Πώς να οδηγήσετε ένα έργο όταν δεν είστε το αφεντικό της ομάδας

Πίσω στο σχολείο, το ομαδικό πρόγραμμα δεν ήταν πάντα μια θετική εμπειρία. Αναπόφευκτα, σε κάθε ομάδα, κάποιοι εργάστηκαν σκληρότερα από άλλους, ενώ άλλοι δεν εμφανίστηκαν ποτέ. Ως αποτέλεσμα, θα μπορούσε να είναι απογοητευτικό αν είστε ένα από τα μέλη της ομάδας που μεταφέρουν το μεγαλύτερο μέρος του φορτίου.

Είναι λίγο διαφορετικό στον επιχειρηματικό κόσμο, αφού κάθε έργο έχει έναν υπεύθυνο έργου και αυτό το άτομο μπορεί να δώσει πραγματικές συνέπειες εάν τα μέλη της ομάδας δεν ολοκληρώσουν τα καθήκοντά τους. Ακόμη και αν ο διαχειριστής του έργου δεν έχει πειθαρχική εξουσία πάνω στην ομάδα του, οποιαδήποτε κακή απόδοση ενός μέλους μπορεί να επιστρέψει στο αφεντικό του και να αντικατοπτρίζει αρνητικά την καριέρα του.

Είναι πιθανόν ο διαχειριστής του έργου να μην επιλέξει τα μέλη της ομάδας για το έργο και δεν θα έχει την εξουσία να αφαιρέσει ένα μέλος λόγω κακής απόδοσης. Πώς διαχειρίζεστε ένα έργο όταν τα μέλη της ομάδας σας δεν σας υποβάλλουν αναφορά;

Εδώ είναι έξι συμβουλές για το πώς να οδηγήσετε ένα έργο όταν τα μέλη της ομάδας δεν σας αναφέρουν.

Διευκρινίστε τα όριά σας με το αφεντικό

Πριν από την πρώτη σας ομαδική συνάντηση, καθίστε με το πρόσωπο που σας ανέθεσε σε αυτό το έργο και μιλήστε για τις προσδοκίες της διοίκησης. Αυτό είναι πιο εύκολο, φυσικά, αν εσείς και όλα τα μέλη της ομάδας αναφέρετε στο ίδιο άτομο, αλλά αν όχι, θα θελήσετε να έχετε αυτή τη συζήτηση.

Αυτές είναι ερωτήσεις που θα θέλατε να ρωτήσετε:

• Έχετε τη δύναμη να αφαιρέσετε και να αντικαταστήσετε τους ανθρώπους στην ομάδα εάν δεν εργάζονται έξω;
• Το έργο αυτό έχει προτεραιότητα έναντι άλλων σχεδίων; Εάν όχι, τότε πού βρίσκεται το έργο σας στην ιεραρχία. Με άλλα λόγια, μπορείτε να πείτε στα μέλη της ομάδας σας ότι πρέπει να σταματήσουν να κάνουν ένα διαφορετικό έργο για να εκπληρώσουν μια προθεσμία;
• Αν έχετε προβλήματα με την απόδοση των μελών της ομάδας, θα σας υποστηρίξει ο προϊστάμενος με πειθαρχική εξουσία ή θεωρείτε ότι είστε ίσος με τα μέλη της ομάδας;
• Εάν δεν το έχετε κάνει ήδη, ρωτήστε ποιοι είναι οι στόχοι για το έργο και το αναμενόμενο χρονοδιάγραμμα για την ολοκλήρωσή του.

Εάν έχετε καθορίσει τα όριά σας πριν ξεκινήσει το έργο, θα ξέρετε πόσο μακριά μπορείτε να πάτε και τι μπορείτε να ζητήσετε από τα μέλη της ομάδας σας. Ένα αφεντικό που λέει ότι "αυτό το έργο είναι η κορυφαία προτεραιότητα", αλλά δεν θα σας υποστηρίξει σε αυτό, είναι το ίδιο με το αφεντικό που λέει, "αυτό δεν είναι η κορυφαία προτεραιότητα".

Εντούτοις, η απόκτηση από το αφεντικό σας του buy-in ως προς το αν το έργο είναι κορυφαία προτεραιότητα μπορεί να σας βοηθήσει να κυριαρχήσετε τα μέλη να εργαστούν όσο το δυνατόν σκληρότερα. Και μην φοβάστε να είστε απευθείας με τον προϊστάμενό σας αναφέροντας ότι θέλετε να μάθετε το επίπεδο σπουδαιότητας του έργου ώστε να μπορείτε να επικοινωνήσετε με το μήνυμα αυτό στην ομάδα. Θα θελήσετε να επικοινωνήσετε ότι όλοι έχουν τον ίδιο στόχο, για να ολοκληρώσετε το έργο σωστά και εγκαίρως.

