Στρατηγική διαχείρισης για να βοηθήσει τους εργαζόμενους να εφαρμόσουν την αλλαγή

Έχετε επιτέλους φτάσει στο Στάδιο Εφαρμογής της δημιουργίας και της διαχείρισης αλλαγών στο εσωτερικό του οργανισμού σας. Ναι, μπορείτε να αναλάβετε δράση κατά τη διάρκεια αυτού του σταδίου. Μπορείτε να ακολουθήσετε αυτές τις συστάσεις και να ολοκληρώσετε πρώτα τα τέσσερα αρχικά στάδια που δημιουργούν τη δέσμευση των εργαζομένων να αλλάξουν.

Το 5ο στάδιο της διαχείρισης της αλλαγής: Εφαρμογή

Σε αυτό το στάδιο, η αλλαγή γίνεται και προωθείται. Ο γενικός στόχος σας σε αυτό το στάδιο υλοποίησης είναι να διατηρήσετε τη σταθερότητα του σκοπού σας. Θα θέλετε να ελέγξετε για να βεβαιωθείτε ότι οι αλλαγές έχουν τα επιθυμητά αποτελέσματα.

Θα χρειαστεί να επανασχεδιάσετε τα οργανωτικά σας συστήματα για να υποστηρίξετε τις αλλαγές. Θα χρειαστεί επίσης να δώσετε αναγνώριση και ανταμοιβές (θετικές συνέπειες) σε άτομα που εμφανίζουν τις αλλαγές συμπεριφοράς που ελπίζατε να δείτε.

Τι να προσέξετε κατά τη διάρκεια της φάσης εφαρμογής

Κατά τη διάρκεια της φάσης εφαρμογής, ο οργανισμός σας θα αντιμετωπίσει τη μεγαλύτερη ανισορροπία. Η αλλαγή αναπόφευκτα διαταράσσει τις υπάρχουσες δομές που κατανέμουν ισχύ, κατάσταση και έλεγχο.

Οι αλλαγές που κάνετε δεν θα πάνε ακριβώς όπως είχε προγραμματιστεί. Η αλλαγή συνήθως διαρκεί πολύ περισσότερο από ό, τι προβλέπουν οι οργανισμοί. Οι νέοι και η νέα τεχνολογία μπορεί να χρειαστούν έως και 18 μήνες για να εργαστούν αποτελεσματικά στον οργανισμό σας.

Μικρότερες αλλαγές που διαταράσσουν τις συνήθειες των εργαζομένων μπορούν να πάρουν μικρότερο χρονικό διάστημα αλλά μπορούν να προκαλέσουν άγχος και ανησυχίες στους εργαζόμενους. Πρέπει να αντιμετωπίσετε το άγχος και τις ανησυχίες αν αναμένετε ότι η εφαρμογή της αλλαγής σας θα λειτουργήσει ποτέ.

Τι να κάνω

Οι πράκτορες αλλαγής, τα ανώτερα διευθυντικά στελέχη και οι διαχειριστές πρέπει να προετοιμάσουν τους υπαλλήλους για συστήματα που δεν θα παράγουν αμέσως τα επιθυμητά αποτελέσματα. Κατά τη διάρκεια αυτού του σταδίου, οι ηγέτες πρέπει να εξασφαλίσουν την ολοκλήρωση των ακόλουθων δραστηριοτήτων.

Θα θελήσετε να παρέχετε επιπλέον εκπαίδευση όπως απαιτείται

• Ειδική τεχνική εκπαίδευση που δεν είχε προβλεφθεί νωρίτερα

  Συνέχιση των δεξιοτήτων των ανθρώπινων σχέσεων για όλα αυτά που περιλαμβάνουν επίλυση συγκρούσεων, επικοινωνία, ακρόαση και πολλά άλλα.

  Εκπαίδευση στην αναγνώριση προβλημάτων και επίλυση προβλημάτων

• Διαχειριστική κατάρτιση στην ηγεσία και στην υλοποίηση της τεχνολογίας, εάν είναι απαραίτητο, και σε άλλους τομείς που σχετίζονται με την καινοτομία και τις αλλαγές που έχετε εισαγάγει.
• Οι ομάδες και οι ομάδες επίλυσης προβλημάτων δημιουργούνται για να αντιμετωπίσουν τυχόν προβλήματα που αντιμετωπίζετε κατά την υλοποίηση.

• Προγραμματίστε τα συνολικά σχόλια του προσωπικού για τις αλλαγές και την πρόοδο της ομάδας περιοδικά.
• Βοηθήστε όλα τα μέλη του προσωπικού να εγγραφούν και να αποκτήσουν τις αλλαγές μέσω της συμμετοχής τους, ενθαρρύνοντας τη συμμετοχή τους στον προγραμματισμό και κάνοντας προσωπικές δεσμεύσεις για τη συμβολή που χρειάζεστε από αυτούς για να επιτύχουν τα νέα συστήματα.

Οι ηγέτες διασφαλίζουν ότι το σχέδιο εφαρμογής κινείται προς τα εμπρός

Κατά τη διάρκεια της φάσης εφαρμογής, κατά τη διαχείριση της αλλαγής, ο οργανισμός πρέπει να χρησιμοποιεί τεχνικές επίλυσης προβλημάτων για να καθορίσει εάν η αλλαγή έχει τα επιθυμητά αποτελέσματα.

Οι ηγέτες της προσπάθειας αλλαγής πρέπει να λάβουν τα ακόλουθα βήματα για να εξασφαλίσουν ότι οι αλλαγές είναι επιτυχείς.

