Πώς να μειώσετε τον κίνδυνο κλοπής υπαλλήλων

Οι στρατηγικές ασφάλειας και επιτήρησης έχουν βελτιωθεί σημαντικά τα τελευταία χρόνια εξαιτίας της τεχνολογικής προόδου. Ο εξοπλισμός παρακολούθησης πολλαπλών χρήσεων και οι λιγότερο εμφανείς εφαρμογές παρακολούθησης τάσεων είναι πιο αποτελεσματικές στον εντοπισμό πιθανών κενών στο σύστημα ασφαλείας. Αυτά τα κενά παρέχουν ευκαιρίες για κλέφτες ή υπεξαίρεσους να αποκτήσουν μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση στα ταμεία της εταιρείας και στο απόθεμα.

Η κλοπή εργαζομένων είναι στην άνοδο

Σύμφωνα με στοιχεία του Εμπορικού Επιμελητηρίου των ΗΠΑ, το 75% των εργαζομένων έχουν παραδεχθεί ότι κλέβουν από τους εργοδότες τους τουλάχιστον μια φορά και το 38% παραδέχονται ότι κλέβουν από τους εργοδότες τουλάχιστον δύο φορές. Το FBI αναφέρεται στην κλοπή εργαζομένων ως το ταχύτερα αναπτυσσόμενο έγκλημα στις Η.Π.Α., που κοστίζει τις επιχειρήσεις περίπου το 7% των αναμενόμενων περιθωρίων. Το πρόβλημα γίνεται τόσο κακό για ορισμένες επιχειρήσεις που χτυπήθηκαν με κλοπή εργαζομένων, ότι περίπου το 33% προκλήθηκαν σε πτώχευση λόγω απώλειας από κλοπή ή απάτη.

Οι αναφορές που συγκεντρώθηκαν από την Στατιστική Brain δείχνουν ότι πάνω από το 28% των επιχειρηματικών ζημιών κυμάνθηκε από $ 100.000 έως $ 499.000 και το 25% των ζημιών ξεπέρασε τα $ 1 εκατομμύριο. Οι αριθμοί αυτοί είναι ενοχλητικοί επειδή αποδεικνύουν ότι οι επιχειρηματικές απώλειες λόγω κλοπής εργαζομένων δεν είναι ασήμαντες. Η διάμεση αξία των μετρητών ή των προϊόντων που κλέβονται τοποθετήθηκε στα $ 75.000.

Μόνο το 2014, περισσότεροι από 1,2 εκατομμύρια καταπακτές και απροστάτευτοι υπάλληλοι συνελήφθησαν στην πράξη, σύμφωνα με μελέτη που πραγματοποίησε ο Jack L. Hayes, μια εταιρεία παροχής συμβουλών για την πρόληψη της απώλειας και τον έλεγχο της συρρίκνωσης των αποθεμάτων. Πιο σημαντικά, αυτοί οι αριθμοί δημιουργήθηκαν από 25 μεγάλους εμπόρους λιανικής πώλησης, γεγονός που υποδηλώνει ότι το πρόβλημα είναι πιο διαδεδομένο και ότι οι απώλειες είναι πιο σημαντικές αν οι μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις λιανικής πώλησης συμπεριελήφθησαν στο μείγμα. Σύμφωνα με αρκετές μελέτες, οι απώλειες από την κλοπή προσωπικού υπερέβησαν τις απώλειες από την κατάργηση των καταστημάτων.

Μέθοδοι κλοπής εργαζομένων

Η κλοπή υπαλλήλων μπορεί να είναι δύσκολο να εντοπιστεί επειδή ο δράστης είναι ένα πρόσωπο που είναι εξοικειωμένο με το σύστημα. Επιπλέον, αυτοί οι υπάλληλοι έχουν πρόσβαση στα κλειδιά του βασιλείου λόγω των θέσεών τους και της φήμης τους ως αξιόπιστους παίκτες ομάδας. Αυτές είναι μερικές από τις μεθόδους που χρησιμοποιούνται συνήθως για να κλέψουν από την εταιρεία.

