Τα πέντε στάδια ενός έργου

Ενώ ορισμένες μεθοδολογίες έργου, όπως οι ευέλικτες προσεγγίσεις, συμπιέζουν ή επαναλαμβάνουν τα ακόλουθα στάδια σε γρηγορότερους, επαναληπτικούς κύκλους, το έργο κάθε σκηνής είναι ορατό και διακριτό σε κάθε έργο.

Τα επίσημα έργα ακολουθούν μια διαδικασία πέντε σταδίων όπως ακολουθεί

1. Την έναρξη: την κατάρτιση ομάδας έργου, τη ναύλωση των έργων και την εκκίνηση.
2. Σχεδίαση: την ολοκλήρωση του πεδίου εφαρμογής του έργου, τον καθορισμό λεπτομερούς κατανομής εργασιών, την αξιολόγηση του κινδύνου, τον προσδιορισμό των απαιτήσεων πόρων, την οριστικοποίηση του προγράμματος και την προετοιμασία για την πραγματική εργασία.
3. Εκτέλεση: εκτελώντας την πραγματική εργασία που απαιτείται από τον ορισμό του έργου και το πεδίο εφαρμογής.
4. Παρακολούθηση και έλεγχος: την πραγματική διαχείριση, αναφορά και έλεγχο των πόρων και των προϋπολογισμών κατά τη φάση εκτέλεσης.
5. Κλείσιμο έργου: παράδοση του έργου, αξιολόγηση των διδαγμάτων, αναβολή της ομάδας του έργου.

Παραδοσιακή ροή έργου

Ανεξάρτητα από το μέγεθος του έργου, η κίνηση μέσα από τα στάδια είναι ίδια. Το έργο ξεκινά ή ξεκινά με ένα χάρτη που προσδιορίζει τον διαχειριστή του έργου και περιγράφει τη σημασία του έργου.

Μόλις ξεκινήσει το έργο, μεταβαίνει στη φάση σχεδιασμού. Εδώ, οι ομάδες πυρήνα και εργασίας προσδιορίζουν την απαραίτητη εργασία που πρέπει να ολοκληρωθεί για να επιτευχθεί το εύρος του έργου και να αναπτυχθούν εκτιμήσεις και εκτιμήσεις για το χρόνο, το κόστος, τους πόρους και τους κινδύνους.

Μετά τη φάση προγραμματισμού, το έργο αρχίζει και συμβαίνει σε μια καθορισμένη σειρά που είναι απαραίτητη για τη μετάβαση από έναν προκάτοχό ή από προηγούμενες δραστηριότητες σε δραστηριότητες διαδοχής. Οι εξαρτήσεις έργων διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο σε αυτή τη φάση.

Ενώ η εκτέλεση συνεχίζεται, ο διαχειριστής του έργου και τα μέλη της ομάδας παρακολουθούν, αναφέρουν και ελέγχουν το συνολικό έργο, με έμφαση στις δραστηριότητες κρίσιμης διαδρομής. Η εργασία αυτή συνεχίζεται έως ότου ολοκληρωθεί η φάση εκτέλεσης και το έργο παραδοθεί στον πελάτη.

Η τελική φάση, κοντά στο έργο, περιλαμβάνει την ολοκλήρωση της παράδοσης, την αξιολόγηση των διδαγμάτων και την αναστολή της ομάδας του έργου ώστε τα μέλη να μπορέσουν να προχωρήσουν στην επόμενη πρωτοβουλία τους.

Για ευέλικτα ή επαναληπτικά αναπτυξιακά έργα, ο σχεδιασμός και η εκτέλεση πραγματοποιούνται σε σύντομες εκτοξεύσεις ή σπριντ, με τα στάδια να επαναλαμβάνονται έως ότου ολοκληρωθεί το έργο προς ικανοποίηση του πελάτη.

