Τι είναι το Πληροφοριακό Σύστημα Ανθρώπινου Δυναμικού;

Το Σύστημα Πληροφοριών Ανθρώπινου Δυναμικού (HRIS) είναι ένα λογισμικό ή μια ηλεκτρονική λύση για την εισαγωγή δεδομένων, την παρακολούθηση δεδομένων και τις ανάγκες πληροφόρησης δεδομένων των λειτουργιών ανθρώπινου δυναμικού, μισθοδοσίας, διαχείρισης και λογιστικής σε μια επιχείρηση. Είναι χρήσιμο για όλες τις διαδικασίες που θέλετε να παρακολουθείτε και από τις οποίες ελπίζετε να συγκεντρώσετε χρήσιμα και σκόπιμα δεδομένα.

Κανονικά συσκευάζονται ως βάση δεδομένων, εκατοντάδες εταιρείες πωλούν κάποια μορφή ΧΡΗΣ και κάθε HRIS έχει διαφορετικές δυνατότητες. Επιλέξτε το HRIS προσεκτικά με βάση τις δυνατότητες που χρειάζεστε στην επιχείρησή σας. Καθώς το HRIS γίνεται όλο και πιο εξελιγμένο, η επιλογή έχει αρκεί για να παραλύσει πρακτικά ένα τμήμα ανθρώπινου δυναμικού.

Η παρακολούθηση μιας τεχνολογικής εταιρείας, όπου υπάρχουν εμπειρογνώμονες υπολογιστών, περνάει μέσα από τρία διαφορετικά συστήματα HRIS σε δέκα χρόνια πριν τελικά εγκατασταθεί στο σημερινό τους σύστημα, αποτελούσε μια εκπαίδευση με την πολυπλοκότητά τους. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η επιλογή ενός HRIS είναι μια μεγάλη επιχείρηση για μια επιχείρηση.

Βασικές εκτιμήσεις καθώς εξετάζετε τις επιλογές HRIS

Η επιλογή ενός ΚΠΣ είναι μια αγχωτική κατάσταση καθώς υπάρχουν πολλές επιλογές. Η επιλογή των επιλογών που είναι οι καλύτερες για τις ανάγκες σας στην επιχείρησή σας είναι προκλητική. Επίσης, είναι δύσκολο να βρούμε τις πληροφορίες που παρέχονται από κάθε σύστημα.

Οι πωλητές είναι συχνά αναθέτονται πωλητές οι οποίοι προφορικά μπορεί να σας πω ότι το σύστημα θα καλύψει τις ανάγκες σας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει αυτό έξω με πολλαπλές πηγές, συμπεριλαμβανομένων των τρεχόντων πελατών, online ομάδες συζήτησης, LinkedIn, άλλα μέλη του SHRM και σχόλια Google.

Αυτοί είναι οι άλλοι παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη καθώς επιλέγετε το HRIS σας.

• Θυμηθείτε ότι ακόμη και αν η επιχείρησή σας είναι μόνο λίγοι άνθρωποι σήμερα, μπορεί να έχει διπλάσιες ή ακόμη και 10 φορές περισσότερους υπαλλήλους στο μέλλον, οπότε επιλέξτε ένα σύστημα που μπορεί να αναπτυχθεί με την επιχείρησή σας.
• Ένας άλλος βασικός παράγοντας που πρέπει να λάβετε υπόψη είναι ότι πολλά HRIS είναι σε θέση να επιτύχουν μόνο ένα μέρος από αυτό που χρειάζεστε για να ολοκληρώσετε την αυτοματοποίηση. Σε αυτές τις περιπτώσεις, θα θελήσετε να βεβαιωθείτε ότι τα στοιχεία των πρόσθετων ή πρόσθετων συστημάτων συνεργάζονται άψογα. Και πάλι, μην λάβετε το λόγο του πωλητή σχετικά με τα συστήματα που εργάζονται μαζί. Κάνετε την έρευνά σας.

• Ελέγξτε επίσης για να δείτε τι είδους εκπαίδευση και συνεχή υποστήριξη είναι διαθέσιμες για το προσωπικό σας. Θα πρέπει επίσης να βεβαιωθείτε ότι οι υποσχέσεις του συμβούλου πωλήσεων σχετικά με την εκπαίδευση και την παρακολούθηση μετά την αγορά γράφονται σωστά στη σύμβασή σας για την αγορά του HRIS. Και, ελέγξτε με άλλους οργανισμούς για να βεβαιωθείτε ότι η επιλεγμένη εταιρεία σας έχει ιστορικό επιτυχημένης και χρήσιμης υποστήριξης.

