Πώς να οργανώσετε μια συνάντηση όλων των χεριών για τους υπαλλήλους σας

Συμμετέχει η εταιρεία σας σε όλες τις συναντήσεις; Εάν όχι, μπορεί να θέλετε να σκεφτείτε την οργάνωση μιας τέτοιας συνάντησης. Φυσικά, δεν πρέπει ποτέ να πραγματοποιείτε μια συνάντηση μόνο και μόνο επειδή θέλετε να έχετε ένα στοιχείο ελεγμένο από τη λίστα των υποχρεώσεών σας, οπότε γιατί, πότε και πώς να οργανώσετε μια συνάντηση όλων των χεριών.

Γιατί μπορεί να θέλετε να πραγματοποιήσετε μια συνάντηση όλων των χεριών;

Μερικές φορές χρειάζεστε πληροφορίες για το σύνολο του προσωπικού, και μια συναντηση με όλα τα χέρια είναι μια εξαιρετική ευκαιρία να το κάνετε αυτό. Ναι, μπορείτε να στείλετε τις πληροφορίες μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά ανάλογα με τις πληροφορίες, μπορεί να διαπιστώσετε ότι η παράδοση αυτοπροσώπως είναι ένας πιο αποτελεσματικός τρόπος επικοινωνίας.

Επιπλέον, ανάλογα με το πόσο μεγάλη και απλωμένη είναι η επιχείρησή σας, η συνάντηση όλων των χεριών είναι μια καλή ευκαιρία για να δημιουργήσετε ομάδες και να επιτρέψετε στους εργαζόμενους να δικτυωθούν μεταξύ τους. και επιτρέπουν στους εργαζόμενους να συνδέονται μεταξύ τους. Εάν η επιχείρησή σας έχει διάφορους ιστότοπους, ένας υπάλληλος στον ιστότοπο Α μπορεί να έχει κάποιο πρόβλημα που μπορεί να επιλύσει κάποιος στον ιστότοπο Β, αλλά αν δεν γνωρίζει ότι υπάρχει, δεν θα ζητήσει βοήθεια.

Τέλος, μια συνάντηση με όλα τα χέρια επιτρέπει στους υπαλλήλους σας να κάνουν ερωτήσεις παρουσία των συναδέλφων τους. Έτσι, μπορείτε να μοιραστείτε την κατάλληλη απάντηση μάλλον παρά να την επαναλάβετε ξανά και ξανά για διάφορους υπαλλήλους.

Ποια θέματα καλύπτονται καλύτερα σε μια συνάντηση όλων των χεριών;

Αυτοί οι τύποι ζητημάτων είναι κατά κανόνα καλύτερα γνωστοί όταν παραδίδονται σε μια συνολική συνεδρίαση χεριών παρά μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ζητούν από τους τοπικούς διαχειριστές να ενημερώνουν το προσωπικό τους.

• Εισαγωγή νέας ανώτερης ηγεσίας. Εάν έχετε έναν νέο πρόεδρο ή Διευθύνοντα Σύμβουλο, θέλετε να εισαγάγει τον εαυτό του σε όλο το προσωπικό. Κάνει μεγάλη διαφορά στους ανθρώπους να γνωρίζουν το πρόσωπο πίσω από το όνομα και τις πολιτικές αλλαγές.
• Νέοι στόχοι της εταιρείας. Όταν η ανώτερη ομάδα σας θέλει να μοιραστεί τους στόχους της εταιρείας με το προσωπικό, έχοντας όλοι στο ίδιο δωμάτιο είναι μια μεγάλη ιδέα. Επιτρέπει στους ανθρώπους να κάνουν ερωτήσεις, έτσι ώστε να κατανοούν τη λογική και τη συλλογιστική πίσω από τους στόχους.
• Όταν υπάρχει μια σημαντική αλλαγή. Αυτό μπορεί να είναι μια νέα εξαγορά εταιρίας, μια εκποίηση, μια αναδιοργάνωση ή οτιδήποτε αγγίζει σε όλους τους τομείς της εταιρείας. Και πάλι, η ανοικτή και ειλικρινής επικοινωνία είναι οι στόχοι εδώ.

