Πώς να οργανώσετε τα χαρτιά σας

Η μόνη φορά που φαίνεται να σκέφτεστε τα σημαντικά σας έγγραφα είναι όταν τα χρειάζεστε. Και πολλές φορές δεν μπορείτε να τις βρείτε όταν τις χρειάζεστε επειδή είτε δεν έχετε ένα οργανωμένο και συγκεντρωτικό σύστημα για την αποθήκευση των σημαντικών εγγράφων σας ή / και την τελευταία φορά που τις χρειάζεστε, απλά το πετάξατε στη θάλασσα χαρτιά στο γραφείο του σπιτιού αντί να το επαναφέρετε εκεί που ανήκε.

Ξεκινώντας

Με όλα τα σημαντικά χαρτιά σας να διαδίδονται σε ολόκληρο το σπίτι σας, χάνετε πολύ χρόνο και ενέργεια ψάχνοντας για αυτά. Επίσης κινδυνεύετε να χάσετε εν μέρει κάποιες από αυτές. Αλλά με μερικά απλά βήματα, μπορείτε να οργανώσετε τα σημαντικά έντυπά σας σε μία ώρα αυτό το Σαββατοκύριακο!

Θα χρειαστείτε ένα μικρό ντουλάπι αρχειοθέτησης δύο συρταριών ή ένα φορητό κιβώτιο αρχείων, πολύχρωμα αρχεία με κρέμασμα (6 διαφορετικά χρώματα), φακέλους top-tab με μανιτάρια τρίτου μεγέθους και ένα ασφαλές (προαιρετικά) ασφαλές. Ή θα μπορούσατε να αγοράσετε ένα μεγάλο συνδετικό υλικό και ένθετα καρτελών. Μόλις έχετε τα αγαθά εδώ είναι τα έξι βήματα που θα ακολουθήσετε για να οργανώσετε τα χαρτιά σας.

Συγκεντρώστε τα έγγραφά σας

Για να μπορέσετε να οργανώσετε όλα τα σημαντικά σας έγγραφα, πρέπει να τα εντοπίσετε. Μερικές φορές είναι ευκολότερο να λέγεται παρά να γίνεται.

Ελέγξτε το γραφείο στο σπίτι σας στα συρτάρια και τα χαρτιά που στοιβάζονται στο γραφείο ή στο τραπέζι σας. Ελέγξτε τους σωρούς χαρτιού που γεμίζουν τις πάγκες της κουζίνας, καθώς και τα συρτάρια και τα καλάθια κουζίνας. Κοιτάξτε στο υπνοδωμάτιο και στο ντουλάπι της κρεβατοκάμαράς σας (θα μπορούσατε να τα αφήσατε εκεί την πρωινή βιασύνη και να τα ξεχάσετε). Τέλος, αλλά όχι λιγότερο σημαντικό, ελέγξτε το πορτοφόλι ή το χαρτοφύλακά σας για σημαντικά έγγραφα που εξακολουθείτε να μεταφέρετε τυχαία.

Ταξινομώ

Τα σημαντικότερα έγγραφα εμπίπτουν σε μία από τις ακόλουθες έξι κατηγορίες. Ταξινόμηση όλων των συγκεντρωμένων εγγράφων σας ως εξής:

1. Εγγραφές κατοικίας και ιδιοκτησίας - ενυπόθηκα δάνεια, πράξεις ιδιοκτησίας, σχέδια βελτίωσης κατοικίας και αποδείξεις, εγχειρίδια και εγγυήσεις συσκευών, πληροφορίες για τα φορολογικά περιουσιακά στοιχεία, ασφαλιστήρια συμβόλαια κατοικίας και εγχειρίδια
2. Αυτόματα αρχεία - τίτλους, αρχεία συντήρησης, ασφαλιστήρια συμβόλαια και πληροφορίες, πληροφορίες δανείων και αρχεία πληρωμών
3. Εγγραφές υγείας - ασφαλιστήρια συμβόλαια, εγχειρίδια παροχών ασφάλισης υγείας, εξηγήσεις ιατρικών παροχών, λογαριασμοί γιατρού, λίστες συνταγών, ευέλικτες πληροφορίες για τις δαπάνες, ιατρικές αποδείξεις, ιατρικές οδηγίες, ασφαλιστήρια συμβόλαια ζωής

