Πώς να προγραμματίσετε μια συνάντηση εταιρείας

Συγχαρητήρια! Η εταιρεία σας θα πραγματοποιήσει μια συνάντηση για μια ομάδα εργαζομένων που θα επιλεγούν από όλα τα επίπεδα της εταιρείας. Ο Διευθύνων Σύμβουλος σας έχει αναθέσει την ευθύνη του Project Manager για την εκδήλωση. Αυτές οι συμβουλές και το δείγμα σχεδίου έργου αποδεικνύουν έναν τρόπο με τον οποίο ο Διευθυντής Έργου θα μπορούσε να προσεγγίσει την οικοδόμηση του σχεδίου του έργου για μια συνάντηση εταιρίας ή ένα παρόμοιο πολύπλοκο έργο

Προγραμματίστε το Έργο

Το πρώτο σας βήμα είναι να σχεδιάσετε το σχέδιο. Αρχίζετε συζητώντας την εκδήλωση με τους ενδιαφερόμενους. Εάν αυτό έγινε πέρυσι, τι πήγε σωστά; Τι πήγε στραβά? Ποιος διαχειρίζεται το έργο και μπορεί να σας βοηθήσει να αποφύγετε παγίδες φέτος; Από τη στιγμή που ο Διευθύνων Σύμβουλος σας ανέθεσε το έργο, τι θέλει από την εκδήλωση; Πότε θα είναι το γεγονός; Οπου? Ποιος είναι ο προϋπολογισμός;

Συγκεντρώστε όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες. Αυτός θα είναι ο σκελετός στον οποίο δημιουργείτε το σχέδιο του έργου.

Δημιουργία της ομάδας

Ποιους άλλους πόρους χρειάζεστε για να κάνετε το έργο αυτό επιτυχημένο; Υπάρχουν άνθρωποι σε άλλα τμήματα που μπορούν να σας βοηθήσουν να κάνετε την εκδήλωση αυτή επιτυχημένη; Τι πρέπει να κάνετε για να πάρετε βοήθεια; Μπορείτε απλά να ρωτήσετε ή να χρειαστεί να λάβετε επίσημη έγκριση από το αφεντικό τους; Πόσο χρόνο χρειάζεστε από αυτούς; Ποιες συγκεκριμένες δεξιότητες τις χρειάζεστε; Μπορεί κάποιος άλλος να παράσχει αυτή την ικανότητα εάν το άτομο που θέλετε δεν είναι διαθέσιμο;

Δεδομένου ότι πρόκειται για σύσκεψη σε ολόκληρη την εταιρεία, πώς μπορεί να βοηθήσει η υπηρεσία HR; Χρειάζεστε βοήθεια από το Τμήμα Εγκαταστάσεων; Τι γίνεται με το Τμήμα Μάρκετινγκ; Χρειάζεστε βοήθεια σε αυτόν τον τομέα;

Σχεδιάστε την Ατζέντα

Αφού μάθετε πόσο καιρό θα διαρκέσει η συνάντηση, θα αρχίσετε να συμπληρώνετε τα χρονικά μπλοκ. Χρειάζεστε ένα ηχείο ανοίγματος; Ποιος θα είναι; Πρόκειται να κρατήσετε τους συμμετέχοντες μαζί ή θα τους σπάσετε σε μικρότερες ομάδες για ένα μέρος του προγράμματος; Πόσα άλλα ηχεία θα χρειαστείτε; Ποιος θα διευκολύνει τις μικρότερες συνεδρίες αν ξεσπάσετε;

Η εκδήλωση θα διαρκέσει περισσότερο από μία ημέρα; Πώς θα κλείσετε την Ημέρα 1; Πώς θα ξανανοίξετε την Δεύτερη Ημέρα;

Πώς θα τελειώσετε στο τέλος; Χρειάζεστε μια ομιλία κλεισίματος; Πώς θα χειριστείτε την εφοδιαστική των ατόμων που κάνουν check out από το ξενοδοχείο αν κάνετε κράτηση;

Βρείτε το χώρο

Μάθετε πόσοι άνθρωποι έρχονται. Στη συνέχεια, καθορίστε πόσο μεγάλο χώρο χρειάζεστε. Πού θα γίνει η εκδήλωση; Υπάρχει χώρος στο εταιρικό γραφείο ή χρειάζεστε μεγαλύτερο χώρο; Ο Διευθύνων Σύμβουλος θέλει τη συνάντηση να πραγματοποιείται εκτός του χώρου, ώστε οι άνθρωποι να μπορούν να επικεντρωθούν ή θέλουν να κρατηθούν στο γραφείο για να ελαχιστοποιήσουν το κόστος;

