Πώς να γράψετε επιστολές επίπληξης για την απόδοση των εργαζομένων

Οι επιστολές επίπληξης συντάσσονται από τον επιβλέποντα για την επίσημη δήλωση ενός προβλήματος απόδοσης που πρέπει να βελτιώσει ένας υπάλληλος. Οι επιστολές επίπληξης αποτελούν συχνά ένα βήμα στην επίσημη διαδικασία πειθαρχικής δράσης που μπορεί να οδηγήσει σε πρόσθετες πειθαρχικές ενέργειες για τον εργαζόμενο μέχρι και τερματισμό της απασχόλησης, εάν ο υπάλληλος αποτύχει να βελτιωθεί.

Οι επιστολές επίπληξης αποτελούν σημαντική συνιστώσα στην τεκμηρίωση του προβλήματος απόδοσης εργαζομένων για τον εργαζόμενο και τον εργοδότη. Οι γραπτές επιστολές επίπληξης αναφέρουν σαφώς και συγκεκριμένα τις επιδόσεις που πρέπει να βελτιωθούν και τις συνέπειες εάν η απόδοση δεν βελτιωθεί.

Οι επιστολές επίπληξης γενικά ακολουθούν τη λεκτική προγύμναση από έναν επόπτη. Προβλέπεται συχνά μια λεκτική διόρθωση στον υπάλληλο, που ονομάζεται προφορική προειδοποίηση ή επίσημη προφορική προειδοποίηση, σχετικά με το ζήτημα της απόδοσης ή σχετικά προβλήματα επιδόσεων.

Ανάλογα με την αμεσότητα και τη σοβαρότητα του προβλήματος των επιδόσεων, η επιστολή επίπληξης ενδέχεται να ξεκινήσει τη συζήτηση σχετικά με τις επιδόσεις, αλλά αυτό είναι ασυνήθιστο.

Συστατικά των επιστολών επίπληξης

Τα αποτελεσματικά επιστολή επίπληξης έχουν αυτά τα στοιχεία.

• Μια σαφής δήλωση του προβλήματος ή του προβλήματος απόδοσης που πρέπει να βελτιώσει ο υπάλληλος.
• Η επιστολή επίπληξης μπορεί να απαριθμήσει διάφορα παραδείγματα τρόπων με τους οποίους ο εργαζόμενος μπορεί να αλλάξει την απόδοσή του για να συμμορφωθεί με τις προσδοκίες απόδοσης. (Αυτό παρέχει στον εργαζόμενο μια κοινή εικόνα ή ένα κοινό νόημα γύρω από τις προσδοκίες του επιβλέποντος.)
• Ο αντίκτυπος της μη εκτέλεσης στην επιτυχία του εργαζομένου και του οργανισμού. (Πώς η αποτυχία έχει αρνητικό αντίκτυπο στο χώρο εργασίας.)

• Εάν χρειάζεται, ένα χρονοδιάγραμμα εντός του οποίου πρέπει να βελτιωθεί η απόδοση του εργαζομένου.
• Εάν είναι απαραίτητο, μια ημερομηνία λήξης ή μια καταληκτική ημερομηνία κατά την οποία ο επιβλέπων θα επαναξιολογήσει την απόδοση του υπαλλήλου.
• Μια σαφής δήλωση σχετικά με τις συνέπειες που μπορεί να αναμένει ο εργαζόμενος εάν η απόδοσή του δεν βελτιωθεί όπως περιγράφεται στην επιστολή επίπληξης.
• Η υπογραφή του επιβλέποντος ή του διευθυντή του υπαλλήλου.
• Η υπογραφή του υπαλλήλου του οποίου η επίδοση είναι το επίκεντρο της επιστολής επίπληξης. Η επιστολή περιέχει γενικά μια δήλωση ότι η υπογραφή των εργαζομένων αντιπροσωπεύει ότι έλαβαν την επιστολή, όχι απαραίτητα ότι συμφωνούν με το περιεχόμενό της.

• Μια ευκαιρία για τον υπάλληλο να αντιταχθεί γραπτώς στο περιεχόμενο της επιστολής επίπληξης. Ο εργαζόμενος μπορεί να συμφωνήσει, να διαφωνήσει, να εκφράσει τη συνωμοσία και ούτω καθεξής. Οι αντιρρήσεις που συντάχθηκαν από τον υπάλληλο επισυνάπτονται στις αρχικές επιστολές επίπληξης.

Ακολουθούν δύο παραδείγματα επίσημων επιστολών επίπληξης. Χρησιμοποιήστε τα καθώς αναπτύσσετε τις δικές σας επιστολές.

