Σχέδιο επικοινωνίας για τα εταιρικά οφέλη των εργαζομένων

Σύμφωνα με μελέτες της ADP, ενός κορυφαίου παρόχου υπηρεσιών διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού και μισθοδοσίας, το 80% των φορέων λήψης αποφάσεων για τους ανθρώπινους πόρους πιστεύει ότι είναι σημαντικό οι εργαζόμενοι να κατανοήσουν πλήρως τις επιλογές τους. Δυστυχώς, εκτιμούν ότι μόνο το 60% των υπαλλήλων τους το κάνουν. Αυτό δείχνει μια κατανομή μεταξύ των προσδοκιών των ηγετών του ανθρώπινου δυναμικού και της πραγματικότητας ότι πολλοί εργαζόμενοι δεν κατανοούν την αξία των παροχών που τους χορηγούν οι εργοδότες.

Οι υπάλληλοί σας γνωρίζουν τι πλεονεκτήματα παρέχει η εταιρεία σας; Αναφέρατε αυτό στους υφιστάμενους υπαλλήλους ή είναι κάτι που βλέπουν μόνο κατά την πρόσληψη και την επιβίβαση; Έχετε ένα σχέδιο επικοινωνίας για τα οφέλη για να τα κρατάτε ενημερωμένα, ώστε να μην έχουν δελεαστεί από τους ανταγωνιστές τους;

Αλλαγή ποικιλίας παροχών προσωπικού

Οι εργοδότες δαπανούν πολύ χρόνο και χρήμα, διασφαλίζοντας ότι οι υπάλληλοί τους έχουν τα καλύτερα δυνατά οφέλη. Είναι όλο το μέρος της διασφάλισης ότι οι εργαζόμενοι είναι ευτυχείς και υγιείς για να είναι παραγωγικοί στην εργασία. Με βάση τις πιο πρόσφατες έρευνες, οι οργανώσεις των ΗΠΑ ξοδεύουν περίπου $ 0,43 για κάθε δολάριο μισθοδοσίας μόνο για παροχές σε εργαζόμενους, συμπεριλαμβανομένης της ασφάλισης υγείας, οδοντιατρικής, όρασης και συνταγών, ασφάλισης ζωής, συνταξιοδοτικών ταμείων, δικαιωμάτων προαίρεσης αγοράς μετοχών, προγράμματα βοήθειας.

Οι αριθμοί αυτοί δεν λαμβάνουν υπόψη ούτε τα πολλά άλλα πλεονεκτήματα και οφέλη που επενδύουν οι εταιρείες για να βελτιώσουν τον εργασιακό χώρο, όπως ο ευέλικτος προγραμματισμός, τα εταιρικά προγράμματα έκπτωσης και τα περιστασιακά ενδύματα εργασίας. Και τα οφέλη απλά συνεχίζουν να αυξάνονται. Σε μια ειδική 20ετή έκδοση της ετήσιας έκθεσης έρευνας για τα οφέλη των εργαζομένων, η οποία κυκλοφόρησε το 2016, η Εταιρεία Διαχείρισης Ανθρωπίνων Πόρων κυκλοφόρησε 2016 Έκθεση έρευνας για τα οφέλη των εργαζομένων, σημείωσε ότι, σε σύγκριση με τη δεκαετία του 1990, οι εργοδότες παρέχουν στους εργαζομένους ένα πολύ πιο πλούσιο πακέτο παροχών από ποτέ - ως αποτέλεσμα της προσπάθειας αύξησης των ποσοστών διατήρησης και βελτίωσης των προσπαθειών πρόσληψης σε μια ανταγωνιστική αγορά.

Επικοινωνία με τα οφέλη των εργαζομένων

Το πρόβλημα είναι ότι οι εταιρείες δεν κάνουν αρκετά για να γνωστοποιήσουν την αξία των προγραμμάτων τους έτσι ώστε οι εργαζόμενοι να το γνωρίζουν ή να κατανοούν τις επιλογές τους. Πολλές επιχειρήσεις συχνά περιορίζουν τις προσπάθειες επικοινωνίας τους σε συγκεκριμένες περιόδους, όπως κατά τη διάρκεια της πρόσληψης, της επιβίβασης ή των ανοιχτών περιόδων εγγραφής.