• Το λογιστικό και οικονομικό προσωπικό μπορεί να ανακατευθύνει τους λαμβανόμενους ελέγχους στους προσωπικούς λογαριασμούς. Δεδομένου ότι διατηρούν τους καταλόγους, μπορούν να καλύψουν την κλοπή αλλάζοντας καταχωρήσεις.
• Με πρόσβαση στον εταιρικό λογαριασμό ελέγχου, οι εργαζόμενοι μπορούν να γράψουν επιταγές για πλασματικές πληρωμές που μεταφέρονται σε προσωπικούς λογαριασμούς.
• Κλοπή μετρητών απαιτεί προγραμματισμό, δεδομένου ότι οι ταμίες πρέπει να ισορροπήσουν το κουπόνι μετρητών κατά το κλείσιμο της στροφής. Μπορούν να μειώσουν τα μετρητά με τη σκόπιμη υποτίμηση της αλλαγής στους πελάτες και τη διατήρηση της διαφοράς. Για τις επιχειρήσεις μη σάρωσης, οι εργαζόμενοι μπορούν να παραθέσουν υψηλότερη τιμή για μη εμποτισμένα εμπορεύματα και να τοποθετήσουν το υπόλοιπο.

• Η κλοπή εμπορευμάτων πραγματοποιείται μέσω συγκεκαλυμμένης χρήσης κάδων απορριμμάτων, συστήματος ανακύκλωσης ή προσωπικών σάκων για την απόκρυψη επιχειρηματικών αγαθών. Στο λιανικό εμπόριο, η διαδικασία επιστροφής και επιστροφής δίνει πολλές πιθανότητες να κλέψει από την εταιρεία με ή χωρίς τη βοήθεια τρίτου.
• Η κλοπή προμηθειών μπορεί να φαίνεται μικροσκελή, αλλά το ποσό αυξάνεται γρήγορα όταν οι εργαζόμενοι γίνονται πιο ασταθείς με τη λήψη αναλώσιμων γραφείου για προσωπική χρήση.
• Η κλοπή μισθοδοσίας αναφέρεται στην αμοιβή για μη δεδουλευμένο χρόνο και στην επιστροφή εξόδων για μη επαγγελματικές δραστηριότητες.

Κατανόηση των κινήτρων πίσω από την κλοπή εργαζομένων

Στις περισσότερες επιχειρήσεις, οι εργαζόμενοι υποβάλλονται σε αυστηρή διαδικασία ελέγχου, συμπεριλαμβανομένων ελέγχων ιστορικού, ιστορικού απασχόλησης και ελέγχων πιστοληπτικής ικανότητας. Η διαδικασία έχει σχεδιαστεί για να αποκλείει τα ακατάλληλα άτομα από την ομάδα των αιτούντων. Είναι ασφαλές να υποθέσουμε ότι οι εργαζόμενοι που περνούν τα εμπόδια πριν από την απασχόληση είναι κατάλληλοι, αξιόπιστοι και αξιόπιστοι.

Σε πολλές περιπτώσεις, οι δράστες είναι αξιόπιστοι εργαζόμενοι που εργάζονται για μεγάλο χρονικό διάστημα και μεταβάλλονται από τους εργαζόμενους, τους υπαλλήλους του μήνα σε τους ύπουλους κλέφτες που δημιουργούν σχολαστικά σχέδια για να ανακατευθύνουν κεφάλαια στους δικούς τους λογαριασμούς ή να βοηθήσουν τον εαυτό τους στην απογραφή. Τι θα μπορούσε ενδεχομένως να παρακινήσει αυτά τα άτομα να διακινδυνεύσουν τη σταδιοδρομία τους και να ζήσουν μερικές χιλιάδες δολάρια;

