Πώς να αναπτύξετε μια αποτελεσματική ημερήσια διάταξη συνεδριάσεων

Η ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων είναι ένας κατάλογος των αντικειμένων που οι συμμετέχοντες ελπίζουν να ολοκληρώσουν σε μια συνάντηση. Η ημερήσια διάταξη πρέπει να διανέμεται πριν από μια συνεδρίαση, τουλάχιστον 24 ώρες πριν, ώστε οι συμμετέχοντες να έχουν την ευκαιρία να προετοιμαστούν για τη συνάντηση. Κατά προτίμηση, εάν είναι δυνατόν, η ημερήσια διάταξη πρέπει να είναι διαθέσιμη αρκετές ημέρες πριν από τη συνεδρίαση.

Ανάπτυξη ημερήσιας διάταξης συνεδριάσεων

Πρώτον, προσδιορίστε αν χρειάζονται άλλοι υπάλληλοι για να σας βοηθήσουν να προγραμματίσετε τη συνάντηση. Στη συνέχεια, αποφασίστε τι θέλετε να πετύχετε κρατώντας τη συνάντηση και καθορίσετε εφικτούς στόχους για τη συνάντησή σας. Οι στόχοι που ορίσατε θα καθορίσουν το πλαίσιο για ένα αποτελεσματικό σχέδιο σύσκεψης. Βεβαιωθείτε ότι δεν έχετε σχεδιάσει περισσότερα από όσα είναι ευλόγως εφικτό εντός του χρονικού πλαισίου της συνάντησής σας.

Όπως είπε ο Stephen Covey στις "Οι 7 συνήθειες των εξαιρετικά αποτελεσματικών ανθρώπων", "Ξεκινήστε με το τέλος στο μυαλό". Ο σκοπός της σύσκεψης σας θα καθορίσει την εστίαση της σύσκεψης, την ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων και τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη.

Στη συνέχεια, εξετάστε πόσο χρόνο αναμένετε να χρειαστείτε για κάθε στοιχείο της ημερήσιας διάταξης. Εάν η συνάντηση θα διαρκέσει μία ώρα και έχετε πέντε στοιχεία της ημερήσιας διάταξης, αυτό σας δίνει μια γενική ιδέα του χρονικού πλαισίου με το οποίο εργάζεστε. Δεν σημαίνει ότι κάθε στοιχείο της ημερήσιας διάταξης πρέπει να είναι ακριβώς 12 λεπτά, αλλά οι πέντε συνδυασμοί προφανώς δεν μπορούν να έχουν μέσο χρόνο περισσότερο από αυτό.

Αποφάσεις που πρέπει να γίνουν

Αφού καθορίσετε τον γενικό στόχο σας, εσείς ή η ομάδα σας πρέπει να λάβετε ορισμένες αποφάσεις. Εκτός από το σκοπό ή τον στόχο της συνάντησης, συμπεριλάβετε επίσης στην ατζέντα σας:

• Μια ημερομηνία, ώρα και τοποθεσία για τη σύσκεψη
• Οι συμμετέχοντες χρειάστηκαν στη συνάντηση
• Στοιχεία για συζήτηση
• Ο χρόνος που περιμένετε από την ομάδα θα πρέπει να συζητήσει κάθε στοιχείο
• Προ-εργασία για τη συνάντηση. Αυτό θα περιλαμβάνει οποιαδήποτε ανάγνωση, τεκμηρίωση, δεδομένα, λεπτά συνάντησης από προηγούμενη συνάντηση ή οποιαδήποτε άλλη προετοιμασία που θα καταστήσει την πραγματική σας συνάντηση επιτυχημένη. Σχετικά έγγραφα θα πρέπει να επισυνάπτονται στην ειδοποίηση και στην ημερήσια διάταξη της σύσκεψης όταν τα διανέμετε στους προσκεκλημένους συμμετέχοντες.

Προσδιορισμός των συμμετεχόντων

Μόλις αποφασίσετε ότι μια συνάντηση είναι απαραίτητη για την επίτευξη του στόχου σας, θα πρέπει να αναπτύξετε μια λίστα συμμετεχόντων. Όχι κάθε εργαζόμενος μπορεί ή δεν πρέπει να συμμετέχει σε κάθε σύσκεψη, αλλά η πρόσκληση των κατάλληλων συμμετεχόντων θα ενισχύσει την πιθανότητα επιτυχίας. Προσδιορίστε τους συμμετέχοντες σας θέτοντας μερικές ερωτήσεις:

• Ποιος πρέπει να είναι κύριος της λύσης που αναπτύσσει η ομάδα;
• Ποιος είναι ο ιδιοκτήτης της διαδικασίας που συζητάει η ομάδα;
• Ποιος πρέπει να γνωρίζει τις πληροφορίες που διανέμετε;
• Ποιος μπορεί να παράσχει στοιχεία και γεγονότα για να καθοδηγήσει τη λήψη αποφάσεων;
• Ποιος έχει εμπειρία ή εμπειρογνωμοσύνη για να μοιραστεί με την ομάδα;
• Ποιος πρέπει να υποστηρίξει την εφαρμογή οποιωνδήποτε λύσεων ή καθηκόντων;
• Ποιος πρέπει να παράσχει άδεια ή πόρους για την επίτευξη του αποτελέσματος της συνεδρίασης;
• Ποιος μπορεί να αντιταχθεί στην εφαρμογή οποιωνδήποτε λύσεων ή κατευθύνσεων;

Τακτικές Συνεδριάσεις

Όχι κάθε σύσκεψη χρειάζεται μια προσαρμοσμένη ατζέντα. Οι περισσότεροι υπάλληλοι προγραμματίζουν τακτικά συναντήσεις για τις υπηρεσίες ή τις ομάδες εργασίας τους. Έχετε επίσης ομάδες και έργα στα οποία συμμετέχετε.