Τα καλά νέα είναι ότι στον σημερινό κόσμο που βασίζεται στην τεχνολογία, υπάρχουν πολλαπλοί τρόποι επικοινωνίας με το εργατικό δυναμικό σας. Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι κάθε εργοδότης θα ήθελε να αξιολογήσει τον τρόπο με τον οποίο οι εργαζόμενοι προτιμούν να ενημερώνονται και στη συνέχεια να αναπτύσσουν σχέδια για να αξιοποιήσουν αυτούς τους πόρους κατά τη δημιουργία επικοινωνιών. Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε μερικούς από τους διαφορετικούς τρόπους με τους οποίους οι εργοδότες μοιράζονται τις πληροφορίες σχετικά με τα οφέλη με τους εργαζομένους.

Έντυπα Υλικά

Από απλές εκτυπωμένες σελίδες έως εκστρατείες μάρκετινγκ πλήρους κλίμακας, πολλές εταιρείες απευθύνονται σε γραπτή και τυπωμένη τεκμηρίωση για να μοιραστούν τις πληροφορίες σχετικά με τις παροχές των εργαζομένων στην ομάδα. Αυτό μπορεί να είναι πολύ αποτελεσματικό επειδή οι πληροφορίες μπορούν να διαδοθούν γρήγορα σε όλους τους υπαλλήλους ανά πάσα στιγμή του έτους. Οι επικοινωνίες μάρκετινγκ μπορούν επίσης να ενισχυθούν κατά τη διάρκεια των περιόδων αιχμής, όπως η ανοικτή εγγραφή και η επεξεργασία των εργαζομένων επί του σκάφους. Επιπλέον, η γραπτή και τυπωμένη τεκμηρίωση των πληροφοριών σχετικά με τις παροχές μπορεί να τροποποιηθεί ως αλλαγή των σχεδίων παροχών.

Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι όλες οι γραπτές τεκμηρίωση πρέπει να περιλαμβάνουν πρόσβαση σε λεπτομερή επεξήγηση των οφελών, όπως παρέχονται από τους διαχειριστές του σχεδίου. Δημιουργήστε ένα σύνολο έντυπων εγγράφων παροχών για υπαλλήλους που περιλαμβάνουν χρονοδιαγράμματα ποσοστών και ποσά κάλυψης και ένα ξεχωριστό σύνολο εγγράφων που έχουν σχεδιαστεί για να παρέχουν βασικές πληροφορίες για τους παροχείς πριν από την πρόσληψή τους για απασχόληση. Εάν ο χώρος εργασίας σας είναι πολυπολιτισμικός, ίσως θελήσετε επίσης να δημιουργήσετε μια σειρά εγγράφων που μεταφράζονται σε άλλες γλώσσες για ευκολία στην επικοινωνία των παροχών σε όλους τους εργαζομένους.

Συναντήσεις πληροφοριών

Είτε χειρίζεται ανεπίσημα είτε μέσω επίσημων συνόδων που διευκολύνουν οι διαχειριστές του σχεδίου παροχών σας, οι συνεδριάσεις ωφελημάτων μπορούν να αποτελέσουν έναν αποτελεσματικό τρόπο για την ταχεία απάντηση σε πληροφορίες σχεδίου και ερωτήσεις. Κάνετε την πολιτική ότι όλοι οι νέοι μισθωτοί έχουν την ευκαιρία να μιλήσουν με έναν διαχειριστή του προγράμματος παροχών προτού επιλέξουν οποιαδήποτε οφέλη για το επόμενο έτος.

Ο διαχειριστής παροχών επί τόπου μπορεί επίσης να είναι διαθέσιμος για να προγραμματίσει συναντήσεις με τους υπαλλήλους εάν έχουν συγκεκριμένες ερωτήσεις σχετικά με τον τρόπο χρήσης των οφελών τους. Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα σημαντικό αν υπάρχουν ζητήματα ζημιών. Κατά τη διάρκεια της ανοιχτής εγγραφής, βεβαιωθείτε ότι η διοικητική ομάδα του σχεδίου σας είναι επίσης διαθέσιμη για τη διεξαγωγή συνομιλιών για να επισημάνετε σημαντικές ενημερώσεις στο σχέδιο παροχών και να ενθαρρύνετε περισσότερους υπαλλήλους να συμμετέχουν στις προσφορές ομάδων.

