Πώς να γράψετε και να στείλετε επαγγελματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Κάθε φορά που στέλνετε επαγγελματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είναι πραγματικά σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι το μήνυμα είναι τέλειο. Δεν θέλετε να χτυπήσετε μια ευκαιρία κάνοντας λάθη - είτε με τον τρόπο με τον οποίο στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή με τον τρόπο που τα παρακολουθείτε. Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε πώς να γράφετε και να στέλνετε κορυφαία επαγγελματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Γιατί θα θέλατε να στείλετε ένα επαγγελματικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Υπάρχουν διάφοροι λόγοι. Μπορείτε να στείλετε τη συνοδευτική σας επιστολή σε έναν δυνητικό εργοδότη, μια ευχαριστήρια επιστολή σε έναν συνάδελφο ο οποίος συμφώνησε να είναι μια αναφορά, μια επιστολή παραίτησης στον τρέχοντα προϊστάμενό σας ή μια αίτηση για συστατική επιστολή.

Μπορεί να έχετε άλλους λόγους για την αποστολή μη προσωπικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, στην πραγματικότητα, είναι καλή ιδέα να βεβαιωθείτε ότι όλα τα email σας είναι οργανωμένα και επαγγελματικά.

Ακολουθήστε τις οδηγίες που πρέπει να συμπεριλάβετε στα μηνύματά σας, τι να μην συμπεριλάβετε και πώς να κλείσετε, να υπογράψετε και να στείλετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.

Επαγγελματικές οδηγίες μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Ελέγξτε αυτά τα βήματα για να γράψετε ένα υψηλής ποιότητας επαγγελματικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και θα έχετε πάντα μεγάλη εντύπωση στον παραλήπτη:

• Θέμα Γραμμή: Η υποκείμενη γραμμή θα πρέπει να εκφράζει με συντομία το σκοπό σας για γραφή. Η γραμμή θέματος σας μπορεί να είναι τόσο απλή όσο "Ευχαριστώ" ή "Αίτημα για σύσταση".
• Χαιρετισμός: Ακόμα κι αν γράφετε ένα πολύ σύντομο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συμπεριλάβετε ένα χαιρετισμό. Αν γνωρίζετε το όνομα του ατόμου, συμπεριλάβετε το. Αν δεν είστε με βάση το όνομα του ατόμου, καλέστε τους με τον τίτλο τους.
• Μήκος: Κρατήστε τα email σας όσο το δυνατόν πιο σύντομα. Οι άνθρωποι τείνουν να απομακρύνουν τα μεγάλα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οπότε περιλαμβάνουν μόνο βασικές πληροφορίες.
• Στυλ γραμματοσειράς: Αποφύγετε τις διακοσμητικές, παιχνιδιάρικες ή χρωματιστές γραμματοσειρές. αυτά απλά αποσπά την προσοχή του παραλήπτη από το πραγματικό σας μήνυμα. Αποφύγετε να χρησιμοποιείτε τολμηρούς και πλάγιους χαρακτήρες, οι οποίοι κάνουν το email να φαίνεται γεμάτο. Μη γράφετε με όλα τα κεφαλαία γράμματα. αυτό συναντάται ως θυμωμένος ή υπερβολικός σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

• Emoticons:Μην συμπεριλάβετε τα emoticons σε ένα επαγγελματικό email. εκτός από αυτά για προσωπική αλληλογραφία.
• Ορθογραφία και γραμματική: Ακριβώς επειδή γράφετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν σημαίνει ότι θα πρέπει να είστε αδιάφοροι σχετικά με την ορθογραφία και τη γραμματική. Επεξεργαστείτε προσεκτικά το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο πριν την στείλετε Ένα μήνυμα χωρίς σφάλματα ενημερώνει τον παραλήπτη ότι το email σας πρέπει να ληφθεί σοβαρά υπόψη.
• Κλείσιμο:Αποσυνδεθείτε με ένα σύντομο μήνυμα "Ευχαριστούμε", "Καλύτερο" ή άλλη απλή αποστολή, και στη συνέχεια το όνομά σας. Οι περισσότεροι λογαριασμοί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σάς επιτρέπουν να ενσωματώσετε μια υπογραφή με το όνομα, τον τίτλο και τις πληροφορίες επικοινωνίας σας σε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Είναι ένας καταπληκτικός τρόπος για να κάνετε κάθε αλληλογραφία πιο επαγγελματική.

