Απαιτούμενα έναντι μη απαιτούμενων παροχών προς τους εργαζομένους

Οι διαχειριστές παροχών εργοδότη διαχειρίζονται συνήθως ένα συνδυασμό απαιτούμενων και μη απαιτούμενων παροχών σε εργαζόμενους. Από την ασφάλιση υγείας και ιατροφαρμακευτικής περίθαλψης έως την αποταμίευση συνταξιοδότησης και τα εθελοντικά οφέλη, οι εταιρείες συχνά έχουν πολλές επιλογές να προσφέρουν κατά τη διάρκεια κάθε έτους. Το τέλος του έτους είναι μια κατάλληλη στιγμή για να συγκεντρωθούν όλα τα απαιτούμενα και μη απαιτούμενα δεδομένα σχεδίων παροχών μαζί για να αξιολογηθεί ο τρόπος με τον οποίο όλα αυτά τα οφέλη βελτιώνουν τη ζωή των εργαζομένων εάν εξακολουθούν να είναι οικονομικά αποδοτικά και ποια νέα οφέλη μπορούν να προστεθούν για τη βελτίωση της συνολικής αποζημίωσης.

Είναι καλύτερο να ταξινομήσετε πρώτα τα απαιτούμενα οφέλη των εργαζομένων και, στη συνέχεια, να εργαστείτε για μη απαιτούμενα οφέλη.

Απαιτούμενα οφέλη για τους εργαζομένους - τι είναι αυτά;

Είτε λειτουργείτε μια μικρή επιχείρηση είτε μια μεγάλη πολυκρατική εταιρεία, υπάρχουν ισχύοντες νόμοι για την προστασία της υγείας των εργαζομένων και της οικονομικής ευημερίας. Ένας από τους τομείς που δηλώνει συγκεκριμένα ο νόμος είναι ότι οι εργοδότες πρέπει να έχουν τουλάχιστον τα ελάχιστα απαιτούμενα οφέλη για τους εργαζομένους.Αυτά εμπίπτουν σε πολλές εντολές, όπως το ACA (Affordable Care Act), ο νόμος για την ασφάλεια των συνταξιοδοτικών εισοδημάτων των εργαζομένων (ERISA) και πολλά άλλα. Είναι σημαντικό να γίνει διάκριση ανάμεσα στα απαιτούμενα οφέλη και εκείνα που είναι βιομηχανικά πρότυπα.

Ασφάλεια αναπηρίας

Σε πολλά κράτη, η ασφαλιστική κάλυψη για βραχυπρόθεσμη και μακροπρόθεσμη αναπηρία απαιτεί παροχές σε εργαζόμενους, που καταβάλλονται εν μέρει από τον εργοδότη και τους εργαζομένους. Τα πρόσθετα σχέδια καλύπτονται γενικά από την έκπτωση μισθοδοσίας των εργαζομένων. Η Διοίκηση Μικρών Επιχειρήσεων συμβουλεύει ότι τα ακόλουθα κράτη απαιτούν τώρα ασφάλιση αναπηρίας για την παροχή μερικής αντικατάστασης μισθών σε επιλέξιμους εργαζόμενους εάν έχουν βιώσει ατυχήματα ή ασθένειες που δεν σχετίζονται με την εργασία:

• Καλιφόρνια
• Χαβάη
• New Jersey
• Νέα Υόρκη
• Πουέρτο Ρίκο
• το νησί της Ρόδου

Οικογενειακή και ιατρική άδεια

Σε όλα τα κράτη, ο Οικογενειακός Νόμος για την Άδεια Υγείας (Family Medical Leave Act - FMLA) επιτρέπει σε υπαλλήλους ηλικίας έως 12 εβδομάδων ελεύθερης άδειας εργασίας, εάν πληρούν ορισμένες προϋποθέσεις. Κατά τη διάρκεια της άδειας συνεχίζονται όλες οι παροχές σε εργαζόμενους του ομίλου. Εάν ο εργαζόμενος επιλέξει να μην επιστρέψει στην εργασία μετά την άδεια FMLA, μπορεί να εξακολουθήσει να δικαιούται κάλυψη και συνεχή παροχή υγειονομικής περίθαλψης σύμφωνα με το καταστατικό της COBRA. Η εταιρεία πρέπει να απασχολεί τουλάχιστον 50 άτομα ή να είναι δημόσιος οργανισμός. Οι απαιτήσεις επιλεξιμότητας περιλαμβάνουν:

