Πώς να γράψετε μια επιστολή συστάσεως

Για ορισμένες εργασίες, οι εργοδότες ζητούν γραπτές συστατικές επιστολές. Μπορούν ακόμη να τους ζητήσουν ως μέρος της διαδικασίας υποβολής αιτήσεων. Σε αυτές τις περιπτώσεις, οι υποψήφιοι πρέπει να υποβάλουν επιστολές συστάσεων (συνήθως δύο ή τρεις) με το βιογραφικό τους σημείωμα και τη συνοδευτική επιστολή τους.

Αυτές οι συστατικές επιστολές έχουν σημαντικό βάρος στους αποδέκτες τους. Εάν σας ζητηθεί να γράψετε ένα, είναι σημαντικό να συμπεριλάβετε λεπτομέρειες που δημιουργούν μια ισχυρή υπόθεση για τον αιτούντα. (Εάν δεν αισθάνεστε άνετα να επικυρώσετε τον αιτούντα, είναι προτιμότερο να αρνηθείτε να γράψετε μια επιστολή παρά να γράψετε κάτι χλιαρό.)

Εδώ είναι τι πρέπει να ξέρετε για να γράψετε μια αποτελεσματική επιστολή που υποστηρίζει έναν υποψήφιο.

Εξετάστε το είδος της επιστολής που γράφετε

Εάν σας ζητηθεί να δώσετε μια αναφορά για μια συγκεκριμένη εργασία, θα πρέπει να γράψετε την επιστολή με τις απαιτήσεις της συγκεκριμένης δουλειάς κατά νου.

Διαβάστε προσεκτικά την ανάρτηση ή την περιγραφή της θέσης εργασίας, αναζητώντας συγκεκριμένες δεξιότητες και γνώσεις που μπορείτε να συμπεριλάβετε στην επιστολή για τον υποψήφιο.

Στην επιστολή σας σημειώστε πού υπάρχει αντιστοιχία μεταξύ των προσόντων του αιτούντος και των ευθυνών της θέσης εργασίας.

Με μια γενική επιστολή σύστασης, εστιάστε στους τύπους ή την κατηγορία των θέσεων εργασίας για τις οποίες το άτομο υποβάλλει αίτηση. Τα παραδείγματα σας σε αυτόν τον τύπο επιστολής θα είναι ευρύτερα και λιγότερο συγκεκριμένα.

Συλλογή πληροφοριών πριν ξεκινήσετε

Ζητήστε από το άτομο για το οποίο γράφετε να σας παράσχει ένα αντίγραφο της απόσπασης εργασίας και του βιογραφικού σημειώματος ή βιογραφικού σημειώματος (βιογραφικό σημείωμα) προτού αρχίσετε να συνθέτετε την επιστολή σας. Μπορεί επίσης να είναι χρήσιμο να αναθεωρήσετε τη συνοδευτική επιστολή τους για να δείτε πώς ταιριάζουν τα προσόντα τους για τη δουλειά.

Όταν γράφετε μια γενικότερη σύσταση, ζητήστε από το θέμα της επιστολής σας να περιγράψετε τους στόχους για την απασχόληση. Ζητήστε τους ένα παράδειγμα ή δύο θέσεις εργασίας για τις οποίες υποβάλλουν αίτηση. Ζητήστε επίσης από αυτούς να μοιραστούν τα πιο εμπορεύσιμα περιουσιακά τους στοιχεία για αυτό το είδος εργασίας, ειδικά αυτά που ίσως έχετε παρατηρήσει στη σχέση σας με το πρόσωπο που συστήνετε.

Όσο περισσότερες πληροφορίες έχετε σχετικά με τις θέσεις εργασίας ή τους τύπους εργασιών που υποβάλλει ο υποψήφιος, τόσο πιο αποτελεσματική θα είναι η σύστασή σας.

