Σχεδιάστε ένα έργο με βασικά εργαλεία διαχείρισης του έργου

Ο κόσμος της δουλειάς μας είναι όλο και περισσότερο ένας κόσμος έργων. Τα έργα είναι πώς αναπτύσσουμε νέα προϊόντα, εκτελούμε στρατηγικές πρωτοβουλίες και κάνουμε ό, τι είναι καινούργιο σε έναν οργανισμό.

Εξ ορισμού, τα έργα είναι προσωρινές και μοναδικές πρωτοβουλίες, σε αντίθεση με τις τακτικές δραστηριότητες επιχειρήσεων. Ενώ πολλές επιχειρήσεις βασίζονται σε εκπαιδευμένους, πιστοποιημένους διαχειριστές έργων για να οδηγήσουν τις πρωτοβουλίες τους, οι δεξιότητες έργων απαιτούνται όλο και περισσότερο για όλους τους επαγγελματίες. Αυτό το άρθρο προσφέρει μια εισαγωγή στο σχεδιασμό ενός έργου για κάθε επαγγελματία που ενδιαφέρεται να υιοθετήσει τις πρακτικές που λειτουργούν τόσο καλά για τους επαγγελματίες διαχειριστές του έργου.

Πάρτε το χρόνο να ορίσετε και να σχεδιάσετε το έργο σας

Οι διαχειριστές του έργου κατανοούν ότι ένα μεγάλο μέρος της συνολικής διάρκειας του έργου δαπανάται στον προγραμματισμό. Πολλοί από εμάς έχουν μια τάση να βιαστούμε να ξεκινήσουμε την εργασία, η οποία στον κόσμο των έργων είναι παρόμοια με την παραβίαση της ανάγνωσης των οδηγιών για αυτό το νέο κομμάτι επίπλων που αγοράσατε από έναν από αυτούς τους εμπόρους λιανικής "συναρμολογήστε τον εαυτό σας". Οι πιθανότητες είναι ότι η βιασύνη για να κάνετε την εργασία χωρίς να διαβάσετε τις οδηγίες θα δημιουργήσει κάποια σοβαρά προβλήματα σε κάποιο σημείο της προσπάθειάς σας.

Αντί να έρθετε κατευθείαν στο έργο, είναι σημαντικό να επιδιορθώσετε μερικά κρίσιμα ζητήματα:

1. Τι ακριβώς δημιουργείτε; Να είστε όσο πιο συγκεκριμένοι γίνεται.
2. Πότε πρέπει να συμπληρωθεί;
3. Ποιοι πόροι (άνθρωποι, εξοπλισμός και προϋπολογισμός) έχετε πρόσβαση, για να ολοκληρώσετε το έργο;

Τα παραπάνω τρία στοιχεία είναι τα βασικά συστατικά μιας δήλωσης πεδίου. Κάθε διευθυντής έργου προσπαθεί να διευκρινίσει το πεδίο εφαρμογής πριν από την έναρξη της εργασίας.

Σκοπός της Πρωτοβουλίας Κόμματος Διακοπών

Δήλωση δείγματος περίπτωσης για το συμβαλλόμενο μέρος διακοπών της εταιρείας μπορεί να διαβάσει ως εξής:

Στόχος μας είναι να προγραμματίσουμε και να παραδώσουμε ένα πάρτι διακοπών για 100 υπαλλήλους και τους σημαντικούς τους άλλους πριν από τα τέλη Δεκεμβρίου, με κόστος που να μην υπερβαίνει τα 10.000 δολάρια. Ο σχεδιασμός και ο συντονισμός μας θα αποτελούνται από την επιτροπή 4 μελών με επίβλεψη του Διευθύνοντος Συμβούλου.Το πάρτι θα περιλαμβάνει ανοιχτό μπαρ, επιτραπέζιο γεύμα, επιδόρπιο και ψυχαγωγία.

Ακριβώς αφιερώνοντας το χρόνο για να κατασκευάσει αυτή την απλή αλλά σημαντική δήλωση προσφέρει ισχυρή καθοδήγηση για την ομάδα που συμμετέχει στο έργο. Ο καθένας κατανοεί τη φύση του έργου, το χρονοδιάγραμμα, τους πόρους και τον προϋπολογισμό.

Διάλυση του πεδίου εφαρμογής σε διακριτά τμήματα εργασίας

Οι υπεύθυνοι του έργου δημιουργούν κάτι που ονομάζεται δομή κατανομής εργασιών για να περιγράψει με σαφή και ενεργό τρόπο όλες τις εργασίες του έργου που πρέπει να συμπληρωθούν από κάποιον σε συγκεκριμένο χρονικό πλαίσιο. Στην περίπτωσή σας, η κατανομή εργασίας μπορεί να περιλαμβάνει:

• Προσδιορίστε την τοποθεσία.
• Επιβεβαιώστε τη διαθεσιμότητα δωματίου και κλειδώστε την με μια προκαταβολή.
• Επιλέξτε επιλογές τροφίμων.
• Επιβεβαιώστε τη γραμμή και τι περιλαμβάνει η μπάρα.
• Προσδιορίστε τις επιλογές επιδόρπιο.
• Δημιουργήστε και διανείμετε προσκλήσεις με επιλογές τροφίμων.
• Ολοκληρώστε τις επιλογές τροφίμων με βάση τις προσκλήσεις που επιστρέφονται.
• Αποφασίστε για τον τύπο ψυχαγωγίας.
• Ελέγξτε τις επιλογές για ψυχαγωγία και επιλέξτε.
• Επιβεβαιώστε τη διάταξη της τραπεζαρίας.
• Αγοράστε επιτραπέζια δώρα για τους επισκέπτες.
• Συντονίστε και παραδώστε το συμβάν.