1. Δραστική αλλαγή ζωής: Η απώλεια ενός αγαπημένου μέσω του θανάτου, του διαζυγίου ή του χωρισμού είναι μια καταστροφική εξέλιξη για κανέναν. Αυτό θα μπορούσε να μειώσει το εισόδημα του εργαζόμενου και να αυξήσει τα έξοδα. Αντιμετωπίζοντας τους λογαριασμούς, ο εργαζόμενος εκμεταλλεύεται την ευκαιρία να πάρει μικρά χρηματικά ποσά. Συχνά πιστεύουν ότι μπορούν να το πληρώσουν χωρίς να πιαστούν.
2. Ζώντας πέρα ​​από την κλίμακα αποδοχών: Οι μεγαλύτερες απώλειες οφείλονται συνήθως σε υπεξαδιαστές που επιδιώκουν να ζήσουν πέρα ​​από τα μέσα τους. Επιδιώκουν να ζήσουν την καλή ζωή, αλλά δεν μπορούν να αντέξουν οικονομικά τα αγαθά και τις ανέσεις. Τα κλεμμένα κεφάλαια χρησιμοποιούνται για την απόκτηση ακριβών αυτοκινήτων, σπιτιών και ειδών πολυτελείας. Ο εργαζόμενος μπορεί να πάρει δαπανηρές διακοπές και να ασχοληθεί με δραστηριότητες που κοστίζουν περισσότερο από ό, τι μπορούν να αντέξουν οικονομικά.

1. Ευκαιρία: Οι εργαζόμενοι μπορούν να αρχίσουν να χρεοκοπούν μικρά ποσά επειδή παρουσιάζουν την ευκαιρία. Οι πελάτες ενδέχεται να ξεχάσουν να διεκδικήσουν την αλλαγή τους ή οι λογιστές μπορούν να βρουν την ευκαιρία να προσαρμόσουν τα βιβλία χωρίς να το παρατηρήσουν. Η αξιοποίηση αυτών των ευκαιριών μπορεί να γίνει συνήθεια και σύντομα να ξεφύγει από τον έλεγχο.
2. Εθισμοί: Τα άτομα που ασχολούνται με ψυχαναγκαστική συμπεριφορά που κοστίζει χρήματα δεν είναι καλοί υποψήφιοι για θέσεις εργασίας που αφορούν τη διαχείριση μετρητών ή τη λογιστική. Οι πιέσεις μπορούν να ξεπεράσουν ακόμα και τις καλύτερες προθέσεις και οι εργαζόμενοι καταλήγουν να διοχετεύουν επιχειρηματικά κεφάλαια για να τροφοδοτήσουν τα τυχερά παιχνίδια, τα ναρκωτικά και άλλους εθισμούς.

1. Απληστία: Η καλή ντεμοντέ απληστία οδηγεί τους αξιόπιστους υπαλλήλους να εκμεταλλευτούν τις ευκαιρίες να πάρουν από μόνα τους αυτό που έχει ανατεθεί για επιχειρηματικούς σκοπούς. Η κλοπή μπορεί να λάβει τη μορφή εκτροπής κεφαλαίων ή κατάλληλου εξοπλισμού και άλλων αγαθών για δική τους χρήση.
2. Κακά μήλα που πέρασαν τη διαδικασία προβολής: Η διαδικασία ανίχνευσης της απασχόλησης θα πρέπει να εξαλείψει τους υποψήφιους με ποινικό μητρώο, αλλά μερικές φορές μερικοί θα περάσουν τον έλεγχο εξαιτίας ανεπαρκούς έρευνας στο παρελθόν ή δυσλειτουργιών στην επεξεργασία αρχείων. Τοποθετημένοι σε θέση εμπιστοσύνης, αυτά τα άτομα μπορεί να σχεδιάζουν το σχέδιό τους να κλέψουν από την εταιρεία ακόμη και από την αρχή.

1. Εκδίκηση: Οι αντιληπτές αδυναμίες μπορούν να οδηγήσουν τους υπαλλήλους να αναζητήσουν ανταμοιβή κλέβοντας από την εταιρεία. Ένα άτομο που έχει μεταβιβαστεί για προωθητική ή μεταγενέστερη μεταφορά σε μια προτιμώμενη τοποθεσία ή κάποιος που παίρνει μια αρνητική αξιολόγηση πολύ προσωπικά μπορεί να αισθάνεται ότι διεκδικεί αυτό που τους έχει στερηθεί με κλοπή από την εταιρεία.

