Με είχες στο Hello: σωστή τηλεφωνική εθιμοτυπία

Η αλήθεια είναι, ενώ δεν είναι η επιστήμη πυραύλων, η σωστή τηλεφωνική εθιμοτυπία σε ένα εργασιακό περιβάλλον προϋποθέτει κάτι παραπάνω από την ικανότητα να στείλει ένα χαιρετισμό. Δεδομένου ότι μπορεί να είναι το αρχικό σημείο επαφής σας με έναν πελάτη, πελάτη ή ακόμη και τον εργοδότη σας, είναι η ευκαιρία σας να κάνετε μια καλή πρώτη εντύπωση, ή μια κακή. Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές που πρέπει να ακολουθήσετε όταν χρησιμοποιείτε το τηλέφωνο στο χώρο εργασίας:

Καταπίνετε πρώτα

Με άλλα λόγια, το στόμα σας πρέπει να είναι κενό όταν πραγματοποιείτε μια κλήση ή απαντώντας στο τηλέφωνο. Θέλετε να είστε σε θέση να μιλήσετε με σαφήνεια και αυτό είναι αδύνατο εάν μαμάτε ή καταπιείτε.

Όνομα και τάξη Παρακαλώ

Όταν λαμβάνετε μια κλήση στην εργασία, θα πρέπει να προσδιορίσετε τον εαυτό σας και την εταιρεία και το τμήμα σας, αν ισχύει. Εάν ο καλών έχει μεταφερθεί από εσάς από την κύρια γραμμή της εταιρείας, μπορείτε να δηλώσετε μόνο το όνομά σας και το τμήμα. Το άτομο που αρχικά απάντησε στην κλήση πιθανότατα έδωσε το όνομα της εταιρείας. Όταν είστε ο καλών, προσδιορίστε τον εαυτό σας με τον ίδιο τρόπο πριν ζητήσετε το άτομο που προσπαθείτε να προσεγγίσετε.

Οι τρόποι έχουν σημασία

Να είστε πάντα ευγενικοί ανεξάρτητα από το ποιος είναι στο άλλο άκρο της γραμμής. Είτε μιλάτε με κάποιον ρεσεψιονίστ είτε με τον πρόεδρο της εταιρείας, μην ξεχνάτε ποτέ να σας πω και σας ευχαριστώ. Εκτός από το γεγονός ότι ο καθένας αξίζει τον σεβασμό, το άτομο που απαντά στην κλήση σας μπορεί να βεβαιωθεί ότι αντιμετωπίζεται κατάλληλα.

Συγκεντρώνω

Ενώ όλοι μας αρέσει να κάνουμε πολλαπλούς στόχους (ή να προσπαθήσουμε) να αποφύγουμε να τείνουμε σε άλλα πράγματα ενώ είστε σε μια κλήση. Θα πρέπει να δώσετε στο άτομο που μιλάτε την αμέριστη προσοχή σας. Τα ηλεκτρονικά σας μηνύματα, τα κοινωνικά μέσα και τα παιχνίδια σας μπορούν να περιμένουν.

Τώρα κρατήστε πατημένο

Πρώτα απ 'όλα, πρέπει να αποφύγετε όλες τις άλλες συνομιλίες ενώ βρίσκεστε στο τηλέφωνο. Η πραγματικότητα παίρνει μερικές φορές τον τρόπο. Μπορεί να χρειαστεί να μιλήσετε με κάποιον που έρχεται στο γραφείο ή το θάλαμό σας ή να πάρει μια άλλη κλήση. Αποκαλύψτε τον εαυτό σας και, στη συνέχεια, περιορίστε την άλλη συνομιλία σας σε λίγα μόνο δευτερόλεπτα. Μην αφήνετε κάποιον να περιμένει αναλλοίωτα. Εάν δεν μπορείτε να φροντίσετε γρήγορα το άλλο θέμα, αλλά πρέπει να αντιμετωπιστεί αμέσως, αντί να θέσετε το πρόσωπο με το οποίο μιλάτε σε αναμονή, ρωτήστε αν μπορείτε να καλέσετε πίσω σε μια εποχή που είναι βολική γι 'αυτήν.

Μην αφήνετε τον καλούντα σας να χάσει στο σύστημα

Υπάρχουν φορές που δεν θα μπορείτε να βοηθήσετε το άτομο στην άλλη άκρη της γραμμής και θα πρέπει να τον μεταφέρετε σε κάποιον που μπορεί. Όταν το κάνετε, βεβαιωθείτε ότι γνωρίζει σε ποιον μεταφέρετε την κλήση και γιατί. Αφήστε τον να ξέρει τι να κάνει εάν η κλήση δεν περάσει ή αν το άτομο στο οποίο τον στέλνετε δεν υπάρχει ή δεν μπορεί να βοηθήσει.

Κρατήστε τα μηνύματα σύντομα και γλυκά

Όταν αφήνετε ένα μήνυμα τηλεφωνητή για κάποιον, μιλήστε αργά και καθαρά, ειδικά όταν δηλώνετε το όνομά σας και τον αριθμό τηλεφώνου σας. Πάρα πολλοί άνθρωποι αφήνουν πολύ μακρινά και ραδιενεργά μηνύματα μόνο για να μπερδέψουν γρήγορα τα ονόματα και τους αριθμούς τους στο τέλος που αφήνει τον παραλήπτη σε θέση να επιστρέψει την κλήση.

Μόλις είναι αρκετό

Αν αφήσετε ένα μήνυμα και το άτομο για το οποίο το αφήσατε δεν επιστρέφει αμέσως σε εσάς μπορεί να είναι επειδή δεν μπορεί αυτή τη στιγμή. Δεν χρειάζεται να καλέσετε ξανά και ξανά. Εάν πρόκειται για ένα πιεστικό θέμα, μπορείτε να δοκιμάσετε να καλέσετε ξανά την επόμενη μέρα ή να ακολουθήσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δηλώνοντας ότι έχετε αφήσει επίσης ένα φωνητικό ταχυδρομείο.

Ακούστε πρώτα

Ακούστε έναν τηλεφωνητή που λάβατε στο σύνολό του πριν επιστρέψετε την τηλεφωνική κλήση. Μπορεί να μάθετε ότι δεν είναι καν απαραίτητο να καλέσετε πίσω (wow, τι εξοικονόμηση χρόνου) ή ότι πρέπει πρώτα να φροντίσετε κάτι. Για παράδειγμα, ο καλών μπορεί να χρειαστεί πληροφορίες που μπορείτε να είστε έτοιμοι όταν επιστρέψετε σε αυτήν.