Πώς να γράψετε μια επιστολή αναφοράς

Είναι σημαντικό να γνωρίζετε πώς να γράφετε μια επιστολή αναφοράς, επειδή σχεδόν όλοι καλούνται να παράσχουν μια αναφορά κάποια στιγμή κατά τη διάρκεια της σταδιοδρομίας τους. Είτε πρόκειται για έναν υπάλληλο, έναν φίλο ή κάποιον με τον οποίο έχετε συνεργαστεί, είναι σημαντικό να είστε έτοιμοι να γράψετε μια αποτελεσματική συστατική επιστολή.

Διαβάστε παρακάτω για συμβουλές σχετικά με τον τρόπο σύνταξης μιας επιστολής αναφοράς, καθώς και για τα υλικά που πρέπει να ζητήσετε από τον υποψήφιο και πότε να πείτε όχι (και πώς να πείτε όχι) να γράψετε μια επιστολή για κάποιον.

Γράμματα αναφοράς ή επιστολές συστάσεων

Μια επιστολή αναφοράς, γνωστή και ως συστατική επιστολή, είναι μια επιστολή που μιλάει για εργασιακή εμπειρία, δεξιότητες, εμπειρογνωμοσύνη, προσωπικές ιδιότητες ή / και ακαδημαϊκή απόδοση κάποιου. Είναι γραμμένο από έναν πρώην εργοδότη, συνάδελφο, πελάτη, δάσκαλο ή κάποιον άλλο που μπορεί να μιλήσει θετικά για το συγκεκριμένο άτομο.

Όταν χρειάζεστε επιστολές αναφοράς

Χρειάζεστε γράμματα αναφοράς, συνήθως περίπου τρία από αυτά, πότε ισχύουν για θέσεις εργασίας, πρακτική εξάσκηση, εθελοντικές θέσεις, κολέγια και μεταπτυχιακά σχολικά προγράμματα. Μια επιστολή αναφοράς είναι μια θετική υποστήριξη των δεξιοτήτων και των χαρακτηριστικών σας, γραμμένη από κάποιον εξοικειωμένο με το έργο, τον χαρακτήρα και τα επιτεύγματά σας.

Η επιστολή αναφοράς εξηγεί γιατί ο αναγνώστης πρέπει να επιλέξει εσάς και τι σας χαρακτηρίζει την ευκαιρία για την οποία υποβάλλετε αίτηση. Οι επιστολές μπορούν να ζητηθούν από τον οργανισμό που εξετάζει το άτομο για εργασία ή αποδοχή σε ένα ίδρυμα ή μπορεί να προσφερθεί από τον αιτούντα εργασία ή από τον αιτούντα.

Τι περιλαμβάνεται σε μια επιστολή αναφοράς

Μια επιστολή αναφοράς είναι μια θετική υποστήριξη των δεξιοτήτων και των χαρακτηριστικών σας. Εξηγεί γιατί ο αναγνώστης πρέπει να σας επιλέξει και τι σας χαρακτηρίζει για την ευκαιρία για την οποία υποβάλλετε αίτηση.

ΕΝΑεπαγγελματική επιστολή αναφοράς συνήθως γράφεται από έναν επόπτη, έναν συνάδελφο, έναν πελάτη, έναν καθηγητή ή έναν καθηγητή που είναι καλά εξοικειωμένος με τα επιτεύγματά σας σε ένα περιβάλλον εργασίας τύπου. Περιλαμβάνει συνήθως μια περιγραφή της θέσης και των ευθυνών σας, της διάρκειας του χρόνου σας στην εταιρεία και των ικανοτήτων, των προσόντων και των συνεισφορών σας στον οργανισμό.

Ένας χαρακτήρας ήπροσωπική επιστολή αναφοράς μπορεί να γραφτεί από οικογενειακό φίλο, μέντορα ή γείτονα που μπορεί να βεβαιώσει τα χαρακτηριστικά που θα σας κάνουν καλό υποψήφιο για τη θέση που αναζητάτε. Εξηγεί τον τρόπο με τον οποίο ο συγγραφέας σας γνωρίζει και συζητά τα προσωπικά σας χαρακτηριστικά, όπως θα ισχύουν σε μια θέση εργασίας.