• Ο εργαζόμενος πρέπει να υποχρεούται να φροντίζει για τη γέννηση, την τοποθέτηση αναδοχής ή την υιοθεσία παιδιού.
• Ο υπάλληλος πρέπει να φροντίζει για ένα άμεσο μέλος της οικογένειας που πάσχει από σοβαρή ασθένεια ή τραυματισμό.
• Ο εργαζόμενος πρέπει να χρειάζεται να φροντίσει για τη δική του σοβαρή κατάσταση υγείας.
• Ο εργαζόμενος πρέπει να φροντίζει για ένα τραυματισμένο ή άρρωστο ενεργό στρατιωτικό μέλος.

Στις περισσότερες περιπτώσεις, οι εργαζόμενοι οφείλουν να ενημερώσουν τον εργοδότη τους εκ των προτέρων πριν λάβουν εγκεκριμένη άδεια FMLA, παρόλο που οι καταστάσεις έκτακτης ανάγκης μπορούν και προκύπτουν. Τόσο οι άνδρες όσο και οι γυναίκες είναι επιλέξιμες για την πλήρη άδεια FMLA.

Αμειβόμενος χρόνος και Άλλοι παροχές

Εκτός από την άδεια FMLA, οι εργοδότες στην πραγματικότητα δεν απαιτείται από τους ομοσπονδιακούς νόμους να παρέχουν αμειβόμενη ή μη αμειβόμενη άδεια στους υπαλλήλους. Ωστόσο, αποτελεί συνήθη πρακτική των περισσότερων εργοδοτών να προσφέρουν τουλάχιστον μερικές πληρωμένες και μη αμειβόμενες ωριαίες παροχές για τους εργαζομένους. Τις περισσότερες φορές, η αμειβόμενη απουσία περιορίζεται στις διακοπές και τον χρόνο των διακοπών, τον άρρωστο χρόνο, την προσωπική άδεια, την κηδεία ή την άδεια αναγκαστικής απόσυρσης, και την άδεια ασκήσεως αδείας.

Πολλές εταιρείες προσφέρουν στους εργαζόμενους την ευκαιρία να κερδίσουν αμειβόμενο χρόνο με βάση το πόσες ώρες έχουν εργαστεί για ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα, και αυτές οι ώρες συσσωρεύονται. Άλλες εταιρείες μπορούν να επιλέξουν να προσφέρουν ένα περιορισμένο χρονικό διάστημα ετησίως, με μεταγενέστερες ημέρες εκτός πληρωμής. Μια τυπική πολιτική πληρωμένου χρόνου θα περιλαμβάνει 5 ημέρες διακοπών, 3 ημέρες ασθενείας και 1 προσωπική μέρα.

Φόροι κοινωνικής ασφάλισης και Medicare

Αν και οι περισσότεροι υπάλληλοι δεν σκέφτονται αυτόματα για την Κοινωνική Ασφάλιση και το Medicare ως όφελος, αλλά μάλλον για κάτι που έχουν κερδίσει, όλοι οι εργοδότες υποχρεούνται να καταβάλλουν φόρους Κοινωνικής Ασφάλισης και Medicare. Οι εργοδότες των ΗΠΑ πρέπει να ταιριάζουν με το ίδιο ποσοστό που πληρώνουν οι εργαζόμενοι στο σύστημα κοινωνικής ασφάλισης, το οποίο ποικίλλει ανάλογα με την ηλικία κάθε υπαλλήλου και τον αριθμό των εργαζομένων που κερδίζουν.

