Πόσο καιρό το HR πρέπει να διατηρεί αρχεία υπαλλήλων

Ένα από τα μεγάλα πράγματα για τον Ανθρώπινο Δυναμικό είναι ότι έχουμε τόνους γραφειοκρατίας. Τόνοι και τόνοι και τόνοι. Χορηγείται, πολλά από αυτά είναι ηλεκτρονικά αυτές τις μέρες, αλλά η αρχή παραμένει. Ο ΥΕ διατηρεί αρχείο. Και, πρέπει να κρατήσουμε αυτά τα αρχεία, αλλά για πόσο καιρό;

Ακολουθούν οι βασικές οδηγίες για την τήρηση αρχείων HR. Θυμηθείτε, ωστόσο, ότι οι κρατικοί νόμοι ενδέχεται να διαφέρουν από αυτές τις οδηγίες. Εάν οι κρατικοί νόμοι και οι ομοσπονδιακοί νόμοι έρχονται σε σύγκρουση, διατηρήστε πάντοτε τα αρχεία βάσει οποιασδήποτε απαίτησης είναι μεγαλύτερη. Είναι προτιμότερο να κρατάτε κάτι για πολύ μεγάλο χρονικό διάστημα παρά για αρκετό καιρό.

Εγγραφή αρχείων

Πρέπει να αποθηκεύσετε όλα αυτά τα βιογραφικά σημειώματα, σημειώσεις συνεντεύξεων, εφαρμογές και δημοσιεύσεις εργασίας και ακόμη και μια καταγραφή των αναζητήσεών σας μέσω του συστήματος παρακολούθησης αιτούντων για ένα χρόνο μετά την απόφαση να κάνετε μια προσφορά εργασίας. Έτσι, εάν κάνετε μια συνέντευξη από έναν αιτούντα και η όλη διαδικασία τραβάει για τρεις μήνες, δεν είναι μέχρι την τελική απόφαση πρόσληψης που γίνεται ότι το ρολόι αρχίζει να τσιμπούσε.

Γιατί πρέπει να το κάνετε αυτό; Εάν κάποιος αμφισβητεί ποτέ την απόφασή σας για την πρόσληψη, θα πρέπει να δείξετε ότι δεν διακρίνετε παράνομα οποιαδήποτε μορφή, σχήμα ή μορφή. Νόμοι όπως ο Νόμος των Αμερικανών με Αναπηρίες, ο Τίτλος VII και πολλοί άλλοι απαιτούν από εσάς να αποδείξετε ότι συμμορφώνεστε. Η διατήρηση αυτών των εγγραφών σας βοηθά να το κάνετε αυτό.

Εγγραφές δοκιμών φαρμάκων

Αν χρειάζεστε δοκιμές φαρμάκων για προ-απασχόληση, είναι μέρος του αρχείου καταχώρισης μισθών και θα πρέπει να φυλάσσετε ένα αντίγραφο των αποτελεσμάτων για ένα έτος. Εάν κάνετε πρόσθετες εξετάσεις για ναρκωτικά, είτε λόγω ενός συμβάντος κατά την εργασία είτε ως μέρος τυχαίου ελέγχου, πρέπει επίσης να διατηρήσετε αυτά τα αρχεία για ένα έτος. Ωστόσο, εάν υποβάλετε σε κανονισμούς του Τμήματος Μεταφορών, τότε το ελάχιστο χρονικό πλαίσιο για τα αρχεία δοκιμών φαρμάκων είναι πέντε έτη.

Μισθοδοσία / Χρονοδιακόπτες, κ.λπ.

Ο νόμος απαιτεί να διατηρείτε αυτά τα αρχεία για τρία χρόνια, αλλά πρόσφατες αγωγές σημαίνουν ότι θα ήταν πιο έξυπνο για σας να τους κρατήσετε για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα. Θέλετε να διατηρήσετε μια εγγραφή για το πόσο πληρώθηκε κάθε εργαζόμενος και πόσες ώρες εργάστηκαν για όλη τη θητεία τους στην εταιρεία σας. Φυλάξτε τα αρχεία σας για τουλάχιστον πέντε χρόνια μετά την αποχώρηση του υπαλλήλου, ανεξάρτητα από το λόγο.

Για τους υπαλλήλους που απαλλάσσονται, βεβαίως, δεν χρειάζεται να τηρείτε τα αρχεία χρόνου, καθώς η αμοιβή τους είναι η ίδια ανεξάρτητα από τον αριθμό των ωρών εργασίας. Ωστόσο, εάν εσείς εσφαλμένα ταξινόμησα έναν υπάλληλο ως απαλλαγμένο από απαλλαγή, όταν έπρεπε να είναι απαλλαγμένος από απαλλαγή, αυτές οι ώρες που εργάστηκαν οι εγγραφές μπορούν να σας καθοδηγήσουν για την καταβολή των οφειλόμενων υπερωριών. Βεβαιωθείτε ότι συμπεριλαμβάνετε τον τρόπο πληρωμής της εταιρείας. Για παράδειγμα, πρέπει να παρακολουθήσετε εάν ήταν απλός μισθός, μισθός συν προμήθεια, υπερωρίες, εργασία με το κομμάτι ή άμεση αμοιβή ανά ώρα.