Τι να συμπεριλάβετε σε μια επιστολή συστάσεως

Η πρώτη παράγραφο της επιστολής σας θα πρέπει να εξηγεί πώς γνωρίζετε το άτομο για το οποίο γράφετε. Αναφέρετε τον τίτλο εργασίας σας και τον τίτλο εργασίας του ατόμου κατά τη στιγμή που έχετε αλληλεπιδράσει, καθώς και τη φύση της σχέσης σας, συμπεριλαμβανομένου του εάν εσείς εποπτεύσατε το άτομο που συστήνετε.

Συνήθως, θα συμπεριλάβετε και το χρονικό διάστημα που έχετε γνωρίσει το άτομο.

Κυρίως μέρος του γράμματος

Το σώμα της επιστολής σας θα πρέπει να αναφέρει τις δεξιότητες, τις ιδιότητες, τις περιοχές γνώσης και άλλα περιουσιακά στοιχεία του προσώπου που συστήνετε. Ξεκινήστε κάνοντας μια λίστα με τα δυνατά σημεία που θέλετε να μεταφέρετε στη σύστασή σας.

Στη συνέχεια, συνθέστε προτάσεις που αποδεικνύουν τους ισχυρισμούς σας - αυτό θα κάνει την επιστολή σας πιο αξιόπιστη. Παρέχετε συγκεκριμένα παραδείγματα περιπτώσεων όπου παρατηρήσατε τον υποψήφιο χρησιμοποιώντας τις δεξιότητες που τονίζουν στον διαχειριστή μίσθωσης.

Αυτό μπορεί να συνίσταται σε ένα έργο ή ένα ρόλο όπου έχουν εφαρμόσει με επιτυχία μια συγκεκριμένη ικανότητα. Αναφέροντας τα επιτεύγματα όπου προστέθηκε αξία στον οργανισμό σας και περιγράφοντας τις δυνάμεις που επέτρεψαν στο άτομο να παράγει αυτά τα αποτελέσματα μπορεί να είναι ιδιαίτερα επιτακτική.

Επιστολή Κλείσιμο

Στην τελική δήλωσή σας, μπορεί να είναι πολύ αποτελεσματικό να αναφέρετε ότι θα προσλάβετε ξανά το άτομο. Ή, αναφέρετε την πεποίθησή σας ότι το άτομο θα είναι μια εξαιρετική προσθήκη στην εταιρεία.

Μοιραστείτε τα στοιχεία επικοινωνίας σας

Ως μέρος της στενής σας επικοινωνίας, μπορείτε επίσης να μοιραστείτε έναν αριθμό τηλεφώνου και μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μια αναφορά στην προθυμία σας να μοιραστείτε μια επιπλέον προοπτική στον υποψήφιο. Με αυτόν τον τρόπο, οι πιθανοί εργοδότες μπορούν εύκολα να έρθουν σε επαφή εάν έχουν οποιεσδήποτε επακόλουθες ερωτήσεις.

Παράδειγμα σύστασης απασχόλησης

Αυτό είναι ένα δείγμα επιστολής σύστασης απασχόλησης. Κατεβάστε το πρότυπο επιστολής (συμβατό με τα Έγγραφα Google ή το Word Online) ή διαβάστε το παρακάτω παράδειγμα.

Κάντε λήψη του προτύπου του Word

Παράδειγμα σύστασης απασχόλησης (κείμενο)

Megan Greene

Διευθυντής πωλήσεων

Acme Incorporated

14 Oak Drive

Anycity, CT 32444

555-222-3333

[email protected]

8 Απριλίου 2018

Μάρλεν Γκρέι

Διευθυντής εσωτερικών πωλήσεων

CBI Industries

321 Main Street

Bigtown, ΝΥ 12000

Αγαπητέ κα Γκρέι, Σας γράφω σχετικά με τον Mark Slade, ο οποίος έχει υποβάλει αίτηση για τη θέση του συνεργάτη πωλήσεων με την εταιρεία σας. Ο Μάρκος εργάστηκε στο τμήμα μου ως συνεργάτης πωλήσεων από τότε που αποφοίτησε με τιμητικές διακρίσεις πέρυσι από το Πανεπιστήμιο του Κοννέκτικατ. Τον μισθώσα μετά την αποφοίτησή του εν μέρει λόγω της εξαιρετικής του επίδοσης ως εσωτερικού το προηγούμενο καλοκαίρι.