Την έναρξη

Μια ξεκάθαρη δρομολόγηση έργου όχι μόνο θα θέσει το σχέδιό σας για επιτυχία, αλλά θα αποτελέσει επίσης το έδαφος για όλα τα μελλοντικά στάδια. Κατά τη διάρκεια της έναρξης, θα ανατεθούν τα μέλη της ομάδας έργου, θα ενημερωθούν για τους συνολικούς στόχους του έργου και θα ζητήσουν από τον πελάτη ή τον ιδιοκτήτη του έργου όσο το δυνατόν περισσότερες ερωτήσεις, έτσι ώστε να μπορέσετε να σχεδιάσετε αποτελεσματικά το έργο. Είναι επίσης πολύ ωραίο να οικοδομήσουμε τον ενθουσιασμό της ομάδας για το έργο και να συλλέξουμε τυχόν λεπτομέρειες της τελευταίας στιγμής που θα μπορούσαν να επηρεάσουν τον προγραμματισμό του έργου. Επιπλέον βήματα περιλαμβάνουν:

• Ανάλυση φορέων
• Ανάθεση εκτελεστικού χορηγού
• Ανάπτυξη και επικοινωνία εγγράφων χαρτών
• Επίσημη συνάντηση εναρκτήριας συνάντησης

Σχεδίαση

Μόλις ξεκινήσετε το έργο και συγκεντρώσετε όλες τις σχετικές πληροφορίες, θα αρχίσετε να σχεδιάζετε το έργο σας. Το στάδιο του σχεδιασμού εξαρτάται από το μέγεθος του έργου σας, από πόση πληροφορία πρέπει να οργανώσετε και πόσο μεγάλη είναι η ομάδα σας. Το αποτέλεσμα του προγραμματισμού πρέπει να είναι ένα σαφές σχέδιο έργου ή χρονοδιάγραμμα, από το οποίο όλοι θα ακολουθήσουν τα καθήκοντά τους. Η χρήση ενός προγράμματος σχεδιασμού έργου όπως το Microsoft Project ή το Basecamp είναι εξαιρετικά χρήσιμο κατά το σχεδιασμό ενός έργου. Αν δεν έχετε πρόσβαση σε ένα από αυτά τα προγράμματα, κάντε μια γενική online αναζήτηση για δωρεάν λογισμικό προγραμματισμού έργου.

Παρόλο που ένα πρόγραμμα προγραμματισμού έργου είναι χρήσιμο, δεν είναι πάντα απαραίτητο. Η χρήση του Excel και του Word για να δημιουργήσετε το σχέδιό σας και να το κοινοποιήσετε στην ομάδα είναι εξίσου αποτελεσματική. Στα ειδικά καθήκοντα στη φάση σχεδιασμού περιλαμβάνονται:

• Δημιουργία σχεδίου επικοινωνίας για τους διάφορους εμπλεκόμενους φορείς.
• Ανάπτυξη λεπτομερούς δομής κατανομής εργασιών.
• Προσδιορισμός της κρίσιμης διαδρομής.
• Σχεδιάζοντας τους πόρους για το σχέδιο του έργου και βελτιώνοντας την αλληλουχία του έργου με βάση τις εξαρτήσεις έργων και τους περιορισμούς των πόρων.
• Ανάπτυξη λεπτομερούς χρονοδιαγράμματος.
• Αξιολόγηση των κινδύνων και εκπόνηση σχεδίου ιεράρχησης και μετριασμού των κινδύνων.

Εκτέλεση

Τώρα που έχετε ένα σταθερό σχέδιο έργου, η ομάδα μπορεί να ξεκινήσει την εκτέλεση του έργου σε σχέση με τα καθήκοντά του. Είναι το στάδιο όπου όλοι αρχίζουν να δουλεύουν. Θα θελήσετε να ξεκινήσετε επίσημα το στάδιο εκτέλεσης με προσωπικές συναντήσεις για να εξασφαλίσετε ότι όλοι θα έχουν ό, τι χρειάζονται για να ξεκινήσουν να εκτελούν το μέρος τους του έργου. Η απόκτηση της ομάδας που ξεκίνησε στο σωστό δρόμο είναι αναπόσπαστο κομμάτι της επιτυχίας ενός έργου, έτσι ώστε να διατυπωθεί σαφώς το χρονοδιάγραμμα και το σχέδιο επικοινωνίας.