Αναμενόμενη λειτουργικότητα καλύτερων επιλογών HRIS

Τυπικά, τα καλύτερα Πληροφοριακά Συστήματα Ανθρώπινου Δυναμικού (HRIS) παρέχουν συνολικά:

Διαχείριση όλων των πληροφοριών των εργαζομένων:

Δεδομένα όπως τα ονόματα, οι τίτλοι, οι διευθύνσεις και οι μισθοί αποτελούν βασική αρχή. Ιστορικό μισθών και θέσεων, δομές αναφοράς, ιστορικό αξιολόγησης απόδοσης και άλλες κρίσιμες πληροφορίες για τους εργαζομένους.

Εταιρικά έγγραφα:

Αυτό περιλαμβάνει όπως εγχειρίδια των εργαζομένων, διαδικασίες έκτακτης ανάγκης εκκένωσης και οδηγίες ασφαλείας.

Διαχείριση παροχών:

Θα θελήσετε τη διαχείριση παροχών, συμπεριλαμβανομένης της εγγραφής, των αλλαγών κατάστασης και της ενημέρωσης προσωπικών πληροφοριών. Σε ένα ιδανικό σύστημα, μπορείτε να επιτρέψετε στους υπαλλήλους να αναζητήσουν και να αναθεωρήσουν τις δικές τους πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένης της παρακολούθησης των διακοπών.

Πλήρης ενοποίηση με μισθοδοσία:

Αυτή η ενσωμάτωση θα περιλαμβάνει επίσης άλλα χρηματοοικονομικά λογισμικά και λογιστικά συστήματα της εταιρείας. Όταν αυτές είναι συνδεδεμένες, μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι οι πληρωμές είναι σωστές. Δεν υπάρχει ποτέ καμία αποσύνδεση μεταξύ του τι είναι το επίσημο ποσοστό αμοιβής και των πληροφοριών που έχει η μισθοδοσία. Εάν τα συστήματα δεν ενσωματωθούν, είναι εύκολο να ενημερώσετε έναν μισθό σε ένα σύστημα και όχι στο άλλο.

Παρακολούθηση και διαχείριση επαναλήψεως αιτούντων:

Όταν το σύστημά σας είναι απρόσκοπτο, ο υπεύθυνος προσλήψεων μπορεί να κάνει κλικ σε ένα μισθωμένο κουμπί και όλες οι πληροφορίες από τον αιτούντα μεταφέρονται στην πλευρά των υπαλλήλων. Αυτό εξοικονομεί τόσο μεγάλο χρονικό διάστημα, επειδή η καταχώρηση δεδομένων και η γραφειοκρατία εξαφανίζονται.

Εάν ο αιτών υποβάλει τις δικές του πληροφορίες κατά την υποβολή αίτησης, μπορείτε να διασφαλίσετε την ακρίβεια. Εάν η επιστολή προσφοράς παράγεται από το ίδιο σύστημα με το σύστημα μισθοδοσίας, ο μισθός θα ταιριάζει απόλυτα και δεν υπάρχει παρεξήγηση.

Σχέδια ανάπτυξης επιδόσεων:

Δεν είναι αρκετό μόνο να έχουν σχέδια εάν καταγράφονται σε ένα κεντρικό σύστημα, τότε μπορούν εύκολα να ακολουθήσουν τον υπάλληλο από θέση σε θέση. Η ανώτερη ηγεσία μπορεί να εκτελεί εκθέσεις για να δει πού είναι οι άνθρωποι και τι σχεδιάζουν οι μεμονωμένοι τους προϊστάμενοι όσον αφορά τον προγραμματισμό διαδοχής για το μέλλον τους.

Πειθαρχικές ενέργειες:

Είναι σημαντικό να παρακολουθείτε ποιος έχει ανασταλεί, υποβιβάσει ή ότι έχουν λάβει άλλες αρνητικές ενέργειες εναντίον τους - ακόμη και αφού ο εργαζόμενος εγκαταλείψει τον οργανισμό σας. Όταν μια εταιρεία καλεί και ζητά μια αναφορά πρώην υπαλλήλου, είναι εύκολο για έναν διαχειριστή του τμήματος Ανθρωπίνων Πόρων να κοιτάξει ψηλά και να αναφέρει το αν το πρόσωπο είναι επιλέξιμο για επαναπατρισμό.

Εγγραφές εκπαίδευσης:

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό σε μια εταιρεία όπου απαιτούνται πιστοποιήσεις και άδειες. Σε άλλες εταιρείες, τα αρχεία κατάρτισης μπορεί να μην έχουν αυτό το επίπεδο σπουδαιότητας, αλλά ίσως εξακολουθείτε να διαπιστώνετε ότι η πληροφόρηση είναι χρήσιμη καθώς αναπτύσσετε τους υπαλλήλους σας, έναν βασικό παράγοντα που θέλουν από την εργασία.