Δείγμα επιστολής επίπληξης

Αυτό είναι ένα παράδειγμα επιστολής επίπληξης. Κατεβάστε το πρότυπο επιστολής επίπληξης (συμβατό με τα Έγγραφα Google και το Word Online) ή δείτε παρακάτω για περισσότερα παραδείγματα.

Δείγμα επιστολής επίπληξης # 1 (Έκδοση κειμένου)

Προς: τον Jeffery Jones

Από: Τζωρτζ Πέτερσον

Ημερομηνία: 1 Σεπτεμβρίου 2018

Re: Επιστολή επιείκειας

Αυτή είναι μια επίσημη επιστολή επίπληξης για να σας ειδοποιήσω ότι η απόδοσή σας δεν πληροί τα αναμενόμενα επίπεδα συμβολής. Στη δουλειά σας ως τεχνικός εμπειρογνώμονας για την υποστήριξη πελατών, οι προσδοκίες για την απασχόληση αναπτύχθηκαν από ολόκληρη την ομάδα εμπειρογνωμόνων τεχνικής υποστήριξης και από τον διευθυντή τους. Αυτό σημαίνει ότι είναι το αποδεκτό πρότυπο για την απόδοση κάθε εμπειρογνώμονα τεχνικής υποστήριξης.

Αποτυγχάνετε να εκτελέσετε με τους ακόλουθους τρόπους.

• Ο αριθμός των πελατών που εξυπηρετείτε σε μια εβδομάδα είναι 30% χαμηλότερος από το επίπεδο που πληρούν οι υπόλοιποι εμπειρογνώμονες τεχνικής υποστήριξης.
• Ο βαθμός δυσκολίας των προβλημάτων που επιλέγετε να απαντήσετε είναι 40% χαμηλότερος από το επίπεδο που επιτυγχάνει το υπόλοιπο προσωπικό.
• Ο χρόνος που περνάνε οι πελάτες στο τηλέφωνο μαζί σας υπερβαίνει το υπόλοιπο προσωπικό κατά 25%.

Όπως μπορείτε να δείτε, στις τρεις πιο σημαντικές μετρήσεις απόδοσης για τη δουλειά σας, δεν πετυχαίνετε. Ο προϊστάμενος σας έχει μιλήσει πολλές φορές και έχετε λάβει πρόσθετη εκπαίδευση. Κατά συνέπεια, πιστεύουμε ότι δεν είστε διατεθειμένοι να εκτελέσετε. Αυτό επηρεάζει δυσμενώς τον φόρτο εργασίας του υπόλοιπου τεχνικού προσωπικού.

Πρέπει να δούμε μια άμεση βελτίωση και στους τρεις τομείς επιδόσεων ή να γίνουν επιπρόσθετες πειθαρχικές ενέργειες μέχρι και να τερματιστεί η απασχόληση. Έχουμε την πεποίθηση ότι έχετε τη δυνατότητα βελτίωσης. Πρέπει να δούμε άμεση βελτίωση.

Γιώργος Peterson, Υπεύθυνος

Marian Demark, Διευθυντής Ανθρώπινου Δυναμικού

Δείγμα επιστολής επίπληξης # 2 (Έκδοση κειμένου)

Προς: τη Linda Rodriguez

Από: Mary Wilmont

Ημερομηνία: 1 Σεπτεμβρίου 2018

Re: Επιστολή επιείκειας

Σκοπός αυτής της επιστολής επίπληξης είναι να σας επισημάνει επισήμως ότι η συμμετοχή σας επηρεάζει αρνητικά την ικανότητά σας να ολοκληρώσετε τη δουλειά σας. Ενώ οι μισθωτοί, οι υπάλληλοι που απαλλάσσονται από το φόρο δεν υποχρεούνται να εργάζονται συγκεκριμένες ώρες, είναι σαφής και αναμενόμενη μια εβδομάδα εργασίας σαράντα ωρών.

Δεν έχετε εμφανιστεί για εργασία τουλάχιστον μια μέρα την εβδομάδα από τότε που ξεκινάτε τη νέα σας δουλειά και εργάζεστε μόνο τριάντα δύο ώρες την εβδομάδα. Ο διαχειριστής σας έχει ενημερώσει για τη διαθεσιμότητα χρόνου FMLA για προσωπικά ή οικογενειακά ιατρικά θέματα. Σας ρώτησε επίσης εάν χρειάζεστε ένα κατάλυμα για να μπορέσετε να εκτελέσετε αποτελεσματικά τη δουλειά σας.

