12 πράγματα HR πρέπει να εξετάσει κατά την αντιμετώπιση της οικογενειακής άδειας

Αμειβόμενοι ή μη, το 80% των γονέων λαμβάνουν οικογενειακή άδεια μετά τη γέννηση ενός παιδιού. Έτσι, ενώ σύντομα οι υπάλληλοι-γονείς είναι απασχολημένοι με βρεφονηπιακούς σταθμούς ζωγραφικής και διαβάζοντας "Τι να περιμένετε όταν περιμένετε", μπορείτε να ξεκινήσετε τον προγραμματισμό για την άδεια της οικογένειάς τους.

Όταν πρόκειται για οικογενειακή άδεια, το ανθρώπινο δυναμικό πρέπει να καλύπτει πολλές βάσεις. Είστε νομικά υποχρεωμένοι να κάνετε κάποια πράγματα, ενώ πρέπει να κάνετε άλλους για να διατηρήσετε το έργο και να φροντίσετε τους υπαλλήλους που είναι νέοι γονείς. Η οικογένειά σας αφήνει τον κατάλογο ελέγχου να εξετάσει αυτά τα δώδεκα στοιχεία.

Γνωρίστε τους κανόνες σχετικά με την άδεια της οικογένειας

Οι Ηνωμένες Πολιτείες είναι μία από τις μόνες χώρες στον κόσμο που δεν απαιτούν αμειβόμενη άδεια μητρότητας ή πατρότητας, αλλά ο νόμος για την οικογενειακή ιατρική άδεια (FMLA) απαιτεί από εσάς να παρέχετε 12 εβδομάδες αδείας άδειας για επιλέξιμους υπαλλήλους.

Κατανοήστε αυτόν τον νόμο και τι δικαιούνται οι εργαζόμενοι να λαμβάνουν. Για παράδειγμα, οι υπάλληλοι δεν υποχρεούνται να παίρνουν τις πλήρεις 12 εβδομάδες σε ένα κομμάτι - μπορούν να πάρουν το χρόνο κατά διαστήματα.

Οι μητέρες γέννησης, οι σύντροφοι και οι υιοθετούντες γονείς πληρούν όλες τις προϋποθέσεις (υποθέτοντας ότι πληρούν τα κριτήρια). Γνωρίστε αυτόν τον νόμο, καθώς και κάθε άλλο νόμο στην πολιτεία σας. Περισσότεροι νόμοι για την απασχόληση εκδίδονται τακτικά, ώστε να πληρώνουν για να παραμείνουν ενημερωμένοι σχετικά με τους νόμους της δικαιοδοσίας σας.

Γράψτε μια τυπική πολιτική για την Οικογενειακή Αδεια

Δηλώστε την πολιτική της εταιρείας για την άδεια οικογενειακής άδειας. Ναι, να συμμορφώνεστε με τους νόμους, αλλά η εταιρεία σας μπορεί να αποφασίσει άλλες λεπτομέρειες. Εξετάστε αυτές τις επιλογές όταν σκεφτείτε την άδεια της οικογένειας.

• Θα προσφέρετε δωρεάν χρόνο άδειας για οικογενειακή άδεια; Δεν απαιτείται από τον ομοσπονδιακό νόμο, αλλά υπάρχουν πολλά οφέλη για αυτό. Η Google αύξησε τη διατήρηση των νέων μητέρων κατά 50%, προσφέροντας απλώς ένα επιπλέον επιπλέον αμειβόμενο χρόνο. Εάν προσφέρετε αμειβόμενο ωράριο, δηλώστε συγκεκριμένα πόσο χρόνο προσφέρεται και ποιοι υπάλληλοι πληρούν τις προϋποθέσεις. Για παράδειγμα, οι υπάλληλοι πλήρους απασχόλησης λαμβάνουν x ποσό, αλλά οι εργαζόμενοι με μερική απασχόληση δεν πληρούν τις προϋποθέσεις.
• Θα αφιερωθεί η αμειβόμενη άδεια για οικογενειακή άδεια ταυτόχρονα με τον χρόνο FMLA; Εάν οι υπάλληλοι λαμβάνουν δύο εβδομάδες αμειβόμενης άδειας, αποφασίστε αν ο χρόνος αυτός θα ξεκινήσει ξεχωριστά ή ταυτόχρονα με τον χρόνο FMLA. Αν λειτουργεί ξεχωριστά, οι εργαζόμενοι θα μπορούσαν ενδεχομένως να πάρουν 14 εβδομάδες μακριά. Αν τρέχει ταυτόχρονα, πρέπει απλά να πληρώσετε τον υπάλληλο κατά τη διάρκεια δύο από τις 12 εβδομάδες που δικαιούστε μέσω του FMLA.