Επίσης, θα μπορούσατε να επικοινωνήσετε με το αφεντικό σας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ζητώντας να επιβεβαιώσετε ότι το έργο είναι κορυφαία προτεραιότητα. Αφού λάβετε την επιβεβαίωση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να προωθήσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ομάδα, εάν είναι απαραίτητο.

Είναι σημαντικό να θυμάστε ότι τα μέλη της ομάδας ενδέχεται να έχουν και άλλες αρμοδιότητες εκτός από το έργο. Ως εκ τούτου, ενδέχεται να μην θεωρούν το έργο σας ως την πρώτη προτεραιότητα για την εκδήλωση, αλλά αυτό δεν είναι απαραίτητα επειδή δεν τους νοιάζει ή προσπαθούν να αποφύγουν να δουλέψουν. Είναι πολύ πιθανό ότι έχουν απλώς άλλα καθήκοντα και ευθύνες που πρέπει να ολοκληρώσουν σε καθημερινή βάση. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα όταν συνεργάζεστε με συναδέλφους από διαφορετικά τμήματα.

Μιλώντας με το αφεντικό σας για να αποσαφηνίσετε τη σημασία του έργου, τους στόχους και το χρονοδιάγραμμα, καθώς και την επικοινωνία αυτών των πληροφοριών με την ομάδα από νωρίς, μπορεί να συμβάλει στην ομαλότερη διεξαγωγή της διαδικασίας και να είναι λιγότερο αγχωτική.

Συζητήστε με την ομάδα σας πριν κάνετε αποδόσεις

Όταν έχετε μια ομάδα μεταξύ των οργανωτών, είναι εύκολο να κάνετε αναθέσεις. Η Jane από το μάρκετινγκ θα χειριστεί τα καθήκοντα μάρκετινγκ. Karen από τη χρηματοδότηση θα χειριστεί τα οικονομικά. Αλλά ακόμα και όταν οι ευθύνες είναι σαφείς, μιλήστε πρώτα με τα μέλη της ομάδας σας.

Μπορεί να διαπιστώσετε ότι τόσο η Karen όσο και η Jane ζήτησαν να είναι σε αυτή την ομάδα για να μάθουν περισσότερα για άλλες περιοχές της εταιρείας, οπότε όταν τους αναθέτετε στους τομείς εμπειρογνωμοσύνης τους, μπορεί να απογοητευτούν.

Αυτή η συζήτηση είναι κρίσιμη για να έχει μια εξαιρετική σχέση ομάδας.Αν και είστε υπεύθυνοι για το τελικό αποτέλεσμα του έργου, δεν θα επιτύχετε εξαιρετικά αποτελέσματα χωρίς τα μέλη της ομάδας που βρίσκονται στο σκάφος. Εν ολίγοις, εξουσιοδοτήστε τα μέλη της ομάδας σας ζητώντας τη συμβολή τους και τις ανησυχίες τους. Όταν το έργο είναι πλήρες και επιτυχημένο, ολόκληρη η ομάδα μπορεί να αισθανθεί περηφάνια γνωρίζοντας ότι καθένας από αυτούς διαδραμάτισε ενεργό ρόλο στην επιτυχία της.

Διπλός έλεγχος με το αφεντικό

Αν, μετά από να μιλήσετε με τα μέλη της ομάδας σας, διαπιστώσετε ότι ο μόνος τρόπος για να πετύχετε αυτό το έργο είναι να δώσετε εντολές που ένα ή περισσότερα άτομα θα βρουν δυσάρεστες, μιλήστε στο αφεντικό σας πριν κάνετε τις εργασίες.

Γιατί; Θέλετε να βεβαιωθείτε ότι έχετε το αντίγραφο ασφαλείας που χρειάζεστε και ότι δεν έχετε παραμελήσει μια επιλογή που θα καταστήσει τις αποστολές πιο ικανοποιητικές για τα μέλη της ομάδας.

Πάρτε τον εαυτό σας τουλάχιστον σε μια χαλαρή δουλειά

Ο καθένας μπορεί να ξέρει ότι επιλέξατε να οδηγήσετε αυτή την ομάδα λόγω της επιτυχίας σας, αλλά είναι επίσης σημαντικό να ρίξετε τα μανίκια σας επάνω και να μπείτε στο μίγμα των πραγμάτων.