Αυτοί δεν είναι, φυσικά, οι μόνοι λόγοι για να καλέσετε μια συνάντηση με όλα τα χέρια, αλλά βεβαιωθείτε ότι μια συνάντηση με όλα τα χέρια είναι ο καλύτερος τρόπος για την παροχή πληροφοριών προτού πάτε στο πρόβλημα να οργανώσετε μια συνάντηση όλων των χεριών.

Πώς να οργανώσετε μια συνάντηση με όλα τα χέρια

Το πρώτο βήμα, όπως αναφέρθηκε παραπάνω, έχει χρήσιμο σκοπό για μια συνάντηση όλων των χεριών. Μόλις έχετε έναν σκοπό, μπορείτε να προγραμματίσετε και να κρατήσετε τη συνάντηση.

Πρώτον, σκεφτείτε μέσω της εφοδιαστικής. Μπορεί να διαπιστώσετε ότι είναι διασκεδαστικό να επιλέξετε και να προσκαλέσετε τους ομιλητές, να προετοιμάσετε τα έγγραφα και να σχεδιάσετε το χρόνο δικτύωσης, αλλά εάν αποτύχετε στην πλευρά της εφοδιαστικής, η συνάντηση όλων των χεριών δεν θα λειτουργήσει. Πρέπει να αντιμετωπίσετε αυτά τα θέματα για μια επιτυχημένη συνάντηση όλων των χεριών.

• Τοποθεσία. Αν η επιχείρησή σας είναι μικρή και μπορείτε όλοι να ταιριάζουν γύρω από τον πίνακα συνεδριάσεων, τότε αυτό το πρόβλημα επιλύεται. Αν η επιχείρησή σας είναι μεγάλη - ακόμη και αν όλοι εργάζεστε στο ίδιο κτίριο, ίσως χρειαστεί να ενοικιάσετε ένα αίθριο ή ένα συνεδριακό κέντρο για τη συνάντησή σας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε καθίσματα για όλους.
• Ταξίδι. Θα πρέπει οι άνθρωποι να ταξιδεύουν σε μεγάλες αποστάσεις για να έρθουν στη συνάντηση όλων των χεριών; Αν οι άνθρωποι χρειάζονται να μετακινούνται από απόσταση, φροντίστε να ξεκινήσετε τη συνάντηση αρκετά αργά ώστε το προσωπικό σας δεν χρειάζεται να φύγει από το σπίτι στις 4:00 π.μ. για να φτάσει στη συνάντηση. Θυμηθείτε, αφήνοντας νωρίς το σπίτι είναι μια δυσκολία για πολλούς.

• Πρακτικότητα. Μια προσωπική συνάντηση πρόσωπο με πρόσωπο μπορεί να είναι ο καλύτερος τρόπος για την εισαγωγή ενός νέου CEO. Αλλά αν πρόκειται για ανθρώπους που πετούν από πολλαπλές τοποθεσίες και για να τους τοποθετήσετε σε ξενοδοχεία, ενώ τα γραφεία σας σε αυτές τις περιοχές κλείνουν για πολλές ημέρες, πιθανώς δεν είναι η καλύτερη ιδέα. Αντ 'αυτού, σκεφτείτε να κάνετε τηλεδιάσκεψη. Μην επιτρέπετε στους χρήστες να παρακολουθήσουν τη βιντεοδιάσκεψη από τα γραφεία τους, αλλά να τους ζητήσετε να έρθουν σε επαφή μαζί τους για να δουν την ευκαιρία να παρακολουθήσουν την εισαγωγή.