Μέθοδοι ψηφιακής επικοινωνίας

Τώρα ζούμε σε έναν κόσμο όπου η ψηφιακή επικοινωνία έχει γίνει ο κανόνας. Η ψηφιακή επικοινωνία περιλαμβάνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ανταλλαγή μηνυμάτων κειμένου, άμεσων μηνυμάτων, εφαρμογές για κινητά και πολλά άλλα. Εξετάστε πώς μπορείτε να λαμβάνετε πληροφορίες σχετικά με τις παροχές στους υπαλλήλους σας σε τακτική βάση για να τους υπενθυμίζετε όλα τα προνόμια που έχουν στη διάθεσή τους.

Για παράδειγμα, κατά τη διάρκεια του πρώτου μέρους του έτους, πολλοί από τους υπαλλήλους σας θα σκέφτονται να γίνουν βιώσιμοι, να χάσουν βάρος ή να αναπτύξουν άλλες υγιεινότερες συνήθειες. Χρησιμοποιήστε αυτή τη φορά ως ευκαιρία για να μοιραστείτε πληροφορίες σχετικά με το πρόγραμμα ευεξίας της εταιρείας ή πώς η εταιρεία δεσμεύεται να βοηθήσει τους υπαλλήλους να σταματήσουν το κάπνισμα. Κατά τη διάρκεια των καλοκαιρινών μηνών, όταν αυξάνονται οι δραστηριότητες στην ύπαιθρο και τα παιδιά είναι εκτός σχολείου, μπορεί να θέλετε να έχετε πληροφορίες σχετικά με την ασφαλή διαμονή στον ήλιο και τα οικογενειακά οφέλη.

Ένας καλός κανόνας όταν χρησιμοποιείτε την ψηφιακή επικοινωνία είναι να κρατάτε τα μηνύματα σύντομα και μέχρι το σημείο.

Πύλες εταιρικών οφελών και ιστότοποι

Οι έρευνες της ADP δείχνουν ότι εννέα από τις 10 μεγάλες επιχειρήσεις και οι επτά από τις 10 εταιρείες μεσαίου μεγέθους διαθέτουν μια δικτυακή πύλη παροχών για τη φιλοξενία πληροφοριών και πόρων για τους εργαζομένους. Αυτός είναι ένας ασφαλής τρόπος για τους εργοδότες να μοιράζονται σημαντικά οφέλη με πληροφορίες και οδηγίες για εγγραφή σε προγράμματα παροχών. Οι ιστοσελίδες παροχών πρέπει να κρυπτογραφούνται στο υψηλότερο δυνατό επίπεδο και να σχεδιάζονται με μια διαδικασία ενιαίας σύνδεσης για την προστασία προσωπικών πληροφοριών υγείας και άλλων δεδομένων, κλειδωμένων πίσω από τα διαπιστευτήρια χρήστη.

Αξιοποιώντας στο έπακρο μια δικτυακή πύλη για την επικοινωνία παροχών μπορεί να περιλαμβάνει:

• Δημιουργία ενός απλού συστήματος για πρόσβαση στην πύλη online και μέσω κινητών συσκευών
• Προσθέτοντας πολύτιμο περιεχόμενο που σχετίζεται με τα οφέλη και τους στόχους ευεξίας των εργαζομένων
• Παροχή κεντρικού αριθμού επικοινωνίας όπου οι εργαζόμενοι μπορούν να λάβουν ζωντανή βοήθεια
• Κοινή χρήση ενημερώσεων και προγραμματισμός εγγράφων που μπορούν να μεταφορτωθούν κατόπιν αιτήματος
• Συνδέοντας τον ιστότοπο παροχών με το intranet της εταιρείας
• Η διασφάλιση ότι ο δικτυακός τόπος είναι συμβατός με 508 έτσι ώστε όλοι οι εργαζόμενοι να έχουν πρόσβαση
• Συμπεριλάβετε περιεχόμενο που είναι εύκολο να μεταφραστεί σε άλλες γλώσσες
• Προσθέτοντας ένα γλωσσάριο βασικής ορολογίας οφέλους και μια βιβλιοθήκη θεμάτων ωφελειών

Κοινωνικές επικοινωνίες δικτύου

Η κοινωνική δικτύωση μπορεί επίσης να είναι ένας πολύ αποτελεσματικός τρόπος επικοινωνίας των παροχών των εργαζομένων. Πολλοί εργαζόμενοι θεωρούν ότι αυτό είναι ένας φιλικός τρόπος αντιμετώπισης του ανθρώπινου δυναμικού. Κάθε εταιρεία θα πρέπει να έχει πρόσβαση στη δική της επιχειρηματική σελίδα ή τουλάχιστον να δημιουργεί μία για τους σκοπούς της επικοινωνίας σημαντικών ενημερώσεων, συμπεριλαμβανομένων πληροφοριών σχετικά με τα προγράμματα παροχών.