Τι πρέπει να κάνετε πριν γράψετε μια επιστολή αναφοράς

Σκεφτείτε πριν λέτε "Ναι".Πριν συμφωνήσετε να γράψετε την επιστολή, βεβαιωθείτε ότι αισθάνεστε ότι μπορείτε να γράψετε μια θετική επιστολή αναφοράς για αυτό το άτομο. Εάν δεν γνωρίζετε καλά το άτομο ή δεν νομίζετε ότι μπορείτε να μιλήσετε ιδιαίτερα για τις δεξιότητες ή τις ικανότητες του ατόμου, καλό είναι να απορρίψετε την αίτηση για σύσταση.

Είναι καλύτερο να πείτε όχι να γράψετε μια σύσταση αντί να γράψετε μια αρνητική αναφορά για το άτομο.

Μπορείτε να είστε ασαφείς όταν απενεργοποιείτε το αίτημα, απλά λέγοντας "Δεν αισθάνομαι ότι θα ήταν το καλύτερο άτομο για να σας γράψω μια σύσταση." Αν είναι δυνατόν, προτείνετε κάποιον άλλο που μπορεί να σας ρωτήσει.

Ζητήστε πληροφορίες. Είναι καλή ιδέα να ζητήσετε από το άτομο αντίγραφο του βιογραφικού σημειώματος ή του βιογραφικού σημειώματος, ακόμη και αν τα γνωρίζετε για μεγάλο χρονικό διάστημα. Μπορεί να έχουν νέα διαπίστευση ή επιτεύγματα και θέλετε να δώσετε όσο το δυνατόν περισσότερες τρέχουσες πληροφορίες. Αυτό θα σας βοηθήσει επίσης να δώσετε οδηγίες που θα χρησιμοποιήσετε κατά τη σύνταξη της επιστολής.

Εάν η επιστολή αναφοράς είναι για μια συγκεκριμένη ευκαιρία απασχόλησης, ζητήστε επίσης ένα αντίγραφο της απόσπασης εργασίας. Ομοίως, εάν η επιστολή αναφοράς είναι για ένα συγκεκριμένο σχολείο ή πρόγραμμα, ζητήστε πληροφορίες σχετικά με το σχολείο. Όσο περισσότερες πληροφορίες έχετε, τόσο πιο εύκολο θα είναι να γράψετε την επιστολή.

Δείτε όλες τις λεπτομέρειες.Μαζί με την αίτηση για πληροφορίες σχετικά με τον υποψήφιο, να πάρετε όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε σχετικά με τον τρόπο υποβολής της επιστολής. Ρωτήστε με ποιον πρέπει να στείλετε την επιστολή, πότε είναι η προθεσμία και ποια μορφή πρέπει να είναι η επιστολή. Ζητήστε επίσης να μάθετε αν υπάρχουν κάποια στοιχεία που το σχολείο ή ο εργοδότης θέλει να συμπεριλάβετε στην επιστολή σας.

Τι να συμπεριλάβετε σε μια επιστολή αναφοράς

Εάν ο υποψήφιος δεν σας δώσει ένα έντυπο για να γράψετε τη σύστασή σας, θα πρέπει να γράψετε την αναφορά ως επίσημη επιστολή. Μια επιστολή αναφοράς θα πρέπει να ξεκινά από εσάς και από τα στοιχεία επικοινωνίας του εργοδότη (όνομα, διεύθυνση, αριθμός τηλεφώνου, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο) που ακολουθείται από την ημερομηνία. Αν πρόκειται για μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρά για πραγματική επιστολή, συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας στο τέλος της επιστολής, μετά την υπογραφή σας.

Πληροφορίες επικοινωνίας και χαιρετισμός:Αν γράφετε την επιστολή σε ένα άτομο ή μια επιτροπή ενοικίασης, συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας που βρίσκονται στην κορυφή της επιστολής και στο χαιρετισμό σας. Αν γράφετε μια γενική επιστολή, θα μπορούσατε να γράψετε στο "ποιον μπορεί να αφορά" ή απλά να ξεκινήσετε την επιστολή σας με την πρώτη παράγραφο.

Χαιρετισμός: Ξεκινήστε την επιστολή σας με "Αγαπητέ κ. / Μ. Επίθετο." Εάν δεν γνωρίζετε το επώνυμο του εργοδότη, απλά γράψτε, "Αγαπητέ Διευθυντής Μίσθωσης". Εάν ο υποψήφιος υποβάλει αίτηση για ακαδημαϊκό πρόγραμμα, μπορείτε να γράψετε "Αγαπητέ Επιτροπή Εισαγωγής".