• Θα έχετε ένα οικουμενικό σχέδιο για οικογενειακή άδεια; Εάν προσφέρετε μια περίοδο αμειβόμενου χρόνου στους υπαλλήλους, αποφασίστε εάν κάθε γονέας θα λάβει το ίδιο ακριβώς χρονικό διάστημα ή εάν διαφορετικές καταστάσεις θα λάβουν διαφορετική μεταχείριση. Για παράδειγμα, αν οι μητέρες γεννήσεως λαμβάνουν δύο εβδομάδες αμειβόμενου χρόνου, αλλά οι υιοθετούντες γονείς ή οι σύντροφοι που δεν γεννιούνται λαμβάνουν μια εβδομάδα πληρωμής; Αυτό εξαρτάται από την εταιρεία, αλλά καταγράψτε την πολιτική οικογενειακών αδειών, έτσι ώστε παρόμοιες καταστάσεις να αντιμετωπίζονται με συνέπεια.

Συντονίστε την εργασία για οικογενειακή άδεια

Βεβαιωθείτε ότι οι διαχειριστές συνεργάζονται με τους υπαλλήλους πολύ πριν από την άδεια της οικογένειας για να συντονίσουν την εργασία ενώ ο εργαζόμενος έχει φύγει. Αποκτήστε όλες τις λεπτομέρειες που καλύπτονται, καθαρίστε τις ηλεκτρονικές διευθύνσεις τους που διαβιβάζονται σε έναν συνεργάτη (εάν είναι απαραίτητο).

Αυτό θα μειώσει το άγχος των συναδέλφων και θα εξαλείψει τις πιθανές συμφόρηση. Οι διευθυντές μπορούν να συνεργαστούν με την ομάδα τους για την κατάρτιση ευθυνών, η οποία είναι χρήσιμη όχι μόνο για την άδεια της οικογένειας, αλλά και για την απώλεια ενός υπαλλήλου για άλλους λόγους.

Θυμηθείτε το απόρρητο των εργαζομένων σχετικά με την άδεια της οικογένειας

Δεν θέλουν όλοι ολόκληρη η εταιρεία να γνωρίζει ότι περιμένουν ή είχαν παιδί. Και στην πραγματικότητα, το HR δεν είναι υποχρεωμένο να λέει στους διευθυντές συγκεκριμένα γιατί ένας υπάλληλος είναι έξω από το FMLA (αν και θα ξέρουν πιθανώς γιατί ένας προφανώς έγκυος εργαζόμενος ξαφνικά φύγει για μερικές εβδομάδες).

Εξετάστε πόσο ανοιχτά ο εργαζόμενος συζήτησε την εγκυμοσύνη με συναδέλφους και ενεργώντας με σεβασμό. Εάν ο υπάλληλος θέλει να κυκλοφορήσει εικόνες του νεογέννητου στον ιστότοπο της εταιρείας, στο Facebook ή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θαυμάσιος. Αλλά εσύ δεν πρέπει να το κάνει.

Κάντε τα οφέλη προσβάσιμα

Τα οφέλη είναι σημαντικά κατά τη διάρκεια της εγκυμοσύνης και της γέννησης, και η έλλειψη ή η σύγχυση γι 'αυτά δημιουργεί άγχος στους εργαζομένους. Σχεδόν όλοι οι εργαζόμενοι θέλουν την επικοινωνία των παροχών προσαρμοσμένη στα γεγονότα της ζωής. Παρόλο που οι ανάγκες υγείας είναι αδύνατον να προβλεφθούν, είναι σίγουρα πιο εύκολο να προβλέψουμε αν κάποιος περιμένει ένα παιδί.