Ο Μάρκος ήταν μια φανταστική προσθήκη στην ομάδα μου. Εξελίχθηκε εύκολα στο τμήμα μας, γρήγορα και διεξοδικά μαθαίνοντας για όλα τα προϊόντα μας, όχι μόνο αυτά που ήταν υπεύθυνα για την πώληση. Ο ενθουσιασμός του για την δουλειά του και τις εξαιρετικές δεξιότητές του στην επικοινωνία τον έκαναν ένα άμεσο πλεονέκτημα για την εταιρεία. Ο Mark υπερέβη τους προσωπικούς του στόχους για κάθε τρίμηνο και έφτασε ακόμη και να βοηθήσει τους συνομηλίκους του να κλείσουν ιδιαίτερα δύσκολες πωλήσεις. Ο Mark είναι ικανός και οργανωμένος και η θετική του στάση και η αίσθηση του χιούμορ τον έκαναν δημοφιλείς στους πελάτες μας καθώς και στους συναδέλφους του.

Πιστεύω ότι ο Mark έχει τεράστιο δυναμικό και θα ήταν μια εξαιρετική προσθήκη στο προσωπικό σας. Δεν θα έχω καμία επιφύλαξη για να του προσλάβω ξανά και είμαι βέβαιος να συστήσω τον Mark για την απασχόληση με την εταιρεία σας. Αν έχετε περαιτέρω ερωτήσεις ή θέλετε να μιλήσετε προσωπικά μαζί μου, μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μου.

Με εκτιμιση, Η χειρόγραφη υπογραφή σας (για ένα αντίγραφο σε έντυπη μορφή)

Megan Greene

Διαμόρφωση της επιστολής σας

Ακολουθούν οδηγίες για τη μορφοποίηση επιστολών συστάσεων, συμπεριλαμβανομένων του μήκους, της μορφής, της γραμματοσειράς και του τρόπου οργάνωσης των επιστολών σας. Εάν αυτή είναι η πρώτη φορά που γράφετε μια συστατική επιστολή, μπορεί να σας φανεί χρήσιμο να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο.

Αποστολή της επιστολής σας

Μπορεί να σας ζητηθεί να στείλετε την επιστολή στο πρόσωπο που συστήνετε ή απευθείας στον εργοδότη. Αν αποστέλλετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επισυνάψτε αντίγραφο της επιστολής σας στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως έγγραφο PDF ή Microsoft Word. Η αποσφράγιση θέσεων εργασίας ή ο εργοδότης θα καθορίζουν συνήθως τον τρόπο με τον οποίο πρέπει να αποσταλεί η σύσταση και με ποιον πρέπει να αποσταλεί.

Όταν δεν μπορείτε να γράψετε μια θετική σύσταση

Εάν έχετε δυσκολία να δημιουργήσετε με ειλικρίνεια μια συναρπαστική επιστολή για έναν υποψήφιο, τότε είναι καλό να απορρίψετε την αίτηση. Είναι καλύτερο να πείτε όχι απ 'ότι είναι να γράψετε μια επιστολή που δεν υποστηρίζει έντονα το άτομο που συστήνετε.

Μπορείτε απλά να πείτε κάτι ασαφές όπως εσείς δεν αισθάνεστε εντελώς άνετα γράφοντας μια σύσταση ή δεν έχετε το είδος της έκθεσης που θα σας επιτρέψει να παρέχετε το σωστό είδος επιστολής.