Πεδίο εφαρμογής, κίνδυνος και ανάληψη στη διαχείριση έργων

Το πεδίο της διαχείρισης έργων, όπως και κάθε άλλη περιοχή εμπειρογνωμοσύνης, έχει ένα μοναδικό λεξιλόγιο γεμάτο με ακρωνύμια και εξειδικευμένους όρους. Τρεις βασικοί όροι και έννοιες που πρέπει να καταλάβετε περιλαμβάνουν:

• Πεδίο εφαρμογής
• Κίνδυνος
• Υποθέσεις

Πρόκειται για μια περιγραφή αυτών των τριών βασικών όρων διαχείρισης του έργου και περιλαμβάνει συνδέσμους και προτάσεις για πρόσθετη ανάγνωση.

Πεδίο εφαρμογής

Στη διαχείριση έργων, το πεδίο εφαρμογής είναι το σύνολο των ορίων που καθορίζουν την έκταση ενός έργου. Το πεδίο εφαρμογής περιγράφει τι πρέπει να παραδοθεί στον πελάτη ως αποτέλεσμα της πρωτοβουλίας του έργου.

Η κατανόηση του πεδίου εφαρμογής επιτρέπει στον διαχειριστή του έργου και στην ομάδα έργου να καταλάβει τι εμπίπτει εντός ή εκτός των ορίων του έργου. Αν κάτι δεν είναι «πεδίο εφαρμογής», δεν λαμβάνεται υπόψη στο σχεδιαστικό έργο του έργου. Οι δραστηριότητες που εμπίπτουν στα όρια της δήλωσης πεδίου εφαρμογής θεωρούνται "στο πεδίο εφαρμογής" και λογιστικοποιούνται στο χρονοδιάγραμμα και στον προϋπολογισμό. Εάν μια δραστηριότητα δεν εμπίπτει στα όρια, θεωρείται «εκτός πεδίου εφαρμογής» και δεν προβλέπεται για.

Είτε είστε διαχειριστής του έργου ή μέρος της ομάδας του έργου, θα θελήσετε να εξετάσετε εάν κάτι εμπίπτει ή είναι εκτός εμβέλειας καθώς προχωράτε. Για παράδειγμα, φανταστείτε ότι ένας πελάτης σας έχει ζητήσει να δημιουργήσετε έναν ιστότοπο. Καθώς περιγράφετε το πεδίο (ή ορίζετε τα όρια) του έργου, αναφέρετε τα ακόλουθα στοιχεία ως πεδίο εφαρμογής:

• Σχεδιασμός ιστοσελίδας και διάγραμμα καλωδίων
• Δημιουργία δοκιμαστικού κρεβατιού
• Κωδικοποίηση στο εγκεκριμένο σύρμα
• Ανάπτυξη γραφικών για το θέμα του ιστότοπου
• Δοκιμές και εντοπισμός σφαλμάτων πριν γίνει δημοσίευση του ιστότοπου

Κατά τη διάρκεια του έργου, ο πελάτης σας ζητά να συμπεριλάβετε μια επισκόπηση βίντεο της εταιρείας. Το βίντεο δεν διευκρινίζεται στο πλαίσιο του έργου και επομένως είναι εκτός πεδίου εφαρμογής. Παρόλο που μπορεί να είστε ευτυχείς να κάνετε το έργο με επιπλέον χρέωση, αυτό θα απαιτήσει αναθεώρηση του εύρους και του κόστους και της εκτίμησης χρόνου για το έργο.

Ελλείψει σαφούς και συμφωνημένου εγγράφου εμβέλειας, το θέμα του βίντεο ενδέχεται να έχει αμφισβητηθεί μεταξύ της ομάδας σας και των εκπροσώπων του πελάτη. Μια σαφής δήλωση περίπτωσης σας επέτρεψε να αποκαταστήσετε την κατάσταση και να αντιμετωπίσετε μια αλλαγή κατά τρόπο ομαλό.

Έτσι πώς καθορίζετε τι είναι μέσα ή έξω από το πεδίο εφαρμογής; Θα θελήσετε πρώτα να περιγράψετε όλες τις λεπτομέρειες του έργου που γνωρίζετε επί του παρόντος βάσει συζητήσεων με τον πελάτη ή τον ιδιοκτήτη του έργου. Στη συνέχεια, θα θελήσετε να κάνετε βασικές υποθέσεις που θα οδηγήσουν ό, τι θεωρείται εντός ή εκτός του πεδίου εφαρμογής.