Ποιες ιδιότητες στην περιοχή σας μπορούν να παρέχουν το χώρο που χρειάζεστε; Είναι ένα ξενοδοχείο κοντά στο αεροδρόμιο μια καλή επιλογή για την ελαχιστοποίηση του χρόνου ταξιδιού για τους ανθρώπους που φθάνουν από έξω από την πόλη ή θα πρέπει να βρείτε κάτι έξω από την πόλη που θα είναι πιο ήσυχο;

Τι κάνουν οι διάφοροι χώροι για τις εγκαταστάσεις τους; Τι περιλαμβάνουν και τι θα πρέπει να αγοράσετε και να έχετε φέρει; Θα αναθέσουν ένα άτομο για να εργαστείτε μαζί σας; Ποια είναι η πολιτική τους όσον αφορά το υλικό και τους ανθρώπους από το εξωτερικό;

Τραβηξε το εξω

Έχοντας συγκεντρώσει τις απαντήσεις σε τουλάχιστον τις περισσότερες από αυτές τις ερωτήσεις, μπορείτε να αρχίσετε να συγκεντρώνετε το σχέδιο του έργου. Θυμηθείτε ότι αυτό που δείχνουμε εδώ είναι ο κατάλογος των εργασιών του έργου, η δομή κατανομής εργασιών (WBS) μόνο. Δεν περιλαμβάνει καμία από τις εξαρτήσεις μεταξύ των καθηκόντων ή των χρονοδιαγραμμάτων. Αυτά θα προστεθούν αργότερα.

Δειγματοληπτικό Σχέδιο Εταιρικής Συνάντησης

Στο πώς να σχεδιάσουμε ένα έργο χρησιμοποιώντας τα βασικά εργαλεία διαχείρισης έργου, συζητήσαμε το σκεπτικό του σχεδιασμού του έργου και τη χρήση δεξιοτήτων διαχείρισης έργων κατά τη διαδικασία σχεδιασμού. Ακολουθεί ο τρόπος με τον οποίο μια δομή κατανομής εργασιών του σχεδίου έργου (WBS) μπορεί να αναζητήσει ένα σχέδιο για να προγραμματίσει μια συνάντηση της εταιρείας:

1. Προγραμματίστε το έργο

1. Προσδιορίστε τον προϋπολογισμό
2. Συζητήστε με τον CEO για να καθορίσετε τους στόχους του έργου
3. Επικοινωνήστε με τον προηγούμενο υπεύθυνο έργου (PM) για συμβουλές
4. Προσδιορίστε τη λίστα ενδιαφερομένων
5. Επικοινωνήστε με τους ενδιαφερόμενους για την εισαγωγή.
6. Καθορίστε την προτιμώμενη ημερομηνία για το συμβάν
7. Προσδιορίστε πόσα ομιλητές / παρουσιαστές χρειάζονται
8. Προσδιορίστε πόσα άτομα χρειάζονται υποστήριξη
9. Προσδιορίστε πόσους υπαλλήλους θα παρακολουθήσουν
10. Κατάλογος πιθανών τοποθεσιών για το συμβάν

2. Κατασκευάστε την Ομάδα Έργου

1. Πάρτε rep από το μάρκετινγκ
2. Πάρτε rep από HR
3. Δείτε εάν η Αγορά θα αναθέσει σε κάποιον να σας βοηθήσει
4. Ζητήστε από τη Susan να χειριστεί όλες τις λεπτομέρειες των ομιλητών
5. Λάβετε από τις Εγκαταστάσεις
6. Προγραμματίστε συνάντηση για την έναρξη της ομάδας έργου

3. Ανάπτυξη Ημερήσιας Διάταξης

3α Σχέδιο 1η ημέρα

1. Ορίστε την ώρα έναρξης
2. Ρυθμίστε την ώρα, κανονίστε το μέρος και το προσωπικό για την εγγραφή
3. Ορίστε το μήκος της πρωινής συνεδρίασης
4. Ορίστε το μήκος των ομιλιών
5. Υπολογίστε τον αριθμό των ομιλητών που χρειάζονται για την πρωινή συνεδρίαση
6. Προσλάβετε ομιλητές
7. Σχεδιάστε το μεσημεριανό διάλειμμα (ώρα και μήκος)
8. Ετοιμάστε ανανέωση της αίθουσας συνεδριάσεων κατά τη διάρκεια του διαλείμματος (νερό, σκουπίδια κ.λπ.)
9. Σχεδιάστε το μεσημεριανό διάλειμμα (ώρα, μήκος, τοποθεσία, μενού, ποιος πληρώνει)
10. Σχεδιάστε την απογευματινή συνεδρίαση (μήκος, αριθμός ομιλητών)
11. Προσλάβετε απογευματινούς ομιλητές
12. Σχέδιο Ημέρας ένα κλείσιμο (χρόνος, ποιος, μήκος)