Κάνοντας κάτι δύσκολο ή δυσάρεστο στέλνει το μήνυμα ότι είστε μέλος της ομάδας και ότι ενδιαφέρεστε για τους συμπαίκτες σας. Αν ορίσετε τις δυσάρεστες εργασίες, στείλετε το μήνυμα που πιστεύετε ότι είστε καλύτερα από τους συμπαίκτες σας.

Αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να κάνετε όλα τα χάλια καθήκοντα. Αλλά βεβαιωθείτε ότι είναι αρκετά κατανεμημένα μεταξύ των μελών της ομάδας. Αυτό που είναι δυσάρεστο ποικίλλει από την ομάδα στην ομάδα, αλλά κάθε έργο έχει κάτι που κανείς δεν θέλει να κάνει. Συχνά υπάρχουν πολλά καθήκοντα που όλοι θα ήθελαν να αποφύγουν. Βεβαιωθείτε ότι έχουν κατανεμηθεί δίκαια και ότι παίρνετε το μερίδιό σας.

Δώστε άμεση ανατροφοδότηση

Να θυμάστε ότι η ανατροφοδότηση είναι κάτι παραπάνω από το να λέτε "σπουδαία δουλειά" ή "κακή δουλειά" είναι "αυτή ήταν μια σπουδαία δουλειά γιατί …" και "που δεν αποδείχθηκαν τόσο καλά γιατί …" Χωρίς τις φράσεις που δεν μαθαίνει κανείς. Και όσο θέλετε να δώσετε ανατροφοδότηση, βεβαιωθείτε ότι αποδέχεστε σχόλια από τα μέλη της ομάδας σας.

Και πάλι, τους εξουσιοδοτείτε να κάνουν εξαιρετική δουλειά και να τους θυμίσω ότι η επιτυχία τους είναι η επιτυχία σας και ότι είστε όλοι μαζί σε αυτό. Με την παροχή σχολίων και τη διδασκαλία τους για το πώς να κάνετε ένα έργο, ειδικά αν έχετε περισσότερη εμπειρία, θα δημιουργήσετε ένα θετικό περιβάλλον εργασίας.

Κρατήστε όλους ενημερωμένους

Ως επικεφαλής της ομάδας, θα αναφέρετε την πρόοδο στους διευθυντές και τους ανώτερους ηγέτες του οργανισμού σας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε λάβει τις πληροφορίες από αυτές τις συναντήσεις πίσω στην ομάδα σας. Επιπλέον, αφήστε την ομάδα σας να μάθει τι πρόκειται να πει σε αυτές τις συναντήσεις.

Επίσης, δώστε σε όλους την πίστωση, ειδικά όταν πρόκειται για έπαινο. Το έργο πηγαίνει καλά επειδή είστε υπέροχα; Φυσικά, αλλά μην το λέτε. Πείτε ότι το έργο πηγαίνει καλά επειδή η ομάδα είναι υπέροχη. Όλοι θα γνωρίζουν ότι είστε μέλος της ομάδας.

Αλλά τι γίνεται αν το έργο πηγαίνει τρομερά; Συμμερίζεστε την ευθύνη; Ναι, αλλά μόνο ιδιωτικά. Πηγαίνετε στα μέλη της ομάδας μεμονωμένα και εργάζεστε για να αλλάξετε την κατεύθυνση ή τη συμβολή τους. Εάν αυτό δεν λειτουργήσει, πηγαίνετε στο αφεντικό σας και αντιμετωπίστε τα προβλήματα.

Εάν έχετε τη δύναμη να αφαιρέσετε άτομα από την ομάδα, τώρα είναι η κατάλληλη στιγμή για να το κάνετε αυτό, αλλά αν δεν το κάνετε, μπορείτε να μιλήσετε με το άτομο που το κάνει. Αλλά ό, τι κι αν κάνετε, μην ξεκινήσετε κουτσομπολιά ή διαμαρτύρονται για τα μέλη της ομάδας σας. Θα καταστρέψει το ηθικό τους και θα κάνει τα πάντα χειρότερα.

Θυμηθείτε ότι ένα επιτυχημένο ομαδικό έργο μπορεί να ενισχύσει την καριέρα σας, να προωθήσει την επαγγελματική σας φήμη και να κάνει την εργασία σας ορατή στον οργανισμό σας. Το αποτέλεσμα μπορεί να είναι πρόσθετες αναθέσεις ή προώθηση.

-------------------------------------------------

Η Suzanne Lucas είναι ανεξάρτητος συγγραφέας που πέρασε 10 χρόνια στον εταιρικό ανθρώπινο δυναμικό, όπου μισθώνει, απολύει, διαχειρίζεται τους αριθμούς και ελέγχεται διπλά με τους δικηγόρους.