Οι εργοδότες πρέπει να διατηρούν τους εργοδότες

Θέλετε να μάθετε ποιες εγγραφές εργαζομένων πρέπει να διατηρούνται ως εργοδότες; Ο εργοδότης διατηρεί τέσσερα αρχεία καταγραφής προσωπικού για κάθε εργαζόμενο. Επιπλέον, ο εργοδότης διατηρεί άλλα αρχεία καταγραφής προσωπικού για όλους τους υπαλλήλους.

Αρχεία προσωπικού των αρχείων υπαλλήλων

Για κάθε εργαζόμενο διατηρείται αρχείο προσωπικού. Αυτοί οι φάκελοι προσωπικού περιέχουν εμπιστευτικά έγγραφα και διοικούνται και συντηρούνται από το προσωπικό του ανθρώπινου δυναμικού. Τα αρχεία προσωπικού είναι τα βασικά αρχεία των εργαζομένων που χρησιμοποιεί ο εργοδότης, ο υπάλληλος και ο διευθυντής του υπαλλήλου σε ορισμένες εταιρείες.

Σε άλλες - και αυτή είναι η συνιστώμενη προσέγγιση - η πρόσβαση στο αρχείο προσωπικού των εργαζομένων περιορίζεται στον ΥΕ και στον υπάλληλο υπό επίβλεψη.

Τα τυπικά έγγραφα σε ένα αρχείο προσωπικού περιλαμβάνουν την αίτηση απασχόλησης, ένα έντυπο επικοινωνίας έκτακτης ανάγκης για την οικογένεια, τεκμηριωμένο ιστορικό πειθαρχικών ενεργειών, ένα βιογραφικό σημείωμα, υπογραφή υπαλλήλου από τον υπάλληλο του υπαλλήλου, υπαναχώρηση από τον εργοδότη, περιοδική εκτίμηση, το σχέδιο ανάπτυξης, τα πιστοποιητικά κατάρτισης και τα αποδεικτικά στοιχεία παρουσίας, καθώς και τα τρέχοντα προσωπικά στοιχεία επικοινωνίας για κάθε εργαζόμενο.

Δεν υπάρχουν όλα τα αρχεία προσωπικού που περιέχουν τα ίδια έγγραφα, αλλά κάθε αρχείο προσωπικού έχει κάποια έγγραφα που είναι τα ίδια. Η τεκμηρίωση της απόδοσης ενός υπαλλήλου δεν ανήκει στον φάκελο του προσωπικού εκτός εάν δικαιολογεί πειθαρχική ενέργεια, βραβείο ή κάποιο άλλο σημάδι εξαιρετικού επιτεύγματος. Τέτοιες σημειώσεις καθημερινής απόδοσης ανήκουν στο αρχείο που οι διαχειριστές διατηρούν για να παρακολουθούν τις επιδόσεις, τους στόχους και τις συνεισφορές των υπαλλήλων τους.

Αρχεία μισθοδοσίας των αρχείων υπαλλήλων

Τα αρχεία μισθοδοσίας διατηρούν επίσης αρχεία υπαλλήλων. Τα αρχεία μισθοδοσίας περιέχουν ιστορικό των θέσεων εργασίας, των τμημάτων, των αποζημιώσεων, των προσαυξήσεων, των δανείων και άλλων πληροφοριών που είναι απαραίτητες για την πληρωμή ενός υπαλλήλου και την τήρηση αντιγράφου του ιστορικού αποζημίωσης του υπαλλήλου.

Ο φάκελος μισθοδοσίας θα περιέχει επίσης το ιστορικό κυβερνητικών εντύπων όπως το W-2, W-4 και την κοινωνική ασφάλιση που παρακρατούν έγγραφα που συμπληρώνονται από τον εργαζόμενο. Ο φάκελος θα περιέχει επίσης πληροφορίες σχετικά με τις παροχές σε εργαζόμενους και την άδεια ανάληψης πληρωμών από το paycheck των εργαζομένων.

Ιατρικά αρχεία των αρχείων υπαλλήλων

Ένας ιατρικός φάκελος των εργαζομένων τηρείται επίσης από τον εργοδότη. Τα αρχεία των υπαλλήλων στον ιατρικό φάκελο δεν είναι διαθέσιμα σε κανέναν εκτός από το προσωπικό που έχει οριστεί ως Ανθρώπινο Δυναμικό και στον υπάλληλο του οποίου τα αρχεία φυλάσσονται στον φάκελο. Τα ιατρικά αρχεία περιέχουν σημειώσεις γιατρού, έγγραφα γραφείου εφαρμογών FMLA, πληροφορίες σχετικά με τις δοκιμές φαρμάκων, απαιτούμενες φυσικές πληροφορίες και άλλα παρόμοια έγγραφα που σχετίζονται με την ιατρική υγεία ενός υπαλλήλου ή της οικογένειάς του.

