6 Διαδικασίες διαχείρισης του αντικειμένου του έργου

Η διαχείριση της εμβέλειας του έργου είναι αυτό που κάνετε για να βεβαιωθείτε ότι το έργο σας περιλαμβάνει όλες τις εργασίες που σχετίζονται με την επίτευξη των στόχων του έργου (και όχι οτιδήποτε άλλο). Είναι γύρω από τον έλεγχο του τι περιλαμβάνεται στο έργο και τι δεν είναι.

Αυτό το άρθρο εξετάζει την περιοχή γνώσεων διαχείρισης του πεδίου εφαρμογής του έργου από το βιβλίο Οδηγός για το οργανισμό διαχείρισης γνώσης του έργου (Οδηγός PMBOK®) - Πέμπτη έκδοση. Αυτός δεν είναι ο μόνος τρόπος για τον καθορισμό της διαχείρισης του φάσματος των έργων, αλλά είναι ένα καλό σημείο εκκίνησης και θα σας βοηθήσει πολύ εάν εργάζεστε για την πιστοποίηση PMP®.

Διαδικασία διαχείρισης πεδίου εφαρμογής

Το ζήτημα αυτό είναι να σας δώσουμε ένα σχέδιο διαχείρισης πεδίου εφαρμογής στο τέλος του. Αυτό καθορίζει τον τρόπο με τον οποίο θα ορίσετε, θα διαχειριστείτε, θα επικυρώσετε και θα ελέγξετε το πεδίο εφαρμογής του έργου σας. Η τοποθέτηση της εργασίας προς τα εμπρός για να ορίσετε αυτό σας δίνει κάτι για να αναφερθώ αργότερα. Μπορεί να διαπιστώσετε ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το σχέδιο διαχείρισης κάποιου άλλου έργου ως σημείο εκκίνησης, καθώς οι διαδικασίες διαχείρισης της εμβέλειας δεν διαφέρουν άγρια ​​μεταξύ των έργων όταν η εταιρεία σας έχει εγκαταστήσει έναν τρόπο εργασίας που είναι επιτυχής για αυτούς.

Το αποτέλεσμα αυτής της διαδικασίας είναι το σχέδιο διαχείρισης της εμβέλειας. Αυτό αποτελεί μέρος του σχεδίου διαχείρισης έργου και περιλαμβάνει:

• Πώς θα ετοιμάσετε μια λεπτομερή δήλωση πεδίου
• Πώς θα δημιουργήσετε τη Δομή Κατανομής Εργασίας (Work Breakdown Structure - WBS) από τη δήλωση πλαισίου
• Πώς θα διατηρήσετε και θα εγκρίνετε αυτό το WBS
• Πώς θα λάβετε επίσημη αποδοχή των παραδοτέων του έργου
• Πώς θα διαχειριστείτε τις αλλαγές στο πεδίο εφαρμογής

Το έγγραφο δεν πρέπει να είναι απίστευτα λεπτομερές ή πολύ επίσημο: πρέπει απλώς να είναι κατάλληλο για το σκοπό.

Συλλογή διαδικασιών απαιτήσεων

Σε αυτήν τη διαδικασία, θα εξετάσετε τι επιθυμούν οι ενδιαφερόμενοι από το έργο. Αφού περιγράψατε τη μεγάλη σας ιδέα, πρέπει να τεκμηριώσετε τις απαιτήσεις και να διαχειριστείτε τις προσδοκίες των ενδιαφερομένων. Αυτό είναι σημαντικό επειδή συχνά αυτό που ζητούν δεν είναι ρεαλιστικό ή εφικτό δεδομένου άλλων περιορισμών έργων, όπως το κόστος.

