Ισορροπημένες κάρτες αποτελεσμάτων ως εργαλείο διαχείρισης απόδοσης

Όταν γίνεστε υπερ-επικεντρωμένοι σε μια πτυχή της δουλειάς σας, μπορείτε να βλάψετε τη γενική υγεία της επιχείρησής σας. Εξαιτίας αυτού, πολλοί ηγέτες επιχειρήσεων επιλέγουν να εφαρμόσουν μια προσέγγιση "Balanced Scorecard" στην οργάνωσή τους. Τι είναι μια ισορροπημένη κάρτα αποτελεσμάτων και πώς μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε όχι μόνο για να κάνετε τα οικονομικά σας, αλλά και ως εργαλείο διαχείρισης της απόδοσης;

Τι είναι το Balanced Scorecard;

Η ισορροπημένη κάρτα αποτελεσμάτων είναι μια αναφορά που εξετάζει μια ποικιλία διαφορετικών περιοχών. Ένα πρότυπο που είναι καλό για όλους τους χρήστες δεν υπάρχει, καθώς η ισορροπημένη κάρτα αποτελεσμάτων είναι ρυθμιζόμενη για κάθε επιχείρηση και κάθε ανάγκη - χρησιμοποιείται ακόμη και ως εργαλείο διαχείρισης ανθρώπων.

Ο στόχος μιας ισορροπημένης κάρτας αποτελεσμάτων είναι να σας βοηθήσει να εστιάσετε σε περισσότερες από μία περιοχές της επιχείρησης - συνήθως, οι άνθρωποι εστιάζουν στα οικονομικά. Αν οι πωλήσεις πάνε καλά, τότε αυτό είναι όλο που πρέπει να εστιάσετε, σωστά; Λοιπόν, λάθος. Οι διευθυντές έχουν πάντοτε περισσότερες ευθύνες από τους αριθμούς της κατώτατης γραμμής.

Η παραδοσιακή ισορροπημένη βαθμολογία επικεντρώνεται σε τέσσερις τομείς:

• Χρηματοοικονομική
• Πελάτης
• Επεξεργάζομαι, διαδικασία
• Οργανωτική ικανότητα (ή μάθηση και ανάπτυξη)

Ενώ αυτές οι κατηγορίες προέρχονται από τους αρχικούς δημιουργούς της ισορροπημένης κάρτας βαθμολογίας, δηλαδή από τον Dr. Robert Kaplan και τον Dr. David Norton, δεν περιορίζεστε στη χρήση τους μόνο στις ιδέες τους, αν και είναι καλές συστάσεις. Αυτό που πρέπει να κάνετε είναι να βεβαιωθείτε ότι εστιάζεστε στις προτεραιότητες που πρέπει να επιτύχει κάθε διευθυντής για να βελτιώσει το τμήμα του. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να συγχωνεύσετε τα τμήματα και τα συμφέροντα και να έρθετε μαζί ως μια εταιρεία που εκτελεί.

Η ισορροπημένη καρτέλα βαθμολογίας χρησιμοποιήθηκε συχνά ως ένα είδος ταμπλό μετρήσιμων παραγόντων που σχετίζονται με την επιχείρησή σας. Έχει πλέον γίνει μέρος ενός ευρύτερου στρατηγικού τρόπου με τον οποίο μπορεί κανείς να δει την οργάνωση. Αυτή η ευρύτερη προοπτική περιλαμβάνει άλλους λιγότερο απτούς παράγοντες ως βασικούς στρατηγικούς δείκτες.

Χρησιμοποιώντας ένα Balanced Scorecard ως εργαλείο διαχείρισης απόδοσης

Ένα θετικό αποτέλεσμα της χρήσης μιας ισορροπημένης κάρτας αποτελεσμάτων είναι ότι καθιστά την απόδοση σε πολλαπλές περιοχές άμεσα παρατηρήσιμη. Όταν λαμβάνετε υπόψη όλες τις πτυχές μιας εργασίας, μπορείτε να δείτε ποιες περιοχές είναι ισχυρές και ποιες περιοχές είναι αδύναμες. Όταν εξετάζετε μόνο μία πτυχή της απόδοσης, μπορείτε να δείτε αν υπάρχει ένα γενικό πρόβλημα, αλλά δεν έχετε τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να διορθώσετε την κατάσταση.

Για παράδειγμα, ο Steve είναι ο διευθυντής του τμήματος παραγωγής ενός μπακάλικου. Παραδοσιακά, ο διευθυντής του εξέτασε τους αριθμούς κερδών και ζημιών και αποφάσισε αν ήταν καλός ή κακός διαχειριστής. Αλλά, δείτε τι συμβαίνει όταν προσθέτετε στους άλλους τρεις τομείς της ευθύνης του προς την ισορροπημένη καρτέλα βαθμολογίας.

Πελάτης: Τι είδους ανατροφοδότηση λαμβάνετε από πελάτες; Έχετε καταγγείλει την ποιότητα του προϊόντος; Ή, το τμήμα έλαβε έπαινο για ένα ποιοτικό προϊόν; Τι λένε οι πελάτες για το προσωπικό; Τα βρίσκουν χρήσιμα ή δεν βοηθούν;

Είναι εύκολο να προσδιορίσετε ποιος είναι ο πελάτης σε έναν οργανισμό λιανικής πώλησης και μερικές φορές δεν είναι τόσο προφανής σε ένα εσωτερικό τμήμα, αλλά όλοι έχουν έναν πελάτη. Πρέπει να προσδιορίσετε ποιος είναι αυτός ο πελάτης για κάθε ομάδα-τόσο οι εσωτερικοί όσο και οι εξωτερικοί πελάτες.