Εισαγωγή: Εξηγήστε τη σχέση σας με το πρόσωπο για το οποίο γράφετε το γράμμα. Μπορείτε να συμπεριλάβετε πόσο καιρό έχετε γνωρίσει το άτομο. Τότε εξηγήστε γιατί γράφετε την επιστολή. Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει το όνομα της εταιρείας, την εργασία, το σχολείο ή την ευκαιρία για την οποία το άτομο υποβάλλει αίτηση. Για παράδειγμα, "Είμαι ο προϊστάμενος του James Smith στην εταιρεία XYZ για τα τελευταία πέντε χρόνια. Είμαι στην ευχάριστη θέση να τον συστήσω για τη θέση του διευθυντή της ABC Company.

Επισκόπηση σώματος:Στο σώμα της επιστολής, συμπεριλάβετε συγκεκριμένες πληροφορίες σχετικά με τα προσωπικά χαρακτηριστικά του υποψηφίου (δημιουργικότητα, υπομονή, εμπιστοσύνη κ.λπ.), ειδικές δεξιότητες (άριστες επικοινωνιακές δεξιότητες, οργανωτικές ικανότητες κλπ.). Να είστε όσο πιο συγκεκριμένοι γίνεται.

Πρώτη παράγραφος: Η πρώτη παράγραφος της επιστολής αναφοράς εξηγεί τη σύνδεσή σας με το άτομο που συστήνετε, συμπεριλαμβανομένου του τρόπου με τον οποίο γνωρίζετε και γιατί είστε κατάλληλος για να γράψετε μια επιστολή αναφοράς για να συστήσετε απασχόληση ή μεταπτυχιακό σχολείο. Αναφέρετε τη σχέση (προσωπική ή επαγγελματική) που έχετε με το πρόσωπο που συστήνετε.

Δεύτερη παράγραφος (και τρίτη και τέταρτη)

Οι μεσαίες παραγράφους της επιστολής αναφοράς περιέχουν πληροφορίες για το άτομο που γράφετε, συμπεριλαμβανομένου του λόγου για τον οποίο έχουν τα προσόντα και του τι μπορούν να συνεισφέρουν. Εάν χρειάζεται, χρησιμοποιήστε περισσότερες από μία παραγράφους για να δώσετε λεπτομέρειες. Να είστε συγκεκριμένοι και να μοιράζεστε παραδείγματα για το λόγο για τον οποίο αυτό το άτομο είναι υποψήφιος με τα προσόντα Αν μπορείτε, συνδέστε συγκεκριμένες περιπτώσεις όπου παρατηρήσατε ότι το άτομο χρησιμοποιεί επιτυχώς τις δεξιότητες που απαιτούνται για τη θέση.

Προσπαθήστε να περιγράψετε τις ιδιότητες και τις δεξιότητες που σχετίζονται με τη συγκεκριμένη εργασία, το σχολείο ή την ευκαιρία. Για παράδειγμα, αν το άτομο υποβάλλει αίτηση για δουλειά ως διευθυντής, επικεντρωθείτε στην ηγεσία και τις επικοινωνιακές ικανότητες του ατόμου.

Επιστολή Κλείσιμο

Στην παράγραφο κλεισίματος, προσφέρετε περισσότερες πληροφορίες και συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας (τηλέφωνο και ηλεκτρονικό ταχυδρομείο), ώστε να είστε διαθέσιμος για να δώσετε προφορικές συστάσεις ή να απαντήσετε σε άλλες ερωτήσεις εάν είναι απαραίτητο. Μπορείτε επίσης να επαναλάβετε ότι συστήνετε αυτό το άτομο "ολόψυχα" ή "χωρίς επιφύλαξη".

Υπογραφή: Τερματίστε το γράμμα με την υπογραφή σας, με το χέρι, ακολουθούμενο από το πληκτρολόγημά σας. Αν πρόκειται για μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, απλώς συμπεριλάβετε το πληκτρολόγημά σας, ακολουθούμενο από τα στοιχεία επικοινωνίας σας.