3β Σχέδιο δεύτερη ημέρα

1. Ορίστε την ώρα έναρξης
2. Ορίστε το μήκος της πρωινής συνεδρίασης
3. Υπολογίστε τον αριθμό των ομιλητών που χρειάζονται για την πρωινή συνεδρίαση
4. Προσλάβετε ομιλητές
5. Σχεδιάστε το μεσημεριανό διάλειμμα (ώρα και μήκος)
6. Ετοιμάστε ανανέωση της αίθουσας συνεδριάσεων κατά τη διάρκεια του διαλείμματος (νερό, σκουπίδια κ.λπ.)
7. Σχεδιάστε το μεσημεριανό διάλειμμα (ώρα, μήκος, τοποθεσία, μενού, ποιος πληρώνει)
8. Σχεδιάστε την απογευματινή συνεδρίαση (μήκος, αριθμός ομιλητών)
9. Προσλάβετε απογευματινούς ομιλητές
10. Σχέδιο Ολοκλήρωσης Σχεδίου (χρόνος, ποιος, μήκος)
11. Ρυθμίστε το χρονοδιάγραμμα αναχώρησης με το ξενοδοχείο

4. Σχεδιάστε το χώρο

1. Προσδιορίστε τον αριθμό των συμμετεχόντων
2. Σχεδίαση καθισμάτων (σειρές σε σχέση με πίνακες)
3. Υπολογίστε τον απαιτούμενο χώρο
4. Εξετάστε διαθέσιμους χώρους με το συγκεκριμένο ποσό χώρου (κόστος, τοποθεσία, υπηρεσίες που περιλαμβάνονται)
5. Μετρήστε τον αριθμό των ομιλητών κάθε ημέρα και συνολικά
6. Προσδιορίστε τον αριθμό και τον τύπο του αναγκαίου προσωπικού υποστήριξης
7. Μάθετε πόσοι συμμετέχοντες / ομιλητές / προσωπικό θα χρειαστούν δωμάτια
8. Διαπραγματεύστε τα έξοδα και τις ημερομηνίες με τις διαθέσιμες τοποθεσίες
9. Υπογράψτε συμβόλαιο με την επιλεγμένη τοποθεσία

5. Δημοσιεύστε το συμβάν

1. Ολοκληρώστε όλες τις λεπτομέρειες με τη θέση του συμβάντος
2. Βεβαιωθείτε ότι οι συμμετέχοντες ενημερώνονται
3. Ειδοποιήστε όλους τους ομιλητές για το θέμα και την ώρα / ημέρα παρουσίασης
4. Ειδοποιήστε όλο το προσωπικό υποστήριξης για τα καθήκοντα και τις βάρδιες
5. Αποκτήστε το RSVPs από τους συμμετέχοντες
6. Ειδοποιήστε τους συμμετέχοντες αντικατάστασης ανάλογα με τις ανάγκες

6. Συνέχεια

1. Πάρτε πρόχειρες ομιλίες από όλους τους ομιλητές
2. Ελέγξτε τις τελικές ομιλίες
3. Λάβετε ετικέτες ονόματος για όλους τους συμμετέχοντες, ομιλητές, προσωπικό
4. Αγοράστε υλικά και δώρα για τους συμμετέχοντες
5. Επαναβεβαιώστε με τη θέση του συμβάντος

7. Ανασκόπηση και αξιολόγηση

1. Αποστολή απολογισμού ικανοποίησης σε όλους τους συμμετέχοντες
2. Στείλτε έρευνα σε όλους τους ομιλητές
3. Στείλτε ευχαριστώ σε όλους τους ομιλητές και το προσωπικό
4. Κλείστε συνάντηση με την ομάδα έργου

Περαιτέρω Σχεδιασμός

Η δομή κατανομής εργασιών του σχεδίου προγράμματος (WBS) παραπάνω δείχνει ένα δείγμα για τον προγραμματισμό μιας συνεδρίασης της εταιρείας. Είναι απλώς ένα περίγραμμα. Η ομάδα του έργου θα πρέπει ακόμα να εργαστεί σε αυτά τα θέματα και να επεκτείνει σε πολλά από αυτά. Επιπλέον, θα πρέπει να εργάζονται για το χρόνο που απαιτείται για κάθε εργασία, τη σχετική σημασία των καθηκόντων και τις σχέσεις μεταξύ των καθηκόντων.