Συμβουλές για τη μορφοποίηση μιας επιστολής συνοδευτικής επιστολής

Μαζί με το βιογραφικό σας, μια συνοδευτική επιστολή παρέχει την ευκαιρία να εντυπωσιάσετε έναν δυνητικό εργοδότη τόσο με τον επαγγελματισμό σας όσο και με το πόσο καλά θα ανταποκρινόταν στην αποστολή και τον πολιτισμό της εταιρείας.

Πώς μορφοποιείτε τη συνοδευτική σας επιστολή, και από ένα περιεχόμενο (οι πληροφορίες που συμπεριλαμβάνετε) και a παρουσίαση (τι φαίνεται η συνοδευτική σας επιστολή) είναι σημαντική. Ακόμη και όταν κάνετε αίτηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το συνοδευτικό σας γράμμα πρέπει να μορφοποιηθεί σωστά, να διαβαστεί και να μην γίνει λάθος.

Οι συνοδευτικές επιστολές που αποστέλλονται με βιογραφικά σημειώματα ακολουθούν τη μορφή μιας επίσημης επιχειρησιακής επιστολής. Είναι γραμμένα σε μορφή παραγράφου και περιλαμβάνουν επίσημο χαιρετισμό, κλείσιμο και υπογραφή. Είναι σημαντικό να γράψετε μια στοχοθετημένη συνοδευτική επιστολή που να δείχνει πώς είστε κατάλληλοι για τη δουλειά για την οποία υποβάλλετε αίτηση. Κάθε συνοδευτική επιστολή που γράφετε πρέπει να είναι μοναδική και προσαρμοσμένη.

Τι περιεχόμενο θα συμπεριληφθεί στην συνοδευτική σας επιστολή

1. Πρώτη παράγραφος - Γιατί γράφεις

2. Μέσες παραγράφους - Τι πρέπει να προσφέρετε

3. Τελική παράγραφος - Πώς θα ακολουθήσετε

Παράγραφος 1: Γιατί γράφετε

• Αν γράφετε απάντηση σε μια δημοσίευση εργασίας (δείγματα επανεξέτασης), υποδείξτε πού μάθατε για τη θέση και τον τίτλο της θέσης. Το πιο σημαντικό είναι να εκφράσετε τον ενθουσιασμό σας και την πιθανή αντιστοιχία των διαπιστευτηρίων σας με τα προσόντα της θέσης.
• Αν είστε γράφοντας επιστολή αναζήτησης (δείγματα επανεξέτασης) στα οποία μπορείτε να ρωτήσετε σχετικά με τις πιθανές θέσεις εργασίας - δηλώστε τον συγκεκριμένο στόχο εργασίας σας. Δεδομένου ότι αυτό το είδος επιστολής είναι ανεπιθύμητο, είναι ακόμα πιο σημαντικό να τραβήξετε την προσοχή του αναγνώστη.

• Αν είστε γράφοντας μια επιστολή δικτύωσης (δείγματα επανεξέτασης) για να προσεγγίσετε ένα άτομο για πληροφορίες, καθιστούν σαφές το αίτημά σας.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, ενδέχεται να έχετε αναφερθεί σε δυνητικό εργοδότη από έναν φίλο ή γνωστό. Βεβαιωθείτε ότι αναφέρετε αυτήν την αμοιβαία επαφή με το όνομα στην πρώτη παράγραφο για να ενθαρρύνετε τον αναγνώστη σας να συνεχίσει να διαβάζει!

Παράγραφος 2: Τι πρέπει να προσφέρετε

Για να απαντήσετε σε μια δουλειά, ανατρέξτε συγκεκριμένα στα προσόντα που αναφέρονται και επεξηγήστε πώς σχετίζονται οι ιδιαίτερες ικανότητες και οι εμπειρίες σας με τη θέση για την οποία υποβάλλετε αίτηση.

Σε μια επιστολή αναζήτησης, εκφράστε τις δυνατότητές σας να ικανοποιήσετε τις ανάγκες του εργοδότη αντί να εστιάσετε σε αυτό που μπορεί να σας προσφέρει ο εργοδότης. Αυτό μπορείτε να το κάνετε αποδεικνύοντας ότι έχετε διερευνήσει διεξοδικά την οργάνωση και ότι διαθέτετε δεξιότητες που χρησιμοποιούνται σε αυτήν την οργάνωση.

