Γλωσσικές δεξιότητες - επικοινωνία με λέξεις

Γράφοντας όμορφη πεζογραφία και ποίηση είναι ένα ταλέντο. Η αποτελεσματική γραφή, ωστόσο, είναι μια ικανότητα που μπορεί να μάθει.

Οργανώστε τη γραφή σας

Είτε συνθέτετε ένα σημείωμα στον συνεργάτη σας είτε μια αναφορά για τον προϊστάμενό σας, θα πρέπει να αποφασίσετε ποιες πληροφορίες θέλετε να μεταδώσετε. Εδώ είναι πώς να το κάνετε αυτό:

1. Καταχωρίστε κάθε στοιχείο που πρέπει να συζητήσετε στη σημείωση ή την αναφορά σας.
2. Βάλτε τα σε σειρά - από τα περισσότερα προς τα λιγότερο σημαντικά.
3. Γράψτε μια σύντομη περίληψη ολόκληρης της σημείωσής σας - αυτή θα είναι η πρώτη σας παράγραφο.
4. Επεκτείνετε σε κάθε στοιχείο που αναφέρεται στο βήμα 1.
5. Εάν πρέπει να ληφθεί κάποια ενέργεια από τον παραλήπτη, δηλώστε την στην παράγραφο κλεισίματος.

Μερικές συμβουλές

Γράψτε για το ακροατήριό σας. Χρησιμοποιήστε απλή γλώσσα. Δεν θέλετε ο αναγνώστης να χρειάζεται ένα λεξικό για να αποκρυπτογραφήσει αυτό που προσπαθείτε να πείτε. Δεν πρέπει να προσπαθήσετε να εντυπωσιάσετε τον αναγνώστη σας με το τεράστιο λεξιλόγιο σας. Οι πιθανότητες είναι να απογοητεύσετε τον αναγνώστη σας αντ 'αυτού. Οι περισσότεροι άνθρωποι ζυγίζουν διάφορα καθήκοντα ταυτόχρονα και ενδιαφέρονται να λαμβάνουν μόνο τις απαραίτητες πληροφορίες. Είστε υπεύθυνοι για να συμβεί αυτό. Αντί να λέει: "Το σαρκαστικό του χαρακτήρα πιστοποιεί τον ως έξοχο υποψήφιο για τη δουλειά", λένε "Η φιλικότητα του τον κάνει κορυφαίο υποψήφιο για τη δουλειά".

Μείνετε μακριά από την ορολογία που ο αναγνώστης μπορεί να μην καταλάβει. Εάν η δουλειά σας είναι πολύ τεχνική, αλλά το άτομο στο οποίο γράφετε δεν είναι πολύ έμπειρο σε αυτό το πεδίο, να επιμείνετε σε λέξεις που το πρόσωπο αυτό θα καταλάβει. Για παράδειγμα, αν είστε σχεδιαστής ιστότοπων, αυτή η πρόταση σε ένα υπόμνημα για τον πελάτη σας, έναν ψυχολόγο, δεν θα έχει νόημα: "Τι θα θέλατε να χρησιμοποιήσω ως BGCOLOR για τον ιστότοπό σας: # ADD8E6 ή #FFFFFF;" Οποιοσδήποτε έχει εμπειρία στο σχεδιασμό ιστοσελίδων γνωρίζει ότι αυτό το ερώτημα μπορεί να μεταφραστεί στο "Τι θα θέλατε να είναι το χρώμα φόντου του ιστότοπού σας: Ανοιχτό μπλε ή λευκό;" Ωστόσο, μην περιμένετε από τον πελάτη σας να είναι πιο εξοικειωμένος με αυτή την τεχνική φρασεολογία από ό, τι θα ήταν με τη συζήτηση για έναν ψυχολογικό όρο όπως η τρικλοθυλομανία.

Ένα κλισέ την ημέρα κρατά μακριά τον αναγνώστη - ή τουλάχιστον δεν τον κάνει να θυμάται τι λέτε. Θέλετε το γράψιμό σας να είναι αξέχαστο. Επειδή ακούμε συχνά κλισέ, γινόμαστε απευαισθητοποιημένοι σε αυτούς. Οι λέξεις, λοιπόν, δεν συνδέονται μοναδικά με το γράψιμό σας. Αντί να λέτε "Μην αναβάλλετε μέχρι αύριο τι μπορείτε να κάνετε σήμερα" σε ένα υπόμνημα σε έναν υποταγή που προσπαθείτε να παρακινήσετε. Απλά πείτε: "Σταματήστε να χρονοτριβείτε. Βάλτε τη δουλειά τώρα".

Όταν είναι δυνατόν, χρησιμοποιήστε την ενεργή φωνή. Η ενεργή φωνή κάνει την πρόταση σας ισχυρότερη και συνήθως μικρότερη. Ας δοκιμάσουμε αυτά τα παραδείγματα. Παθητική φωνή: "Οι πωλήσεις αυξήθηκαν λόγω της δικτύωσης που έκανα." Ενεργός φωνή: "Η δικτύωση μου αύξησε τις πωλήσεις μου".

Μην απολύετε. Δεν είναι απαραίτητο να πούμε "2 μ.μ. το απόγευμα" ή "η μέλλουσα έγκυος γυναίκα". Λέγοντας "2 μ.μ." ή "2 το απόγευμα" ή "η γυναίκα που μένει" ή "η έγκυος γυναίκα" μεταφέρουν ό, τι θέλεις να πεις και είναι λιγότερο φευγαλέα.

Φυσικά, δώστε προσοχή στη γραμματική. Χρησιμοποιήστε το Strunk και το White's Στοιχεία στυλ, που διατίθεται στον Ιστό. Ένα καλό λεξικό θα πρέπει να βρίσκεται κοντά, μαζί με έναν θησαυρό. Ένας θησαυρός θα σας επιτρέψει να κρατήσετε το γράμμα σας φρέσκο, βοηθώντας σας να βρείτε μια ποικιλία λέξεων που θα χρησιμοποιήσετε. Πολλοί από αυτούς τους πόρους είναι διαθέσιμοι στο διαδίκτυο.

Η διόρθωση είναι ένα από τα πιο σημαντικά πράγματα που μπορείτε να κάνετε. Δεδομένου ότι πιθανότατα κάνετε το μεγαλύτερο μέρος της γραφής σας σε έναν υπολογιστή, έχετε πρόσβαση σε αυτοματοποιημένα ορθογραφικά και γραμματικά. Φροντίστε όμως - μερικές λέξεις, που χρησιμοποιούνται σε λάθος περιβάλλον, μπορεί να λείπουν από ηλεκτρονικούς ελέγχους ορθογραφίας. Για παράδειγμα, η φράση "Για τους υπαλλήλους που συμμετείχαν σε πολύ συναντήσεις δύο μαθαίνουν για το λογισμικό gnu" θα περάσει από τον ορθογραφικό έλεγχο χωρίς να εντοπιστούν τυχόν ορθογραφικά λάθη. Έχετε κάποιον άλλο να σας διορθώσει το έγγραφο, αν είναι δυνατόν.

Εάν ο χρόνος το επιτρέπει, βάλτε τη σύνθεση μακριά και δοκιμάστε αργότερα ή ακόμα καλύτερα την επόμενη μέρα.