1. Λογιστικά αρχεία - τραπεζικές δηλώσεις, φορολογικές δηλώσεις, αρχεία φορολογικών εκπτώσεων, αρχεία επενδύσεων, αρχεία δανείων, δηλώσεις πιστωτικών καρτών
2. Ηλεκτρονικά αρχεία - συμβάσεις κινητών τηλεφώνων και εγχειρίδια · Έσοδα από πωλήσεις και εγγυήσεις για υπολογιστές, φορητούς υπολογιστές και iPad. καλώδια και προγράμματα Internet και λογαριασμούς? την απόδειξη πώλησης ασύρματου δρομολογητή και το εγχειρίδιο
3. Προσωπικά αρχεία - πιστοποιητικά γέννησης, πιστοποιητικό γάμου, πιστοποιητικό διαζυγίου, έγγραφα θεματοφυλακής, πληροφορίες κοινωνικής ασφάλισης, αρχεία ανοσοποίησης, διαβατήρια, αρχεία στρατιωτικών υπηρεσιών, αρχεία βαπτίσματος και επιβεβαίωσης, διαθήκες, σχέδιο κηδειών και πληροφορίες σχετικά με την ταφή. Αν έχετε κατοικίδια ζώα, μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε τα σημαντικά έγγραφα, όπως κτηνιατρικά και εμβόλια, σε αυτήν την κατηγορία.

Βρείτε τα ζωτικά σας έγγραφα

Τα περισσότερα από τα σημαντικά σας έγγραφα μπορούν να αποθηκευτούν σε ένα κανονικό ντουλάπι αρχειοθέτησης ή ένα φορητό κιβώτιο αρχειοθέτησης. Υπάρχουν μερικά. Ωστόσο, αυτό πρέπει πραγματικά να αποθηκευτεί σε μια πυρασφαλή ασφαλή ή offsite επιλογή αποθήκευσης, όπως μια θυρίδα ασφαλείας.

Τα ζωτικά έγγραφα είναι έγγραφα που θα ήταν πολύ δύσκολα ή πολύ χρονοβόρα για αντικατάσταση. Μπορεί να περιέχουν ευαίσθητες προσωπικές πληροφορίες που θα μπορούσαν να διακυβευτούν σε περίπτωση διάλυσης ή ληστείας. Στην περίπτωση που το σπίτι σας καταστράφηκε από πυρκαγιά ή πλημμύρα, θα θέλατε να παραμείνουν άθικτα τα ζωτικά αυτά έγγραφα.

Για τους περισσότερους ανθρώπους, τα ακόλουθα έγγραφα θεωρούνται ζωτικά: πληροφορίες κοινωνικής ασφάλισης, πιστοποιητικά γέννησης, ασφαλιστήρια συμβόλαια μαζί με τα στοιχεία επικοινωνίας του πράκτορά σας, διαθήκες, ιδιοκτησίες, τίτλους αυτοκινήτων, διαβατήριο και οποιαδήποτε σύμβαση ή συμφωνία που απαιτεί την πρωτότυπη υπογραφή σας.

Κάντε μια κύρια λίστα όλων των ζωτικών εγγράφων που τοποθετείτε στην αδιάβροχη θυρίδα ασφαλείας σας ή σε μια επιλογή εκτός χώρου αποθήκευσης.

