Κανόνες για εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο χώρο εργασίας

Παρόλο που δεν μπορείτε να χρησιμοποιείτε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για να επικοινωνείτε κοινωνικά όσο και κάποτε, πιθανώς να το χρησιμοποιείτε για επαγγελματική αλληλογραφία. Εάν αλληλεπιδράτε με τους συναδέλφους, τους προϊστάμενους, τους πελάτες και τους πελάτες σας, καθώς και τους μελλοντικούς εργοδότες, φροντίστε να ακολουθήσετε αυτούς τους έξι κανόνες για την κατάλληλη εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

1. Σκεφτείτε τα κίνητρά σας

Ακόμη και σε έναν κόσμο όπου βιάζουμε να κάνουμε τα πράγματα όσο το δυνατόν γρηγορότερα, προκειμένου να προχωρήσουμε στην επόμενη εργασία, αφιερώστε χρόνο για να χρησιμοποιήσετε καλούς τρόπους στο email σας. Μην παραλείψετε να πείτε "παρακαλώ" και "ευχαριστώ".

Όταν απευθύνεστε σε ανθρώπους που δεν γνωρίζετε καλά ή καθόλου ή με τους οποίους έχετε μόνο μια επίσημη σχέση, απευθυνθείτε με τον τίτλο και το επώνυμό τους, εκτός εάν σας ζητήσουν να κάνετε κάτι διαφορετικό. Για παράδειγμα, πείτε "Αγαπητέ κύριε Λευκό" ή "Αγαπητέ κα Γκρέι". Αν απαντάτε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ο αποστολέας του αρχικού μηνύματος το έχει υπογράψει μόνο με το όνομα του / της, τότε μπορείτε να υποθέσετε με ασφάλεια ότι είναι εντάξει να τα αντιμετωπίσετε με τον ίδιο τρόπο.

2. Παρακολουθήστε τον τόνο σας

Ο τόνος είναι το πώς μπορείτε, ως συγγραφέας, να εκφράσετε τη στάση σας σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επηρεάζει τον τρόπο με τον οποίο λαμβάνεται. Συνήθως θέλετε να είστε σίγουροι ότι θα συναντήσετε τον παραλήπτη με σεβασμό, φιλικότητα και προσβασιμότητα. Δεν θέλετε να ακούτε αυλάκωση ή απαίτηση. Επαναλάβετε ξανά το μήνυμά σας αρκετές φορές πριν χτυπήσετε την αποστολή.

Όταν γράφετε σε κάποιον με τον οποίο έχετε επικοινωνήσει πριν, ξεκινήστε λέγοντας κάτι φιλικό, όπως "Ελπίζω ότι είστε καλά". Ενώ τα emojis μπορεί να σας βοηθήσουν να μεταφέρετε τον τόνο πιο εύκολα, αποφύγετε να τα χρησιμοποιείτε στο επαγγελματικό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο εκτός αν γράφετε σε κάποιον με τον οποίο έχετε μια άτυπη σχέση. Ποτέ μην τα χρησιμοποιείτε όταν γράφετε σε μελλοντικό εργοδότη.

Είναι πάντα θεωρείται κακή εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να γράψετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ένα τμήμα του ενός με όλα τα κεφαλαία γράμματα. Θα σας κάνει να μοιάζετε σαν να φωνάζετε.

3. Να είστε συνοπτικοί

Οι πολυάσχολες άνθρωποι δεν έχουν ούτε το χρόνο ούτε τη διάθεση να ξοδεύουν περισσότερο από ένα λεπτό να διαβάζουν ένα μεμονωμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν θέλετε να επιτρέψετε στον παραλήπτη σας να διαβάσει γρήγορα το μήνυμά σας - και να το καταλάβετε - πρέπει να το κρατήσετε σύντομο.

Ωστόσο, μην αφήνετε τις σχετικές λεπτομέρειες. Βεβαιωθείτε ότι το μήνυμά σας μεταφέρει με σαφήνεια τον λόγο για τον οποίο γράφετε στην πρώτη θέση. Κανείς δεν εξοικονομεί χρόνο, αν καταλήξετε να πηγαίνετε πίσω και πίσω, ενώ προσπαθείτε να εξηγήσετε τις λεπτομέρειες που παραλείψατε.

4. Αποφύγετε τη χρήση συντομογραφιών

Παρόλο που θέλετε να εξοικονομήσετε χρόνο, δεν θα πρέπει να χρησιμοποιείτε συντομογραφίες στο επαγγελματικό σας email. Αν γράφετε πολλά, όπως πολλοί άνθρωποι, μπορεί να συνηθίσετε να χρησιμοποιείτε ένα είδος στενογραφίας για να μιλήσετε στους φίλους σας.

Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε "u", "ur" και "plz" αντί για "εσείς", "για σας" και "παρακαλώ". Αυτές οι συντμήσεις δεν έχουν θέση στην επαγγελματική αλληλογραφία εκτός εάν ο παραλήπτης είναι κάποιος με τον οποίο έχετε μια απλή σχέση.

5. Χρησιμοποιήστε μια επαγγελματική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Για μηνύματα που σχετίζονται με την τρέχουσα εργασία σας, χρησιμοποιήστε πάντα τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σας έχει αναθέσει ο εργοδότης σας. Ωστόσο, δεν πρέπει ποτέ να το χρησιμοποιήσετε για να στείλετε μηνύματα που δεν σχετίζονται με την εργασία σας, για παράδειγμα, αν ψάχνετε για ένα νέο. Χρησιμοποιήστε έναν προσωπικό λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αντ 'αυτού.

Αν δεν έχετε προσωπικό λογαριασμό, για παράδειγμα, εκείνο που παρέσχε ο παροχέας υπηρεσιών διαδικτύου σας κατά την εγγραφή σας για υπηρεσία, αποκτήστε δωρεάν λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Χρησιμοποιήστε το Gmail ή άλλη υπηρεσία για να ρυθμίσετε μια διεύθυνση που ακούγεται επαγγελματική. Μην χρησιμοποιείτε τίποτα ανόητο ή υποβλητικό. Το πρώτο σας και το επώνυμο ή το πλήρες όνομά σας είναι οι κατάλληλες επιλογές.

6. Μην ξεχάσετε την ορθογραφία και τον γραμματισμό

Είναι επιτακτική ανάγκη να διορθώσετε προσεκτικά το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο. Μην παραμελείτε ποτέ αυτό το κρίσιμο βήμα, ανεξάρτητα από το πόσο απασχολημένος είστε. Τα πράγματα που θέλετε να προσέξετε είναι η σωστή ορθογραφία και η σωστή γραμματική. Εκτός από την σωστή ορθογραφία ορθών λέξεων, θέλετε επίσης να γράψετε τα ονόματα των ανθρώπων σωστά, συμπεριλαμβανομένου του ονόματος του παραλήπτη σας και το όνομα της εταιρείας του / της.

Να είστε προσεκτικοί σχετικά με τη χρήση πολύ βαριά στους ορθογραφικούς ελέγχους. Μπορεί να μην παρατηρούν ορθογραφικά λάθη όταν χρησιμοποιούνται εσφαλμένα. Για παράδειγμα, ένας ορθογραφικός έλεγχος δεν θα επισημάνει τη φράση "στο" στην πρόταση, "πρέπει να σας υποβάλω ερωτήσεις", παρόλο που στο πλαίσιο αυτό πρέπει να είναι "δύο". Διπλός έλεγχος ορθογραφίας που δεν είστε σίγουροι από τη χρήση ενός δωρεάν ηλεκτρονικού λεξικού, όπως Merriam-Webster.