Πώς να γράψετε ένα σχέδιο διαχείρισης έργου

Ένα σχέδιο διαχείρισης έργου είναι ένα έγγραφο που καθορίζει τον τρόπο με τον οποίο η ομάδα θα εργαστεί στο έργο. Περιγράφει τον κύκλο ζωής του έργου και καλύπτει τον τρόπο με τον οποίο η εργασία θα εκτελεστεί, θα παρακολουθείται, θα ελέγχεται και θα κλείνει επισήμως.

Το σχέδιο διαχείρισης έργου είναι στην πραγματικότητα ένας γενικός όρος για όλα τα υποπρογράμματα που θα παράγετε για το έργο. Μπορούμε να ορίσουμε το σχέδιο διαχείρισης έργου ως όλα όσα καλύπτονται από αυτά τα σχέδια:

• Σχέδιο διαχείρισης απαιτήσεων
• Σχέδιο διαχείρισης πεδίου εφαρμογής
• Πρόγραμμα διαχείρισης χρονοδιαγράμματος
• Σχέδιο διαχείρισης ποιότητας, αν έχετε ένα
• Σχέδιο διαχείρισης κόστους
• Σχέδιο διαχείρισης κινδύνου (το οποίο θα πρέπει να αναφέρεται στο αρχείο καταγραφής κινδύνου)
• Σχέδιο διαχείρισης αλλαγών
• Σχέδιο διαχείρισης προμηθειών, εάν χρειάζεστε ένα για το έργο
• Σχέδιο διαχείρισης διαμόρφωσης, και πάλι, μόνο εάν σκοπεύετε να γράψετε ένα: ίσως να μην αισθάνεστε ότι είναι απαραίτητο για το έργο σας
• Σχέδιο διαχείρισης ανθρωπίνων πόρων

Το σχέδιο διαχείρισης έργου περιλαμβάνει επίσης σημαντικές πληροφορίες σχετικά με τις βασικές γραμμές του έργου, ειδικά για το πεδίο εφαρμογής και το χρονοδιάγραμμα. Αυτό σας δίνει μια γραμμή στην άμμο στην οποία μπορείτε να ανατρέξετε ώστε να μπορείτε εύκολα να δείτε τι άλλαξε όταν τελικά κλείσατε το έργο και συγκρίνετε την προγραμματισμένη με την πραγματική απόδοση.

Τούτου λεχθέντος, το σχέδιο διαχείρισης του έργου υπάρχει ως αυτοτελές έγγραφο. Ακολουθεί το περιεχόμενο και ο τρόπος αναφοράς αυτών των άλλων ενοτήτων.

Γράφοντας το Έγγραφο του Σχεδίου Διαχείρισης Έργου

Ξεκινήστε το έγγραφό σας με το όνομα του έργου και την ημερομηνία. Χρησιμοποιήστε ένα πρότυπο από το Γραφείο Διαχείρισης Έργων εάν διαθέτετε ένα, για να αποφύγετε να ξεκινήσετε από το μηδέν.

Στη συνέχεια, συμπεριλάβετε αυτές τις ενότητες:

Κατώτατα όρια και γραμμές βάσης: Καθορίστε τον τρόπο διαχείρισης των βασικών γραμμών για το χρονοδιάγραμμα, το πεδίο εφαρμογής, το κόστος και την ποιότητα του έργου. Καθορίστε ποιες θα είναι οι αποδεκτές διακυμάνσεις στο σχέδιο (για παράδειγμα, το +/- 10%) και τι θα κάνετε αν φαίνεται ότι θα παραβιαστούν. Μπορεί να έχετε ήδη τεκμηριώσει αυτά στο Χάρτη Έργων σας.

Διακυβέρνηση: Καθορίστε ποιες μελέτες έργων, αξιολογήσεις από ομότιμους και άλλα μέτρα διακυβέρνησης που θα εφαρμόσετε κατά τη διάρκεια του κύκλου ζωής του έργου. Τουλάχιστον, θα πρέπει να συμπεριλάβετε το επίσημο σήμα στο τέλος κάθε φάσης. Αυτός είναι ένας από τους ρόλους του χορηγού του έργου. Μπορείτε επίσης να δώσετε λεπτομέρειες σχετικά με τις κριτικές ποιότητας που θα κρατήσετε αν αυτό είναι κατάλληλο για το έργο σας.

Μεθοδολογικές αποφάσεις: Αυτό είναι ένα καλό μέρος για να καταγράψετε ποια κομμάτια της μεθοδολογίας διαχείρισης έργων σας έχετε αποφασίσει να μην κάνετε επειδή δεν είναι σχετική. Για παράδειγμα, μπορείτε να σημειώσετε εδώ ότι δεν πρόκειται να κάνετε ένα σχέδιο διαχείρισης προμηθειών επειδή δεν απαιτείται προμήθεια για το έργο σας.

Τίποτα άλλο: Μην περιορίζεστε σε αυτές τις επικεφαλίδες. Συμπεριλάβετε οτιδήποτε άλλο που νομίζετε ότι μπορεί να είναι σχετικό με τον προγραμματισμό του έργου, όπως συνδέσεις με άλλα έργα στην εταιρεία, εξωτερικούς παράγοντες που μπορεί να επηρεάσουν τον προγραμματισμό που θέλετε να φέρετε στην προσοχή κάποιου και ούτω καθεξής.

Τα θυγατρικά σχέδια

Εάν συγχωνεύσετε όλα τα έγγραφα του έργου σας σε ένα, θα είναι ένα τεράστιο σχέδιο διαχείρισης έργου. Είναι καλύτερο να συμπεριλάβετε σε αυτό το έγγραφο συνδέσμους (ή τουλάχιστον μια περιγραφή του τόπου όπου μπορεί να βρεθεί το έγγραφο). Στη συνέχεια, αν κάποιος θέλει να πάει και να το διαβάσει, μπορούν να το βρουν, χωρίς να έχει το σχέδιο διαχείρισης έργου σας να γίνει τόσο συντριπτικά, ώστε κανείς να μην το εξετάζει καθόλου.

Μην ξεχάσετε να συνδέσετε και με τις βασικές γραμμές. Για τη βασική γραμμή προγράμματος του έργου, αποθηκεύστε μια έκδοση του σχεδίου σας και συνδεθείτε με αυτό. Για τη βασική τιμή κόστους, αποθηκεύστε μια έκδοση του προγραμματισμού του προϋπολογισμού σας από σήμερα και συνδεθείτε με αυτό. Αυτά τα έγγραφα είναι ζωντανά έγγραφα και θα αλλάξουν καθώς το έργο κινείται, αλλά θα διατηρήσετε αυτά τα πρωτότυπα αρχεία έτσι ώστε να μπορείτε να τα κοιτάξετε πίσω και να κάνετε τη σύγκριση.

Τέλος, προσθέστε έλεγχο έκδοσης στο σχέδιο διαχείρισης έργου, έτσι ώστε εάν χρειαστεί να το ενημερώσετε, θα είστε σε θέση να διαπιστώσετε εάν εργάζεστε στο τελευταίο αντίγραφο.