Πώς να οδηγήσετε αποτελεσματικές συναντήσεις ομάδας

Οι αποτελεσματικές συναντήσεις είναι ενδιαφέρουσες, υψηλής ενέργειας εκδηλώσεις όπου τα μέλη της ομάδας συνεργάζονται για να λαμβάνουν αποφάσεις ή να επιλύουν προβλήματα. Δυστυχώς, πάρα πολλές από τις συναντήσεις που παρακολουθούμε φαίνεται να είναι ακριβώς το αντίθετο. Οι χειρότερες συναντήσεις φέρνουν το χρόνο σε μια ανίχνευση αφήνοντας τους πάντων ψυχικά και συναισθηματικά εξαντλημένους και περισσότερο από λίγο απογοητευμένοι. Η διαφορά είναι στον τρόπο με τον οποίο προγραμματίζονται και διεξάγονται οι συναντήσεις.

Τα καλύτερα στελέχη καταλαβαίνουν τη σημασία αυτών των γεγονότων και καταλαβαίνουν ότι η παραγωγή μιας μεγάλης συνάντησης απαιτεί προγραμματισμό και εσκεμμένη προσπάθεια. Αυτό το άρθρο προσφέρει δέκα συμβουλές για να σας βοηθήσει να επωφεληθείτε από αυτό το πολύτιμο χρόνο συνεργασίας με την ομάδα σας. Ακολουθούν οι συμβουλές για την ενίσχυση των συναντήσεων της ομάδας σας.

Έχετε μια θετική στάση σχετικά με τις συναντήσεις

Είναι το πιο σημαντικό πράγμα που μπορεί να κάνει ένας διαχειριστής ως ηγέτης για να βελτιώσει τις συναντήσεις ομάδας. Είναι εκπληκτικό το πόσοι διαχειριστές είναι υπερήφανοι που διακηρύσσουν την ανυπακοή τους στις συναντήσεις, αλλά για να επιτύχουν σημαντικά αποτελέσματα, να λύσουν προβλήματα, να λάβουν αποφάσεις, να ενημερώσουν, να εμπνεύσουν, να συνεργαστούν και να παρακινήσουν, οι διαχειριστές πρέπει να συνεργαστούν με τους ανθρώπους.

Αυτό σημαίνει περιστασιακά να συγκεντρωθούν αυτοί οι άνθρωποι σε ένα δωμάτιο ή σε μια κλήση διάσκεψης και να μιλήσουν μαζί τους. Η διαχείριση δεν είναι να καθίσει στο γραφείο με την πόρτα να στείλει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ως ηγέτης, προσπαθήστε να δείτε τις συναντήσεις ως εκδήλωση της ηγεσίας. Είναι η ηγεσία δείχνει χρόνο, δεν είναι κάτι για να φοβάται σαν ταξίδι στον οδοντίατρο.

Θυμηθείτε, έχετε τη συνάντηση

Μην αναθέτετε τον προγραμματισμό της ημερήσιας διάταξης σε έναν διοικητικό βοηθό ή άλλο μέλος της ομάδας. Ως ηγέτης, είναι τα δικα σου συνάντηση για το σχεδιασμό και την εκτέλεση. Για να βρεθείτε στο σωστό πνεύμα, ρωτήστε και απαντήστε στην ακόλουθη ερώτηση: "Μετά από αυτή τη συνάντηση, τι θα ήθελα να έχουν οι άνθρωποι να μάθουν, να επιτύχουν ή να επιλυθούν;"

Πάντα να προετοιμάζετε μια Ατζέντα

Όλα όσα θα διαβάσετε για τις αποτελεσματικές συναντήσεις στο χώρο εργασίας περιλαμβάνουν συμβουλές για την προετοιμασία μιας ημερήσιας διάταξης. Ωστόσο, όλοι έχουμε δείξει μια συνάντηση όπου δεν υπάρχει ημερήσια διάταξη. Η πράξη σχεδιασμού της ημερήσιας διάταξης συμβάλλει στην εστίαση και τον προσδιορισμό των θεμάτων προτεραιότητας της συνάντησης.

Ζητήστε εισροή στην Ατζέντα

Αν και είναι η πρωταρχική ευθύνη του διαχειριστή να αναπτύξει την ατζέντα, τα μέλη της ομάδας μπορούν να προσκληθούν να συνεισφέρουν στοιχεία της ημερήσιας διάταξης. Στείλτε μια πρόσκληση για ιδέες λίγες μέρες πριν τη σύσκεψη.