Η παραγωγή των εργασιών συλλογής απαιτήσεων αποτελεί τεκμηριωμένο σύνολο απαιτήσεων. Αυτό πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πληρέστερο και συνήθως περιλαμβάνει διάφορες κατηγορίες απαιτήσεων όπως:

• Λειτουργικές και μη λειτουργικές απαιτήσεις
• Απαιτήσεις ενδιαφερομένων, όπως απαιτήσεις υποβολής εκθέσεων
• Απαιτήσεις υποστήριξης και κατάρτισης
• Επιχειρηματικές απαιτήσεις
• Απαιτήσεις έργου, όπως επίπεδα υπηρεσιών ή ποιότητα

Θα τεκμηριώσετε επίσης τις εξαρτήσεις, τις παραδοχές και τους περιορισμούς που σχετίζονται ειδικά με τις απαιτήσεις.

Ορίστε τη διαδικασία εφαρμογής

Εδώ μπορείτε να λάβετε τις απαιτήσεις σας και να τις μετατρέψετε σε λεπτομερή περιγραφή του προϊόντος ή της υπηρεσίας που πρόκειται να δημιουργήσει το έργο σας. Θα καταλήξετε σε μια δήλωση πεδίου εφαρμογής του έργου στην οποία μπορείτε να ανατρέξετε κατά τη διάρκεια του έργου. Θα περιλαμβάνει μια λίστα με τα όσα αφορούν το πεδίο εφαρμογής και τι είναι εκτός πεδίου εφαρμογής. Αυτό είναι σημαντικό επειδή συχνά οι άνθρωποι δεν θα θυμούνται τι ακριβώς αποκλείεται και επιστρέφουν και σας ζητούν να εργαστείτε σε αυτούς τους τομείς. Οποιαδήποτε εγκλείσματα θα πρέπει να περάσουν από τον έλεγχο των αλλαγών.

Δημιουργία διαδικασίας δομής κατανομής εργασίας

Αυτή η διαδικασία σάς δίνει τη δυνατότητα να μετατρέψετε τη λίστα των απαιτήσεών σας σε ένα δομημένο όραμα για το τι πρέπει να κάνετε. Το κύριο έργο εδώ είναι να σπάσει τα μεγάλα καθήκοντα σε μικρότερα, διαχειρίσιμα κομμάτια.

Το αποτέλεσμα αυτής της διαδικασίας είναι ένα WBS και μπορεί να είναι ένα πολύ χρήσιμο εργαλείο. Εάν δεν νομίζετε οπτικά, τότε μπορείτε να επιτύχετε το ίδιο αποτέλεσμα δημιουργώντας μια λίστα.

Επαλήθευση της διαδικασίας εφαρμογής

Η διαδικασία έγκυρης εμβέλειας δεν είναι, όπως ίσως να πιστεύετε, ότι οι ενδιαφερόμενοι επιχειρηματίες μπορούν να υπογράψουν το WBS σας. Πρόκειται να σιγουρευτείτε ότι έχετε δημιουργήσει μια διαδικασία για να αποκτήσετε υπογραφή για τα παραδοτέα σας όταν έρθει η ώρα.

Αξίζει να τεθεί σε ισχύ αυτή η δομή, ώστε να μην έχετε ερωτήσεις σχετικά με το ποιος πρόκειται να εγκρίνει ένα παραδοτέο ή ποια κριτήρια πρόκειται να χρησιμοποιήσουν για να πει ότι είναι πλήρης. Μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία, θα έχετε αποδεχτεί τα παραδοτέα, τα οποία εγκρίνονται από όποιον χρειάζεται να τα εγκρίνει.

Διαδικασία ελέγχου πεδίου

Η διαδικασία ελέγχου του πεδίου ελέγχου είναι η τελευταία στην περιοχή γνώσεων διαχείρισης έργου. Πρόκειται για τη διασφάλιση ότι υπάρχει αποτελεσματικός έλεγχος αλλαγών, εάν το πεδίο εφαρμογής πρέπει να αλλάξει. Καλύπτει επίσης την παρακολούθηση του έργου σας με ένα καπέλο "πεδίο εφαρμογής" για να ελέγξετε ότι πρόκειται να παραδώσει αυτό που νομίζετε ότι θα το κάνει.

Αυτές οι 6 διαδικασίες συνθέτουν το φάσμα των σχεδίων διαχείρισης των γνώσεων είναι στο Οδηγός PMBOK® - Πέμπτη έκδοση.