Δώστε έμφαση στα επιτεύγματά σας και τις ικανότητες επίλυσης προβλημάτων. Δείξτε πώς οι εκπαιδευτικές σας και εργασιακές δεξιότητες είναι μεταβιβάσιμες και συνεπώς σχετικές με τη θέση για την οποία υποβάλλετε αίτηση.

Παράγραφος 3: Πώς θα ακολουθήσετε

Κλείστε, επαναλαμβάνοντας το ενδιαφέρον σας για την εργασία και αφήνοντας τον εργοδότη να ξέρει πώς μπορούν να φτάσουν σε εσάς. Συμπεριλάβετε τον αριθμό τηλεφώνου και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Ή προσφέρετε απευθείας για τη συνέντευξη εργασίας ή ενημερωτική συνέντευξη και δηλώστε ότι θα ακολουθήσετε με μια τηλεφωνική κλήση για να οργανώσετε ένα ραντεβού σε μια αμοιβαία βολική στιγμή. Εάν αναφέρετε ότι θα είστε σε επαφή, φροντίστε να πραγματοποιήσετε την κλήση μέσα στο χρονικό πλαίσιο που υποδεικνύεται.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, ο εργοδότης μπορεί να απαγορεύσει ρητά τις τηλεφωνικές κλήσεις ή μπορεί να απαντάτε σε μια "τυφλή διαφήμιση" που σας εμποδίζει από αυτή τη συνέχεια. Εκτός αν συμβαίνει αυτό, προσπαθήστε να φτάσετε στον οργανισμό. Τουλάχιστον, πρέπει να επιβεβαιώσετε ότι έχουν ληφθεί τα υλικά σας και ότι η αίτησή σας έχει ολοκληρωθεί.

Εάν κάνετε αίτηση εκτός της γεωγραφικής περιοχής του εργοδότη, μπορεί να θέλετε να υποδείξετε εάν θα βρίσκεστε στην πόλη κατά τη διάρκεια συγκεκριμένου χρονικού πλαισίου (αυτό διευκολύνει τον εργοδότη να συμφωνήσει να συναντηθεί μαζί σας).

Εν κατακλείδι, μπορείτε να αναφέρετε ότι οι αναφορές σας είναι διαθέσιμες κατόπιν αιτήματος. Επίσης, αν έχετε ένα χαρτοφυλάκιο ή γράψετε δείγματα για να υποστηρίξετε τα προσόντα σας, δηλώστε τη διαθεσιμότητά τους.

Συμβουλές για τη μορφοποίηση της επιστολής σας

Μήκος Επιστολής

Μια συνοδευτική επιστολή πρέπει να είναι τριών ή τεσσάρων παραγράφων το πολύ και δεν πρέπει να υπερβαίνει τη μία σελίδα. Αν χρειαστεί, μπορείτε να προσαρμόσετε τα περιθώρια (δείτε παρακάτω) για να ταιριάξετε την επιστολή σας σε μία σελίδα.

Επιλέξτε μια απλή γραμματοσειρά

Η παρουσίαση της συνοδευτικής επιστολής έχει σημασία τόσο όσο συμπεριλαμβάνετε. Κατά τη σύνταξη των συνοδευτικών επιστολών, είναι σημαντικό να χρησιμοποιείτε μια βασική γραμματοσειρά που να είναι εύκολη στην ανάγνωση. Ανάλογα με τη διαδικασία ενοικίασης, το συνοδευτικό σας γράμμα μπορεί να προβληθεί σε ένα σύστημα παρακολούθησης αιτούντων ή σε άλλο ηλεκτρονικό σύστημα προσλήψεων. Αυτά τα συστήματα λειτουργούν καλύτερα διαβάζοντας το απλό κείμενο παρά την φανταχτερή μορφοποίηση.