Spice It Up

Βάλτε μια μικρή ποικιλία στη μορφή. Εδώ είναι μερικά πράγματα που μπορείτε να κάνετε για να γευτείτε τις συναντήσεις της ομάδας σας:

• Προσκαλέστε τους ομιλητές επισκεπτών
• Γιορτάστε κάτι
• Διεξάγετε ένα «μαθήματα στρογγυλής τραπέζης» - τα μέλη της ομάδας πρέπει να κάνουν μια σειρά μαθημάτων που διδάσκουν ο ένας τον άλλο
• Παρακολουθήστε ένα Ted Talk που σχετίζεται με την ατζέντα του συνεδρίου
• Εκτελέστε μια δραστηριότητα οικοδόμησης ομάδας
• Αλλάξτε τοποθεσίες (εξετάστε το ενδεχόμενο λήψης της συνάντησης εκτός τόπου)
• Φέρτε σε κάποια διασκεδαστική ή ενδιαφέρουσα τροφή
• Έχετε μια συνάντηση "ημερήσιας διάταξης"
• Ζητήστε ενημερωμένες εκδόσεις
• Ενεργοποιήστε την ομάδα στο brainstorming
• Αλλαγή καρέκλες ή αλλαγή Οτιδήποτε να διαλύσει τη μονοτονία

Επιτρέψτε κάποιο "λευκό χώρο" για αυθόρμητη δημιουργικότητα και εμπλοκή

Μη γεμίζετε τόσα πολλά στοιχεία της ημερήσιας διάταξης που αγωνίζεστε για να τα ολοκληρώσετε. Αντ 'αυτού, αφήστε λίγο χώρο στο τέλος για αυθόρμητη συζήτηση. Εάν η συνεδρίαση τελειώσει νωρίς, τότε αφήστε όλους να πάνε νωρίτερα. Όλοι εκτιμούν ότι βρήκαν χρόνο επίσης.

Χρησιμοποιήστε συναντήσεις ομάδας για συνεργασία

Αντί να μοιράζεστε μόνο πληροφορίες, δοκιμάστε να λύσετε ένα πρόβλημα ή να συνεργαστείτε με την ομάδα για να φτάσετε σε μια απόφαση. Ναι, είναι δύσκολο και μπορεί να είναι ακατάστατο, αλλά από εκεί έρχεται η μεγαλύτερη αξία από τις συναντήσεις.

Φωτίσει

Το να είσαι ο ηγέτης μιας συνάντησης δεν είναι για την εξουσία ή την καταχρήση εξουσίας. Η καταδίκη κάποιος για την καθυστέρηση μπροστά από την ομάδα είναι ένα παράδειγμα για να γίνει αυτό. Κρατήστε την αίσθηση του χιούμορ και της ταπεινοφροσύνης σας.

Ακολουθω

Παρακολουθήστε τα στοιχεία δράσης και βεβαιωθείτε ότι οι άνθρωποι κάνουν αυτό που λένε ότι πρόκειται να κάνουν. Είναι απογοητευτικό να εμφανιστείς στην επόμενη συνάντηση και να ανακαλύψω ότι η μισή ομάδα δεν έκανε κόπο να κάνει ό, τι είχαν δεσμευτεί στην τελευταία συνάντηση. Παρακολουθήστε πριν από τη συνεδρίαση και κρατήστε τα άτομα υπεύθυνα για τις δεσμεύσεις τους.

Να είστε ηγέτης μοντέλου ρόλων

Οι συναντήσεις ομάδων δεν είναι η κατάλληλη στιγμή για να αφήσετε την φρουρά σας κάτω και να κλωτσήσει με την ομάδα σας. Κρατήστε τον εαυτό σας και την ομάδα σας με τα υψηλότερα πρότυπα συμπεριφοράς, που σημαίνει αστεία αστεία, συλλογή από τα μέλη της ομάδας, κυνισμό και σαρκασμό ή εκτόξευση άλλων τμημάτων ή διοίκησης. Σκεφτείτε για τον ευγενικό ηγέτη που θέλετε να γνωρίζετε και στη συνέχεια παρουσιάστε σε κάθε συνεδρίαση να εισαι αυτόν τον ηγέτη.

Η κατώτατη γραμμή

Μια ευκαιρία να συναντηθούμε και να συνεργαστούμε με την ομάδα σας είναι ένα φρικτό πράγμα για χάσιμο. Είναι επιτακτικό να αναπτύξετε την πειθαρχία για να σχεδιάσετε και να οδηγήσετε συναντήσεις που οι άνθρωποι εκτιμούν και προωθούν τις πρωτοβουλίες.