Πώς να μειώσετε το κόστος των επαγγελματικών ταξιδιών των εργαζομένων

Με κάποια συμπάθεια για τους εργοδότες που προσπαθούν να ελέγξουν τα έξοδα ταξιδιού, ζητώντας από τους εργαζόμενους να μοιράζονται δωμάτια δεν είναι πού να αρχίσουν - ή να τελειώσουν.

Αυτές οι ιδέες είναι λιγότερο αγχωτικές και προσβλητικές για τον μέσο εργαζόμενο που ταξιδεύει για δουλειά για τον εργοδότη του. Οι εργαζόμενοι είναι φυσιολογικοί άνθρωποι που θέλουν απλώς κάποια ιδιωτικότητα και απόσταση από τους συναδέλφους τους ενώ εργάζονται σε επαγγελματικό ταξίδι, ειδικά αν έχουν περάσει τη μέρα τους με συναδέλφους. Οι εργοδότες δεν χρειάζεται να ζητούν από τους εργαζομένους να μοιράζονται δωμάτια.

Άλλοι τρόποι εξοικονόμησης για το κόστος των ταξιδιών των εργαζομένων

• Να απαιτούν οι εργαζόμενοι να ταξιδεύουν την ίδια ημέρα όποτε είναι δυνατόν.
• Ανάπτυξη και εφαρμογή μιας σταθερής ταξιδιωτικής πολιτικής που παρέχει συγκεκριμένες λεπτομέρειες σχετικά με τις ημερήσιες πληρωμές σε διάφορους προορισμούς, τις προτιμώμενες ξενοδοχειακές αλυσίδες, όπου ο εργοδότης μπορεί να έχει καθορίσει προεξοφλητικό επιτόκιο, επιστροφές δαπανών και όρια που απαιτούν την υπογραφή του διαχειριστή εκ των προτέρων, σε περίπτωση υπέρβασης.
• Κρατήστε τους υπαλλήλους στο γράμμα του νόμου όπως αναφέρεται στην πολιτική ταξιδίου χωρίς προηγούμενη έγκριση εξαιρέσεων. Μην επιστρέφετε έξοδα που δεν επιτρέπονται βάσει πολιτικής ή εξαίρεσης.

• Επαναδιαπραγματευτείτε ή διαπραγματευτείτε εταιρικές τιμές με αλυσίδες ξενοδοχείων κοινές στους προορισμούς σας. Ψάξτε για ξενοδοχεία που προσφέρουν ανέσεις όπως δωρεάν πρωινό, δωρεάν ώρα κοκτέιλ, απογευματινά σνακ και ορεκτικά, καθώς και ψυγεία και καφετιέρες στα δωμάτια. Απαιτήστε από τους υπαλλήλους να χρησιμοποιούν αυτά τα ξενοδοχεία και ανέσεις όταν είναι διαθέσιμα.
• Χρησιμοποιήστε μια λιγότερο ακριβή ξενοδοχειακή αλυσίδα κατά την κράτηση. Οι περισσότεροι υπάλληλοι θα δώσουν μακριά ένα αστέρι για ένα ιδιωτικό δωμάτιο. Μην περιμένετε χαμηλότερα πρότυπα σε τομείς όπως η καθαριότητα και οι υπόλοιπες ανέσεις των εργαζομένων από ξενοδοχεία που βαθμολογούνται με λιγότερα αστέρια. Παρακολουθήστε περιοδικά τους εργαζομένους για να βεβαιωθείτε ότι οι επιλεγμένες τοποθεσίες ανταποκρίνονται στις ανάγκες τους.

• Χρησιμοποιήστε μια συνεπή υπηρεσία κρατήσεων ταξιδιών όπως το American Express Global Business Travel για να βοηθήσετε στον έλεγχο του κόστους. Θα σας βοηθήσουν να σχεδιάσετε, να υιοθετήσετε πολιτικές, να εξοικονομήσετε κόστη και να περιορίσετε τις δαπάνες των εργαζομένων. Ακόμη και οι τοπικές ταξιδιωτικές υπηρεσίες μπορούν να σας βοηθήσουν να εξοικονομήσετε χρήματα για επαγγελματικά ταξίδια, αλλά το πλεονέκτημα σε μια εταιρεία American Express είναι να προσεγγίσουν σε εθνικό και διεθνές επίπεδο και τις ηλεκτρονικές υπηρεσίες τους.
• Συνεννοήστε με μια αεροπορική εταιρεία για να χρησιμοποιήσετε τις υπηρεσίες τους όποτε είναι δυνατόν για να λάβετε εταιρική έκπτωση σε κάθε πτήση. Απαιτήστε από τους υπαλλήλους να χρησιμοποιούν την υπηρεσία κρατήσεων της αεροπορικής εταιρείας, για παράδειγμα, το Corporate Travel της Southwest Airlines. Οι εργοδότες μπορούν επίσης να εξοικονομήσουν χρήματα όταν τα αεροπλάνα κρατηθούν πολύ νωρίτερα.

