ακολουθείτε μετά.

Στέλνετε μόνο μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους σχετικούς ανθρώπους. Εάν πρέπει να ελέγξετε κάποιον, βεβαιωθείτε ότι καταλαβαίνουν γιατί είναι σημαντικό να το γνωρίζουν και να αποφύγετε την φοβερή «απάντηση όλων» όσο μπορείτε. Ακριβώς να είστε ενήμεροι για το γεγονός ότι οι άλλοι άνθρωποι είναι απασχολημένοι και ότι το σχέδιό σας δεν είναι η κορυφαία προτεραιότητά τους όλη την ώρα (αν είναι οποιαδήποτε στιγμή).