Είναι μια λεπτή γραμμή για να περπατήσετε, αλλά να παρέχετε όσο το δυνατόν περισσότερη βοήθεια χωρίς να παραβιάζετε την ιδιωτικότητα του υπαλλήλου. Για παράδειγμα, είναι ακατάλληλο να ενημερώσετε έναν έγκυο υπάλληλο ότι ο πάροχος υγείας σας έχει μια ανοιχτή τηλεφωνική γραμμή υποστήριξης νοσοκόμων, εκτός εάν το ζητήσουν συγκεκριμένα.

Δεν γνωρίζετε ποιες επιλογές θα κάνουν για το παιδί τους, αλλά εξακολουθείτε να βοηθάτε, υπενθυμίζοντάς τους ότι το Πρόγραμμα Βοήθειας (EAP) έχει καλούς πόρους υποστήριξης.

Έχετε ένα ασφαλές σύστημα στο διαδίκτυο όπου οι εργαζόμενοι μπορούν να έχουν πρόσβαση σε λεπτομέρειες σχετικά με τα οφέλη ή να δίνουν στους υπαλλήλους αντίγραφα των εφαρμοστέων εγγράφων. Όποτε είναι δυνατόν, οι άμεσοι υπάλληλοι να μπορούν να βρουν απαντήσεις. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα λιγότερη δουλειά για εσάς και σας δίνει τη δυνατότητα να πλοηγηθείτε και να εξερευνήσετε τα οφέλη από μόνοι σας, όλα σεβόμενοι το ιδιωτικό τους απόρρητο.

Παροχή ευελιξίας

Οι άνθρωποι επιθυμούν ευελιξία, αλλά σχεδιάζουν τις απαραίτητες γραμμές. οο νέος τίτλος του γονέα δεν το καθιστά αποδεκτό οι εργαζόμενοι πλήρους απασχόλησης να εργάζονται μόνο 25 ώρες την εβδομάδα. Πιθανόν δεν είναι λογικό οι εργαζόμενοι να φέρνουν το καινούργιο τους μωρό στην δουλειά τους όλη την ώρα. Μάλλον δεν είναι τεράστια υπόθεση αν η Erica φτάσει στις 9:15 π.μ., ενώ θα υπολογίσει το χρονοδιάγραμμα αποχώρησης της ημέρας.

Η ευελιξία μπορεί να βοηθήσει τους υπαλλήλους να προσαρμοστούν στη νέα τους ευθύνη. Οι εργαζόμενοι πρέπει να έχουν μια ομάδα ανθρώπων που τους υποστηρίζουν στην εργασία και η προσφορά ευέλικτων ωρών δείχνει την υποστήριξή σας.

Ορισμένες εταιρείες θεωρούν ότι είναι αμοιβαία επωφελές να επιτρέπουν στους υπαλλήλους να επιστρέψουν αργά στη δουλειά. Επιτρέποντας στους υπαλλήλους να επανέλθουν με μερική απασχόληση για λίγες εβδομάδες μετά την άδεια της οικογένειας τους δίνει την επιλογή να φέρνουν χρήματα χωρίς να παραμένουν συγκλονισμένοι. Εξαλείφει επίσης το βάρος της αποχώρησης ενός υπαλλήλου από το γραφείο.

Εάν οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν όλο τον χρόνο FMLA, αλλά χρειάζονται ακόμα λίγο χρόνο για να ανακάμψουν, προσπαθήστε να το επεκτείνετε με απλήρωτο χρόνο άδειας. Εάν οι υπάλληλοι δεν πληρούν τις προϋποθέσεις για το FMLA (και σύμφωνα με τους γονείς που πληρώνουν γονικές άδειες, το 40% των αμερικανών εργαζομένων δεν το κάνουν), προσπαθήστε να τις φιλοξενήσετε ούτως ή άλλως.

Δημιουργήστε ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης

Η ευελιξία μπορεί επίσης να ωφελήσει την εταιρεία εάν ζητηθεί αλλαγή θέσης πριν ή μετά την ανάληψη της γονικής άδειας από έναν εργαζόμενο. Για παράδειγμα, ένας γονέας μπορεί να θέλει να περικόψει ώρες ή να αλλάξει κάποιο (ή όλο) του χρόνου εργασίας για να τηλεμεταφέρει για να μείνει σπίτι με το νέο του παιδί.

