Τα βασικά μέρη μιας επιστολής συνοδείας

Όταν γράφετε μια συνοδευτική επιστολή για να υποβάλετε αίτηση για μια εργασία, είναι σημαντικό να συμπεριλάβετε όλες τις απαιτούμενες πληροφορίες με σαφήνεια και αποτελεσματικότητα. Αν λείπουν κάποια στοιχεία, μπορεί να σας αποβάλει πολύ από την εξέταση.

Τι πρέπει να συμπεριλάβετε σε κάθε τμήμα μιας επιστολής συνοδευτικής επιστολής

Μια συνοδευτική επιστολή αποτελείται από διάφορα μέρη: τα στοιχεία επικοινωνίας σας, ένα χαιρετισμό, το σώμα της συνοδευτικής επιστολής, ένα κατάλληλο κλείσιμο και μια υπογραφή. Ελέγξτε τι πρέπει να συμπεριλάβετε σε κάθε ενότητα, με παραδείγματα.

Στοιχεία επικοινωνίας

• Τι να συμπεριλάβετε: Η πρώτη ενότητα ή επικεφαλίδα περιλαμβάνει τα στοιχεία επικοινωνίας σας: όνομα, διεύθυνση, τηλέφωνο ή αριθμό κινητού τηλεφώνου και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Έχει γίνει επίσης συνηθισμένο να συμπεριλάβετε τη διεύθυνση LinkedIn, έτσι ώστε οι εργοδότες να έχουν άμεση πρόσβαση στο επαγγελματικό προφίλ σας, να συνεχίσουν και να δημιουργούν επαφές σε δίκτυο. Σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε επίσης να αναφέρετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας κάτω από την υπογραφή σας.
• Επιλέξτε ένα στυλ: Πηγαίνετε με ένα απλό μπλοκ, επικεντρωμένη κεφαλίδα, ή να πάρετε μια μικρή φαντασία με το σχέδιο, αν στέλνετε ένα έντυπο.

• Κρατήστε την επαγγελματική: Επίσης, να έχετε κατά νου ότι η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας θα πρέπει να ακούγεται απλή και επαγγελματική. Στην ιδανική περίπτωση θα έμοιαζε με το "[email protected]". Μη χρησιμοποιείτε ποτέ μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου "cutesy" που αναφέρεται στα χόμπι ή τις πολιτικές σας απόψεις ή είναι εκτός χρώματος - η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας πρέπει να αντικατοπτρίζει την επαγγελματική σας ταυτότητα, χιούμορ. Ίσως θελήσετε να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό email αποκλειστικά για την αναζήτηση καριέρας σας.
• Στοιχεία επικοινωνίας εργοδότη: Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας του εργοδότη. Αυτό είναι το πλέον ενδεδειγμένο να συμπεριληφθεί σε επίσημο έντυπο συνοδευτικής επιστολής που υποβλήθηκε μέσω ταχυδρομείου σαλιγκαριών ή με το χέρι. Αν αποστέλλετε μια αίτηση εργασίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μέσω του ηλεκτρονικού συστήματος αιτήσεων του εργοδότη, δεν είναι απαραίτητο να συμπεριλάβετε αυτά τα στοιχεία επικοινωνίας. Ως γενικός κανόνας για εφαρμογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, χρησιμοποιήστε την επίσημη διεύθυνση επικοινωνίας αν το γνωρίζετε, αλλά μην ανησυχείτε πάρα πολύ για την παράλειψή της διαφορετικά.

Εξουσιοδότηση επιστολή

Παρόλο που ίσως δεν χρειάζεται να γνωρίζετε τη διεύθυνση ενός εργοδότη όταν αποστέλλετε μια συνοδευτική επιστολή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είναι σημαντικό να αποκτήσετε ένα όνομα για να απευθυνθείτε στην επιστολή σας. Κάνετε την έρευνά σας για να αποφύγετε να χρησιμοποιήσετε το γενικό "Σε ποιον μπορεί να ανησυχεί" ή "Αγαπητέ κύριε ή κυρία", που μπορεί να κάνει τα πράγματα να μοιάζουν σαν να μην κάνετε μια προσπάθεια να μάθετε περισσότερα για τη δουλειά ή τον εργοδότη.

Οι καλύτεροι τρόποι για να μάθετε τα ονόματα επαφών είναι να καλέσετε το μπροστινό γραφείο ενός οργανισμού ή να αναθεωρήσετε τον ιστότοπό του. Για να έρθετε σε εργαλείο, ανατρέξτε σε δείγματα από χαιρετισμούς συνοδευτικών επιστολών. Εάν δεν μπορείτε να βρείτε ένα άτομο επαφής, υπάρχουν επιλογές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αντ 'αυτού.

