Μάθετε πώς, γιατί και πότε να τεκμηριώνετε την απόδοση των εργαζομένων

Στον κόσμο των ανθρώπινων πόρων και της απασχόλησης, η τεκμηρίωση για την απόδοση ενός υπαλλήλου μπορεί να κάνει ή να σπάσει την ικανότητά σας να πειθαρχήσει, να τερματίσει ή να προωθήσει, να ανταμείψει και να αναγνωρίσει τους υπαλλήλους.

Η τεκμηρίωση είναι απαραίτητη για τα στελέχη και το προσωπικό του ανθρώπινου δυναμικού επειδή πρέπει να καταβάλλετε σοβαρή προσπάθεια για την καταγραφή όλων των γεγονότων στο ιστορικό απασχόλησης των υπαλλήλων σας - τόσο θετικά όσο και αρνητικά περιστατικά απόδοσης.

Εδώ είναι όλα τα διευθυντικά στελέχη και το ανθρώπινο δυναμικό πρέπει να επισημαίνουν προσεκτικά την απόδοση των εργαζομένων.

Γιατί πρέπει να τεκμηριώσετε την απόδοση των υπαλλήλων

• Η τεκμηρίωση παρέχει στοιχεία ότι τα θέματα επιδόσεων συζητήθηκαν με τον εργαζόμενο με έγκαιρο και συνοπτικό τρόπο.
• Η τεκμηρίωση προσφέρει ένα ιστορικό βελτίωσης ή αδυναμίας βελτίωσης της απόδοσης του υπαλλήλου με την πάροδο του χρόνου. Είναι χρονολογική και ακριβής περιγραφή των ενεργειών του εργαζομένου, των ενεργειών του διευθυντή και των γεγονότων που συμβαίνουν.
• Η τεκμηρίωση παρέχει στοιχεία που υποστηρίζουν τις αποφάσεις της διοίκησης να λαμβάνουν δυσμενείς ενέργειες όπως η πειθαρχία ή ο τερματισμός με έναν υπάλληλο.
• Η τεκμηρίωση προσφέρει απόδειξη ότι ένας εργαζόμενος αξίζει μια διαθέσιμη προώθηση ή ευκαιρία σε σχέση με άλλους υπαλλήλους που είναι επίσης επιλέξιμοι.

• Η τεκμηρίωση παρέχει στοιχεία που δικαιολογούν αυξήσεις μισθών, μειώσεις ή γιατί ένας υπάλληλος δεν έλαβε καμία αύξηση.
• Σε περίπτωση αγωγής, η πλήρης και λεπτομερής τεκμηρίωση προστατεύει τα συμφέροντα του εργοδότη. Η τεκμηρίωση μπορεί να υποστηρίξει τις ενέργειες της διοίκησης για τον τερματισμό ενός ανεπιτυχούς υπαλλήλου. Μπορεί επίσης να αποδείξει ότι ο εργαζόμενος τερματίστηκε για λόγους που είναι νόμιμοι σε αντίθεση με άλλους, όπως η παράνομη διάκριση.

Τι να τεκμηριώσετε

Οι διαχειριστές πρέπει να τεκμηριώσουν την απόδοση των εργαζομένων, τόσο θετικές όσο και αποτυχίες απόδοσης. Πρέπει να τεκμηριώσουν ακριβώς τι έκανε και είπε ο υπάλληλος και τι έκανε ο διευθυντής και απάντησε κατά τη διάρκεια της συνάντησης ή της συνομιλίας.

Πρέπει να τεκμηριώσετε τυχόν συμφωνίες που έγιναν κατά τη διάρκεια της συζήτησης, τους στόχους που τέθηκαν, τις απαιτούμενες και αναμενόμενες βελτιώσεις και το χρονοδιάγραμμα βελτίωσης. Η τεκμηρίωση θα πρέπει επίσης να περιέχει δεσμεύσεις που ο διευθυντής κάνει για να βοηθήσει τον υπάλληλο.

