Οι βασικοί ρόλοι μέσα στην ομάδα διαχείρισης έργων

Οι τύποι έργων που εκτελούν οι επαγγελματίες διαχειριστές έργων είναι συνήθως μεγάλης κλίμακας και περίπλοκοι. Απαιτούν την είσοδο πολλών ανθρώπων, μεταξύ των οποίων εσείς ως διαχειριστής έργου.

Ρόλοι μέσα σε μια επαγγελματική ομάδα διαχείρισης έργου

Οι ακόλουθοι ρόλοι αποτελούν συνήθως μια επαγγελματική ομάδα διαχείρισης έργου:

Χορηγός προγράμματος

Συχνά, σε μια μεγάλη οργάνωση, ένα άτομο υψηλού επιπέδου, πιθανώς ανώτερο διευθυντικό στέλεχος ή διευθυντής, θα ενεργεί ως χορηγός του έργου. Αυτός ο ρόλος μπορεί συχνά να είναι όπως η σχέση εργασίας που θα έλαβε ένας πρόεδρος μιας εταιρείας με έναν διευθύνοντα σύμβουλο: τον κριτικό φίλο / ηθική υποστήριξη / τον βασικό επικοινωνιακό σε μια ποικιλία ακροατηρίων (αναλαμβάνοντας τον κατάλληλο ρόλο ανάλογα με το πλαίσιο). Αλλά ο ρόλος είναι λίγο πιο πολύπλοκος από αυτό.

Ο χορηγός του έργου είναι ο συνήγορος σας στο υψηλότερο επίπεδο, συνεργαζόμενος μαζί σας πιο στενά από οποιονδήποτε άλλο στην ανώτερη διοικητική ομάδα. Παρουσιάζουν την πρόοδό σας στην ανώτερη διοίκηση και είναι υπεύθυνοι, μαζί σας, για την επιτυχία ή όχι του έργου.

Έχουν μια ευρύτερη άποψη για το τι συμβαίνει σε ολόκληρο τον οργανισμό και μπορούν να δουν πού βρίσκεται το έργο στην ευρύτερη εικόνα. Θα είναι σε θέση να κατευθύνουν το έργο για να επιτύχουν τους στόχους του όπως καθορίζονται από τα ανώτερα στελέχη και στο πλαίσιο της κατεύθυνσης ταξιδιού του οργανισμού. Μπορούν να φροντίσουν να διατεθούν πρόσθετοι πόροι και να ανοίξουν πόρτες που μπορεί να σας κλείσουν ως διαχειριστές έργων λόγω της σχετικής έλλειψης αρχαιότητας.

Ουσιαστικά ο χορηγός του έργου υπάρχει για να αναλάβει την επιχειρηματική ευκαιρία ή την ανάγκη και να το προωθήσει για να διασφαλίσει ότι τα ζητήματα αντιμετωπίζονται και τα οφέλη που πραγματοποιούνται, ενώ είναι σε θέση να επιλύσουν θέματα εκτός ελέγχου του διαχειριστή του έργου.

Διευθυντής έργου

Ο υπεύθυνος του έργου είναι το κέντρο αυτού του έργου. Πρέπει να γνωρίζουν ποιοι είναι οι στόχοι και πού αυτό ταιριάζει στη μεγαλύτερη εικόνα ενώ ταυτόχρονα έχει μια λαβή για μεγάλο μέρος της λεπτομέρειας σε κάθε στάδιο.

Αυτό το άτομο είναι ο σχεδιαστής (συμπεριλαμβανομένης της διατήρησης του διαγράμματος Gantt), ο διοργανωτής και ο υλοποιητής και αυτός που πρέπει να έχει τις δεξιότητες διαχείρισης έργου για να εξασφαλίσει ότι τα πάντα, συμπεριλαμβανομένης της επιτυχίας, μετριούνται και αναφέρονται με ακρίβεια.

Τέλος, πρέπει να είναι ένας αντικειμενικός κριτής για το μεγαλύτερο μέρος του τι συμβαίνει, ενώ ταυτόχρονα είναι στην υποκειμενική καρδιά όλων όσων συμβαίνουν.

Πελάτης / πελάτης έργου

Αυτό είναι το πρόσωπο που είναι υπεύθυνο για την πληρωμή για το έργο. Συχνά αυτή είναι η ομάδα που είναι υπεύθυνη για το πρόβλημα ή την ευκαιρία που έχει δημιουργηθεί το έργο για να εξετάσει. Πρόκειται για τους ανθρώπους με τα περισσότερα να κερδίσουν από το έργο, οπότε ο προϋπολογισμός τους κινδυνεύει.

Προμηθευτές

Όταν το έργο σας απαιτεί εξειδικευμένα σύνολα δεξιοτήτων, αυτά βρίσκονται συχνά έξω από το εσωτερικό προσωπικό του οργανισμού σας. Τα υλικά που απαιτούνται για ένα έργο συχνά προέρχονται και από το εξωτερικό του οργανισμού σας - είτε από χάρτινα αποθέματα, άσφαλτο ή αεροσκάφη.

Αυτές οι πρόσθετες δεξιότητες ή υλικά θα είναι συχνά ζωτικής σημασίας για την επιτυχία ενός έργου. Εάν δεν έχετε τον σωστό επαγγελματία ή τα τούβλα που φθάνουν πολύ αργά (ή νωρίς) μπορεί να έχουν επιζήμια αποτελέσματα στην επιτυχία του έργου σας.

Το Συμβούλιο του Έργου

Οι ομάδες που αναφέρθηκαν προηγουμένως αποτελούν συνήθως το συμβούλιο έργου. Το διοικητικό συμβούλιο έχει συνήθως βασικούς ανθρώπους που μπορεί να φανεί ότι αντιπροσωπεύουν τα διαφορετικά ενδιαφέροντα στο έργο. Αυτά εμφανίζονται συχνά σε ομάδες που αποτελούνται από:

• Ομάδες προμηθευτών
• Ομάδες χρηστών

Το διοικητικό συμβούλιο προεδρεύεται συνήθως από τον ανάδοχο του έργου και είναι το φόρουμ στο οποίο το έργο προωθείται προς το τέλος. Ο υπεύθυνος του έργου είναι μέλος αυτής της ομάδας και το χρησιμοποιεί για να επικοινωνήσει με αυτούς τους βασικούς ενδιαφερόμενους, να υποβάλει έκθεση και να καθοδηγήσει τον τρόπο με τον οποίο πρέπει να αναπτυχθεί το έργο.

Συντονιστής του έργου

Μεγάλα έργα μπορούν επίσης να επωφεληθούν από έναν συντονιστή έργου για να βοηθήσουν το admin. Αυτό εξασφαλίζει τις καθημερινές αλλά ζωτικής σημασίας εργασίες. Αυτό μπορεί να καλύψει τα πρακτικά των συναντήσεων, την τιμολόγηση ή την παραγγελία χαρτικής.

Οι διαχειριστές έργων μπορούν μερικές φορές να μπουν στον πειρασμό να κάνουν μόνοι τους αυτές τις απλές εργασίες, αλλά το καθένα μπορεί να είναι μια αποστράγγιση στην ώρα τους. Θα πρέπει να διαχειρίζεστε το έργο και να μην διαχειρίζεστε το admin - αυτό είναι ένα σημαντικό σύνολο δεξιοτήτων, αλλά οι διαχειριστές του έργου θα πρέπει να γνωρίζουν πότε πρέπει να εκχωρήσουν.