Προγραμματισμός για τη δύσκολη συζήτηση στο χώρο εργασίας

Κάθε ηγέτης και διευθυντής σε κάθε επίπεδο έχει ένα βρώμικο μικρό μυστικό που κρύβονται ενεργά.

Ναι, η αβλαβή αλήθεια είναι ότι όλοι αποφεύγουν ενεργά τη διεξαγωγή μιας δύσκολης συνομιλίας. Αυτό πιθανόν να περιλαμβάνει εσάς. Μάθαμε τον σκληρό τρόπο που κανείς δεν κερδίζει όταν ο ηγέτης καθυστερεί να αντιμετωπίσει ένα δύσκολο θέμα.

Είτε είστε ο επόπτης πρώτης γραμμής που έχει λάβει παράπονα (που έχετε επικυρώσει) ότι ο Bob μπορεί να θέλει να αλλάξει ή να χρησιμοποιήσει αποσμητικό, ή είστε ο CEO που καθυστερεί να αντιμετωπίσει την πραγματικότητα ότι η ενοικίαση αστέρι του είναι φλεγόμενη, υπάρχει μια σκληρή κουβέντα ενοικιάζοντας χώρο στο μυαλό σας κάπου. Ήρθε η ώρα να απελευθερώσετε αυτόν τον χώρο και να μειώσετε την ανησυχία σας πριν από τη συνομιλία με κάποια κατάλληλη προετοιμασία.

Συμβουλές για να προγραμματίσετε μια παραγωγική δύσκολη συζήτηση

Ξεκινήστε τον προγραμματισμό σας εστιάζοντας στα οφέλη της διεξαγωγής αυτής της καθυστερημένης συνομιλίας

Στις πιο σοβαρές καταστάσεις, η υγεία της ομάδας σας, της επιχείρησής σας και ακόμα και της φήμης σας επηρεάζονται δυσμενώς από τις προσπάθειές σας. Αντιμετωπίζοντας και διεξάγοντας τη συζήτηση, θα εξαλείψετε αποτελεσματικά ένα εμπόδιο, λύνοντας ένα μακροχρόνιο πρόβλημα ή / και επιτρέποντας σε κάποιον ή κάποια ομάδα να ενισχύσει την επιδίωξη επιτυχίας. Και ναι, θα ελευθερώσετε το χώρο που η μνήμη που σας προκαλεί το άγχος που σας προκάλεσε στο μέλλον.

Αξιολογήστε την κατάσταση και την επιθυμητή κατεύθυνση της συζήτησης

Ρωτήστε τον εαυτό σας: σε τι είδους κατάσταση αντιμετωπίζουμε εδώ; Σκεφτείτε την κατάσταση και εστιάστε στον εντοπισμό της πιο πιθανής προσέγγισης ή αποτελέσματος. Είναι χρήσιμο για ορισμένα στελέχη να κατηγοριοποιήσουν την κατάσταση πριν από τη διεξαγωγή της συζήτησης. Παρόλο που δεν υπάρχει καθολική κατηγοριοποίηση, το πλαίσιο του προπονητή, του τρένου, του συμβούλου ή της εξουσιοδότησης είναι ένα χρήσιμο σημείο εκκίνησης.

Κάποιες καταστάσεις αξίζουν την προπόνηση, όπου ενθαρρύνετε, προσφέρετε ανατροφοδότηση και προκλήστε το άτομο να προσαρμοστεί ή να προσαρμοστεί μέσω της πρακτικής.

Άλλες καταστάσεις είναι ξεκάθαρα παραδείγματα όπου οι δεξιότητες είναι το θέμα. Σε αυτή την περίπτωση, η εκπαίδευση είναι μια βιώσιμη προσέγγιση ακολουθούμενη από παρατήρηση και καθοδήγηση.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, η προσαρμογή συμπεριφοράς είναι απαραίτητη για την ασφάλεια, την αποδεκτή απόδοση ή την ευρύτερη παραγωγικότητα. Ο χρονίως καθυστερημένος υπάλληλος θέτει σε κίνδυνο την απόδοση της ομάδας. Ο καυστικός υπάλληλος θέτει σε κίνδυνο την υγεία της ομάδας. Αυτές οι καταστάσεις πρέπει να είναι πλήρεις με επιπτώσεις. Παραπέμπω αυτά τα ευφημιστικά ως "συμβουλευτικές συνομιλίες".

Σε περιπτώσεις όπου ένα άτομο επιδεικνύει ικανότητα ή κυριαρχία, η κατάσταση απαιτεί την ενδυνάμωση του να κάνει περισσότερα. Ενώ είναι μια θετική κατάσταση, πολλά άτομα είναι άνετα να είναι άνετα και θα σας προκληθεί να τα καθοδηγήσετε σε νέους τομείς και προκλήσεις.

Επικεντρωθείτε στον προσδιορισμό του βασικού προβλήματος συμπεριφοράς

Ο σκοπός μιας συζήτησης ανατροφοδότησης ή καθοδήγησης είναι να υποστηρίξει την αλλαγή συμπεριφοράς ή την ενίσχυση. Η στάση δεν είναι συμπεριφορά. Ποια είναι η βασική συμπεριφορά που παρατηρήσατε εσείς και οι άλλοι που επηρεάζει την απόδοση; Να είστε συγκεκριμένοι.