Μήκος επιστολής σύστασης, μορφοποίηση και γραμματοσειρά

Πριν ξεκινήσετε να γράφετε το γράμμα: Ζητήστε από τον υποψήφιο να σας στείλει το βιογραφικό του, το αντίγραφο, το βιογραφικό σημείωμα ή οποιοδήποτε άλλο υλικό που θα σας βοηθήσει να περιγράψετε με ακρίβεια το άτομο. Μπορείτε επίσης να ζητήσετε μια περιγραφή της θέσης για την οποία υποβάλλει αίτηση και πληροφορίες σχετικά με την εταιρεία. Όσο περισσότερες πληροφορίες έχετε, τόσο πιο εύκολο θα είναι να γράψετε μια ισχυρή σύσταση.

Μήκος: Μια συστατική επιστολή πρέπει να είναι περισσότερες από μία ή δύο παράγραφοι. μια επιστολή αυτή η σύντομη υποδηλώνει ότι είτε δεν γνωρίζετε καλά το άτομο είτε δεν το υποστηρίζετε πλήρως. Ωστόσο, θέλετε να κρατήσετε το γράμμα συνοπτικό και να εστιάσετε σε μερικά βασικά σημεία, ώστε να αποφύγετε τη σύνταξη περισσότερων σελίδων. Τρεις ή τέσσερις παράγραφοι που εξηγούν πώς γνωρίζετε το άτομο και γιατί τους συστήνετε είναι ένα κατάλληλο μήκος.

Μορφή: Μια συσταλτική επιστολή πρέπει να είναι ενιαία με ένα κενό μεταξύ κάθε παραγράφου. Χρησιμοποιήστε περίπου 1 "περιθώρια για τα επάνω, κάτω, αριστερά και δεξιά της σελίδας και ευθυγραμμίστε το κείμενο προς τα αριστερά (η ευθυγράμμιση για τα περισσότερα έγγραφα).

Γραμματοσειρά: Χρησιμοποιήστε μια παραδοσιακή γραμματοσειρά όπως Times New Roman, Arial ή Calibri. Το μέγεθος της γραμματοσειράς πρέπει να είναι μεταξύ 10 και 12 μονάδων, επομένως είναι εύκολο να το διαβάσετε. Η ρύθμιση του μεγέθους της γραμματοσειράς είναι ένας καλός τρόπος να διατηρήσετε την επιστολή σας σε μία σελίδα.

Επεξεργασία:Βεβαιωθείτε ότι έχετε διαβάσει την επιστολή σας πριν την στείλετε. Μπορείτε να έχετε κάποιον άλλο να επεξεργαστεί την επιστολή, αλλά να αποκρύψει το όνομα του υποψηφίου για να διατηρήσει την ιδιωτικότητά του.

Δείγμα αναφοράς επιστολής

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το παράδειγμα επιστολής αναφοράς ως μοντέλο. Κάντε λήψη του προτύπου (συμβατό με τα Έγγραφα Google και το Word Online) ή διαβάστε την παρακάτω έκδοση κειμένου.

Κάντε λήψη του προτύπου του Word

Δείγμα αναφοράς επιστολής (έκδοση κειμένου)

Μελίσσα Μπράντλεϊ

123 Business Rd.

Business City, NY 54321

555-555-5555

[email protected]

1η Σεπτεμβρίου 2018

Jim Lee

Ανθρώπινο δυναμικό

Σαμπέρ Μάρκετινγκ & PR

321 Business Ave.

Business City, NY 12345

Αγαπητέ κύριε Λι, Είμαι ενθουσιασμένος να συστήσω τη Sarah Jones για τη θέση του διευθυντή ψηφιακού μάρκετινγκ στο Saber Marketing & PR. Ως διευθυντής μάρκετινγκ στην A & B Media, είχα την ευχαρίστηση να δουλέψω ως προϊστάμενος της Sarah όταν εργάστηκε εδώ ως συνεργάτης μάρκετινγκ. Υπεύθυνη, έγκαιρη και εξαιρετικά φωτεινή, η Sarah ήταν από τα καλύτερα ταλέντα της A & B Media, και υποστηρίζω απόλυτα τα προσόντα της και το σύνολο δεξιοτήτων της.