Τα ιατρικά αρχεία, λόγω της εμπιστευτικότητας των αρχείων των υπαλλήλων, λαμβάνουν τον υψηλότερο βαθμό ασφαλούς αποθήκευσης και εμπιστευτικότητας. Συνιστάται οι ιατρικοί φάκελοι να φυλάσσονται σε κλειδωμένα συρτάρια αρχείων τα οποία είναι κλειδωμένα σε ένα δωμάτιο που δεν είναι προσβάσιμο σε υπαλλήλους εκτός του προσωπικού που έχει οριστεί ως υπεύθυνος ανθρώπινου δυναμικού.

I-9 αρχεία των αρχείων υπαλλήλων

I-9 Αρχεία αρχεία υπαλλήλων που διατηρούνται για όλους τους υπαλλήλους σε ένα αρχείο που είναι ξεχωριστό από άλλα αρχεία υπαλλήλων. Οι εργοδότες τηρούν αυτό το αρχείο εργαζομένων ξεχωριστά από άλλα αρχεία υπαλλήλων για να διατηρήσουν το απόρρητο των εργαζομένων από κυβερνητικούς υπαλλήλους και άλλες οντότητες που έχουν εξουσιοδότηση να επανεξετάσουν τους εργαζομένους I-9.

Η διατήρηση των I-9 σε ξεχωριστή τοποθεσία θα διασφαλίσει ότι εάν είστε επιλεγμένοι για αναθεώρηση φακέλου Federal I-9, οι δημόσιοι υπάλληλοι δεν θα έχουν πρόσβαση σε άλλα αρχεία σχετικά με τον εργαζόμενο ή την απασχόλησή του στον οργανισμό σας, με εξαίρεση την πραγματική I-9 μορφή. Αυτές οι έρευνες αυξάνονται κάθε χρόνο, ώστε να βεβαιωθείτε ότι οι υπάλληλοί σας έχουν συμπληρώσει σωστά τα έντυπα I-9 ή ότι μπορεί να σας επιβληθούν πρόστιμα και ενδεχομένως χρόνος φυλάκισης.

Πρόσβαση σε αρχεία υπαλλήλων από υπαλλήλους

Οι υπάλληλοι μπορούν να δουν τα αρχεία των υπαλλήλων τους επικοινωνώντας με έναν υπάλληλο ανθρώπινου δυναμικού κατά τις κανονικές εργάσιμες ώρες. Κανένας υπάλληλος δεν μπορεί να τροποποιήσει ή να αφαιρέσει οποιοδήποτε έγγραφο στα αρχεία του, τα οποία πρέπει να εξεταστούν παρουσία προσωπικού προσωπικού HR.

Πρέπει να έχετε μια πολιτική παρακολούθησης αρχείων προσωπικού υπαλλήλων στο εγχειρίδιο των εργαζομένων σας και να την ακολουθήσετε αδιακρίτως σε σχέση με τα αιτήματα των εργαζομένων για να δείτε τα αρχεία τους.

Αν ένας υπάλληλος αποστείλει γραπτή αίτηση για αντίγραφο των αρχείων προσωπικού του μετά την αποχώρησή του, πρέπει να του αποστείλετε αντίγραφο.

Περιστασιακά, θα συναντήσετε έναν υπάλληλο που είναι ύποπτος σχετικά με το είδος των αρχείων υπαλλήλων που διατηρούνται από το Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού. Αυτοί είναι οι εργαζόμενοι που είναι πιο πιθανό να ζητήσουν αντίγραφο των αρχείων υπαλλήλων τους. Και πάλι, χωρίς διακρίσεις, να κάνετε ένα αντίγραφο του αρχείου και να το στείλετε. (Πιθανότατα θα λάβετε ανατροφοδότηση ότι ο υπάλληλος ήταν έκπληκτος από το πόσο λίγα τεκμηρίωση το προσωπικό του HR διατήρησε.)

Σε ορισμένες δικαιοδοσίες, είναι νόμιμο να χρεώνετε τον εργαζόμενο για το κόστος της αντιγραφής και αποστολής του αρχείου.