Χρησιμοποιώντας τα οργανογράμματα ως εργαλείο διαχείρισης

Τα οργανογράμματα, ή τα οργανογράμματα για συντομία, χρησιμοποιούνται για να δείξουν στους ανθρώπους την προβλεπόμενη δομή ενός οργανισμού. Αυτή η "επίσημη" οργάνωση υποτίθεται ότι αντικατοπτρίζει τη δομή της εξουσίας της εταιρείας. Μερικές φορές τα γραφήματα Org χρησιμεύουν μόνο για να συγχέουν τους ανθρώπους ως προς την πραγματική δομή. Αυτό συνήθως δεν είναι σκόπιμο, αλλά ΜΠΡΟΝΤΑΖΕΙ την σύγχυση των εμπλεκομένων.

Ωστόσο, είναι επίσης δυνατό να χρησιμοποιήσετε ένα γράφημα Org ως εργαλείο διαχείρισης, για να προωθήσετε την επίτευξη των στόχων του οργανισμού σας. Θα εξετάσουμε τα τυπικά παραδείγματα των "τυποποιημένων" διαγραμμάτων Org. Θα εξετάσουμε τα συγχέοντας Org Charts. Τέλος, θα συζητήσουμε τη χρήση του Οργανογράμματος ως εργαλείου διαχείρισης.

"Τυποποιημένα" οργανογράμματα

Τα τυπικά γραφήματα οργανισμού χρησιμοποιούνται συνήθως για να δείχνουν στους ανθρώπους την προβλεπόμενη δομή του οργανισμού. Αυτή η "επίσημη" οργάνωση υποτίθεται ότι αντικατοπτρίζει τη δομή της εξουσίας της εταιρείας. Συχνά, αντικατοπτρίζει μόνο τη δομή ευθύνης. Η πραγματική ισχύς στην οργάνωση ακολουθεί συχνά γραμμές επικοινωνίας αντί για γραμμές στο γράφημα Org.

Οι χάρτες έχουν συνήθως σχήμα πυραμίδας. Δείχνουν τον υπεύθυνο στην κορυφή. Παρακάτω είναι συγκεντρωμένοι υφισταμένοι, συνήθως σε σταδιακά μικρότερα κουτιά. Συνήθως, τα άτομα που εμφανίζονται στο ίδιο οριζόντιο επίπεδο στο γράφημα Org θεωρούνται ως "συμμαθητές" μέσα στον οργανισμό.

Αυτός ο πίνακας Org του Τμήματος Πληροφορικής της Imperial College (DOC) είναι χαρακτηριστικός του διαγράμματος πυραμίδων. Ο επικεφαλής του τμήματος έχει πέντε διευθυντές που του αναφέρουν άμεσα, συν έναν αναπληρωτή επικεφαλής και μια επιτροπή έρευνας. Κάθε Διοικητικός Σύμβουλος έχει τις άμεσες εκθέσεις του στις πράσινες οβάλ κάτω από τις επιτροπές τους.

Μπερδεμένα γραφήματα οργανισμού

Μερικές φορές τα Γραφήματα Org μπορούν να μπερδέψουν τους ανθρώπους ως προς την πραγματική δομή. Αυτό συνήθως δεν είναι σκόπιμο, αλλά μάλλον αντανακλά τη σύγχυση των εμπλεκομένων. Εάν δεν είστε σίγουροι για τις λειτουργικές σχέσεις της ομάδας ή εάν αλλάζουν συχνά, είναι σχεδόν αδύνατο να τις διαγράψετε με ακρίβεια.

Ίσως το πιο συνηθισμένο μέρος για να βρεθεί η σύγχυση Org Charts είναι στην ομοσπονδιακή κυβέρνηση των ΗΠΑ. Ο πίνακας Org για το Τμήμα Πληροφορικής και Μαθηματικών του Εθνικού Εργαστηρίου του Oak Ridge δεν μεταδίδει γρήγορα την κατανόηση της δομής του Οργανισμού. Φαίνεται ότι υποδεικνύουν ότι έντεκα λειτουργίες αναφέρονται απευθείας στον Διευθυντή.

Ενώ το εύρος ελέγχου (ο αριθμός των άμεσων αναφορών που μπορεί να ελέγχει αποτελεσματικά ένας διαχειριστής) ποικίλλει σημαντικά, δυσκολεύουμε να πιστέψουμε ότι πρόκειται για έναν οργανισμό που λειτουργεί άριστα. Μερικοί από τους ηγέτες των λειτουργιών είναι πιθανόν "πιο ίσοι". Αν θέλαμε να καταγράψουμε τη ροή των επικοινωνιών μέσα σε αυτήν την οργάνωση και το χρονικό διάστημα που αφιερώνεται κάθε υποτελής στον διευθυντή, ορισμένες από τις άμεσες αναφορές θα πρέπει πιθανώς να αναταξινομηθούν ως υποτελείς άλλων λειτουργιών.