Κάθε υπάλληλος συμπληρώνει ορισμένα φορολογικά έντυπα κατά την έναρξη της απασχόλησης και αυτό αποτελεί τη βάση για το έντυπο W-2 που πρέπει να καταθέσουν οι εργοδότες για να αναφέρουν τους μισθούς. Επιπλέον, οι εργοδότες πρέπει να επαληθεύσουν την ταυτότητα και τα ονόματα όλων των εργαζομένων χρησιμοποιώντας το (δωρεάν) Σύστημα Επαλήθευσης Αριθμών Κοινωνικής Ασφάλισης ή την Υπηρεσία Εξυπηρέτησης SSN (με καταβολή συναινέσεως). Αυτό αποτρέπει τη χρήση εσφαλμένης αναγνώρισης από τους εργοδότες και εξασφαλίζει ότι πιστώνεται ο σωστός υπάλληλος για τα μελλοντικά οφέλη.

Ασφάλεια ανεργίας

Όλες οι εταιρείες πρέπει να πληρώνουν φόρους ασφάλισης ανεργίας για κάθε εργαζόμενο, είτε είναι πλήρους απασχόλησης είτε μερικής απασχόλησης. Αυτό εξασφαλίζει ότι υπάρχουν διαθέσιμα κεφάλαια για την κάλυψη των περιόδων ανεργίας, εάν ένας ή περισσότεροι διαχωριστούν ακούσια από την εταιρεία. Κάθε εταιρεία θα ειδοποιηθεί για το θέμα αυτό από το κράτος στο οποίο λειτουργεί και από το πόσο ασφάλιση μπορεί να φέρει η εταιρεία. Οι εταιρείες εγγράφονται σε υπηρεσία κρατικού εργατικού δυναμικού και οι πληρωμές πραγματοποιούνται εκεί. Αν ένας εργαζόμενος τερματιστεί και δεν υπάρχει δίκαιη αιτία προσδιοριστεί, τότε αυτός ή αυτή μπορεί να λάβει παροχές ανεργίας για σύντομο χρονικό διάστημα.

Διαφορετικά, οι εργαζόμενοι δεν επωφελούνται άμεσα από την απαιτούμενη ασφάλιση.

Μη απαιτημένα οφέλη

Όλες οι άλλες παροχές σε εργαζόμενους θεωρούνται ως μη απαιτούμενες παροχές, με εξαίρεση τα ελάχιστα απαιτούμενα οφέλη για την υγεία στο πλαίσιο του ACA. Αυτό επηρεάζει μόνο τις εταιρείες που απασχολούν 50 ή περισσότερους υπαλλήλους με πλήρες ωράριο ή τους ισοδύναμους μισθωτούς. Η ασφάλιση ασθενείας πρέπει να παρέχει βασική προληπτική φροντίδα, αλλά μπορεί να έχει υψηλά ανώτατα όρια.

Άλλες μη απαιτούμενες παροχές περιλαμβάνουν όλες τις άλλες μορφές συμπληρωματικής ασφάλισης, συνταξιοδοτικών αποταμιευτικών προγραμμάτων, ασφάλισης ζωής, όρασης και οδοντιατρικής περίθαλψης, προγραμμάτων ευεξίας, μισθών και εταιρικών προνομίων, παροχών επαγγελματικής εξέλιξης και κατάρτισης, προγραμμάτων βοήθειας εργαζομένων, τηλεφωνικών γραμμών περισσότερο. Καμία από τις παροχές αυτές δεν απαιτείται από το νόμο αλλά είναι στη διακριτική ευχέρεια κάθε εργοδότη. Στις περισσότερες περιπτώσεις, τα μη απαιτούμενα οφέλη βοηθούν τις εταιρείες να γίνουν πιο ανταγωνιστικές και συχνά υπαγορεύονται από τους κανόνες της περιφέρειας και της βιομηχανίας.