• Καταστήστε τους υπαλλήλους που λαμβάνουν αποφάσεις ταξιδίου τελευταίας στιγμής εξουσιοδοτημένους. Σε μια περίπτωση, σε μια εταιρεία πελάτη, ένα αεροπορικό εισιτήριο που θα κοστίσει 300 δολάρια, αν γίνει κράτηση λίγες εβδομάδες πριν, κοστίζει πάνω από $ 1200 όταν ο εργαζόμενος έκανε την κράτηση δύο ημέρες πριν από την εκδήλωση. Αυτό θα πρέπει να συμβαίνει μόνο σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης, καθώς τα περισσότερα εισιτήρια μπορούν να μεταφερθούν ακόμα και αν δεν επιστρέφονται.
• Μειώστε τα έξοδα ταξιδίου σε άλλες περιοχές, όπως γεύμα και αλκοόλ ανά διατροφή και μεταφορά. Διαφορετικά, ανά διατροφή από τη θέση. Η Νέα Υόρκη είναι ακριβή σε σύγκριση με το Λας Βέγκας, για παράδειγμα. Μικρότερες περιοχές εκτός του θέρετρου είναι ακόμα πιο προσιτές. Η ταξιδιωτική πολιτική σας πρέπει να αντικατοπτρίζει το κόστος που θα βιώσουν οι υπάλληλοί σας καθώς ταξιδεύουν σε διαφορετικές πολιτείες και τοπικές τοποθεσίες.

• Πειραματιστείτε με εικονικές συναντήσεις, υπηρεσίες όπως το Skype για Επιχειρήσεις και βίντεο. Παρόλο που αρχικά ήταν δυσάρεστο, οι συναντήσεις μη-προσωπικών είναι μια αποκτηθείσα ικανότητα. Οι εργαζόμενοι γίνονται πιο άνετοι καθώς χρησιμοποιούν αυτές τις υπηρεσίες με την πάροδο του χρόνου. Τα Webinars λειτουργούν καλά για διάφορα είδη εκπαίδευσης, ειδικά σεμινάρια που επιτρέπουν σε πολλούς υπαλλήλους να παρακολουθήσουν.
• Απαιτήστε από τους υπαλλήλους σας να χρησιμοποιούν λιγότερο δαπανηρές δημόσιες μεταφορές και υπηρεσίες μεταφοράς, όταν είναι διαθέσιμες, αντί ταξί, ειδικά όταν οι εργαζόμενοι ταξιδεύουν μεταξύ αεροδρομίων και ξενοδοχείων. Τα περισσότερα μεγάλα συνέδρια προσφέρουν δωρεάν υπηρεσία μεταφοράς με λεωφορείο μεταξύ των ξενοδοχείων και του συνεδριακού κέντρου. Η λιγότερη χρήση ταξί ή η απαίτηση που συγκεντρώνουν οι εργαζόμενοι για να πληρώσουν για ένα ταξί ομάδας μπορεί να εξοικονομήσει πολλά χρήματα.

Το να ζητάς από τους ενήλικες εργαζόμενους να κάνουν έγκαιρες επιφυλάξεις, δαπάνες προϋπολογισμού για τα επαγγελματικά τους ταξίδια και να διερευνούν επιλογές εκτός από ταξίδια για συναντήσεις και εκπαίδευση είναι η σωστή προσέγγιση για τον εξορθολογισμό του κόστους των επαγγελματικών ταξιδιών. Λαμβάνουν σεβασμό στους υπαλλήλους.

Επωφελούνται από τον εργοδότη, επειδή οι εργαζόμενοι αισθάνονται σεβασμό και φροντίδα για το οποίο παράγει θετικό ηθικό. Διατηρούν τον κύκλο θετικής σχέσης που κινείται προς τη σωστή κατεύθυνση.

Τι γίνεται με φτηνά οικογενειακά ταξίδια;