Οργανογράμματα ως εργαλείο διαχείρισης

Τα γραφήματα Org είναι συνήθως μια αντιδραστική και όχι μια προορατική συσκευή. Δημιουργήσαμε έναν οργανισμό ή μας επέτρεψε να εξελιχθεί και έχει αυξηθεί. Δεν είναι πλέον σαφές στους ανθρώπους του οργανισμού, ή στους ανθρώπους με τους οποίους αλληλεπιδρούν, ποιος είναι υπεύθυνος για το τι. Έτσι, συντάσσουμε μια δέσμη κουτιών και γραμμών για να δείξουμε σε όλους όσους κάνουν τι. Στη συνέχεια προσθέτουμε διακεκομμένες γραμμές και παρόμοιες τεχνητές συσκευές για να δείξουμε ότι ό, τι συντάξαμε πρώτα δεν είναι πάντα η περίπτωση.

Μια καλύτερη επιλογή, ωστόσο, είναι να σχεδιάσετε ένα γράφημα Org που να αντικατοπτρίζει το πού θέλετε να πάει η οργάνωση, αντί να αντικατοπτρίζει απλά πώς είναι τώρα. Εάν θέλετε μια επίπεδη, οριζόντια οργάνωση, σχεδιάστε το διάγραμμα Org με αυτόν τον τρόπο. Δείξτε ότι έξι ή οκτώ (ή ακόμα και έντεκα, όπως είδαμε παραπάνω) διευθυντές αναφέρουν στην VP. Δείξτε ότι και οι δέκα προγραμματιστές αναφέρουν απευθείας στο Project Manager.

Αν ο οργανισμός σας βασίζεται σε κύκλους ποιότητας ή σε ομάδες παραγωγής για να ολοκληρώσει την αποστολή του, θα πρέπει να δείξετε ότι στον πίνακα οργάνων σας. Μην αισθάνεστε περιορισμένοι να κολλήσετε σε οριζόντιες ομάδες και κάθετες γραμμές. Εάν οι υπάλληλοί σας κατανοήσουν καλύτερα τους ρόλους τους, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κύκλους, ανεστραμμένα τρίγωνα ή ο, τιδήποτε άλλο χρειάζεστε.

Υπάρχουν πολλά προϊόντα λογισμικού στην αγορά που σας βοηθούν να δείξετε πώς θέλετε να λειτουργεί η εταιρεία σας. Το OrgPlus είναι ένα παράδειγμα των εργαλείων που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την αποσαφήνιση πολλών πτυχών της επιχείρησης, συμπεριλαμβανομένων των διαγραμμάτων Org.

Ο τρόπος που πρέπει να γίνει

Το παρακάτω παράδειγμα είναι μια αναπαράσταση ενός πίνακα οργάνων, που με εντυπωσίασε πολύ. Απελευθερώθηκε για να ξεκινήσει μια νέα εποχή για μια εταιρεία που απαιτούσε δημιουργική και νέα δράση από όλους τους υπαλλήλους της.

Δείχνει σαφώς την επίπεδη, οριζόντια δομή που αποσκοπεί στην προώθηση της επικοινωνίας και της καινοτομίας. Δείχνει σαφώς την ομάδα που σχηματίζουν τα δύο ανώτατα στελέχη, ενδεικτικά του τι αναμένεται να κάνουν οι εργαζόμενοι. Ωστόσο, διατηρεί τις σαφείς γραμμές τελικής ευθύνης. Ο πρόεδρος οδηγεί με σαφήνεια την εταιρεία, αλλά όλοι γνωρίζουν ότι πρέπει να κάνουν το δικό τους ρόλο για να πετύχουν.

Ο τρόπος που πρέπει να είναι ένας πίνακας οργάνων

Είναι ακόμη πολύ νωρίς για να διαπιστώσετε εάν αυτός ο πίνακας Org θα έχει το επιθυμητό αποτέλεσμα. Έχει υπάρξει μόνο δύο εβδομάδες. Ωστόσο, οι υπάλληλοι της εταιρείας το έχουν χρησιμοποιήσει σαφώς ως αποτελεσματικό εργαλείο διαχείρισης για να βοηθήσουν την οργάνωση τους προς τους νέους στόχους της.