Πρόσθετες συμβουλές

Μόλις γράψετε το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο, προχωρήστε σε όλα αυτά τα βήματα προτού κάνετε κλικ στο κουμπί "αποστολή":

• Βεβαιωθείτε ότι το μήνυμά σας είναι πλήρες:Κάντε διπλό έλεγχο για να βεβαιωθείτε ότι συμπληρώνεται η γραμμή Θέματος του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου, έχετε συμπεριλάβει μια υπογραφή, στέλνετε το μήνυμα στο σωστό άτομο επικοινωνίας και έχετε συμπληρώσει την Bcc για να στείλετε ένα αντίγραφο στον εαυτό σας, ώστε να έχετε μια εγγραφή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
• Απόδειξη Email σας Μήνυμα:Πριν θελήσετε να στείλετε, βεβαιωθείτε επίσης ότι ελέγχετε ορθογραφικά και ελέγχετε τη γραμματική και την κεφαλαιοποίηση. Είναι εξίσου σημαντικές στην αλληλογραφία αναζήτησης εργασίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καθώς βρίσκονται σε επιστολή.

• Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δοκιμής:Πριν να στείλετε πραγματικά το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο, στείλτε πρώτα το μήνυμα στον εαυτό σας για να βεβαιωθείτε ότι η μορφοποίηση λειτουργεί και ότι τίποτα δεν φαίνεται να χωράει. Εάν όλα φαίνονται καλά, προχωρήστε και στείλτε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην εταιρεία ή στο άτομο που επικοινωνείτε.
• Αποστολή αντιγράφου του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον εαυτό σας:Χρησιμοποιήστε το Bcc για να στείλετε ένα αντίγραφο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον εαυτό σας, οπότε έχετε καταγραφή του χρόνου αποστολής του μηνύματος και του ποιος τον στείλατε. Μπορείτε επίσης να βρείτε αυτές τις πληροφορίες στο φάκελο που έχετε στείλει.

• Αρχείο Αντίγραφα:Με πολλά προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορείτε να ρυθμίσετε φακέλους για να διευκολύνετε την εύρεση οποιωνδήποτε σημαντικών παρελθόντων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ρυθμίστε ένα φάκελο για όλα τα ηλεκτρονικά μηνύματα αναζήτησης εργασίας και αρχειοθετήστε τα αντίγραφα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε στο φάκελο αναζήτησης εργασίας.

Ελέγξτε το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο τακτικά

Ο χρόνος είναι ουσιώδης όταν ψάχνετε για δουλειά, επομένως είναι σημαντικό να ελέγχετε τακτικά και συχνά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, ώστε να μην χάσετε τις σημαντικές ευκαιρίες. Τουλάχιστον, ελέγξτε το email σας το πρωί και κατά τη διάρκεια της νωρίς το απόγευμα, ώστε να έχετε χρόνο να απαντήσετε άμεσα στα μηνύματα που λαμβάνετε.

Αυτές τις μέρες, έχοντας ένα smartphone μπορεί να σας διευκολύνει να ελέγχετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπου κι αν βρίσκεστε και όποτε θέλετε - να μην πετάτε πάνω στον υπολογιστή σας. Στην πραγματικότητα, μπορείτε να λαμβάνετε ειδοποιήσεις για νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε να μπορείτε να τα διαβάσετε μόλις φτάσουν στα εισερχόμενά σας.