Αμυντικές στρατηγικές για την ελαχιστοποίηση της κλοπής των εργαζομένων

Η καλύτερη άμυνα είναι μια προληπτική προσέγγιση στο πρόβλημα της κλοπής εργαζομένων. Οι ειδικοί ασφαλείας υποδεικνύουν ότι οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και οι διαχειριστές θα πρέπει να υποθέτουν ότι συμβαίνει ή ότι θα συμβεί όταν θα προκύψει η ευκαιρία. Αυτό δεν σημαίνει να αντιμετωπίζουμε όλους τους υπαλλήλους με καχυποψία γιατί αυτός είναι ο πιο γρήγορος τρόπος να καταρρεύσει το ηθικό. Η στρατηγική απαιτεί μια συνολική αναθεώρηση των συστημάτων για τον εντοπισμό των κενών στις διοικητικές και επιχειρησιακές διαδικασίες.

• Ενίσχυση της διαδικασίας εξέτασης πριν από την απασχόληση για τον εντοπισμό των κόκκινων σημαιών.Οι θέσεις που παρέχουν πρόσβαση σε λογιστικά και οικονομικά αρχεία πρέπει να υπόκεινται σε ελέγχους ιστορικού υψηλού επιπέδου, οι οποίοι καλύπτουν το πιστωτικό ιστορικό και όλες τις συναντήσεις με το σύστημα ποινικής δικαιοσύνης. Οι εκχωρήσεις σε μετρητά πρέπει να παρέχονται στους εγκατεστημένους υπαλλήλους αντί για τους νέους μισθωτές. Να είστε προσεκτικοί σχετικά με ασυνέπειες στο βιογραφικό σημείωμα ή τα ψεύτικα ψέματα, επειδή αυτό μπορεί να είναι ένδειξη αμφισβητήσιμου χαρακτήρα.
• Δημιουργία συστήματος ελέγχων και ισοζυγίων, ιδίως για τους εργαζομένους σε ευαίσθητες θέσεις με πρόσβαση σε μετρητά και άλλους χρηματοοικονομικούς λογαριασμούς. Εφαρμόστε ένα σύστημα φίλων που περιλαμβάνει τουλάχιστον δύο εργαζόμενους που εργάζονται μαζί ανά πάσα στιγμή. Οι διαδικασίες που απαιτούν την ακύρωση των πωλήσεων και την έκδοση επιστροφών πελατών πρέπει να απαιτούν έγκριση από έναν επόπτη ή διαχειριστή. Στο λογιστικό και λογιστικό τμήμα, τα βιβλία θα πρέπει να διατηρούνται από μια ομάδα εργαζομένων αντί να αναθέτουν μόνο ένα άτομο στα βιβλία. Σε καμία περίπτωση δεν πρέπει να ανατεθεί σε ένα άτομο ο έλεγχος όλων των οικονομικών αρχείων, τα οποία πρέπει να υπόκεινται σε αιφνιδιαστικούς ελέγχους από έναν τρίτο επαγγελματία.
• Χρησιμοποιήστε έναν εξωτερικό λογιστή για να εξετάσετε τα βασικά οικονομικά αρχεία. Οι τραπεζικές καταστάσεις, οι εκδοθείσες επιταγές και οι λαμβανόμενες επιταγές, καθώς και τα βιβλία για πληρωτέους λογαριασμούς και εισπρακτέους λογαριασμούς πρέπει να επαληθεύονται από τρίτους. Βεβαιωθείτε ότι οι δικαιούχοι είναι επαληθεύσιμοι και ότι οι υπογραφές στις εταιρικές σας επιταγές είναι νόμιμες.
• Εγκαταστήστε ένα σύστημα παρακολούθησης βίντεο ως αποτρεπτικό. Οι άνθρωποι είναι λιγότερο πιθανό να συμμετάσχουν σε ανέντιμη συμπεριφορά αν γνωρίζουν ότι βρίσκονται σε κάμερα. Οι κάμερες είναι εκεί για να αποθαρρύνουν την επικίνδυνη συμπεριφορά πριν συμβεί. Η παρακολούθηση βίντεο σε πραγματικό χρόνο μπορεί να είναι χρήσιμη σε περιοχές υψηλού κινδύνου και υψηλής αξίας, όπως είναι οι αποθήκες και ο πάγκος πωλήσεων πολυτελών ειδών.
• Καθορίστε ρουτίνες απομάκρυνσης σκουπιδιών. Εξαλείψτε όλες τις πιθανότητες να χρησιμοποιήσετε το σύστημα διάθεσης και ανακύκλωσης για να κλέψετε εμπορεύματα για προσωπική χρήση ή για μεταπώληση αλλού. Η διαδικασία μπορεί να περιλαμβάνει την αποσυναρμολόγηση και την ισοπέδωση όλων των κιβωτίων και των κιβωτίων, χρησιμοποιώντας σαφείς σακούλες σκουπιδιών μόνο και εξασφαλίζοντας μία μονόδρομη πρόσβαση στους εργάτες.
• Βελτιώστε το ηθικό των εργαζομένων. Η οικοδόμηση της εμπιστοσύνης είναι αμφίδρομη. Γνωρίστε τους υπαλλήλους, δημιουργήστε σχέσεις και οικοδομήστε σχέσεις, επειδή οι άνθρωποι ενδέχεται να είναι λιγότερο πιθανό να δώσουν στον πειρασμό εάν είναι ευχαριστημένοι στη δουλειά και ενδιαφέρονται για τη σταδιοδρομία τους.
• Ανοίξτε μια γραμμή συμβουλών εργαζομένων. Σε σχέση με την προηγούμενη πρόταση, οι εργαζόμενοι που είναι πιστοί στην εταιρεία μπορούν να βοηθήσουν να περιορίσουν τις απώλειες λόγω απάτης και κλοπής, αναφέροντας τις υποψίες τους ανώνυμα. Εξασφαλίστε την εμπιστευτικότητα όλων των αναφορών και διερευνήστε προσεκτικά κάθε αναφορά πριν από τη λήψη μέτρων.