Παρακολούθηση και έλεγχος

Ενώ το έργο βρίσκεται στο στάδιο εκτέλεσης, θα αρχίσετε να το παρακολουθείτε και να τον ελέγχετε για να διασφαλίσετε ότι θα προχωρήσει όπως έχει προγραμματιστεί. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να παρακολουθείτε και να ελέγχετε ένα έργο. Περιστασιακά check-in με τους ηγέτες των ομάδων, οργανωμένα καθημερινά "stand-up", ή πιο επίσημες συνεδριάσεις εβδομαδιαίας κατάστασης είναι αποτελεσματικές. Οι πληροφορίες που προκύπτουν από αυτές τις συναντήσεις ή τα κανάλια επικοινωνίας θα ενημερώσουν τον βρόχο ανατροφοδότησης και τελικά κάθε επανασχεδιασμό και προσαρμογές που είναι απαραίτητες για το έργο. Πρόσθετες σημαντικές δραστηριότητες σε αυτό το στάδιο περιλαμβάνουν:

• Τηρήστε το προκαθορισμένο σας σχέδιο επικοινωνίας για να εξασφαλίσετε την ευαισθητοποίηση των ενδιαφερομένων για το καθεστώς του έργου.
• Παρακολουθήστε ομάδες εργασίας και εργασιακές δραστηριότητες στην κρίσιμη διαδρομή.
• Προσδιορισμός ευκαιριών για τη βελτίωση της απόδοσης του χρονοδιαγράμματος μέσω της ταχείας παρακολούθησης ή της ολοκλήρωσης δραστηριοτήτων παράλληλα ή όπου είναι απαραίτητο, κατάρρευση του προγράμματος με την προσθήκη πόρων.
• Παρακολούθηση πραγματικών έναντι προγραμματισμένων δαπανών.
• Σε ορισμένες περιπτώσεις, παρακολούθηση, υπολογισμός και αναφορά της κερδοφόρας αξίας του σχεδίου του έργου.
• Παρακολούθηση και μετριασμό των κινδύνων και βελτίωση του σχεδίου κινδύνου ανάλογα με τις ανάγκες.

Κλείσιμο έργου

Μόλις ολοκληρωθούν και εγκριθούν όλες οι λεπτομέρειες και τα καθήκοντα του έργου σας από τον πελάτη ή τον κάτοχο του έργου. μπορείτε τελικά να κλείσετε το σχέδιό σας. Το κλείσιμο ενός έργου είναι εξίσου σημαντικό με την έναρξη, τον προγραμματισμό και την εκτέλεσή του. Θα θελήσετε να τεκμηριώσετε όλες τις πληροφορίες από το έργο και να τις οργανώσετε με προσοχή ώστε να μπορείτε να επιστρέψετε σε αυτό, εάν είναι απαραίτητο. Είναι επίσης μια κατάλληλη στιγμή να διεξαχθεί μετά το θάνατο για το έργο έτσι ώστε όλα τα μέλη της ομάδας να μπορούν να προβληματιστούν για το τι πήγε σωστά ή λάθος κατά τη διάρκεια του έργου. Θα πρέπει επίσης να τεκμηριωθεί, ώστε το αποτέλεσμα να μπορεί να μοιραστεί με άλλα μέλη του έργου και να κατατεθεί σε ένα φάκελο ιστορικού έργου.

Τέλος, είναι σημαντικό να ανακαλέσετε επίσημα την ομάδα του έργου, παρέχοντας ανατροφοδότηση και αξιολογήσεις απόδοσης όπως υποδεικνύεται από την πολιτική της επιχείρησής σας.