Μετρήστε τα αποτελέσματα από τις αλλαγές

Σχεδιάστε ένα σύστημα για να μετρήσετε τις επιπτώσεις της αλλαγής ή της βελτίωσης στα συστήματα εργασίας σας, την αλληλεπίδραση των ανθρώπων, την αλληλεπίδραση των πελατών και κάθε στοιχείο του οργανισμού σας που εμπλέκεται ή επηρεάζεται.

Ένα παράδειγμα είναι πώς η αλλαγή επηρέασε την επικοινωνία μεταξύ των τμημάτων σας. Πόση πρόσθετη εργασία είναι οι εργαζόμενοι που επενδύουν στα νέα συστήματα εργασίας που προκλήθηκαν από τις αλλαγές;

Θα θέλετε επίσης να μετρήσετε την επιτυχία της αλλαγής συνολικά. Θα θελήσετε να αποδείξετε ότι η αλλαγή παράγει τα αποτελέσματα για τα οποία προοριζόταν. Ή, εάν οι αλλαγές δεν είναι, θα θελήσετε να κάνετε διορθώσεις πορείας στην πορεία.

Βεβαιωθείτε ότι οι αλλαγές στην πραγματικότητα επιλύουν τα προβλήματα που έχουν σχεδιαστεί για την αντιμετώπιση. Οι προσπάθειές σας για τη μέτρηση των επιπτώσεων των αλλαγών θα σας βοηθήσουν με αυτή την πρωτοβουλία.

Αντιμετώπιση των υπόλοιπων προβλημάτων γρήγορα

Αντιμετωπίστε τις υπόλοιπες πηγές συνεχιζόμενης αντίστασης και συγκρούσεων. Αυτό είναι πολλές φορές οι εργαζόμενοι που δεν έχουν εμπλακεί στην εφαρμογή των αλλαγών μέχρι αυτό το σημείο.

Βεβαιωθείτε ότι τα προβλήματα που προκαλούνται από την εφαρμογή και τη μετάβαση αντιμετωπίζονται το συντομότερο δυνατόν. Δεν θα λύσουν τους εαυτούς τους και, αν αφεθούν ανεπίλυτα, θα φθαίνουν ακριβώς κάτω από την επιφάνεια. Τα προβληματικά προβλήματα δημιουργούν πίσω τα άσχημα κεφάλια τους στις πιο άσχημες στιγμές και υπονομεύουν την επιτυχία των αλλαγών σας.

Επικοινωνήστε και δώστε τα σχόλια, ώστε οι υπάλληλοι να γνωρίζουν τι συμβαίνει

Παρέχετε σχόλια σε όλα τα μέλη του οργανισμού σας σχετικά με την πρόοδο που συμβαίνει και την τρέχουσα κατάσταση των προσπαθειών αλλαγής.

Πρέπει να εφαρμόσετε με σύνεση αυτή την παλιά παροιμία: Πείτε τους τι θα τους πείτε, πείτε τους, τότε, πείτε τους τι τους είπατε. Το κάνετε αυτό για να βεβαιωθείτε ότι οι υπάλληλοί σας είναι σαφείς σχετικά με την πρόοδο της εφαρμογής της αλλαγής. Με τη σειρά τους, αυτό εξασφαλίζει την υποστήριξή τους στις προσπάθειες.

Απαντήστε γρήγορα σε τυχόν προβλήματα που εντοπίζονται όταν μοιράζεστε σχόλια σχετικά με την πρόοδο της αλλαγής. Οι υπάλληλοί σας βρίσκονται στην καλύτερη θέση να εντοπίσουν τα προβλήματα και τα σημεία πόνου που ενδέχεται να υπονομεύσουν την επιτυχία της εφαρμογής των αλλαγών σας.

Fine Tune τις μετρήσεις σας

Πλήρης και λεπτομερής συντονισμός των αλλαγών και των συστημάτων που χρησιμοποιείτε για τη μέτρηση των επιπτώσεων της αλλαγής στον οργανισμό σας και στους υπαλλήλους σας. Εάν περιμένετε να διατηρηθεί η εφαρμογή των αλλαγών, να κερδίσετε υποστήριξη των εργαζομένων και να επηρεάσετε πραγματικά την βελτίωση της επιχείρησής σας, πρέπει να αποδείξετε ότι οι αλλαγές ήταν πράγματι αναγκαίες και σοφές.

Η κατώτατη γραμμή

Αν ενσωματώσετε αυτά τα μέτρα όταν βρίσκεστε στην φάση υλοποίησης των προσπαθειών σας για αλλαγή, θα αυξήσετε την πιθανότητα να εφαρμόσετε αποτελεσματικά τις αλλαγές εντός του οργανισμού σας.

Δεν έχει καλύτερη από αυτή. Η απουσία οποιουδήποτε από αυτούς τους παράγοντες επιτυχίας υπονομεύει τις πιθανότητές σας για ένα θετικό αποτέλεσμα.

Θυμηθείτε μια άλλη παλιά παροιμία, καθώς περνάτε σε αυτό το στάδιο υλοποίησης με τους υπαλλήλους σας. Ο Μπέντζαμιν Φράνκλιν είπε: "Πες μου και ξεχνώ, διδάσκει και θυμάμαι, με εμπλέκεται και μαθαίνω".

Δείτε τα έξι στάδια που σχετίζονται με τη διαχείριση αλλαγών.