Για να παραβιάσεις ή να μην ασκήσεις δίωξη

Οι επιχειρήσεις μικρού και μεσαίου μεγέθους δυσκολεύονται δυσανάλογα από τους υπεξαίρους και τους απατεώνες. Εξήντα τέσσερις τοις εκατό των μικρών επιχειρήσεων αναφέρουν ότι έχουν πέσει θύματα κλοπής εργαζομένων, αλλά μόνο το 16% το αναφέρουν με βάση μελέτη που διενήργησε διδακτορικός φοιτητής της ποινικής δικαιοσύνης στο Πανεπιστήμιο του Cincinnati. Συχνά, οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων δεν κάνουν τίποτα περισσότερο από την πυρκαγιά του υπαλλήλου επειδή η άσκηση δικαστικών διαδικασιών είναι δαπανηρή χωρίς καμία εξασφάλιση ότι τα κλεμμένα κεφάλαια θα επιστραφούν. Άλλες εταιρείες αποφεύγουν να μηνυθούν για να αποφύγουν τον έλεγχο των εμπιστευτικών τους αρχείων.

Όταν πρόκειται για κλοπή εργαζομένων, η πρόληψη είναι η καλύτερη άμυνα. Ελέγξτε τα συστήματα και τις διαδικασίες σας για τον εντοπισμό ευπρόσβλητων περιοχών και πραγματοποιήστε τις αλλαγές όπως είναι απαραίτητο. Μπορεί να βοηθήσει στην εργασία με ένα ουδέτερο κόμμα με μια νέα προοπτική να βρει τις κόκκινες σημαίες. Όταν εντοπίζονται περιστατικά απάτης και κλοπής εργαζομένων, ενεργήστε γρήγορα, αποφασιστικά και σταθερά. Ακολουθήστε μια πολιτική μηδενικής ανοχής για να προστατεύσετε την εταιρεία σας από τις σημαντικές απώλειες λόγω κλοπής εργαζομένων.