Απαιτείται νομικά μόνο να αποκαταστήσετε μια θέση ισότητας αμοιβής, παροχών και κύρους σε έναν υπάλληλο που επιστρέφει από το FMLA, αλλά οι εργαζόμενοι θα μπορούσαν να λειτουργήσουν πιο αποτελεσματικά αν γίνουν πρόσθετες προσαρμογές.

Δεν είναι όλες οι εταιρείες που μπορούν να αντέξουν οικονομικά να κάνουν αυτές τις αλλαγές, αλλά κάποιες φορές τα καταλύματα είναι δυνατά. Μερικοί γονείς επιθυμούν να αλλάξουν το σχέδιο εργασίας τους μετά από τη γέννηση και μπορούν να μειώσουν το έργο τους από το σχέδιό τους εξ ολοκλήρου. Και, μην υποθέσετε ότι μόνο οι γυναίκες γονείς θα επιλέξουν να εγκαταλείψουν το εργατικό δυναμικό πίσω.

Εξετάστε τις αλλαγές στις παροχές των εργαζομένων

Με όλο τον ενθουσιασμό ενός νέου μωρού, οι υπάλληλοι μπορεί να ξεχνούν ότι η νέα δέσμη χαράς είναι επίσης μια νέα εξαρτημένη που πρέπει να προσθέσουν στα σχέδιά τους για την ασφάλιση υγείας. Υπενθυμίστε στους υπαλλήλους τις ημερομηνίες και τα παράθυρα όπου μπορούν και πρέπει να αλλάξουν τα οφέλη των εκλογών.

Άλλες αλλαγές παροχών που πρέπει να ληφθούν υπόψη αφορούν τους εργαζόμενους που λαμβάνουν άδεια. Κατά τη διάρκεια της άδειας FMLA, οι υπάλληλοι δεν θα εισπράττουν μισθό. Πώς θα πληρώσουν για τα ασφάλιστρά τους;

Πρέπει να λάβετε αποφάσεις σχετικά με διάφορα άλλα θέματα πολιτικής για το εγχειρίδιο και την εφαρμογή του προσωπικού σας.

• Αποφασίστε αν οι εργαζόμενοι θα συνεχίσουν να απολαμβάνουν τη διάρκεια της άδειας. Εάν δεν θα συγκεντρωθούν, λάβετε υπόψη αυτό κατά τον υπολογισμό του χρόνου ή να προσαρμόσετε αυτήν την άδεια στο λογισμικό της εταιρείας.
• Εάν οι υπάλληλοι δεν επιστρέψουν μετά τη γέννηση, εξαργυρώστε τον χρόνο των διακοπών στο τελικό paycheck εάν αυτό προβλέπεται στην πολιτική διακοπών της εταιρείας.
• Ελέγξτε την πολιτική των διακοπών για να καθορίσετε αν οι υπάλληλοι μπορούν να προσαρτήσουν τυχόν χρονοβόρες διακοπές στη γονική άδεια ή στον χρόνο FMLA που ήδη λαμβάνουν.

Όλες αυτές οι λεπτομέρειες θα πρέπει να συμπεριληφθούν στις πολιτικές σας. Εάν δεν είναι, προσθέστε τους έτσι ώστε κάθε εργαζόμενος να αντιμετωπίζεται εξίσου.

Να είστε ευαίσθητοι

Περιστασιακά, η γέννηση ενός παιδιού δεν είναι ένα εορταστικό γεγονός στις ζωές των ανθρώπων. Πραγματοποιούνται απρογραμμάτιστες εγκυμοσύνες. Οι βραχυπρόθεσμες αποβολές και η παιδική θνησιμότητα είναι καταστροφικές. Ένας εργαζόμενος μπορεί να επιλέξει να τοποθετήσει το παιδί του για υιοθεσία ή να τερματίσει την εγκυμοσύνη. Προσεγγίστε οποιαδήποτε από αυτές τις καταστάσεις με ευαισθησία και σεβασμό.

Συνεργαστείτε με τον υπάλληλο και τον διευθυντή του υπαλλήλου για να χειριστείτε ευαίσθητα τη μετάβαση στην εργασία. Επίσης, εξετάστε κάποιες καταστάσεις (όπως οι αποβολές) στην πολιτική περί πτωχεύσεων της εταιρείας.

