3 σενάρια όταν η επικοινωνία στο διαδίκτυο δεν είναι σωστή

Υπάρχουν πολλοί τρόποι επικοινωνίας στο διαδίκτυο. Υπάρχουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μηνύματα κειμένου ή μηνύματα μέσω μιας από τις πολλές εφαρμογές εκεί έξω που την υποστηρίζουν. Αλλά η χρήση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μηνυμάτων δεν είναι πάντα ο πιο αποτελεσματικός τρόπος επικοινωνίας.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, πρέπει να τις αποφύγετε. Σίγουρα, είναι εύκολο να κρύψετε πίσω από τον υπολογιστή σας και να πείτε τι θέλετε να πείτε μέσω του πληκτρολογίου. Αλλά μερικές φορές πρέπει να βγείτε στον κόσμο και να χρησιμοποιήσετε τη φωνή σας.

Εδώ είναι τρεις περιπτώσεις όπου θα ήταν καλύτερα αν δεν χτυπήσει στείλετε.

Αποφύγετε να χτυπήσετε Αποστολή για να επιλύσετε τη σύγκρουση

Είμαστε όλοι μέρος ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μιας συμβολοσειράς μηνυμάτων μεταξύ δύο μερών που προσπαθούν να επιλύσουν ένα πρόβλημα. Μερικές φορές, μπορεί να είστε ένας από τους δύο κύριους συμμετέχοντες ή ίσως είστε απλά ένας από τους πολλούς ανθρώπους που κάποιος αισθάνθηκε υποχρεωμένος να σας συμπεριλάβει.

Με κάθε απάντηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μηνύματος, το ζήτημα κλιμακώνεται. Στο τέλος, αυτό που ίσως ήταν σχετικά μικρό ζήτημα έχει γίνει πολύ μεγαλύτερο. Αυτό συνήθως οδηγεί σε προσωπική συνάντηση μεταξύ των δύο μερών καθώς και σε έναν επόπτη ή διευθυντή για την επίλυση της σύγκρουσης.

Αντί να χρησιμοποιείτε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή μηνύματα για την επίλυση συγκρούσεων, καλέστε το άτομο ή προγραμματίστε μια προσωπική συνάντηση. Εάν είστε ο παραλήπτης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μηνύματος από κάποιον άλλο που προσπαθεί να επιλύσει ένα πρόβλημα, αντισταθείτε στον πειρασμό να απαντήσετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Σηκώστε το τηλέφωνο ή περπατήστε στο γραφείο του άλλου προσώπου και πείτε: "Έλαβα το email σας και σκέφτηκα ότι θα ήταν καλύτερα αν συζητήσαμε αυτή την κατάσταση ένα προς ένα, σε αντίθεση με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Έχετε λίγα λεπτά για να μιλήσετε;"

Αν το email είναι η μόνη σας επιλογή, μην αντιγράφετε άλλα άτομα σε αυτό. Με τον τρόπο αυτό κλιμακώνεται το ζήτημα. Αν βρίσκεστε στο τέλος λήψης ενός τέτοιου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μην πατάτε "απάντηση σε όλους". Απλά απαντήστε μόνο στο άτομο που έστειλε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν απαντήσετε σε όλα, η απάντησή σας θα πρέπει να σας πει: "Εκτιμώ ότι σας φέρνετε την κατάσταση αυτή υπόψη μου. Θα σας καλέσω σε λίγα λεπτά για να συζητήσετε". Αυτό θα ειδοποιήσει όλους όσους έχουν αντιγραφεί ότι φροντίζετε την κατάσταση one-on-one.