Πώς να τεκμηριώσετε

Η τεκμηρίωση πρέπει να είναι γραμμένη κατά τη διάρκεια ή αμέσως μετά τη συνάντηση ή συνομιλία με τον υπάλληλο. Σε καμία περίπτωση δεν πρέπει να παραλείψετε να γράψετε τη συζήτηση την ημέρα που συνέβη. Η αναμονή μέχρι αργότερα επηρεάζει την ποιότητα της τεκμηρίωσης, επειδή βασίζεται στη μνήμη.

Ένα από τα χειρότερα λάθη των διαχειριστών κάνει είναι να πιστεύουν ότι μπορούν να ανοικοδομήσουν ένα ιστορικό συμβούλων των εργαζομένων, όπως απαιτείται. Κανένας ΥΕ που δεν έχει εμπειρία από αξιοπρεπή, έγκαιρη τεκμηρίωση θα ξεγελαστεί ποτέ από ένα ανακατασκευασμένο ρεκόρ. Οι διευθυντές που ανακατασκευάζονται από τη μνήμη φέρνουν περιττό και απαράδεκτο κίνδυνο για την εταιρεία τους, διότι μια ιστορία δεν θα συγκρατηθεί σε μια πιθανή αγωγή.

Χρειάζεστε την τεκμηρίωσή σας ώστε να εμφανίζεται επαγγελματική, τακτοποιημένη και οργανωμένη. Γράψτε την τεκμηρίωση σαν να μιλάτε για την ιστορία σε ένα τρίτο μέρος. Ποτέ δεν γνωρίζετε ποιος μπορεί να διαβάσει την τεκμηρίωσή σας μια μέρα, οπότε βεβαιωθείτε ότι αντανακλά τον επαγγελματισμό σας. (Το πίσω μέρος μιας πετσέτας κοκτέιλ, φακέλου ή κολλητικής σημείωσης δεν θεωρείται επαγγελματική τεκμηρίωση.)

Η τεκμηρίωσή σας θα πρέπει να μεταφερθεί στον νέο διαχειριστή του υπαλλήλου αν ο εργαζόμενος αποκτήσει μια νέα θέση εργασίας - ή εσείς - στον οργανισμό σας. Για τη μνήμη σας και για να ενημερώσετε τον νέο διαχειριστή του υπαλλήλου, πρέπει να βάλετε το όνομα και τον τίτλο του υπαλλήλου, το όνομά σας και τον τίτλο σας και την πλήρη ημερομηνία σε κάθε έγγραφο.

Γράψτε τεκμηρίωση που είναι πραγματική, δίκαιη, νομική, αντικειμενική, πλήρης και συνεπής. Αποφύγετε τις απόψεις μου (ο Μίκης είναι μπερδεμένος, η Αλίκη είναι τεμπέλητος, ο Τομ ήταν ψέματα σε μένα), ονομάζοντας το όνομα, εκδοτικοποιώντας (ο Μάρκος έχει πρόβλημα στάσης) και την επισήμανση (η Μαρία είναι ανεύθυνη. παίχτης.).

Αποφύγετε επίσης να προσπαθήσετε να ερμηνεύσετε τη συμπεριφορά του εργαζομένου. (Η Μαρία δεν πρέπει να αρέσει αυτή την ανάθεση. Η Paula φαίνεται να βρίσκεται πάνω από το κεφάλι της.) Ελαχιστοποιήστε τη χρήση περιγραφικών λέξεων όπως επίθετα και επιρρήματα (αργά, χυδαία, δυστυχισμένη, χυδαία, αγενής). Δηλώστε την συγκεκριμένη συμπεριφορά και τις ενέργειες του υπαλλήλου, όχι τη γνώμη σας ή την ερμηνεία του.

