Βέλτιστες πρακτικές για τα αρχεία προσωπικού προσωπικού

Είναι μια καλή ιδέα για έναν εργοδότη να διατηρεί ένα αρχείο προσωπικού για κάθε εργαζόμενο. Η τεκμηρίωση του ιστορικού απασχόλησης, τα αρχεία συμβολής και επίτευξης, οι πειθαρχικές ανακοινώσεις, οι προαγωγές, τα σχέδια ανάπτυξης επιδόσεων και πολλά άλλα ανήκουν σε ένα αρχείο προσωπικού. Έξυπνοι εργοδότες διατηρούν περισσότερα από ένα αρχεία προσωπικού.

Ο εργοδότης έχει βάσιμους λόγους να φυλάσσει πολλούς φακέλους προσωπικού - ορισμένους νόμιμους και ορισμένους για βέλτιστες πρακτικές απασχόλησης. Απαιτείται τεκμηρίωση, οπότε ο εργοδότης έχει μια ακριβή εικόνα του ιστορικού απασχόλησης ενός εργαζομένου. Η τεκμηρίωση υποστηρίζει τις αποφάσεις του εργοδότη και μπορεί να προστατεύσει τον εργοδότη σε δίκη-διατήρησε σωστά.

Το περιεχόμενο του αρχείου προσωπικού παρέχει μια ιστορική επισκόπηση των σημαντικών συμβάντων κατά τη διάρκεια της σταδιοδρομίας ενός εργαζομένου. Υποστηρίζουν τις αποφάσεις που λαμβάνονται σχετικά με τον εργαζόμενο και την καριέρα του. Δείχνουν το σκεπτικό του εργοδότη για την πρόσληψη, την προώθηση, τη μεταφορά, τις ανταμοιβές και την αναγνώριση, και τις αποφάσεις λήψης.

Διαφορετικές οδηγίες σχετίζονται με διαφορετικούς τύπους αρχείων προσωπικού

Επειδή συνιστώνται διάφοροι τύποι αρχείων προσωπικού, διαφορετικοί κανόνες και οδηγίες σχετίζονται με κάθε τύπο αρχείου προσωπικού.

• Κάθε τύπος αρχείου προσωπικού έχει διαφορετικό λόγο για υπάρχοντα και διαφορετικά περιεχόμενα, με βάση αυτόν τον λόγο.
• Κάθε τύπος αρχείου προσωπικού αποθηκεύεται διαφορετικά.
• Η πρόσβαση σε ένα αρχείο προσωπικού περιορίζεται σε ορισμένους υπαλλήλους των περισσότερων οργανισμών. Πολλοί οργανισμοί περιορίζουν την πρόσβαση σε προσωπικό αρχείων μόνο στο προσωπικό του ανθρώπινου δυναμικού. Οι διαφορετικοί τύποι αρχείων προσωπικού έχουν διαφορετικές οδηγίες πρόσβασης.
• Η πρόσβαση των υπαλλήλων στο αρχείο προσωπικού του / της επιτρέπεται, αλλά οι περισσότεροι εργοδότες δημιούργησαν κατευθυντήριες γραμμές για την πρόσβαση των εργαζομένων με πολιτική πρόσβασης αρχείων προσωπικού στο εγχειρίδιο των εργαζομένων. (Οι διάφορες πολιτείες και δικαιοδοσίες έχουν διαφορετικούς κανόνες, οπότε παραμείνετε ενημερωμένοι για την τοποθεσία σας.)

  Οι περισσότερες οργανώσεις δεν επιτρέπουν στο διαχειριστή του υπαλλήλου να έχει πρόσβαση στο συνολικό αρχείο προσωπικού. Αναμένουν από τους διαχειριστές να διατηρούν σχετική τεκμηρίωση στο δικό τους αρχείο προσωπικού διαχείρισης, το οποίο δεν είναι το επίσημο αρχείο προσωπικού.

• Το τμήμα Ανθρωπίνων Πόρων είναι υπεύθυνο για τα αρχεία προσωπικού του προσωπικού.

Προτεινόμενα αρχεία προσωπικού

Ακολουθούν οι τύποι αρχείων προσωπικού που συνιστώνται και τι πρέπει να ξέρετε για τη συνεργασία μαζί τους.

Αρχείο προσωπικού προσωπικού

Αυτός είναι ο κύριος φάκελος προσωπικού που διατηρεί ο εργοδότης για κάθε εργαζόμενο. Το αρχείο προσωπικού αποθηκεύει το ιστορικό απασχόλησης του κάθε υπαλλήλου. Αυτό είναι που πρέπει να ξέρετε για ένα αρχείο προσωπικού προσωπικού.