Έμεινα συνεχώς εντυπωσιασμένος από τη γνώση που έφερε στο τραπέζι και την αφοσίωσή της να παραμείνει στην κορυφή του τελευταίου στον τομέα. Η Sarah συνδυάζει τις έντονες δεξιότητες ανάλυσης με μια ισχυρή διαίσθηση και πάντα ήξερα ότι θα μπορούσα να την επικαλεστώ για να εκπληρώσω τις προθεσμίες και να υπερβούμε τις προσδοκίες μας. Κατά τη διάρκεια των δύο ετών μαζί της, πέτυχε πολλά επιτεύγματα, από την αύξηση της εμπλοκής των κοινωνικών μέσων μας κατά 20%, στη μείωση του ποσοστού εγκατάλειψης του ιστότοπού μας κατά 10%, στην αύξηση της απόδοσης της επένδυσής μας στις ψηφιακές καμπάνιες κατά 15%.

Ενώ η επαγγελματική αίσθηση της Sarah ήταν εξαιρετικά πολύτιμη για την A & B Media, ήταν επίσης ένας θαυμάσιος παίκτης της ομάδας. Η αισιοδοξία, η εμπλοκή και η εύκολη συνεργασία μαζί της, η Sarah ήταν μια αληθινή χαρά που είχε στο γραφείο και προκάλεσε πολλές θετικές σχέσεις τόσο στο τμήμα μας όσο και σε όλη την εταιρεία.

Με αυτό είπε, είμαι πολύ σίγουρος για τη σύστασή μου και πιστεύω ότι η Sarah θα είναι μια μεγάλη κατάλληλη για Saber Marketing & PR. Εάν θέλετε να μιλήσετε περισσότερο για την εμπειρία μου που εργάζεστε με τη Sarah, παρακαλώ στείλτε μου email στο [email protected] ή τηλεφωνήστε μου στο 555-555-5555.

Με εκτιμιση, Μελίσσα Μπράντλεϊ

Διευθυντής Marketing, A & B Media

Διαμόρφωση της επιστολής σας

Εάν αποστέλλετε την επιστολή σε έναν εργοδότη ή ένα σχολείο, φροντίστε να ακολουθήσετε τη σωστή μορφή επιστολών επιχειρήσεων. Αυτό περιλαμβάνει την καταχώριση των στοιχείων επικοινωνίας σας, της ημερομηνίας και των στοιχείων επικοινωνίας του ατόμου που λαμβάνει την επιστολή σας (συνήθως, του διαχειριστή προσλήψεων) στο επάνω μέρος της επιστολής. Επίσης, συμπεριλάβετε τη χειρόγραφη υπογραφή σας στο κάτω μέρος μιας φυσικής επιστολής.

Ωστόσο, εάν στέλνετε μηνύματα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αυτήν την επιστολή, δεν χρειάζεται να συμπεριλάβετε οποιαδήποτε στοιχεία επικοινωνίας ή την ημερομηνία που βρίσκεται στην κορυφή της επιστολής. Αντ 'αυτού, καταγράψτε τα στοιχεία επικοινωνίας σας μετά την υπογραφή του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι έχετε μια σαφή, συνοπτική γραμμή θέματος που αναφέρει το όνομα του υποψηφίου, τη δουλειά για την οποία υποβάλλει αίτηση (εάν ισχύει) και τον σκοπό της επιστολής σας. Για παράδειγμα, μια γραμμή θέματος μπορεί να διαβάσει: "Σύσταση για την επωνυμία επώνυμου - Βοηθός βοηθού ανθρώπινου δυναμικού".

Χρησιμοποιήστε ένα πρότυπο επιστολής αναφοράς

Αν δεν είστε σίγουροι για το τι να γράψετε, χρησιμοποιήστε ένα πρότυπο επιστολής αναφοράς και προσαρμόστε το ώστε να περιλαμβάνει τις πληροφορίες σας. Ένα πρότυπο είναι ένας χρήσιμος τρόπος για να δείτε πώς να μορφοποιήσετε την επιστολή σας και τι να συμπεριλάβετε στην επιστολή.

Μπορείτε επίσης να δείτε περισσότερες επιστολές αναφοράς δείγματος για ιδέες σχετικά με το τι να συμπεριλάβετε στη δική σας επιστολή. Ωστόσο, θυμηθείτε να αλλάξετε το γράμμα έτσι ώστε να ισχύει για το συγκεκριμένο πρόσωπο για το οποίο γράφετε το γράμμα για.