Πρέπει να το κάνετε αυτό όχι μόνο για τις αμοιβές και τις φορολογικές ερωτήσεις αλλά πολλές άλλες αποφάσεις βασίζονται στον αριθμό των ωρών εργασίας. Για παράδειγμα, η επιλεξιμότητα για το FMLA εξαρτάται από τον αριθμό των ωρών εργασίας που πραγματοποιήθηκαν σε ένα έτος. Εάν έχετε έναν απαλλασσόμενο μερικής απασχόλησης υπάλληλο, ίσως θελήσετε να εξετάσετε την απαίτηση καταγραφής χρόνου για να καθορίσετε την επιλεξιμότητα του FMLA. Πρέπει επίσης να είστε σε θέση να αποδείξετε ότι πληρώσατε τους εργαζόμενους για όλες τις ώρες που εργάζονταν.

Μορφή I-9

Διατηρήστε το Έντυπο I-9 του υπαλλήλου, το οποίο φυλάσσεται ξεχωριστά από τα αρχεία προσωπικού σας, για τρία χρόνια μετά την πρόσληψη του υπαλλήλου και για ένα έτος μετά τον τερματισμό της απασχόλησης, όποια από τις δύο ημερομηνίες είναι μεταγενέστερη.

Πληροφορίες για τις παροχές υγείας / σύνταξης

Πρέπει να φυλάσσετε τα αρχεία των σχεδίων σας για όλα τα οφέλη σας για τουλάχιστον έξι χρόνια. Τα δικαστήρια έχουν κρίνει ότι εάν ένας υπάλληλος σας κάνει δίωξη, λέγοντας ότι αξίζει μια υψηλότερη σύνταξη, για παράδειγμα, είναι ευθύνη του εργοδότη να αποδείξει ότι δεν οφείλει περισσότερα, όχι η ευθύνη του υπαλλήλου να αποδείξει ότι το κάνουν. Διατηρήστε όλες αυτές τις Περιληπτικές περιγραφές του Σχεδίου.

Εάν έχετε πρώην υπαλλήλους που είναι επιλέξιμοι για COBRA, επεκτείνοντας τα οφέλη για την υγεία τους, θα πρέπει να κρατήσετε αυτά τα αρχεία για έξι χρόνια μόνο για να είστε ασφαλείς. Ο νόμος δεν καθορίζει τη διατήρηση, αλλά δεδομένου ότι αυτό θα μπορούσε να εφαρμοστεί βάσει του νόμου για την ασφάλεια συνταξιοδοτικών εισοδημάτων των εργαζομένων (ERISA), ο νόμος απαιτεί διατήρηση για έξι χρόνια. Για να βρίσκεστε στην ασφαλή πλευρά, μην πετάξετε αυτά τα αρχεία.

Εγγραφές FMLA

Όταν ένας υπάλληλος ζητά FMLA, πρέπει να κρατήσετε το ίχνος χαρτιού, ακόμα και αν αρνηθείτε την άδεια για τρία χρόνια. Βεβαιωθείτε ότι παρακολουθείτε την άδεια κάθε εργαζομένου - πότε ξεκίνησε και πόσο χρόνο χρησιμοποιείται. Εάν ο εργαζόμενος έχει διαλείπον FMLA, βεβαιωθείτε ότι παρακολουθείτε κάθε άδεια και τεκμηριώνετε τον αριθμό ωρών που χρησιμοποιήσατε. Οι ημερομηνίες και ο αριθμός των ωρών πρέπει να τεκμηριώνονται. Θυμηθείτε ότι η διακοπτόμενη άδεια μπορεί να χρησιμοποιηθεί για λίγες ώρες την ημέρα ή λίγες ημέρες την εβδομάδα. Τεκμηθείτε όλα και φυλάξτε αυτά τα αρχεία.

Θυμηθείτε, αυτό δεν είναι μια ολοκληρωμένη λίστα και ισχύει μόνο για τα ομοσπονδιακά καταστατικά. Μπορεί να υπόκεινται σε πρόσθετους νόμους διατήρησης αρχείων, αν για παράδειγμα, είστε ομοσπονδιακός ανάδοχος ή το κράτος σας έχει διαφορετικά πρότυπα. Σε περίπτωση αμφιβολίας, μην το πετάξετε έξω.

Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε πρόσθετους πόρους σχετικά με την τήρηση αρχείων και την υποχρεωτική αναφορά στην Εταιρεία Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού (SHRM).

Αποποίηση ευθυνών: Λάβετε υπόψη ότι οι πληροφορίες που παρέχονται, ενώ είναι έγκυρες, δεν είναι εγγυημένες για ακρίβεια και νομιμότητα. Ο ιστότοπος διαβάζεται από παγκόσμιο ακροατήριο και οι νόμοι και οι κανονισμοί περί απασχόλησης διαφέρουν από κράτος σε κράτος και χώρα σε χώρα. Ζητήστε νομική βοήθεια ή βοήθεια από κρατικούς, ομοσπονδιακούς ή διεθνείς κυβερνητικούς πόρους, για να βεβαιωθείτε ότι η νομική σας ερμηνεία και οι αποφάσεις σας είναι σωστές για την τοποθεσία σας. Αυτές οι πληροφορίες είναι για καθοδήγηση, ιδέες και βοήθεια.