Συνοπτικά, το HRIS που εξυπηρετεί με τον καλύτερο δυνατό τρόπο τις εταιρείες ακολουθεί τις εξής πληροφορίες:

• την παρακολούθηση και τη χρήση του PTO,
• τις αυξήσεις των αποδοχών και την ιστορία,
• τους βαθμούς πληρωμής και τις θέσεις που κατέχουν,
• τα σχέδια ανάπτυξης επιδόσεων,
• την κατάρτιση που έλαβε,
• η πειθαρχική δίωξη που έλαβε,
• τις προσωπικές πληροφορίες των εργαζομένων και, περιστασιακά,
• τη διαχείριση και τα βασικά σχέδια διαδοχής των εργαζομένων,
• - υψηλό δυναμικό αναγνώρισης των εργαζομένων και -
• την παρακολούθηση των αιτούντων, τη συνέντευξη και την επιλογή.

Οφέλη από το σωστό HRIS

Ένα αποτελεσματικό HRIS παρέχει πληροφορίες σχετικά με οτιδήποτε χρειάζεται να παρακολουθεί και αναλύει η εταιρεία σχετικά με τους υπαλλήλους, τους πρώην υπαλλήλους και τους αιτούντες. Η εταιρεία σας θα πρέπει να επιλέξει ένα Σύστημα Πληροφοριών Ανθρώπινου Δυναμικού και να το προσαρμόσει για να καλύψει τις ανάγκες σας. Εάν η επιχείρησή σας βρίσκεται σε αναπτυξιακή πορεία, επιλέξτε ένα σύστημα που μπορεί να αναπτυχθεί μαζί σας.

Είναι αρκετά φθηνό να εφαρμόσετε ένα βασικό HRIS, αλλά βεβαιωθείτε ότι ό, τι εφαρμόζετε ανταποκρίνεται στις πραγματικές ανάγκες της εταιρείας σας. Θέλετε να είστε σε θέση να εκτελείτε αναφορές κύκλου εργασιών; Δημοσίευση οργανωτικών γραφημάτων;

Να επιτρέπεται στους διαχειριστές να έχουν πρόσβαση ηλεκτρονικά σε προηγούμενες εκτιμήσεις απόδοσης; Θέλετε να γίνουν τα πάντα μέσω του τμήματος HR ή θέλετε τα διευθυντικά στελέχη να έχουν πρόσβαση στις πληροφορίες τους;

Με το κατάλληλο HRIS, το προσωπικό του ανθρώπινου δυναμικού δίνει τη δυνατότητα στους υπαλλήλους να πραγματοποιούν τις δικές τους ενημερώσεις για τις παροχές και να αντιμετωπίζουν τις αλλαγές, απελευθερώνοντας έτσι το προσωπικό του HR για πιο στρατηγικές λειτουργίες. Επιπλέον, διευκολύνονται τα δεδομένα που απαιτούνται για τη διαχείριση των εργαζομένων, την ανάπτυξη της γνώσης, την εξέλιξη της σταδιοδρομίας και την ανάπτυξη και την ίση μεταχείριση.

Τέλος, οι διαχειριστές μπορούν να έχουν πρόσβαση στις πληροφορίες που χρειάζονται από νομική άποψη, από ηθική άποψη, και να υποστηρίξουν αποτελεσματικά την επιτυχία των υπαλλήλων που τους αναφέρουν. Μπορούν να τρέξουν τις δικές τους αναφορές και να εισάγουν σχέδια στο σύστημα για να βοηθήσουν στη διαδοχή.

Το Σύστημα Πληροφοριών Ανθρώπινου Δυναμικού (HRIS) είναι ένα λογισμικό ή μια ηλεκτρονική λύση για την εισαγωγή δεδομένων, την παρακολούθηση δεδομένων και τις ανάγκες πληροφόρησης δεδομένων των λειτουργιών ανθρώπινου δυναμικού, μισθοδοσίας, διαχείρισης και λογιστικής σε μια επιχείρηση.

Κανονικά συσκευάζονται ως βάση δεδομένων, εκατοντάδες εταιρείες πωλούν κάποια μορφή ΧΡΗΣ και κάθε HRIS έχει διαφορετικές δυνατότητες. Επιλέξτε το HRIS προσεκτικά με βάση τις δυνατότητες που χρειάζεστε στην επιχείρησή σας.

Περισσότερα για το HRIS

• Πώς να επιλέξετε την τεχνολογία πληροφοριών ανθρώπινου δυναμικού
• Λογισμικό παρακολούθησης αιτούντων
• Η λύση του Συστήματος Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού