Ποιοι εργοδότες δεν πρέπει να φυλάσσονται σε αρχεία προσωπικού

Οι εργοδότες δεν πρέπει ποτέ να τοποθετούν συγκεκριμένα αντικείμενα στα γενικά αρχεία προσωπικού σας. Το περιεχόμενο των φακέλων και των αρχείων προσωπικού του προσωπικού σας είναι γενικά προσβάσιμο από το προσωπικό του ανθρώπινου δυναμικού, τον υπάλληλο και τον διευθυντή ή τον επιβλέποντα του εργαζομένου σε ορισμένες εταιρείες.

Σε άλλες, η πρόσβαση περιορίζεται στο προσωπικό του προσωπικού και οι εργαζόμενοι μπορούν να ζητήσουν πρόσβαση στα αρχεία τους. Οι δικηγόροι μπορούν επίσης να παραπέμψουν το περιεχόμενο των αρχείων προσωπικού για τις αγωγές και τις καταγγελίες της Επιτροπής EQUAL (Equal Employment Opportunity Commission). Ένας πρώην υπάλληλος μπορεί επίσης να ζητήσει αντίγραφο των αρχείων προσωπικού του.

Η βέλτιστη πρακτική καθιστά το αρχείο προσωπικού μόνο προσβάσιμο από τα μέλη του προσωπικού του ανθρώπινου δυναμικού. Πρέπει να φυλάσσετε τα αρχεία προσωπικού κάτω από το κλείδωμα και το κλειδί σε μια περιοχή αποθήκευσης που τα καθιστά απρόσιτα σε άλλους υπαλλήλους.

Με όλες αυτές τις δυνητικές χρήσεις και τους πιθανούς θεατές των αρχείων προσωπικού υπαλλήλων σας, ο εργοδότης πρέπει να φροντίσει να διατηρήσει αμερόληπτη, τεκμηριωμένη τεκμηρίωση του ιστορικού απασχόλησης ενός υπαλλήλου στα αρχεία προσωπικού του προσωπικού σας.

Κατά συνέπεια, θα θελήσετε να εφαρμόσετε αυτές τις γενικές οδηγίες στις τεκμηριωμένες πληροφορίες που διατηρείτε στα αρχεία προσωπικού του οργανισμού σας.

Οδηγίες για το περιεχόμενο του φακέλου προσωπικού προσωπικού

Οι πληροφορίες στα αρχεία προσωπικού πρέπει να είναι πραγματικές.

Επιθεωρήσεις προσωπικού ή ανθρωπίνων πόρων · τυχαίες σημειώσεις. κουτσομπολιό; αβάσιμες φήμες. ερωτήσεις, αναφορές ή καταγγελίες από άλλους εργαζόμενους που δεν έχουν εξερευνηθεί. ισχυρισμοί που δεν επιδιώχθηκαν, διερευνήθηκαν και ολοκληρώθηκαν. καθώς και οποιεσδήποτε άλλες μη πραγματικές πληροφορίες, σχόλια ή σημειώσεις θα πρέπει να αποκλείονται από το αρχείο προσωπικού υπαλλήλου.

Ένα από τα χειρότερα παραδείγματα επιθετικών σχολιασμών που ένας διευθυντής HR βρήκε καταγεγραμμένος στο αρχείο προσωπικού των εργαζομένων, περιέλαβε σημειώσεις συνέντευξης του διαχειριστή μίσθωσης. Ένας δήλωσε: "Πιθανώς πάρα πολύ λιπαρά για να σηκωθεί και να κατεβείτε τις σκάλες όπως είναι απαραίτητο." Φανταστείτε τον υπάλληλο, έναν πληρεξούσιο και ακόμη και μελλοντικούς υπαλλήλους και επόπτες που διαβάζουν τέτοια σχόλια.

Σε μια άλλη εταιρεία, ο διευθυντής βρήκε ατεκμηρίωτες σημειώσεις που οι διαχειριστές και άλλοι είχαν τοποθετήσει στα αρχεία του υπαλλήλου, όπως: "Η Mary είναι θυμωμένη επειδή δεν κέρδισε, επιβράδυνε το έργο της με σκοπό να φτάσει ακόμα και με τον διευθυντή της". Δείτε το πρόβλημα;

Τα αρχεία προσωπικού πρέπει να ανατίθενται προσεκτικά στις κατάλληλες θέσεις αρχείων τους.

Προσδιορίστε ένα πρωτόκολλο για τα αρχεία του προσωπικού της επιχείρησής σας με βάση τους κρατικούς και ομοσπονδιακούς νόμους, τους νόμους για την απασχόληση, όπως ο νόμος για την ασφάλεια φορητότητας και λογοδοσίας του 1996 (HIPAA) και οι βέλτιστες πρακτικές των εργοδοτών.

Στη συνέχεια, κολλήστε με το πρωτόκολλο. Δεν θέλετε να βρείτε τυχαίες δικαιολογίες του γιατρού που μπαίνουν στο αρχείο προσωπικού όταν ανήκουν σε ιατρικό φάκελο. Ούτε εσείς θέλετε το σκεπτικό και την αιτιολόγηση της προώθησης ενός υπαλλήλου στο αρχείο μισθοδοσίας.

Επίσης, δεν θέλετε τα αρχεία μιας απόφασης πρόσληψης που να περιλαμβάνει έλεγχο ιστορικού ή σημειώσεις από συζητήσεις με πρώην εργοδότες στο αρχείο προσωπικού.

Οι υπεύθυνοι εποπτείας, οι διαχειριστές και οι λοιποί υπάλληλοι που εγγράφονται σε αρχεία προσωπικού χρειάζονται εκπαίδευση.

Κάθε άτομο που έχει πρόσβαση και μπορεί να τοποθετήσει έγγραφα σε αρχείο προσωπικού υπαλλήλου χρειάζεται κατάρτιση για την κατάλληλη εγγραφή της τεκμηρίωσης.

Δηλώνοντας σε έναν υπάλληλο να επιπλήξει ότι ο υπάλληλος ήταν ένα πλήρες ατύχημα δεν θα κερδίσει τα αρχεία προσωπικού σας οποιαδήποτε βραβεία. Όμως, οι ανειδίκευτοι εποπτικοί είναι γνωστοί για να γράψουν παρόμοιες δηλώσεις και να τις τοποθετήσουν σε αρχεία προσωπικού υπαλλήλων.

Καλύτερα, περιορίστε την πρόσβαση στα αρχεία στο προσωπικό του προσωπικού HR που είναι υπεύθυνο για τα αρχεία και γνωρίζει τι πρέπει και δεν πρέπει να τοποθετηθεί σε αρχείο προσωπικού.

Ισορροπίστε τις πληροφορίες που τοποθετείτε στα αρχεία προσωπικού.

Περιλάβετε τόσο τις θετικές όσο και τις αρνητικές πτυχές του ιστορικού απασχόλησης ενός εργαζομένου. Πολύ συχνά, τα αρχεία προσωπικού υπογραμμίζουν κάθε αρνητική εμφάνιση και χάνουν τα θετικά συστατικά που αντιμετωπίζει κάθε εργαζόμενος. Σκεφτείτε τις αυξήσεις, τις προωθήσεις, τις ανταμοιβές αριστείας, και τα αντίγραφα του έπαινο και σας ευχαριστώ σημειώσεις.

Αναγνωρίστε τη διαφορά μεταξύ των προσωπικών σημειώσεων ενός επιβλέποντος σχετικά με το προσωπικό που το αναφέρει και τα επίσημα αρχεία προσωπικού της εταιρείας.

Οι σημειώσεις του επιβλέποντος που χρησιμοποιούνται για τη βελτίωση των επιδόσεων, για την παρακολούθηση των έργων και την ολοκλήρωση των στόχων και για τον δίκαιο προσδιορισμό των αυξήσεων και τα σχέδια ανάπτυξης επιδόσεων, ανήκουν, για παράδειγμα, στον ιδιωτικό φάκελο του επιβλέποντος, όχι στα επίσημα αρχεία προσωπικού της εταιρείας.

Αναγνωρίστε επίσης την ανάγκη να εκπαιδεύσετε τους επόπτες σχετικά με τον τρόπο λήψης σημειώσεων και τη διατήρηση της τεκμηρίωσης στο αρχείο διαχείρισης. Τα ίδια κριτήρια για τα γεγονότα, όχι τις απόψεις, και συγκεκριμένα παραδείγματα, όχι ακρόαση, ισχύουν για τα ιδιωτικά σημειώματα.

Τα ιδιωτικά σημειώματα του επιβλέποντος μπορούν να κληθούν σε περίπτωση αγωγής, επομένως συνιστάται προσοχή ακόμα και για ιδιωτικές σημειώσεις. Δεν συνιστάται η πρακτική των εποπτικών φορέων να διατηρούν αντίγραφα των αρχείων που υπάρχουν στο επίσημο αρχείο προσωπικού του προσωπικού στο αρχείο διαχείρισης.

Η πρόσληψη τεκμηρίωσης και οι σημειώσεις συνέντευξης παρουσιάζουν ένα κομμάτι ενός προβλήματος.

Η καλύτερη πρακτική είναι η διατήρηση ξεχωριστού αρχείου για κάθε θέση που συμπληρώνετε, η οποία περιλαμβάνει όλη την τεκμηρίωση που σχετίζεται με την πλήρωση αυτής της θέσης από την απόσπαση εργασίας μέχρι τους ελέγχους αναφοράς. Οι φάκελοι των αιτημάτων, οι επιστολές περί επιστολών και οι αιτήσεις ανήκουν στον φάκελο αυτό εκτός από το ότι θα πρέπει να μετακινήσετε την αίτηση του μισθωτού υπαλλήλου στο αρχείο προσωπικού του προσωπικού.

Αυτό το αρχείο έχει τις επίσημες λίστες ελέγχου και τα έντυπα που προσπαθούν να απεικονίσουν αντικειμενικά τα προσόντα ενός δυνητικού υπαλλήλου και να υποστηρίξουν την απόφασή σας να προσλάβετε τον πιο εξειδικευμένο υποψήφιο. Οι απόψεις και οι σημειώσεις του διαχειριστή προσλήψεων που λήφθηκαν κατά τη διάρκεια της διαδικασίας πρόσληψης δεν ανήκουν σε αυτό το αρχείο.

Οι Ανθρώπινοι Πόροι μπορούν να συλλέξουν αυτές τις σημειώσεις για να διατηρήσουν πλήρη τεκμηρίωση σχετικά με μια απόφαση απασχόλησης, αλλά δεν ανήκουν στα αρχεία προσωπικού.

Πραγματικά έγγραφα σχετικά με τις αποφάσεις απασχόλησης.

Αυτή η τεκμηρίωση περιλαμβάνει αποφάσεις όπως η προώθηση, η μεταφορά σε μια παράλληλη ευκαιρία και οι αυξήσεις μισθών και ανήκουν στα αρχεία προσωπικού. Οι απόψεις του επόπτη ή του HR σχετικά με τον υπάλληλο δεν το κάνουν. Η επίσημη τεκμηρίωση πειθαρχικής δράσης, όπως μια γραπτή προειδοποίηση, ανήκει επίσης στο αρχείο προσωπικού του υπαλλήλου.

Ειδικά παραδείγματα τεκμηρίωσης που δεν πρέπει να βρίσκονται σε προσωπικά αρχεία

Οι παρακάτω πληροφορίες δεν πρέπει να καταχωρούνται στα αρχεία προσωπικού. Η τεκμηρίωση μπορεί να απαιτεί χωριστό φάκελο, μπορεί να ταξινομείται ως σημειώματα εποπτείας ή διαχείρισης ή δεν πρέπει να τηρείται καθόλου από τον εργοδότη.

• Κάθε ιατρική πληροφορία ανήκει στον ιατρικό φάκελο.
• Οι πληροφορίες μισθοδοσίας ανήκουν στο αρχείο μισθοδοσίας.
• Τα έγγραφα που περιλαμβάνουν τους αριθμούς κοινωνικής ασφάλισης των εργαζομένων ή πληροφορίες σχετικά με τις προστατευόμενες ταξινομήσεις ενός εργαζομένου, όπως η ηλικία, η φυλή, το φύλο, η εθνική προέλευση, η αναπηρία, η οικογενειακή κατάσταση, οι θρησκευτικές πεποιθήσεις κ.λπ., δεν πρέπει ποτέ να φυλάσσονται στα αρχεία προσωπικού.
• Η εποπτική τεκμηρίωση για τη διαχείριση της εργασίας ενός εργαζομένου, ο καθορισμός στόχων, η παροχή ανατροφοδότησης και ούτω καθεξής θα πρέπει να κατατεθεί σε έναν ιδιωτικό φάκελο, φύλακα ή διαχειριστή.
• Το υλικό έρευνας, συμπεριλαμβανομένης της καταγγελίας των εργαζομένων, των συνεντεύξεων μαρτύρων, της συνέντευξης των εργαζομένων, των ευρημάτων, των συστάσεων των δικηγόρων και της απόφασης, καθώς και η παρακολούθηση για να μην υπάρξουν αντίποινα, πρέπει να βρίσκονται σε φάκελο έρευνας χωριστά από τα αρχεία προσωπικού.
• Φόρτωση αρχείου I-9 σε αρχείο I-9 ή σε τοποθεσία, μακριά από τα αρχεία προσωπικού του προσωπικού.
• Τοποθετήστε τους ελέγχους ιστορικού, συμπεριλαμβανομένου του ιστορικού ποινικού μητρώου, των εκθέσεων πίστωσης κ.ο.κ., καθώς και τα αποτελέσματα της δοκιμής φαρμάκων σε ξεχωριστό αρχείο που δεν έχουν πρόσβαση οι επόπτες, οι διαχειριστές και ο υπάλληλος. Η SHRM συνιστά είτε αυτό το ξεχωριστό αρχείο είτε συνιστά ότι αυτές οι πληροφορίες μπορούν επίσης να κατατεθούν στον ιατρικό φάκελο του υπαλλήλου.
• Τα αρχεία ισότητας ευκαιριών για τους εργαζόμενους, όπως τα έντυπα αυτοπροσδιορισμού και οι κυβερνητικές εκθέσεις, δεν πρέπει να φυλάσσονται στο αρχείο προσωπικού ούτε σε κανένα σημείο του επόπτη.

Αν ακολουθήσετε αυτές τις κατευθυντήριες γραμμές, ο οργανισμός σας αποθηκεύει αποτελεσματικά το ιστορικό απασχόλησης και τα αρχεία προσωπικού στην κατάλληλη τοποθεσία.

Αποποίηση ευθυνών: Λάβετε υπόψη ότι οι πληροφορίες που παρέχονται, ενώ είναι έγκυρες, δεν είναι εγγυημένες για ακρίβεια και νομιμότητα. Ο ιστότοπος διαβάζεται από παγκόσμιο ακροατήριο και οι νόμοι και οι κανονισμοί για την απασχόληση διαφέρουν από κράτος σε κράτος και χώρα σε χώρα. Ζητήστε νομική βοήθεια ή βοήθεια από κρατικούς, ομοσπονδιακούς ή διεθνείς κυβερνητικούς πόρους, για να βεβαιωθείτε ότι η νομική σας ερμηνεία και οι αποφάσεις σας είναι σωστές για την τοποθεσία σας. Αυτές οι πληροφορίες είναι για καθοδήγηση, ιδέες και βοήθεια.