Έχει προτείνει να επισκεφθείτε το τμήμα ανθρωπίνων πόρων για να συζητήσετε αυτά τα θέματα και τη συμμετοχή σας. Έχετε αρνηθεί και τις τρεις ευκαιρίες που προσφέραμε για να σας βοηθήσουμε να βελτιώσετε αυτήν την κακή απόδοση.

Η πραγματικότητα είναι ότι δεν μπορείτε να εκτελέσετε τη δουλειά σας σε λιγότερο από σαράντα ώρες. Σας λείπουν οι προθεσμίες για τις εργασίες σας και η καθυστέρηση σας επηρεάζει δυσμενώς τη δουλειά των συναδέλφων του τμήματος μάρκετινγκ. Λείπουν τις προθεσμίες τους ως αποτέλεσμα της αποτυχίας σας να εκτελέσετε.

Επιπλέον, η ημιτελής εργασία σας, όταν εκχωρείται στους συναδέλφους σας, θέτει τους φόρους εργασίας τους σε υπερφόρτωση, δεδομένου ότι έχουν ήδη θέσεις εργασίας που απαιτούν σαράντα ώρες εργασίας την εβδομάδα. Αυτό είναι άδικο και δεν θα ανεχθούμε αυτές τις αρνητικές επιπτώσεις στον εργασιακό χώρο ξεκινώντας τώρα.

Πρέπει να δούμε μια άμεση βελτίωση στη συμμετοχή σας ή θα τερματίσουμε την εργασία σας. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να παρακολουθήσετε εργασία πέντε ημέρες την εβδομάδα. Αν αποτύχετε να εργαστείτε πέντε ημέρες την εβδομάδα, δεν μπορείτε να εκπληρώσετε τους στόχους για τους οποίους έχετε εργαστεί.

Οι κανονικές πολιτικές αμοιβής που έχετε επιλέξει, σας δίνουν έξι ημέρες ασθενείας και δύο ατομικές ημέρες άδειας που πρέπει να χρησιμοποιήσετε κατά τη διάρκεια ενός έτους. Πρέπει να κάνετε αίτηση για τις ημέρες των διακοπών εκ των προτέρων.

Έχετε ήδη χρησιμοποιήσει τέσσερις από τις αρρώστιες ημέρες σας και όλες τις προσωπικές σας ημέρες με τις τρέχουσες απουσίες σας. Δεν σχεδιάζουμε να διαθέσουμε περισσότερο χρόνο σε εσάς. Αυτό σας αφήνει μόνο δύο ημέρες ασθενείας και τον χρόνο που έχετε πληρώσει για διακοπές που πρέπει να ζητήσετε εκ των προτέρων.

Αν έχετε περισσότερη απουσία από τη διαθέσιμη αμοιβή, θα τερματίσουμε την εργασία σας. Ελπίζουμε ότι καταλαβαίνετε πόσο κοντά θα χάσετε τη δουλειά σας. Δεν θα λάβετε περισσότερες προειδοποιήσεις.

Χαιρετισμοί, Μαίρη Wilmont, Διευθυντής

Thomas Credence, Διευθυντής Ανθρώπινου Δυναμικού

Δείτε μια δειγματοληπτική απόδειξη παραλαβής για οδηγίες σχετικά με το πώς ένας υπάλληλος που λαμβάνει επίπληξη έχει δικαίωμα απάντησης.

Μήπως σας αρέσει αυτό το άρθρο; Θα θελήσετε να εγγραφείτε για το δωρεάν ενημερωτικό δελτίο HR τώρα, επειδή θέλετε να διαβάσετε όλα τα νέα άρθρα μόλις αυτά είναι διαθέσιμα.

Δείγματα επιστολών επίπληξης

• Δείγμα επιείκειας: Διακυβέρνηση
• Δείγμα γραπτής επίπληξης: Συμμετοχή

Αποποίηση ευθυνών: Λάβετε υπόψη ότι οι πληροφορίες που παρέχονται, ενώ είναι έγκυρες, δεν είναι εγγυημένες για ακρίβεια και νομιμότητα. Ο ιστότοπος διαβάζεται από παγκόσμιο ακροατήριο και οι νόμοι και οι κανονισμοί για την απασχόληση διαφέρουν από κράτος σε κράτος και χώρα σε χώρα. Ζητήστε νομική βοήθεια ή βοήθεια από κρατικούς, ομοσπονδιακούς ή διεθνείς κυβερνητικούς πόρους, για να βεβαιωθείτε ότι η νομική σας ερμηνεία και οι αποφάσεις σας είναι σωστές για την τοποθεσία σας. Αυτές οι πληροφορίες είναι για καθοδήγηση, ιδέες και βοήθεια.