Υποθέσεις

Κάποια στιγμή στη ζωή σας πιθανότατα έχετε πει «Ποτέ μην κάνετε υποθέσεις». Ωστόσο, κάνοντας υποθέσεις στη διαχείριση του έργου είναι μια καθημερινή δραστηριότητα. Οι υποθέσεις σας βοηθούν να ορίσετε το εύρος και τους κινδύνους και να προσαρμόσετε τις εκτιμήσεις σας για το χρόνο και το κόστος. Φυσικά, είναι σημαντικό να τεκμηριώνετε και να επικυρώσετε τις υποθέσεις σας.

Σκεφτείτε κάτι απλό, όπως τη δημιουργία ενός βιβλίου. Ας πούμε ότι ο φίλος σας έχει μια ιδέα για ένα βιβλίο τραπεζιών καφέ και σας έχει ζητήσει να διαχειριστείτε το έργο. Το πρώτο αίτημά του είναι για έναν προϋπολογισμό ώστε να μπορέσει να εξασφαλίσει χρηματοδότηση. Καθώς καθορίζετε το πεδίο εφαρμογής, είναι σαφές ότι ο φίλος σας είναι αβέβαιος σε πολλές λεπτομέρειες, συμπεριλαμβανομένου του αριθμού σελίδων, της συμπερίληψης εικόνας, του στυλ κάλυψης και του βάρους του χαρτιού που θα χρησιμοποιηθεί για τις σελίδες.

Δεδομένου ότι όλοι αυτοί οι παράγοντες θα επηρεάσουν το κόστος και την πολυπλοκότητα της παραγωγής, θα πρέπει να κάνετε υποθέσεις σχετικά με τις προδιαγραφές και να επικυρώσετε αυτές τις παραδοχές ως αποδεκτές ή απαράδεκτες για τον φίλο σας. Μετά από περαιτέρω συζήτηση, ο φίλος σας σας λέει ότι σκοπεύει να συμπεριλάβει 50 φωτογραφίες στο βιβλίο. Μπορείτε να βασίσετε την παραδοχή σας στις 50 εικόνες ή, προβλέποντας ότι ο αριθμός αυτός θα αυξηθεί με την πάροδο του χρόνου, μπορείτε να υποθέσετε ότι θα υπάρχουν μεταξύ 75-90 σελίδων με εικόνες.

Μπορείτε να δείτε πώς οι υποθέσεις επηρεάζουν άμεσα το πρόγραμμα. Για παράδειγμα, φανταστείτε ότι είστε επικεφαλής ενός έργου σε ένα πάρκο που περιλαμβάνει την κατασκευή ενός κινούμενου σετ. Κατά τη δημιουργία του έργου σας δίνεται ο προϋπολογισμός και ανατίθενται σε μέλη της ομάδας, ένας από τους οποίους είναι υπεύθυνος για τα υλικά. Καθώς δημιουργείτε το πρόγραμμά σας, ρωτάτε τον υπεύθυνο των υλικών όταν θα φθάσει το τσιμέντο. Αυτό το άτομο απαντά ότι δεν είναι σίγουρος πότε θα φτάσει το τσιμέντο αλλά πιστεύει ότι θα είναι μεταξύ 1 Ιουνίου και 10 Ιουνίου.

Καθώς δημιουργείτε το εύρος και το χρονοδιάγραμμά σας, κάνετε την παραδοχή ότι το τσιμέντο θα φτάσει το αργότερο στις 10 Ιουνίου. Αυτό το παράδειγμα δείχνει δύο οφέλη για την πραγματοποίηση υποθέσεων.

Το πρώτο όφελος είναι ότι η παραδοχή της παραλαβής του τσιμέντου το αργότερο στις 10 Ιουνίου σας επιτρέπει να προγραμματίσετε δραστηριότητες που εξαρτώνται από το τσιμέντο που φθάνει. Το δεύτερο πλεονέκτημα είναι ότι παρέχει στον υπεύθυνο υλικών προθεσμία για την παράδοση του τσιμέντου, την οποία μπορεί στη συνέχεια να αναμεταδίδει στον προμηθευτή του. Έχει καθορίσει ακούσια μια βασική προθεσμία για την προώθηση του σχεδίου.