Χρησιμοποιώντας μια βασική γραμματοσειρά 12 σημείων θα εξασφαλίσετε ότι το συνοδευτικό σας γράμμα είναι εύκολο να το διαβάσετε. Βασικές γραμματοσειρές όπως Arial, Verdana, Calibri και Times New Roman λειτουργούν καλά. Η γραμματοσειρά της συνοδευτικής επιστολής πρέπει να ταιριάζει με τη γραμματοσειρά που χρησιμοποιείτε στο βιογραφικό σας σημείωμα

Ορίστε τα περιθώρια σας

Τα τυποποιημένα περιθώρια για μια επιχειρησιακή επιστολή είναι 1 ".Ωστόσο, εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα με τη συμπύκνωση της επιστολής σας για να χωρέσετε σε μία σελίδα, μπορείτε να συντομεύσετε τα επάνω, κάτω και πλευρικά περιθώρια στα 3/4" ή 1/2 "ή ακόμα και λίγο πιο σφιχτά.

Αφήστε άφθονο λευκό χώρο

Μην ξεχάσετε να αφήσετε χώρο κάτω από το χαιρετισμό σας, μεταξύ κάθε παραγράφου και μετά το κλείσιμό σας.

Προσεκτικά επισυνάψτε το γράμμα

Πάρτε το χρόνο για να αποδείξετε την επιστολή σας προτού στείλετε ή φορτώσετε. Μπορεί να είναι πιο εύκολο να ελέγξετε διπλά εάν εκτυπώνετε ένα αντίγραφο ή το διαβάσετε δυνατά.

Ανατρέξτε σε μια τυποποιημένη επιστολή εξουσιοδότησης

Αυτό είναι ένα παράδειγμα επιστολής κάλυψης. Κατεβάστε το πρότυπο επιστολής συνοδευτικής επιστολής (συμβατό με τα Έγγραφα Google και το Word Online) ή δείτε παρακάτω για περισσότερα παραδείγματα.

Κάντε λήψη του προτύπου του Word

Ανατρέξτε σε μια τυποποιημένη επιστολή συνοδευτικής επιστολής (έκδοση κειμένου)

Αιτών Carson

123 Main Street

Anytown, CA 12345

555-555-5555

[email protected]

1η Σεπτεμβρίου 2018

Πρέστον Λι

Διευθυντής

Acme Insurance

123 Business Rd.

Business City, NY 54321

Αγαπητέ κ. Lee:

Σας γράφω για να υποβάλετε αίτηση για τη θέση του Front Desk Recipient με μερική απασχόληση όπως δημοσιεύτηκε στο LocalJobs.com. Αφού διαβάσετε την απόσπαση, είμαι βέβαιος ότι θα είμαι εξαιρετικά κατάλληλος για το γραφείο σας. Εκτός από την εμπειρία μου ως ρεσεψιονίστ, το περασμένο καλοκαίρι δούλευα ως νυκτερινός ελεγκτής σε ένα τοπικό ξενοδοχείο.

Είμαι σήμερα δευτεροετής φοιτήτρια στο Βόρειο Πανεπιστήμιο, και το πρόγραμμά μου θα ταιριάζει καλά στο ρόλο, διότι έχω δωρεάν νύχτες και Σαββατοκύριακα. Όταν ήμουν στο γυμνάσιο, εργάστηκα ως ρεσεψιονίστ μερικής απασχόλησης για έναν τοπικό οδοντίατρο. Είμαι ιδιαίτερα υπερήφανος που μου δόθηκαν οι ευθύνες ενός ρεσεψιονίστ σε τόσο μικρή ηλικία. Έμαθα πώς να συνεργάζομαι με ανθρώπους, να απαντώ σε τηλέφωνα, να προγραμματίζω ασθενείς και να απαντώ σε πολλές από τις ερωτήσεις τους.

Έχω επισυνάψει το βιογραφικό μου, ώστε να μπορείτε να δείτε την τρέχουσα εκπαίδευση, τους στόχους και την εμπειρία μου. Το email μου είναι [email protected], και το κινητό μου είναι 555-555-5555. Θα ήθελα να προγραμματίσω ένα χρόνο για να συζητήσω την ευκαιρία εργασίας.

Με εκτιμιση, Carson υποψήφιος (υπογραφή έντυπη επιστολή)

Αιτών Carson

Δείτε περισσότερα δείγματα συνοδευτικών επιστολών

Στη συνέχεια, ρίξτε μια ματιά σε περισσότερα δείγματα συνοδευτικών επιστολών, καθώς και συμβουλές αναθεώρησης για τη δημιουργία συνοδευτικών επιστολών που θα έχουν το μέγιστο θετικό αντίκτυπο στους εργοδότες.