Ιατρικό αρχείο

Ο ιατρικός φάκελος των εργαζομένων έχει σοβαρούς νομικούς περιορισμούς που ο εργοδότης πρέπει να γνωρίζει και να λαμβάνει υπόψη. Εδώ είναι τι πρέπει να ξέρετε για την εμπιστευτικότητα και το περιεχόμενο ενός ιατρικού φακέλου των εργαζομένων.

Αρχείο μισθοδοσίας

Η πρόσβαση των υπαλλήλων στο αρχείο μισθοδοσίας των εργαζομένων είναι λιγότερο περιοριστική από την πρόσβαση στο ιατρικό αρχείο ή στο αρχείο προσωπικού. Ο φάκελος μισθοδοσίας περιέχει πληροφορίες σχετικά με τον μισθό, την επιλογή των παροχών, τις αλλαγές του μισθού, τις προφυλάξεις και άλλα νομικά έγγραφα που επηρεάζουν το μισθό ενός μισθωτού. Διάφορα λογιστικά και ανθρώπινα στελέχη έχουν πρόσβαση στις πληροφορίες στο αρχείο μισθοδοσίας.

Το I-9 σχηματίζει αρχείο για τους υπαλλήλους

Λόγω των δικαιωμάτων πρόσβασης διαφόρων κυβερνητικών οργανισμών, ακολουθείτε τις βέλτιστες πρακτικές διατηρώντας ένα ξεχωριστό αρχείο για όλες τις μορφές των εργαζομένων I-9. Μάθετε περισσότερα σχετικά με την αποθήκευση των εντύπων I-9.

Πολιτική πρόσβασης αρχείων προσωπικού για υπαλλήλους

Θέλετε να επιτρέψετε σε κάθε υπάλληλο να γνωρίζει ποιο είναι το αρχείο του προσωπικού του, αλλά πρέπει να ελέγχετε την ακεραιότητα, την πληρότητα και την πληρότητα του αρχείου. Η διατήρηση της εμπιστευτικότητας των εργαζομένων και του εργοδότη και η περιορισμένη πρόσβαση εξασφαλίζονται με πολιτική πρόσβασης στο αρχείο προσωπικού.

Τι να μην περιλαμβάνεται σε ένα αρχείο προσωπικού προσωπικού

Ψάχνετε για οδηγίες σχετικά με περιεχόμενο που δεν πρέπει ποτέ να περιλαμβάνεται σε αρχείο προσωπικού προσωπικού; Ακολουθούν οι καλύτερες συστάσεις μου σχετικά με το περιεχόμενο που θέλετε να διατηρήσετε είτε σε ξεχωριστή, ανεπίσημη τοποθεσία είτε δεν διατηρείτε καθόλου. Η διατήρηση αχρεωστήτως τεκμηριωμένων εγγράφων μπορεί να σας βλάψει.

Απόδειξη με έγγραφα

Ξέρετε ποια τεκμηρίωση είναι; Η λέξη, η τεκμηρίωση, εμφανίζεται συχνά στον κόσμο της απασχόλησης και του ανθρώπινου δυναμικού. Αλλά, η σημασία της τεκμηρίωσης και γιατί μπορεί να θέλετε να τεκμηριώσετε συγκεκριμένες εκδηλώσεις απασχόλησης καλύπτεται διεξοδικά, "Η σημασία της τεκμηρίωσης στο ανθρώπινο δυναμικό". Ρίξτε μια ματιά γιατί η σωστή τεκμηρίωση είναι απαραίτητη για την ακριβή αρχεία απασχόλησης.

Αποποίηση ευθυνών: Λάβετε υπόψη ότι οι πληροφορίες που παρέχονται, ενώ είναι έγκυρες, δεν είναι εγγυημένες για ακρίβεια και νομιμότητα. Ο ιστότοπος διαβάζεται από παγκόσμιο ακροατήριο και οι νόμοι και οι κανονισμοί για την απασχόληση διαφέρουν από κράτος σε κράτος και χώρα σε χώρα. Ζητήστε νομική βοήθεια ή βοήθεια από κρατικούς, ομοσπονδιακούς ή διεθνείς κυβερνητικούς πόρους, για να βεβαιωθείτε ότι η νομική σας ερμηνεία και οι αποφάσεις σας είναι σωστές για την τοποθεσία σας. Αυτές οι πληροφορίες είναι για καθοδήγηση, ιδέες και βοήθεια.