Κάνοντας υποθέσεις, ορίσατε σημεία αναφοράς τα οποία συχνά επανεξετάζονται κατά τη διάρκεια του έργου για να βοηθήσετε την ομάδα του έργου να παραμείνει εντός εύρους, εγκαίρως και εντός προϋπολογισμού. Αλλά τι συμβαίνει όταν οι υποθέσεις είναι λάθος; Στο σημείο αυτό τίθεται σε κίνδυνο ο κίνδυνος.

Κίνδυνος

Μόλις δημιουργήσετε το πεδίο εφαρμογής σας και προσδιορίσετε τις υποθέσεις που βρίσκονται πίσω από το πεδίο εφαρμογής και τις εκτιμήσεις, θα θέλετε να ξεκινήσετε την αξιολόγηση των τομέων κινδύνου. Ο κίνδυνος είναι ο ίδιος στη διαχείριση έργων όπως στον πραγματικό κόσμο. είναι ένας κίνδυνος ή μια πιθανότητα που μπορεί να προκαλέσει ζημιά.

Όλα τα έργα περιέχουν κίνδυνο και εάν είστε ο υπεύθυνος του έργου ή ο ιδιοκτήτης του έργου, δεν είναι μόνο η ευθύνη σας να προβλέπετε τον κίνδυνο, αλλά και η δουλειά σας να γνωστοποιήσετε τις πιθανές επιπτώσεις αυτών των κινδύνων στην ομάδα του έργου και να προετοιμαστείτε για την άμβλυνση των κινδύνων.

Ο κίνδυνος έρχεται σε διάφορους βαθμούς. Ορισμένες φορές ο κίνδυνος μπορεί να σημαίνει ότι το έργο θα διαρκέσει ελαφρώς διαφορετικά ή θα κάνει μια μικρή απροσδόκητη στροφή. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ωστόσο, ο κίνδυνος μπορεί να οδηγήσει σε καταστροφικά αποτελέσματα που μετατρέπουν το έργο σας στο κεφάλι του.

Ας χρησιμοποιήσουμε το σενάριο παιδικής χαράς από το παραπάνω παράδειγμα τσιμέντου. Ένας από τους κινδύνους είναι ότι το τσιμέντο δεν φθάνει μέχρι την υποτιθέμενη ημερομηνία της 10ης Ιουνίου. Ποιες είναι οι πιθανές επιπτώσεις αυτού του κινδύνου; Όλες οι διαδοχικές δραστηριότητες που ακολουθούν μετά το τσιμέντο έχει χυθεί καθυστερούν ως αποτέλεσμα αυτού του προβλήματος.

Οι κίνδυνοι μπορεί επίσης να είναι θετικοί. Εξετάστε τις επιπτώσεις στο έργο εάν το τσιμέντο εμφανιστεί νωρίτερα από το αναμενόμενο. Ενώ αυτό φαίνεται να είναι ένα θετικό αποτέλεσμα, εξακολουθεί να δημιουργεί ένα πρόβλημα για το χρονοδιάγραμμα και την αλληλουχία όλων των άλλων βημάτων του έργου.

Οι διαχειριστές του έργου συνεργάζονται με τις ομάδες έργων τους για να κατανοήσουν τους πιθανούς κινδύνους. Αναλαμβάνουν τη διαδικασία ένα ακόμη βήμα και εξετάζουν τη δυνητική βαρύτητα του κινδύνου και την πιθανότητα εμφάνισής του. Επιπλέον, εντοπίζουν εκείνα τα άτομα τα οποία είναι πιο κατάλληλα για να προσδιορίσουν πότε εμφανίζεται ο κίνδυνος και αναπτύσσουν συμφωνημένα σχέδια μετριασμού του κινδύνου.

Πολλές επιχειρήσεις έχουν λεπτομερή πρότυπα κινδύνου που έχουν αναπτύξει με την πάροδο του χρόνου και από την εμπειρία με άλλα έργα. Ορισμένες βιομηχανίες έχουν συντάξει προφίλ κινδύνου που χρησιμοποιούνται ως σημείο εκκίνησης για την ανάλυση κινδύνου. Πολλές βιομηχανίες εφαρμόζουν πολύ λεπτομερή στατιστική ανάλυση για τον προγραμματισμό των κινδύνων.