Διπλώστε το Πορτοφόλι σας

Οι περισσότεροι από εμάς φέρνουν κρίσιμες πληροφορίες στα πορτοφόλια μας κάθε μέρα. Ξέρετε όλα όσα υπάρχουν στο πορτοφόλι σας; Τι θα κάνατε αν το πορτοφόλι σας χάθηκε ή κλαπηθήκατε;

Δημιουργήστε αντίγραφα της άδειας οδήγησης, της κάρτας δωρητή, της κάρτας ασφάλισης υγείας, των καρτών μέλους όπως οι κάρτες επιβράβευσης στο γυμναστήριο, οι λέσχες αποθήκης και, το σημαντικότερο, όλες οι πιστωτικές και χρεωστικές κάρτες (αντιγραφή εμπρός και πίσω). Διατηρήστε αυτά τα αντίγραφα με τα άλλα σημαντικά χαρτικά σας έγγραφα:

Βήμα πέντε: Δημιουργήστε ένα απλό σύστημα αρχειοθέτησης

Όσο πιο απλό είναι το σύστημα αρχειοθέτησης, τόσο πιο πιθανό είναι να το χρησιμοποιήσετε σε συνεπή βάση. Πάρτε κάθε κατηγορία σημαντικού εγγράφου και ορίστε το χρώμα του αρχείου:

• Εγγραφές κατοικίας και ιδιοκτησίας
• Αυτόματα αρχεία
• Εγγραφές υγείας
• Λογιστικά αρχεία
• Ηλεκτρονικά αρχεία
• Προσωπικά αρχεία

Προσθέστε τον κατάλληλο αριθμό αρχείων που κρέμονται στο σύστημα αρχειοθέτησης για τον αριθμό των εγγράφων που έχετε σε κάθε κατηγορία.

Χρησιμοποιήστε τους φακέλους manila και δημιουργήστε ένα φάκελο για κάθε μεμονωμένο έγγραφο μέσα σε κάθε κατηγορία. Τοποθετήστε τους φακέλους στην κατάλληλη έγχρωμη εικόνα.

Εάν αγοράσατε ένα μεγάλο δέκτη τριών δακτυλίων και ένθετες καρτέλες, επισημάνετε τις καρτέλες με τα παραπάνω ονόματα αρχείων, τρύπα χαρτιού γεμίστε όλα τα έγγραφα και τα οργανώστε. Αν τα χαρτιά δεν πρέπει να είναι διάτρητα, η τρύπα χαρτιού τρυπά ένα φάκελο και τοποθετεί τα έγγραφα στο φάκελο.

Τώρα, εάν τα χαρτιά δεν είναι μόνο σας, αυτό μπορεί να είναι μια στιγμή για σας. Θα μπορούσατε να σαρώσετε όλα αυτά τα έγγραφα, να τα αποθηκεύσετε σε σκληρό δίσκο και στη συνέχεια να τα αποκόψετε όλα. Αλλά χρησιμοποιήστε τη δική σας διακριτική ευχέρεια, καθώς κάποια χαρτιά είναι καλύτερα να εξοικονομηθούν. Χρησιμοποιήστε την καλύτερη κρίση σας.

Συνεχιζόμενη συντήρηση

Τώρα που οργανώνονται τα σημαντικά σας έγγραφα, κρατήστε τα οργανωμένα. Κάθε μήνα, όταν πληρώνετε τους λογαριασμούς σας, καταθέστε νέα έγγραφα στην κατάλληλη ενότητα του συστήματος αρχειοθέτησής σας. Ταυτόχρονα, αναζητήστε όλα τα έγγραφα που αφαιρέσατε από το σύστημα κατά τη διάρκεια του μήνα, τα οποία ενδέχεται να παραμένουν εκτός του συστήματος αρχειοθέτησης. Επανατοποθετήστε τα. Τουλάχιστον δύο φορές το χρόνο, ελέγξτε τα έγγραφα στο σύστημα αρχειοθέτησής σας για να δείτε αν μπορούν να καθαριστούν. Ένα καλό πρόγραμμα που ακολουθείται είναι το πρώτο του έτους και στο τέλος κάθε σχολικής χρονιάς.

Με λίγη προσπάθεια, μπορείτε να αποκομίσετε μακροπρόθεσμα οφέλη οργανώνοντας τα σημαντικά έντυπα έγγραφα.

Επεξεργασμένο από την Elizabeth McGrory.