Τα οδυνηρά γεγονότα της ζωής είναι δύσκολα για τους εργαζόμενους, αλλά είναι επίσης δύσκολο για τους ανθρώπους που τους απασχολούν. Σκεφτείτε πώς η εταιρεία μπορεί να χειριστεί ευαίσθητα (και ιδιωτικά) αυτές τις καταστάσεις εκ των προτέρων.

Γιορτάζω

Μία μικρή, όμορφη χειρονομία από την οργάνωση θα υπενθυμίσει στους υπαλλήλους ότι έχουν μια ομάδα συνεργατών που τους φωνάζουν πίσω στο γραφείο. Περιμένετε λίγες μέρες μετά τη γέννηση για να βεβαιωθείτε ότι όλα πάνε καλά και στη συνέχεια να στείλετε μερικά λουλούδια, μια κάρτα ή ένα μόνο. Σκεφτείτε τι θα εκτιμήσει ο εργαζόμενος και προσπαθήστε να εξατομικεύσετε τη χειρονομία.

Σκεφτείτε τα καταλύματα μετά το μωρό

Για πολλές επιχειρήσεις, οι γονικές παροχές δεν λήγουν όταν η οικογενειακή άδεια. Εξετάστε ποιοι υπάλληλοι θα χρειαστούν ή θα εκτιμήσουν. Ο νόμος περί δίκαιων εργασιακών προτύπων (FLSA) απαιτεί από τις εταιρείες να παρέχουν στις μητέρες που νοσηλεύονται χρόνο διαλείμματος και κάπου ιδιωτικές για να εκφράζουν το μητρικό γάλα.

Οι εργαζόμενοι γονείς χωρίς σύντροφο στο σπίτι θα χρειαστούν πιθανότατα παιδική μέριμνα - η οποία κατατάσσεται ως το μεγαλύτερο προϋπολογισμό για τις αμερικανικές οικογένειες. Κατά μέσο όρο, οι αμερικανικές οικογένειες δαπανούν 9.589 δολάρια ετησίως για παιδική μέριμνα έως και 28.353 δολάρια για έναν φροντιστή στο σπίτι.

Εξετάστε τα πρόσθετα οφέλη για τους υπαλλήλους

Εξετάστε τη δημιουργία κάποιας μορφής παροχής επιδόματος παιδικής μέριμνας για τους υπαλλήλους, όπως η επιδότηση δαπανών ή ακόμα και η παροχή υπηρεσιών επιτόπου φροντίδας για παιδιά ή κοντά στην εργασία. Το 83% των εργαζομένων που έχουν παροχές φροντίδας παιδιών δηλώνουν ότι αυτό τους βοηθά να μειώσουν το άγχος και να αυξήσουν την ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και οικογενειακής ζωής.

Όσον αφορά τα επιδόματα παιδικής μέριμνας, οι εργαζόμενοι θα εκτιμήσουν τη βοήθεια και το μοναδικό όριο είναι στο πώς δημιουργικά μπορείτε να προσεγγίσετε το όφελος (και τι μπορεί να προσφέρει και να φιλοξενήσει η εταιρεία).

Βοηθήστε τους υπαλλήλους να έχουν μια ξεκούραστη και όχι αγχωτική οικογενειακή άδεια, διασφαλίζοντας ταυτόχρονα ότι η επιχείρηση έχει φροντιστεί επαρκώς τόσο κατά τη διάρκεια όσο και κατά την επιστροφή τους.

Ακολουθήστε τους κανόνες και καθορίστε κατευθυντήριες γραμμές για να διασφαλίσετε τη συμμόρφωση και τη δίκαιη μεταχείριση όλων των εργαζομένων που λαμβάνουν οικογενειακή άδεια.

Οι μεγάλες αλλαγές στη ζωή των εργαζομένων είναι συναρπαστικές και μια μετάβαση για όλους. Με λίγο προγραμματισμό, μπορείτε να περιηγηθείτε στα φύλλα της οικογένειας με ευκολία.

--------------------------------------------------

Ο Kelsie Davis είναι δημοσιογράφος μάρκας και υποστηρικτής για επαγγελματίες HR με υψηλό αντίκτυπο. Ερευνά, αναλύει και γράφει για να ενθαρρύνει τους ανθρώπινους πόρους να αξιοποιήσουν στο έπακρο τις πρωτοβουλίες τους.