Αποφύγετε το χτύπημα της αποστολής όταν είστε αναστατωμένοι

Μετά από μια αναστατωμένη κατάσταση ή αλληλεπίδραση, αυτό που χρειαζόμαστε είναι μια περίοδος ψύξης. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και τα μηνύματα δεν προσφέρονται σε αυτό. είναι στιγμιαία από το σχεδιασμό. Αντ 'αυτού, μόλις μετριάσετε, καλέστε ή επισκεφθείτε το άτομο για να συζητήσετε την κατάσταση. Αν βρίσκεστε στο τέλος λήψης ενός κακόβουλου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αποφύγετε την ανάγκη να απαντήσετε. Δώστε στον εαυτό σας χρόνο να ηρεμήσετε και στη συνέχεια να καλέσετε το άτομο και να ζητήσετε να συζητήσετε πρόσωπο με πρόσωπο.

Στο μέλλον, αποφασίστε εκ των προτέρων ότι δεν θα χρησιμοποιήσετε ποτέ μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μηνυμάτων όταν είστε αναστατωμένοι. Κάνετε αυτό ένα μη διαπραγματεύσιμο σύμφωνο με τον εαυτό σας.

Εάν αισθάνεστε την ανάγκη να γράψετε κάτι όταν είστε αναστατωμένοι, γράψτε το χέρι ένα μήνυμα. Μην την εισάγετε σε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ακόμη και αν δεν σκοπεύετε να στείλετε το μήνυμα. Δεν θα είσαστε ο πρώτος που χτύπησε τυχαία το κουμπί "αποστολή" αντί για το κουμπί "αποθήκευση".

Αποφύγετε να χτυπήσετε Αποστολή για αποστολή κακών ειδήσεων

Κανείς δεν αρέσει να λαμβάνει κακά νέα και να τη λαμβάνει μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ένα μήνυμα μπορεί να προσθέσει αλάτι στην πληγή. Έχετε ποτέ στείλει μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έναν πελάτη για να του πείτε ότι η παραγγελία του καθυστέρησε;

Εάν η απάντηση σε οποιαδήποτε από αυτές τις ερωτήσεις είναι ναι, σταματήστε να χρησιμοποιείτε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή τα μηνύματα για να μεταδώσετε κακά νέα. Η χρήση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μηνυμάτων για την επικοινωνία κακών ειδήσεων μπορεί να στείλει το μήνυμα που δεν σας ενδιαφέρει ή ότι το ζήτημα δεν είναι αρκετά σημαντικό για να δικαιολογήσει την προσωπική σας προσοχή. Όταν χρησιμοποιείτε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή μηνύματα για να μεταδώσετε κακά νέα, δεν έχετε τρόπο να κρίνετε την αντίδραση του ατόμου. Πιθανότατα, οι άνθρωποι θα είναι απογοητευμένοι ή αναστατωμένοι. Αν δεν παραδίδετε τα νέα προσωπικά, τα αισθήματα απογοήτευσης τους μπορεί να κλιμακωθούν και να δημιουργήσουν μια ακόμα χειρότερη κατάσταση.

Τέλος, όταν χρησιμοποιείτε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή μηνύματα σε αυτό το σενάριο, εμφανίζεστε δειλά. Οι πελάτες, οι συνεργάτες, οι προϊστάμενοι και οι φίλοι εκτιμούν τους ανθρώπους που έχουν το θάρρος να επικοινωνούν προσωπικά κακά νέα.

Εάν δεν είστε βέβαιοι εάν το μήνυμά σας χαρακτηρίζεται ως άσχημα νέα για να ρωτήσετε τον εαυτό σας: "Θα ήθελα να λαμβάνω ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ένα μήνυμα με αυτό το είδος ειδήσεων ή θα προτιμούσα να επικοινωνήσω αυτοπροσώπως;". Στη συνέχεια, ενεργήστε αναλόγως.

Παρόλο που δεν υπάρχει αμφιβολία ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή η ανταλλαγή μηνυμάτων είναι ένα γρήγορο και αποτελεσματικό μέσο επικοινωνίας, δεν είναι πάντοτε το κατάλληλο. Ακολουθήστε τις παραπάνω οδηγίες και αποφύγετε τη χρήση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μηνυμάτων όταν δεν είναι σωστό να το κάνετε.