• Φαγητό. Εάν πρόκειται για σύντομη συνάντηση μιας ώρας για την εισαγωγή του Διευθύνοντος Συμβούλου, θα χρειαστείτε μόνο μια θέση. Εάν πρόκειται για μια ημερήσια διάσκεψη που περιλαμβάνει πολλαπλά ηχεία και εργαστήρια, θα πρέπει να κανονίσετε φαγητό για μεσημεριανό γεύμα και διαλείμματα.

Ποιος χρειάζεται να παρουσιαστεί σε μια συνάντηση όλων των χεριών;

Με αυτές τις ταξινομημένες εφοδιαστικές, χρειάζεται απλώς να κανονίσετε τα ηχεία. Θα θελήσετε να έχετε αλλαγές στην εταιρεία που έχουν εισαχθεί από τον Διευθύνοντα Σύμβουλο / Ιδιοκτήτη / Πρόεδρο. Οι διευθυντές των τμημάτων μπορούν να εξηγήσουν ζητήματα που σχετίζονται με τις υπηρεσίες τους, αλλά οι εξηγήσεις σχετικά με τις πρωτοβουλίες που αφορούν ολόκληρη την επιχείρηση πρέπει να προέρχονται από την κορυφή.

Φυσικά, μια αλλαγή στην πολιτική ανθρωπίνων πόρων μπορεί να προέλθει από τον επικεφαλής του Ανθρώπινου Δυναμικού και μια αλλαγή στο μάρκετινγκ μπορεί να προέλθει από τον υπεύθυνο μάρκετινγκ, αλλά το γενικό σχέδιο, συμπεριλαμβανομένων των στόχων, της στρατηγικής και του οράματος, πρέπει να προέλθει από την κορυφή.

Βεβαιωθείτε ότι συμπεριλαμβάνονται όλοι οι υπάλληλοι -ή δεν είναι συνάντηση όλων των χεριών. Εάν οι πληροφορίες αφορούν μόνο τους διαχειριστές, τότε γιατί θα φέρετε τους μεμονωμένους συντελεστές στη συνάντηση; Εάν οι αλλαγές επηρεάζουν μόνο τις τεχνολογίες πληροφορικής, γιατί η λογιστική έχει χρόνο να συμμετάσχει στη συνάντηση;

Τι χρειάζεται να συμβεί σε μια συνάντηση όλων των χεριών;

Όλες οι πληροφορίες που παρέχετε σε μια συνάντηση όλων των χεριών πρέπει να είναι σχετικές, έγκαιρες, κρίσιμες και (ευτυχώς) ενδιαφέρουσες. Βεβαίως, η εισαγωγή του τρόπου με τον οποίο η εταιρεία σας θα συμμορφωθεί με τους νέους κυβερνητικούς κανονισμούς είναι απίθανο να οδηγήσει σε επευφημίες πλήθους. Αλλά θυμηθείτε, έχετε περισσότερες πιθανότητες να εμπλέξετε τους ανθρώπους εάν παρουσιάσετε τις πληροφορίες με ενδιαφέρον τρόπο.

Εκτός από τα ηχεία και τα εργαστήρια (εάν υπάρχουν), βεβαιωθείτε ότι έχετε δώσει χρόνο για δικτύωση. Η δικτύωση συχνά θεωρείται ως κάτι που κάνετε για να βρείτε νέες θέσεις εργασίας, αλλά μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη δικτύωση εσωτερικά. Θέλετε το προσωπικό σας να γνωρίζει ο ένας τον άλλον. Παρέχετε ετικέτες ονομάτων (αν γενικά δεν φοράτε εμβλήματα) που εμφανίζουν ονόματα και τίτλους και τοποθεσίες.

Ο γενικός στόχος μιας συνάντησης όλων των χεριών είναι να φέρει μαζί τους τους υπαλλήλους της εταιρείας. Θέλετε να αφήσετε τους ανθρώπους να αισθάνονται ότι η συνάντηση άξιζε τον χρόνο τους. Εάν δεν μπορείτε να πάρετε το αξίζει τον κόπο, παραλείψτε τη συνάντηση όλων των χεριών και στείλτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τις πληροφορίες αντ 'αυτού.