Συνδέστε τη συμπεριφορά με την επιχείρηση, όχι με το άτομο. Αντιστοιχίστε κατηγορώντας το χρονίως καθυστερημένο άτομο ως τεμπέλης ή ανεύθυνο. Η εστίαση στην επιβράδυνση του αντίκτυπου έχει στην ικανότητα της ομάδας ή της λειτουργίας ή του ατόμου να ολοκληρώσει επιτυχώς το έργο του / της. Ομοίως, η ενοικίαση αστέρι του Διευθύνοντος Συμβούλου μπορεί να είναι αναποφάσιστος σε βασικά ταλέντα ή στρατηγικά ζητήματα. Επικεντρωθείτε στον αντίκτυπο που έχει η έλλειψη έγκαιρης απόφασης στις επιχειρηματικές επιδόσεις.

Για παράδειγμα:

John, καθυστέρησες για τη βάρδιά σου 3 φορές σε δύο εβδομάδες. Όταν καθυστερείτε, τα μέλη της ομάδας σας πρέπει να καλύπτουν ταυτόχρονα την περιοχή σας και τη δική τους. Προσθέτει άγχος στην ομάδα, αυξάνει τα λάθη και θέτει σε κίνδυνο την ποιότητα των υπηρεσιών μας στους πελάτες μας.

Cheryl, έκανες δυο βασικές αποφάσεις για τον περασμένο μήνα. Η έλλειψη αποφάσεων σε αυτά τα ζητήματα ωθεί το χρονοδιάγραμμά μας. Όπως γνωρίζετε, αγωνιζόμαστε με τους ανταγωνιστές μας σε αυτούς τους τομείς και οι καθυστερήσεις από την πλευρά μας θα επηρεάσουν άμεσα τα αποτελέσματα κορυφαίας και κατώτατης γραμμής μας το επόμενο έτος.

Σχεδιάστε και εφαρμόστε την αρχική σας απόφαση

Σε δεκάδες εργαστήρια που βοηθούν τα άτομα να μάθουν πώς να πλοηγούν επιτυχώς σε δύσκολες συζητήσεις, η δραστηριότητα της χειροτεχνίας και της άσκησης της αρχικής φράσης αναγνωρίζεται σταθερά ως το πιο σημαντικό βήμα σε μια επιτυχημένη διαδικασία. Πάρτε το χρόνο να γράψετε τα ζητήματα και τις συμπεριφορές και τη μορφή και το πλαίσιο και στη συνέχεια να ασκήσετε την εναρκτήρια φράση σας. Υπάρχει ένας υψηλός βαθμός συσχέτισης μεταξύ του καρφώματος του ανοιχτή συνομιλίας και της διεξαγωγής μιας αποτελεσματικής και εποικοδομητικής συνομιλίας.

Σχεδιάστε και εφαρμόστε την εναρκτήρια φράση μέχρι να είναι άνετη.

Σχέδιο για τον τελικό προορισμό αυτής της αρχικής συνομιλίας

Έχετε ήδη αξιολογήσει την κατάσταση (καθοδήγηση, κατάρτιση, παροχή συμβουλών, ενδυνάμωση). Ο στόχος σας είναι να αποκτήσετε συμφωνία (ιδανική) ή συμμόρφωση (σε συμβουλευτικές περιστάσεις) για την ενίσχυση της συμπεριφοράς ενίσχυσης ή αλλαγής. Ενώ διεξάγετε τη συζήτηση είναι τόσο τέχνη και επιστήμη και ένα θέμα για μια επόμενη θέση, θα πρέπει να σχεδιάσετε για το πώς θα εισαγάγει τα επιθυμητά επόμενα βήματα. Σε ορισμένες περιπτώσεις, πρόκειται για διάλογο και σε άλλες περιπτώσεις για εντολή.

Μάθετε πού θέλετε να τελειώσει η συζήτηση πριν αρχίσετε τη συνομιλία.

Σχέδιο για έναν εύλογο και σωστό χρονικό ορίζοντα

Γνωρίστε και να είστε προετοιμασμένοι να διατυπώσετε εάν απαιτείται μεταβολή συμπεριφοράς αμέσως ή αν πρέπει να τηρείται με την πάροδο του χρόνου και με προγύμναση και τακτική ανατροφοδότηση. Η συζήτηση δεν είναι το τέλος της διαδικασίας και εκείνοι που κατέχουν δύσκολες συνομιλίες έχουν μια σαφή ιδέα για έναν χρονικό ορίζοντα για να πραγματοποιηθούν οι σωστές αλλαγές.

Η κατώτατη γραμμή για τώρα

Οι αποτελεσματικοί ηγέτες και μεγάλοι διαχειριστές κατανοούν τη σημασία και τον επείγοντα χαρακτήρα των δύσκολων συνομιλιών. Και ενώ η τάση μας μπορεί να είναι να σταματήσει ή να αποφευχθεί εξ ολοκλήρου, αυτή η προσέγγιση είναι επιζήμια για όλους τους εμπλεκόμενους. Το πρώτο βήμα για την αντιμετώπιση των καθυστερημένων σας δύσκολων συζητήσεων δαπανάται καλύτερα ως προγραμματισμένη συνεδρία. Μετρήστε δύο φορές, κόψτε μια φορά. Και ναι, όλοι γνωρίζουμε ότι ο προγενέστερος σχεδιασμός αποτρέπει τις ιδιαίτερα κακές επιδόσεις.