Στην τεκμηρίωση, αυτό που χρειάζεται είναι μια ακριβής καταγραφή της συνομιλίας. Προσέξτε τα γεγονότα και γράψτε ακριβώς τι είπατε και τι είπε ο υπάλληλος. Βεβαιωθείτε ότι η τεκμηρίωσή σας είναι ξεκάθαρη και ότι παίρνει τα γεγονότα ίσια. (Σε οποιαδήποτε πιθανή νομική κατάσταση, σφάλματα σε οποιοδήποτε από τα τεκμηριωμένα γεγονότα καθιστούν όλα τα έγγραφα τεκμαιρόμενα.)

Τέλος, τεκμηριώνετε τυχόν συμφωνίες, δεσμεύσεις, χρονοδιαγράμματα, βελτιώσεις που απαιτούνται, σημεία check-in και άλλες λεπτομέρειες που μπορεί να γλιστρήσουν από τη μνήμη. Βεβαιωθείτε ότι ορίσατε μια ημερομηνία και ώρα για τις προθεσμίες και τις ημερομηνίες λήξης, ώστε να μην συμβεί παρεξήγηση.

Γνωρίστε την πολιτική τεκμηρίωσης της υπηρεσίας ανθρώπινου δυναμικού, η οποία θα σας πληροφορήσει ποια τεκμηρίωση χρειάζεται να τοποθετηθεί στο αρχείο προσωπικού του υπαλλήλου. Πρέπει να συμπεριληφθεί σίγουρα οποιαδήποτε τεκμηρίωση πειθαρχικών ενεργειών.

Πού να κάνετε τεκμηρίωση και αποθήκευση

Δεδομένου ότι η τεκμηρίωση σχετικά με τους υπαλλήλους είναι εμπιστευτική και ιδιωτική για τον εργαζόμενο, θα πρέπει να φροντίσετε ώστε οποιαδήποτε τεκμηρίωση να παραμείνει εμπιστευτική στον διαχειριστή, τον ΥΕ και ενδεχομένως τον επόμενο διαχειριστή του υπαλλήλου. Έτσι, δεν συνιστάται η τοποθέτηση τεκμηρίωσης σε μια κοινή μονάδα υπολογιστή. Η χειρόγραφη τεκμηρίωση και η τεκμηρίωση ενός διαχειριστή είναι τυπωμένα έξω καλύτερα διατηρούνται σε κλειδωμένη αποθήκευση.

Αν ακολουθήσετε αυτές τις οδηγίες, όταν πηγαίνετε στο HR για να ζητήσετε βοήθεια στην πειθαρχία, τον τερματισμό ή τη μεταφορά ενός υπαλλήλου σε μια θέση εργασίας με καλύτερη πιθανότητα προσαρμογής, η HR θα σας βοηθήσει να λύσετε το πρόβλημα ή να βελτιώσετε την κατάσταση. Όταν το HR σας λέει να τεκμηριώσετε, να τεκμηριώσετε, να τεκμηριώσετε ή δεν μπορούν να σας βοηθήσουν. θα έχετε όλες τις βάσεις σας καλυμμένες.

Αποποίηση ευθυνών: Λάβετε υπόψη ότι οι πληροφορίες που παρέχονται, ενώ είναι έγκυρες, δεν είναι εγγυημένες για ακρίβεια και νομιμότητα. Ο ιστότοπος διαβάζεται από παγκόσμιο ακροατήριο και οι νόμοι και οι κανονισμοί περί απασχόλησης διαφέρουν από κράτος σε κράτος και χώρα σε χώρα. Ζητήστε νομική βοήθεια ή βοήθεια από κρατικούς, ομοσπονδιακούς ή διεθνείς κυβερνητικούς πόρους, για να βεβαιωθείτε ότι η νομική σας ερμηνεία και οι αποφάσεις σας είναι σωστές για την τοποθεσία σας. Αυτές οι πληροφορίες είναι για καθοδήγηση, ιδέες και βοήθεια.