Ένα συνεχιζόμενο σχέδιο μπορεί να μην απαιτεί μια νέα ατζέντα για κάθε συνεδρίαση, αλλά η ομάδα σας θα εξυπηρετηθεί καλά υιοθετώντας μια τυποποιημένη προσέγγιση στη συνάντησή σας.

Η τακτική προγραμματισμένη συνάντηση των εργαζομένων χωρίζεται σε τρία τμήματα για τα οποία το καθένα έχει τα βασικά στοιχεία της ημερήσιας διάταξης:

1. Ενημερωτικά στοιχεία: Γράψτε οποιαδήποτε στοιχεία της ημερήσιας διάταξης που είναι ενημερωτικά για κάθε συνάντηση. Για παράδειγμα, ο διαχειριστής ενημερώνει την ομάδα για τα αποτελέσματα της συνεδρίασης ανώτερης διοίκησης.
2. Στοιχεία δράσης: Τοποθετήστε στην ημερήσια διάταξη οποιεσδήποτε θέσεις που αναμένετε ότι η ομάδα θα θέλει να αναθεωρήσει σε κάθε τακτική συνάντηση. Για παράδειγμα, οι επιδόσεις στον προϋπολογισμό για το χρονικό διάστημα και ο προσδιορισμός της εξοικονόμησης κόστους και των συνεχών βελτιώσεων που η ομάδα σχεδιάζει να επιτύχει.
3. Προγραμματισμός: Τοποθετήστε στην ημερήσια διάταξη όλα τα στοιχεία που η ομάδα επιθυμεί να σχεδιάσει ή να προετοιμάσει εκ των προτέρων. Για παράδειγμα, οι βραχυπρόθεσμοι στόχοι για τον επόμενο μήνα ή η ανάγκη συνδρομής των συναδέλφων για προσεχείς εργασίες.

Εάν ακολουθήσετε αυτές τις οδηγίες όταν αναπτύσσετε την ατζέντα του συνεδρίου σας, ενισχύετε την πιθανότητα η συνάντησή σας να είναι πιο παραγωγική.

Τι να συμπεριλάβετε

Μια ατζέντα για μια τακτική προγραμματισμένη συνάντηση μπορεί να βοηθήσει στην παραγωγή των αποτελεσμάτων που αναζητάτε συμπεριλαμβάνοντας ορισμένα βασικά στοιχεία:

• Θέρμανση και χαιρετισμούς. Εξετάστε ένα σύντομο σπάσιμο του πάγου ανάλογα με το πόσο συχνά συναντιέται η ομάδα.
• Ελέγξτε το σκοπό, την ημερήσια διάταξη και τα αναμενόμενα αποτελέσματα και το προϊόν.
• Ελέγξτε, διορθώστε (αν είναι απαραίτητο) και εγκρίνετε τα πρακτικά της προηγούμενης συνεδρίασης.
• Παρέχετε τις κατάλληλες πληροφορίες για το τμήμα και την εταιρεία που χρειάζεται η ομάδα.
• Ελέγξτε την πρόοδο στα σημεία δράσης, τα σχέδια δράσης και τις δεσμεύσεις. Ελέγξτε την πρόοδο της ομάδας σχετικά με τους στόχους.
• Συζητήστε και λάβετε αποφάσεις σχετικά με τα θέματα της ημερήσιας διάταξης αυτής της συνάντησης.
• Προσδιορίστε τα επόμενα βήματα.

• Προσδιορίστε τον σκοπό, την έκβαση και την ημερήσια διάταξη της επόμενης συνεδρίασης.
• Στο τέλος της συνάντησης, ο σημειωτής θα πρέπει να αναθεωρήσει τις δεσμεύσεις που ανέλαβαν οι άνθρωποι κατά τη διάρκεια της συνάντησης.
• Προσδιορίστε κάθε βοήθεια που απαιτείται από άτομα που δεν ανήκουν στην ομάδα και αναθέστε τους συμμετέχοντες να έρθουν σε επαφή.
• Προσδιορίστε ποιος εκτός της συνόδου πρέπει να γνωρίζει τι και να αποφασίσει πώς θα ολοκληρώσει την επικοινωνία.
• Διανέμουν τα πρακτικά εντός 24 ωρών από τη σύσκεψη ή αμέσως εάν ο παραλήπτης σημειώσεων τους έλαβε ηλεκτρονικά.