Αυτός ο υποθετικός υπεύθυνος παραγωγής θα πρέπει να έχει συγκεκριμένες μετρήσεις που εξετάζετε για να καθορίσετε τον τρόπο με τον οποίο θα εξυπηρετεί η εξυπηρέτηση πελατών. Τα καλά σημεία από τους πελάτες και τα μεγάλα οικονομικά στοιχεία είναι και τα δύο θετικά. Τα κακά σημάδια και τα σπουδαία οικονομικά στοιχεία θα μπορούσαν να σημαίνουν ότι έχετε ένα σοβαρό πρόβλημα που αναμένει να συμβεί.

Για παράδειγμα, αν ο διευθυντής σας έχει ενισχύσει τα κέρδη με την πώληση προϊόντων που δεν ανταποκρίνονται στα πρότυπα, οι πελάτες θα πάνε τελικά αλλού. Η εξέταση των σχολίων πελατών σας βοηθά να σας προειδοποιήσει.

Επεξεργάζομαι, διαδικασία: Οι διαδικασίες είναι δραστηριότητες που είναι εσωτερικές της επιχείρησης. Πώς κάνει αυτός ο διαχειριστής με εσωτερικές διαδικασίες και διαδικασίες; Έχει αναπτύξει τις διαδικασίες για την περιοχή ευθύνης του και ευθυγραμμίζεται με τις συνολικές διαδικασίες της εταιρείας;

Όταν εφαρμόζετε διαδικασίες και διαδικασίες σε ιστότοπους ή σε τμήματα, μετριέται σε αυτήν την κατηγορία. Επιπλέον, οι μετρούμενες διεργασίες μπορούν να είναι ειδικές για το τμήμα του.

Έτσι, ο Steve, ο διαχειριστής παραγωγής παραδειγμάτων έχει διαδικασίες για την αγορά, την περιστροφή και την πώληση προϊόντων. Πόσα προϊόντα απορρίπτονται; Ποιες είναι οι διεργασίες του για το χειρισμό των απορριφθέντων προϊόντων για να εξασφαλίσετε το αυξημένο κέρδος σας;

Και πάλι, αν κοιτάζετε απλά τα κέρδη και τις απώλειες, ίσως να μην ξέρετε πού πρέπει να κάνετε βελτιώσεις, αλλά εάν κοιτάζετε τα κέρδη και διαπιστώνετε ότι το προϊόν δεν ανασυσκευάζεται σωστά, αυτό θα σας δώσει πληροφορίες.

Οργανωτική ικανότητα - Μάθηση και ανάπτυξη: Πρέπει να κρατάτε κάθε υπεύθυνο των ανθρώπων υπεύθυνοι για τους ανθρώπους τους. Ένας διαχειριστής με υψηλό κύκλο εργασιών δεν είναι καλός διαχειριστής. Ένας διαχειριστής του οποίου οι άνθρωποι δεν είναι ποτέ πρόθυμοι να μετακινηθούν σε υψηλότερο επίπεδο δεν είναι καλός διαχειριστής.

Όταν μιλάτε για ανθρώπους, δεν μπορείτε ποτέ να εστιάσετε εντελώς στο παρόν - πρέπει πάντα να προετοιμαστείτε για να προχωρήσετε μπροστά και αυτό απαιτεί κατάρτιση και ανάπτυξη.

Έτσι, πρέπει να κρατήσετε το παράδειγμα υπεύθυνος παραγωγής για τον κύκλο εργασιών του καθώς και τον αγωγό του για εσωτερικές θέσεις και εξωτερική ανάπτυξη (μιλώντας για το τμήμα του). Σε ένα περιβάλλον παντοπωλείου, χρειάζεστε ανθρώπους που είναι διασταυρούμενοι και κατανοούν πολλαπλά τμήματα, ειδικά σε επίπεδο διαχείρισης. Μπορούν μόνο να είναι σε θέση να διαχειριστούν πολλαπλά τμήματα εάν κάνουν το έργο και στα κατώτερα επίπεδα.

Έτσι, αυτό, σε συνδυασμό με τις εσωτερικές διαδικασίες, μέρος της ισορροπημένης βαθμολογίας βοηθά τους διαχειριστές να γνωρίζουν πώς κάνουν με τις διαδικασίες των ανθρώπων τους.

Όταν ρίξετε μια ματιά σε τέσσερις από αυτές τις περιοχές (και κάθε περιοχή μπορεί να έχει πολλαπλούς στόχους), έχετε δημιουργήσει ένα εξαιρετικό εργαλείο διαχείρισης απόδοσης. Ξέρετε για τη συνολική επιτυχία του ατόμου και τους παράγοντες που συνθέτουν αυτή την επιτυχία ή αποτυχία. Η ισορροπημένη καρτέλα βαθμολογίας σάς επιτρέπει να διορθώνετε τα προβλήματα πριν να κάνετε μόνιμη ζημιά.

Πρέπει να παραμείνετε στην Παραδοσιακή Balanced Scorecard;

Με τίποτα. Κάντε προσαρμογές στην ισορροπημένη βαθμολογία σας για να υποστηρίξετε τις ανάγκες της επιχείρησής σας. Μπορείτε ακόμη να χρησιμοποιήσετε την προσέγγιση της ισορροπημένης βαθμολογίας για τη διαχείριση της δικής σας ζωής.

Κάθε πτυχή της ζωής και της επιχείρησής σας είναι πολύπλευρη και η ισορροπημένη βαθμολογία σας επιτρέπει να δείτε όλες τις διαφορές σε ένα σημείο. Σας δίνει μια γενική εικόνα που μπορεί να σας βοηθήσει να προσδιορίσετε τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να πάτε - για πραγματική επιτυχία στην εργασία και τη ζωή.