Πώς να οργανώσετε ένα επιτυχημένο γεγονός πολυμέσων

Ένας από τους ευκολότερους τρόπους με τους οποίους η επιχείρησή σας μπορεί να δεχτεί ελεύθερα τα μέσα μαζικής ενημέρωσης (συχνά γνωστά ως "κερδισμένα μέσα ενημέρωσης") είναι μέσω εκδηλώσεων πολυμέσων.Είτε συνεργάζεστε με πολλούς χορηγούς για να βοηθήσετε τους λιγότερο τυχερούς, είτε έχετε μια συνέντευξη Τύπου για να ανακοινώσετε μια έκδοση προϊόντος, υπάρχουν ορισμένα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε για να οργανώσετε μια επιτυχημένη εκδήλωση στα ΜΜΕ.

Ξεκινήστε με ένα δελτίο Τύπου

Η αποστολή του δελτίου τύπου θα βοηθήσει τα μέσα ενημέρωσης να αποφασίσουν εάν η ιστορία σας είναι αρκετά αντάξια κάλυψης. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο βοηθά να κρατήσει το δελτίο Τύπου σας απλό και ποτέ δεν χρησιμοποιούν οποιαδήποτε διαφημιστική εκστρατεία. Οι σταθμοί και οι εφημερίδες αναζητούν ειδήσεις. δεν ψάχνουν για πωλήσεις.

Έχετε ένα παράθυρο για την αποστολή του δελτίου τύπου σας. Δεν θέλετε να το στείλετε πολύ νωρίς και στη συνέχεια να ξεχαστεί ή να θαφτεί και δεν θέλετε να το στείλετε πολύ αργά όταν έχουν ήδη ανατεθεί άλλες ιστορίες και απλά δεν μπορούν να χωρέσουν στην εκδήλωση σας. Γενικά, 2 έως 3 ημέρες πριν από την εκδήλωσή σας είναι αρκετή η προειδοποίηση.

Θέλετε επίσης να είστε σίγουροι ότι θα συμπεριλάβετε οδηγίες και ειδικές οδηγίες μέσα στο δελτίο τύπου σας. Αν τα κεντρικά γραφεία της εταιρείας σας βρίσκονται σε μια τοποθεσία, αλλά η εκδήλωσή σας βρίσκεται στη μονάδα σας 30 μίλια μακριά, θα πρέπει να το καταστήσετε σαφές στην απελευθέρωσή σας.

Παρακολουθήστε τις τηλεφωνικές κλήσεις

Αφού στείλετε το δελτίο τύπου σας, μπορείτε να καλέσετε τους συντάκτες στις εφημερίδες ή τους παραγωγούς των τηλεοπτικών σταθμών για να επιβεβαιώσετε ότι το λαμβάνουν. Αυτό είναι μόνο που πρέπει να ρωτήσετε.

Θα ανοίξει συχνά τη συζήτηση για να σας πει εάν πιστεύουν ότι θα είναι σε θέση να έρθουν ή όχι. Αλλά ακόμα κι αν δεν το κάνετε, δεν θέλετε να ρωτήσετε αν έρχονται. Θα είναι εκεί αν μπορούν αλλά δεν θα κάνουν υποσχέσεις.

Λάβετε υπόψη σας, τα σπασμένα νέα ή τις μεγάλες ειδήσεις μπορεί να τους εμποδίσουν να έρχονται την τελευταία στιγμή. Δεν θέλετε να τους πειραματιστείτε για να δείτε αν έρχονται, ακόμα και την ημέρα του γεγονότος, όταν στέκεστε εκεί περιμένοντας τους δημοσιογράφους να εμφανιστούν.

Επίσης, θέλετε να παρακολουθήσετε την ώρα που πραγματοποιείτε την κλήση σας. Κλήση 10 λεπτών πριν από τις 5 μ.μ. μπορεί να φαίνεται σαν το τέλος της ημέρας για σας, αλλά για έναν παραγωγό που είναι 10 λεπτά μέχρι ένα νυχτερινό newscast. Οι καλύτερες ώρες για κλήση είναι γενικά γύρω στις 10 π.μ., και μεταξύ 1 και 2:30 μ.μ.

Σχεδιάστε προσεκτικά το χρόνο σας

Όλοι εργάζονται σε προθεσμίες. Οι εφημερίδες έχουν ρυθμίσει τις ώρες που θέτουν το θέμα της επόμενης ημέρας στο κρεβάτι. Αυτό σημαίνει αν θα έρθουν στην εκδήλωσή σας στις 5 μ.μ. την Πέμπτη, η κάλυψη ενδέχεται να μην εμφανιστεί μέχρι το Σάββατο.

Οι τηλεοπτικοί σταθμοί έχουν γενικά πρωί, μεσημέρι, 5, 6, 10 και / ή 11 μ.μ. ειδήσεις κατά τη διάρκεια της εβδομάδας, ανάλογα με την αγορά τηλεόρασης σας. Παίρνετε κάλυψη εάν η εκδήλωση των μέσων σας ξεκινά στις 4 μ.μ. μπορεί να είναι πολύ δύσκολο. Δεν πρόκειται απλώς να φτάσουν στο αυτοκίνητο ειδήσεων τους και να οδηγήσουν σαν τρελοί για να πάρουν την ταινία σας στον αέρα με 5. Υπάρχει ένα σενάριο που πρέπει να γραφτεί και μια ταινία που πρέπει να επεξεργαστεί.

Προγραμματίστε το χρόνο των εκδηλώσεών σας έτσι ώστε να είναι όχι μόνο βολικό για τους δημοσιογράφους αλλά αυξάνει επίσης τις πιθανότητές σας για πιο άμεση έκθεση.

Μην δοκιμάσετε και κάνετε τα πάντα

Όσο δελεαστικό ίσως είναι να γίνετε σκηνοθέτης, μην πείτε στους δημοσιογράφους, τους φωτογράφους ή τους βιντεογράφους ποια πλάνα θέλετε να αποκτήσουν. Θέλετε να δημιουργήσετε μια συγκεκριμένη σχέση μαζί τους και να ξεκινήσετε μια σχέση με την εφημερίδα ή τον τηλεοπτικό σταθμό. Δεν θα κερδίσετε φίλους, λέγοντάς τους πώς θα κάνουν τη δουλειά τους.

Κάνε εύκολη την είσοδο (και έξοδο)

Εάν κρατάτε την εκδήλωση στο εργοστάσιο των 50.000 τετραγωνικών ποδιών και η περιοχή που επιτρέπετε στα μέσα να βρίσκονται στο πίσω μέρος του κτιρίου, θα τους δώσετε όσο το δυνατόν πιο εύκολη πρόσβαση. Μην τους έχετε πάρκο στο μπροστινό μέρος του κτιρίου και στη συνέχεια πιέζετε τον εξοπλισμό τους μέχρι το πίσω μέρος, αν μπορείτε να το βοηθήσετε. Εάν υπάρχει ένας τρόπος να οδηγήσετε στην πλάτη, αφήστε τα μέσα ενημέρωσης να γνωρίζουν τις οδηγίες οδήγησης στο δελτίο τύπου σας και να σημειώσουν με σαφήνεια τον τρόπο που φτάνουν.

Θέλετε επίσης να εξετάσετε ποια περιοχή της εγκατάστασής σας είναι αυστηρά εκτός ορίων. Για παράδειγμα, αν δεν μπορείτε να αποφύγετε μια μεγάλη βόλτα, θέλετε πραγματικά τα μέσα να περπατούν σε ολόκληρο το κτίριό σας με κάμερες; Αυτό δεν σημαίνει ότι θα αρχίσουν να γυρίσουν ό, τι θέλουν. Αλλά πολλές εταιρείες έχουν αυστηρές πολιτικές σχετικά με το πού οι κάμερες και οι μη εργαζόμενοι μπορούν να πάνε για ιδιοκτήτες λόγους.

Εξετάστε τα οπτικά

Σκεφτείτε προσεκτικά τα γραφικά σας. Δώστε στα μέσα μαζικής ενημέρωσης όσο το δυνατόν περισσότερη πρακτική εμπειρία. Μιλώντας για ένα προϊόν για μισή ώρα και στη συνέχεια αναφερόμενος στην εικόνα στο φυλλάδιο είναι κάτι που τα μέσα μαζικής ενημέρωσης δεν χρειάζεται καν να εμφανιστούν. Θυμηθείτε ότι περνούν τα γραφικά στους πιθανούς πελάτες σας (τους θεατές ή τους αναγνώστες τους), οπότε είναι σημαντικό να έχετε στο μυαλό σας το κοινό ώστε να έχετε την κάλυψη που χρειάζεστε.

Μην ξεχάσετε ένα κιτ τύπου

Συμπεριλάβετε τις πληροφορίες σχετικά με την εκδήλωσή σας και δώστε τους στο μέσο. Αυτές οι πληροφορίες θα τους βοηθήσουν να γράψουν την ιστορία αλλά και να σας βοηθήσουν να αποκτήσετε μεγαλύτερο έλεγχο στις ειδήσεις αφού τους παρέχετε τις κρίσιμες πληροφορίες.

Βεβαιωθείτε ότι η επαφή μέσων είναι διαθέσιμη

Μην ξεχάσετε να θέσετε την επαφή μέσων σας διαθέσιμη για ερωτήσεις. Αν ένας δημοσιογράφος έχει επιπλέον ερωτήσεις, πρέπει να είναι σε θέση να κρατήσει γρήγορα την επαφή σας με τα μέσα ενημέρωσης. Φροντίστε να συμπεριλάβετε τον αριθμό τηλεφώνου της επαφής πολυμέσων και οποιεσδήποτε άλλες πληροφορίες επικοινωνίας μέσα στο κιτ τύπου σας.

Χρησιμοποιήστε τους εργαζόμενους με την εμπειρία

Δεν χρειάζεται να περιορίσετε τους εκπροσώπους της εκδήλωσής σας στη δική σας επαφή μέσων. Εάν ένας υπάλληλος μπορεί να δώσει καλύτερη ακουστική εμπειρία επειδή έχει περισσότερη εμπειρία να αναπτύσσει και να εργάζεται με ένα συγκεκριμένο προϊόν, με κάθε τρόπο, να τον θέτει στη διάθεσή του για ερωτήσεις.

Προετοιμασία της δήλωσής σας Προηγουμένως

Εάν προγραμματίζετε να μιλάτε στην κάμερα ή σε έναν δημοσιογράφο, σκεφτείτε τι θέλετε να πείτε εγκαίρως. Μπορεί να βοηθήσει έναν φίλο που δεν είναι εξοικειωμένος με την επιχείρησή σας να διαβάσει το κιτ τύπου και να κάνει ερωτήσεις. Από αυτά τα ερωτήματα καθώς και κάποια δική σας ιδέα, βγείτε με μια λίστα απαντήσεων. Δεν θέλετε να ακούσετε πρόβες, αλλά δεν θέλετε να ακούγεται απροετοίμαστος ή να λέτε "Umm …" πολλά.

Θέλετε επίσης να εξετάσετε τους διαφορετικούς τύπους μέσων. Η εφημερίδα έχει διαφορετικές ανάγκες από την τηλεόραση και το αντίστροφο. Ένας δημοσιογράφος εφημερίδων ίσως σας ζητήσει ερωτήσεις πολύ διαφορετικές από έναν τηλεοπτικό ρεπόρτερ. Κάθε μέσο έχει διαφορετικούς τρόπους παρουσίασης των ειδήσεών σας, ώστε να χρειάζονται τον τύπο που ταιριάζει καλύτερα στο κοινό τους.

Τι εάν ο δημοσιογράφος δεν εμφανίζεται;

Ο σταθμός ή η εφημερίδα μπορεί πολύ καλά να στείλει ένα φωτογράφο ή ένα videographer αντί για έναν δημοσιογράφο. Αυτό δεν σημαίνει ότι η ιστορία σας δεν είναι σημαντική για αυτούς. Δεν θα ήταν εκεί αν δεν σχεδίαζαν να δίνουν την ιστορία σας κάλυψη, ώστε να μεταχειριστείτε όποιον εμφανίζεται πολύ καλά.

Αν ένας βιντεογράφος αγκαλιάζει τα εργαλεία του, μην του παραδώσετε κιτ εργαλείων τότε. Προσφορά για να τον φέρει για τον μέχρι να μπορέσει να πάρει τα πλάνα που χρειάζεται. Η θεραπεία του ως πολίτης δεύτερης κατηγορίας θα το επιστρέψει στο σταθμό και θα μπορούσε να βλάψει τις πιθανότητές σας για μελλοντική κάλυψη.