Φύλλο επιστολής εξωφύλλου

Το σώμα της συνοδευτικής επιστολής σας επιτρέπει στον εργοδότη να γνωρίζει σε ποια θέση υποβάλετε αίτηση, γιατί ο εργοδότης θα πρέπει να σας επιλέξει για μια συνέντευξη και πώς θα ακολουθήσετε. Αυτή η ενότητα της συνοδευτικής επιστολής σας περιλαμβάνει:

• Πρώτη παράγραφος - Γιατί γράφεις. Αυτή είναι η "αρπαγή", η ευκαιρία σας να πιάσετε τον αναγνώστη σας από το γιακά και να τραβήξετε την προσοχή του. Προσφέρετε συγκεκριμένες, επικεντρωμένες πληροφορίες σχετικά με την εργασία που αναζητάτε και μερικά βασικά πλεονεκτήματα που αποδεικνύουν την καταλληλότητά σας για τη θέση.
• Δεύτερη παράγραφος - Τι πρέπει να προσφέρετε στον εργοδότη. Αυτός είναι ο γάντζος σας, όπου επισημαίνετε παραδείγματα του έργου και των επιτευχθέντων αποτελεσμάτων. Σχεδιάστε τις βασικές ικανότητές σας από το βιογραφικό σας σημείωμα, αν και μην το αντιγράφετε λέξη με λέξη. Τα σημεία των κουκίδων σε αυτήν την παράγραφο είναι εξαιρετικά αποτελεσματικά για να τραβήξετε το βλέμμα του αναγνώστη σας στις επιτυχίες σας. Μπορείτε επίσης να δώσετε μετρητά σε μετρήσιμα επιτεύγματα, όπως τα αριθμητικά στοιχεία των πωλήσεων YOY, για να κάνετε αυτά τα "pop" στη σελίδα.

• Τρίτη παράγραφος - Η γνώση της εταιρείας. Δείξτε ότι κάνατε την έρευνά σας και ξέρετε κάτι για την επιχείρηση και πώς μπορείτε να συμβάλλετε στην αποστολή της.
• Τέταρτη παράγραφος - Το κλείσιμο σου. Συγκεντρώστε όσα θα φέρετε στη θέση και προτείνετε τα επόμενα βήματα ζητώντας μια συνάντηση ή προτείνοντας μια κλήση.

Κλείσιμο

Τελειώστε την επιστολή σας με ένα επίσημο κλείσιμο όπως "Ειλικρινά" ή "Δικός σου αληθινά". Μια συνοδευτική επιστολή είναι μια επαγγελματική αλληλογραφία, οπότε μην χρησιμοποιείτε άτυπες λήψεις όπως "Cheers" στις επιστολές που γράφετε για να κάνετε αίτηση για δουλειά.

Η υπογραφή σου

Ο τρόπος με τον οποίο υπογράφετε τη συνοδευτική επιστολή σας θα εξαρτηθεί αν στέλνετε μια επιστολή χαρτιού ή email. Εάν στέλνετε ένα χαρτί επιστολή, πληκτρολογήστε το όνομά σας μετά το χαιρετισμό, αφήνοντας ένα κενό για τη χειρόγραφη υπογραφή σας. Εάν στέλνετε μια συνοδευτική επιστολή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πληκτρολογήστε το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας σας μετά το χαιρετισμό σας.

Υπογραφή για παράδειγμα επιστολής σκληρού αντιγράφου

Με εκτιμιση, Μαίρη Μπαρνς (Η υπογραφή σου)

Μαίρη Μπαρνς

Παράδειγμα υπογραφής επιστολής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Με εκτιμιση,

Μαίρη Μπαρνς

Διεύθυνση

Πόλη, κρατικό ταχυδρομείο

ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ

Τηλέφωνο

Ανατρέξτε σε ένα παράδειγμα επιστολής εξωφύλλου

Αυτό είναι ένα παράδειγμα συνοδευτικής επιστολής. Κατεβάστε το πρότυπο επιστολής συνοδευτικής επιστολής (συμβατό με τα Έγγραφα Google και το Word Online) ή δείτε παρακάτω για περισσότερα παραδείγματα.

Κάντε λήψη του προτύπου του Word

Ανατρέξτε σε ένα παράδειγμα (έκδοση κειμένου)

Υποψήφιος Lucius

123 Main Street

Anytown, CA 12345

555-555-5555

[email protected]

1η Σεπτεμβρίου 2018

William Lee

Αρχικός Μηχανικός

Acme Auto

123 Business Rd.

Business City, NY 54321

Αγαπητέ κ. Lee:

Γράφω για να υποβάλετε αίτηση για τη θέση του μηχανικού ντίζελ στο City Transit Agency, όπως διαφημίζεται στην ιστοσελίδα της σταδιοδρομίας της πόλης. Έχω συμπεριλάβει το βιογραφικό μου για την εκτίμησή σας.

Εκτός από την εμπειρία ως μηχανικός ντίζελ, έχω άριστη γνώση των βενζινοκινητήρων και των ηλεκτρικών συστημάτων και κατέχω άδεια οδήγησης CDL. Πιο πρόσφατα, εργάστηκα για τη μεταφορά ρυμουλκούμενου στο Middletown ως ηγέτης πετρελαιομηχανών. Ενώ βρισκόμουν εκεί, ανέπτυξα ένα εκπαιδευτικό πρόγραμμα για νέους μισθωτές. Ωστόσο, έπρεπε να εγκαταλείψω τη δουλειά μου λόγω μιας κίνησης στην πόλη σας.

Σας ευχαριστούμε για το χρόνο και την προσοχή σας. Θα παρακολουθήσω την επόμενη εβδομάδα για να δω αν μπορώ να προσφέρω περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις δεξιότητες και την εμπειρία μου. Το κινητό μου είναι 555-555-5555 και το email μου είναι [email protected].

Τις καλύτερες ευχές, Υποψήφιος Lucius