Επιλέξτε από ένα από τα σημαντικότερα δίκτυα κοινωνικών μέσων όπως το Facebook ή το Twitter για να έχετε το μεγαλύτερο μέρος της κοινής χρήσης και των επιλογών περιεχομένου. Αναθέστε σε έναν διαχειριστή παροχών και ένα μέλος της ομάδας μάρκετινγκ να συνεργαστούν για να δημιουργήσουν μηνύματα παροχών που ενθαρρύνουν τη συμμετοχή στα ομαδικά σχέδια. Μοιραστείτε συμβουλές υγείας και ευεξίας, συμβουλές οικονομικής ευθύνης και ενημερώσεις για τις περιόδους εγγραφής. Συμπεριλάβετε ιστορίες επιτυχίας και φωτογραφίες εργαζομένων που πληρούν τους στόχους ευεξίας τους.

Συνολικές δηλώσεις αποζημίωσης

Προκειμένου να υπάρξει μεγαλύτερος αντίκτυπος στην επικοινωνία των παροχών, συνιστάται η εταιρεία σας να αποστέλλει τουλάχιστον μία ετήσια δήλωση συνολικής αποζημίωσης σε όλους τους υπαλλήλους. Πρόκειται για ένα έγγραφο που οργανώνεται από μισθούς, παροχές και άλλα προνόμια που προσφέρει η εταιρεία στους υπαλλήλους. Είναι ένα γραπτό έγγραφο που δείχνει ασπρόμαυρα πόσο η εταιρεία επενδύει σε κάθε εργαζόμενο.

Όπως αποδεικνύεται από την έρευνα, πολλοί εργαζόμενοι δεν συνειδητοποιούν πόσο ο χώρος εργασίας τους ωφελεί, έτσι ώστε μια συνολική δήλωση αποζημίωσης να μπορεί να δημιουργήσει έναν ουσιαστικό διάλογο μεταξύ εσάς και των εργαζομένων.Εάν δεν είστε βέβαιοι πώς να δημιουργήσετε μια συνολική αναφορά ανταμοιβών ή αποζημίωσης, να συνεργαστείτε με τρίτο πάροχο για να οργανώσετε όλα τα δεδομένα σας σε ένα κεντρικό έγγραφο. Παρέχετε ένα αντίγραφο αλληλογραφίας σαλιγκαριών της συνολικής δήλωσης αποζημίωσης καθώς και ένα ψηφιακό αντίγραφο που μπορείτε να στείλετε με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στους υπαλλήλους.

Πρόσθετες βέλτιστες πρακτικές

Κατά την προετοιμασία των υλικών, αποφύγετε την ορολογία. Στην πραγματικότητα, μην υποθέσετε ότι οι εργαζόμενοι καταλαβαίνουν ακόμη και την ορολογία των βασικών ωφελειών. Όταν επικοινωνείτε με τους υπαλλήλους σας, κρατάτε τα πράγματα απλά και με όρους που μπορούν να καταλάβουν. Εάν υπάρχουν περίπλοκες έννοιες που χρειάζονται περαιτέρω εξηγήσεις, χρησιμοποιήστε την δικτυακή σας πύλη για να δημιουργήσετε ένα γλωσσάριο ορολογίας που μπορούν να αναθεωρήσουν όταν χρειάζεται.

Είναι σημαντικό να προγραμματιστεί το συντομότερο δυνατό πριν από τις περιόδους αιχμής της εγγραφής, προκειμένου να αυξηθούν οι πιθανότητες οι εργαζόμενοι να κατανοήσουν τα οφέλη τους. Χρησιμοποιήστε μια ποικιλία μέσων επειδή κάθε γενιά και πολιτισμός απορροφούν τις πληροφορίες με διαφορετικό τρόπο.

Ζητήστε υποστήριξη από τον διαχειριστή του προγράμματος παροχών κατά τη συλλογή πρόσθετων υλικών, συμπεριλαμβανομένων των υλικών μάρκετινγκ και των συνοπτικών εγγράφων του σχεδίου. Να είστε δημιουργικοί και να διατηρείτε φιλικές τις παροχές των εργαζομένων. Θα έχετε μεγαλύτερη επιτυχία στη μεταφορά της αξίας των παροχών στους υπαλλήλους σας, ώστε να επωφεληθούν από αυτά τα πλεονεκτήματα της απασχόλησης.