Σχέδιο Διαχείρισης Χρονικού Σχεδίου του Έργου

Η διαχείριση του χρόνου των έργων είναι ένας από τους 10 τομείς γνώσης PMP για τους διαχειριστές έργων. Είναι η πειθαρχία της διαχείρισης έργων που εξετάζει τον έλεγχο του χρόνου που χρειάζεται για να γίνει η δουλειά. Ακολουθεί μια ματιά στην περιοχή γνώσης διαχείρισης χρόνου του έργου από έναν οδηγό για το οργανισμό διαχείρισης γνώσης του έργου (PMBOK® Guide) - πέμπτη έκδοση. Υπάρχουν άλλοι τρόποι για να δείτε τον προγραμματισμό των έργων, αλλά εάν εργάζεστε με την πιστοποίηση PMP®, τότε η προσέγγιση του οδηγού PMBOK® είναι αυτή που θα ακολουθήσετε και είναι καλή πρακτική για όλους τους διαχειριστές έργων.

Διαχείριση χρόνου του έργου

Η διαχείριση του χρόνου του προγράμματος στον Οδηγό PMBOK® αποτελείται από 7 διαδικασίες. Οι διαδικασίες διαχείρισης χρόνου του έργου είναι οι εξής:

1. Διαχείριση χρονοδιαγράμματος σχεδιασμού
2. Ορισμός δραστηριοτήτων
3. Δραστηριότητες αλληλουχίας
4. Εκτιμήστε πόρους δραστηριότητας
5. Εκτιμήστε τις διάρκειες της δραστηριότητας
6. Ανάπτυξη χρονοδιαγράμματος
7. Χρονοδιάγραμμα ελέγχου.

Ας ρίξουμε μια βαθύτερη ματιά σε κάθε ένα από αυτά.

Διαχείριση Προγραμματισμού Προγραμματισμού

Αυτό το βήμα είναι όπου καθορίζετε όλες τις πολιτικές, τις διαδικασίες και την τεκμηρίωση που απαιτούνται για τη διαχείριση του χρονοδιαγράμματος του έργου σας από το πρώτο σας σχέδιο, τη συνεχή ανάπτυξη, εκτέλεση και έλεγχο του χρονοδιαγράμματος.

Το αποτέλεσμα αυτού του σχεδιασμού είναι να δημιουργηθεί ένα σχέδιο διαχείρισης χρονοδιαγράμματος. Ωστόσο, στην πραγματική ζωή, πιθανότατα δεν θα έχετε ξεχωριστό σχέδιο για να διαχειριστείτε το πρόγραμμά σας. Πολλά από αυτά που επεξεργάζεστε εδώ θα καταλήξουν στο σχέδιο διαχείρισης έργου σας και αυτό είναι απολύτως επαρκές.

Ορισμός δραστηριοτήτων

Αυτή η διαδικασία προσδιορίζει και τεκμηριώνει τι πρέπει να κάνετε για να φτιάξετε τα παραδοτέα του έργου. Με άλλα λόγια, προσδιορίζει τις εργασίες του έργου. Θα χρησιμοποιήσετε τη δήλωση πλαισίου που συγκεντρώσατε κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων διαχείρισης της εφαρμογής, για να σας βοηθήσουμε να καταργήσετε το έργο σε μεμονωμένες εργασίες. Το κύριο αποτέλεσμα της εργασίας μέσα από αυτό είναι ότι θα καταλήξετε με μια καθορισμένη λίστα των εργασιών του έργου. Αυτό είναι χρήσιμο καθώς είναι η κύρια εισαγωγή στην επόμενη διαδικασία.

Δραστηριότητες αλληλουχίας

Χρησιμοποιώντας τη λίστα εργασιών σας, τώρα πρέπει να τα τοποθετήσετε στη σωστή σειρά. Στο τέλος αυτής της διαδικασίας, θα έχετε μια άποψη των σχέσεων μεταξύ των εργασιών του έργου. Αυτή η διαδικασία σάς βοηθά να τοποθετήσετε το έργο σας με τη σωστή σειρά ώστε να μπορείτε να αξιοποιήσετε αποτελεσματικά τους πόρους του έργου και να το εκτελέσετε όσο το δυνατόν γρηγορότερα.

Ο οδηγός PMBOK® μιλάει για την παραγωγή ενός διαγράμματος δικτύου ως έξοδο αυτής της διαδικασίας, αλλά αυτό είναι σπάνια απαραίτητο και σίγουρα τίποτα που θα πρέπει να κάνετε με το χέρι. Αν θέλετε να κάνετε διαγράμματα δικτύου για κάποιο λόγο, τότε χρησιμοποιήστε το λογισμικό διαχείρισης έργου για να το κάνετε. Τελικά, όμως, ένας κατάλογος εξαρτήσεων και πιθανές ημερομηνίες έναρξης και λήξης για τις εργασίες θα είναι εξίσου καλές και λιγότερο χρονοβόρες.

Εκτιμήστε πόρους δραστηριότητας

Όταν ξέρετε τι πρόκειται να κάνετε, το επόμενο βήμα είναι να εξακριβώσετε πόρους που χρειάζεστε για να επιτευχθεί αυτό. Η διαδικασία των πόρων της δραστηριότητας εκτίμησης βοηθάει σε αυτό. Σε αυτή τη διαδικασία, θα μάθετε ποιοι είναι οι ανθρώπινοι πόροι, ο εξοπλισμός και τα αναλώσιμα που χρειάζεστε, καθώς και η ποσότητα που χρειάζεστε από τον καθένα.

Εκτιμήστε τις διάρκειες της δραστηριότητας

Αυτό το βήμα είναι εκεί όπου συμβαίνει το σκληρό έργο του υπολογισμού του πόσο χρόνο κάθε έργο πρόκειται να πάρει. Κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας θα μάθετε πόσο χρόνο θα πάρει για να κάνει κάθε δραστηριότητα, χρησιμοποιώντας τους πόρους που έχετε εντοπίσει. Μην ξεχάσετε να λάβετε υπόψη τη διαθεσιμότητα των πόρων και τις διακοπές με τις διάρκειες της δραστηριότητάς σας. Ακριβώς επειδή μια εργασία διαρκεί μόνο 8 ώρες δεν σημαίνει ότι θα τελειώσει μέχρι το πρωί.

Ανάπτυξη προγράμματος

Τέλος, μπορείτε τώρα να συνθέσετε το πρόγραμμα των έργων σας. Με όλες τις πληροφορίες που συλλέγονται από τις παραπάνω διαδικασίες, θα πρέπει να είναι εύκολη. Η ανάπτυξη του χρονοδιαγράμματος είναι μια από τις πιο περίπλοκες διαδικασίες στον οδηγό PMBOK®.

Υπάρχουν 13 εισροές (τα παραπάνω συν τους κινδύνους, το πεδίο εφαρμογής και τα στοιχεία που σχετίζονται με το περιβάλλον του έργου). Το ίδιο το πρόγραμμα είναι μόνο ένα από τα αποτελέσματα, αλλά τα άλλα είναι (κατά την άποψή μου) λιγότερο σημαντικά.

Μετά από όλα, έχετε περάσει από όλα αυτά για να πάρετε το πρόγραμμα που είναι ένα κρίσιμο έγγραφο για τη διαχείριση των επιδόσεων του έργου σας. Το πρόγραμμά σας δεν χρειάζεται να είναι ένα γράφημα Gantt. Εδώ είναι 5 εναλλακτικές λύσεις για τα γραφήματα Gantt για να το εξετάσετε.

Χρονοδιάγραμμα ελέγχου

Τέλος, η διαδικασία του Χρονοδιαγράμματος Ελέγχου σάς παρέχει τα εργαλεία που χρειάζεστε για να παρακολουθήσετε και να ενημερώσετε το χρονοδιάγραμμα του έργου σας, βεβαιωθείτε ότι οι αλλαγές είναι σωστά διαχειριζόμενες και ότι διατηρείτε τον έλεγχο των χρονοδιαγραμμάτων του έργου σας. Προετοιμασία του χρονοδιαγράμματος του έργου και παρακολούθηση του μετά είναι μεγάλα έργα, αλλά αξίζει τον κόπο να γνωρίζετε ότι έχετε ένα πρόγραμμα για το οποίο μπορείτε να είστε σίγουροι.