Οι διαχειριστές έργων θα αναπτύξουν αυτή την κατανομή των εργασιών του έργου χωρίς να λάβουν υπόψη πόρους ή χρονοδιάγραμμα, αλλά περισσότερο σε μορφή καταιγισμού ιδεών. Μόλις προσδιοριστεί το σύνολο των εργασιών που απαιτούνται για την επίτευξη του πεδίου εφαρμογής του έργου, είναι καιρός να το θέσουμε σε τάξη, να αναθέσουμε ευθύνες και να ζητήσουμε εκτιμήσεις χρόνου και κόστους από τα μέλη της ομάδας σας.

Δημιουργία του Σχεδίου Έργου από την Ανάλυση Εργασίας

Μετά την ολοκλήρωση της απλής ανάλυσης εργασιών που προσδιορίσατε στην προηγούμενη σελίδα, πρέπει τώρα:

• Επιβεβαιώστε ότι έχουν προσδιοριστεί όλα τα σημαντικά στοιχεία για την επίτευξη του πεδίου του έργου.
• Επιβεβαιώστε ποιος θα χειριστεί τα στοιχεία εργασίας και θα δημιουργήσει ένα πίνακα ευθυνών που θα περιγράφει τα κύρια καθήκοντα εργασίας του υπεύθυνου μέρους.
• Ζητήστε από κάθε μέλος της ομάδας να αναθεωρήσει τα καθήκοντά του, να προσδιορίσει τις εκτιμήσεις του χρόνου και του κόστους, να σημειώσει τις προθεσμίες, να συνοψίσει τις ανάγκες σε πόρους και να εξασφαλίσει ότι έχουν αξιολογήσει διεξοδικά το έργο για το οποίο πρέπει να λογοδοτούν.

Αφού ολοκληρωθούν τα παραπάνω βήματα, η ομάδα του έργου θα πρέπει να συνεργαστεί για να ακολουθήσει τα γεγονότα με σωστή σειρά, σημειώνοντας τυχόν διενέξεις για πόρους ή πιθανές προκλήσεις προγραμματισμού. Ένας διαχειριστής έργου θα ολοκληρώσει αυτό το βήμα αναπτύσσοντας ένα διάγραμμα δικτύου, υπολογίζοντας την κρίσιμη διαδρομή και στη συνέχεια προγραμματίζοντας πόρους, συχνά με τη βοήθεια λογισμικού υπολογιστών.

Για το μικρότερο έργο που χρησιμοποιείτε με άτυπες μεθόδους, μπορεί να είναι απαραίτητη μια απλή προσέγγιση μετά την επισήμανση των στοιχείων στην ακολουθία. Αυτή η διαδικασία θα σας επιτρέψει να αναπτύξετε την πλήρη εικόνα των σχετικών βημάτων και των προθεσμιών για τον προγραμματισμό και την παράδοση ενός μεγάλου πάρτι διακοπών!

Αφήστε το έργο να ξεκινήσει

Τώρα που έχετε πάρει το χρόνο για την ορθή εφαρμογή του έργου, προσδιορίστε τις κύριες εργασίες, ακολουθήστε τις εργασίες και αξιολογήστε τις απαιτήσεις χρόνου και πόρων, είστε έτοιμοι να βάλετε την ομάδα να εργάζεται για τις αρμοδιότητές της. Ο ρόλος σας ως ο άτυπος διαχειριστής του έργου είναι να παρακολουθείτε την εργασία, να υποστηρίζετε τα μέλη της ομάδας και να βοηθάτε στον εντοπισμό και την επίλυση των προκλήσεων που συμβαίνουν. Ένας καλός υπεύθυνος έργου συνεδριάζει τακτικά με τα μέλη της ομάδας για να αξιολογήσει την πρόοδο και να εντοπίσει και να πλοηγηθεί σε αναδυόμενους κινδύνους.

Η κατώτατη γραμμή

Οι ίδιες προσεγγίσεις που περιγράφονται παραπάνω μπορούν να εφαρμοστούν σε οποιαδήποτε κατάσταση έργου στο τμήμα ή την επιχειρηματική μονάδα σας. Αναπτύξτε ένα σαφές πεδίο εφαρμογής, προσδιορίστε το έργο, αναθέστε τους πόρους, αναπτύξτε εκτιμήσεις και ένα χρονοδιάγραμμα και, στη συνέχεια, παρακολουθήστε και ελέγξτε το έργο. Οι πρακτικές σας θα αναγνωριστούν και θα εκτιμηθούν από τους επαγγελματίες διαχειριστές του έργου στο χώρο εργασίας σας και τα αποτελέσματά σας θα είναι πολύ καλύτερα από ό, τι απλά να πηδήσετε στο έργο χωρίς να το σκεφτείτε.